風險矩陣範本：如何做好風險評估，從而獲致專案成功 (附範例)

風險是任何專案的一部分，沒有萬無一失的方法可以知道哪些風險會發生以及何時發生。 有時候，您會在沒有遇到任何問題的情況下完成整個專案。 其他時候，您會覺得所有的機會都對您不利。 若無水晶球的幫助，預防專案風險的唯一方法就是主動為其做好準備。 

風險矩陣透過將每個事件的影響程度指定為高、中或低 (以 1 到 25 的等級)，幫助您分析風險。 評估每個風險的嚴重程度和可能性後，您將依照風險的優先順序，並據以作好應對準備。 在本文中，我們將說明如何建立風險矩陣範本，並提供有用的工具，將您的結果轉化為行動。

什麼是專案管理中的風險矩陣？

風險矩陣是一種風險分析工具，用於在專案規劃過程中評估風險的可能性和嚴重性。 評估每一種風險的可能性和嚴重程度後，您可以沿著矩陣繪製圖表，計算風險影響評級。 這些評分將有助於您的團隊優先處理專案風險並有效地管理它們。 

風險類型

作為流程的一部分，您需要針對風險矩陣中的圖表進行腦力激盪，以列出風險清單。 您可能面臨的風險可能屬於以下類別：

• 策略風險：策略風險涉及績效或決策錯誤，例如為專案選擇錯誤的供應商或軟體。

• 營運風險：營運風險是流程錯誤或程序錯誤，例如規劃不善或團隊之間缺乏溝通。

• 財務風險：財務風險可能涉及導致公司利潤損失的各種事件，包括市場變化、訴訟或競爭對手。

• 技術風險：技術風險可能包括與公司技術相關的任何事項，例如安全漏洞、停電、網際網路中斷或財產損失。

• 外部風險：外部風險不在您的掌控之中，例如洪水、火災、自然災害或大流行病。 

根據您的工作行業，還有其他風險類別需要考慮。 例如，如果您有政府客戶，那麼您還需要針對法律風險進行腦力激盪。 如果您的公司銷售實體產品，您可能需要考慮製造風險。

如何建立風險矩陣範本

建立風險矩陣範本時，您首先要確定嚴重程度的等級，並將其放置在矩陣的欄中。 ​​嚴重程度量表衡量每項風險的後果有多嚴重。 在 5x5 的矩陣中，您的嚴重程度分為五個等級。 

• 可忽略不計 (1)：風險發生時，後果不大。

• 輕微 (2)：風險的後果將易於管理。

• 中等 (3)：風險的後果需要時間才能緩解。

• 重大 (4)：此風險的後果將是重大的，並可能造成長期損害。

• 災難性 (5)：此風險的後果將是有害的，可能很難恢復。

然後，您將確定可能性的規模，並將其放置在風險矩陣範本的列中。 可能性程度可用來確定每項風險發生的概率。  

• 極有可能 (5)：您可以非常肯定這種風險會在某個時間點發生。

• 可能 (4)：此風險很有可能會發生。

• 可能 (3)：此風險可能會發生，但也可能不會發生。 此風險的機率不確定。

• 不太可能 (2)：這種風險很可能不會發生。

• 非常不可能 (1)：此風險發生的可能性很小。

當您根據風險的可能性和嚴重程度將其放置在矩陣中時，您會發現風險影響的程度。 風險影響從綠色到紅色進行顏色編碼，並以 1 到 25 的等級進行評分。 

• 低 (1-6)：低風險事件可能不會發生，即使發生，也不會對您的專案或公司造成重大影響。 您可以在風險管理計劃中將這些標記為低優先順序。

• 中等 (7-12)：中等風險事件是一種麻煩，可能會導致專案中斷，但如果您在專案規劃期間採取行動來預防和減輕這些風險，您就能為專案的成功做好準備。 您不應該忽視這些風險，但也不必將其視為首要事項。

• 高 (13-25)：如果您在專案規劃期間沒有將高風險事件放在首位，則可能會使專案偏離軌道。 由於這些風險很可能發生並產生嚴重後果，因此這些風險在您的風險管理計劃中最為重要。

 如果上述標籤不適合您的公司或專案，您不必在風險矩陣範本中堅持使用這些標籤。 您可以根據需求自訂矩陣的大小和術語。

如何使用風險矩陣

建立風險矩陣後，您可以將其作為全面的分析工具。 風險矩陣範本最棒的地方在於，您無需為每個專案進行變更。 一旦您擁有了它，就可以重複使用並與他人分享。 

1. 識別專案風險

您需要一份潛在風險清單才能使用風險矩陣。 在此步驟中，您將確定哪些風險可能會影響您正在進行的特定專案。 

若要針對專案提出相關風險，您需要瞭解專案範疇和目標。 這包括專案的：

• 時間軸

• 預算

• 資源

• 限制

以專案範疇為指引，思考可能影響專案的風險情況。 若不確定從何著手，請嘗試使用腦力激盪技巧，例如心智圖或星爆法，在每種風險類型下盡可能列出更多風險。 

2. 確定風險的嚴重程度

當您建立風險矩陣時，您定義了風險嚴重程度和可能性的標準。 現在您已經有了專案風險清單，請使用矩陣標準對其進行分類。 從嚴重程度的規模開始，逐一檢視您列出的每一種風險。 請考慮以下問題：

• 此風險可能產生的最負面結果是什麼？

• 此風險可能造成的最嚴重損害是什麼？

• 從這項風險中恢復過來有多困難？

• 五個嚴重程度層級中，哪一個最符合此風險？

您可能無法隨時從所需的角度瞭解風險後果的嚴重程度。 在這種情況下，請與其他專案關係人合作，以確定潛在的風險影響。

3. 識別風險的可能性

定義每項風險的嚴重程度後，您就已完成風險分析公式的一半。 接下來，確定每一種風險的可能性。 為此，請考慮以下問題：

• 此風險是否曾發生過？若有的話，發生的頻率如何？

• 是否發生過與此類似的風險？

• 此風險是否可能發生？若可能發生，發生的可能性有多大？

團隊協作在此步驟中也至關重要，因為您可能對過去專案中發生的類似風險沒有深入瞭解。 請務必參考過去的專案，並與團隊一起分析每項風險的發生概率，以便建立更準確的風險緩解計劃。

4. 計算風險影響

風險分析公式的最後一部分是計算風險影響。 您將使用的公式是：

可能性 x 嚴重程度 = 風險影響 

根據風險的可能性和嚴重程度，將每個風險放置在矩陣中，然後將其所在的行和列中的數字相乘，以找出風險影響的程度。 例如，如果您認為資料外洩的風險具有重大嚴重程度 (4) 和可能性 (4)，則將 4 乘以 4 可得到 16 的風險影響。 這被視為高風險影響。 

5. 將風險列為優先事項並採取行動

現在，您應該針對所識別的每一種風險，將風險影響程度設定為 1–25 的等級。 有了這些數值，就更容易確定哪些風險是最優先的。 當您遇到風險影響分數相同的風險時，您和您的團隊需要決定優先處理哪一個風險。 在您建立行動計劃時，風險影響相同的風險可能需要同等的關注。 

您的風險應對計劃應包括預防風險的步驟，以及在發生不幸事件時降低風險的方法。 由於專案規劃涉及的內容非常多，因此應對風險的最佳策略可能是分而治之。

風險評估矩陣範本

風險矩陣範本的大小決定了您可以對專案風險進行多麼密切的分析。 較大的風險矩陣範本在風險影響範圍上提供了更多空間，而較小的風險矩陣範本則使您的風險影響評級更簡單、更客觀。 

矩陣中的每個方塊都代表可能性和嚴重性的風險等級，因此您不應該讓風險矩陣的長度和寬度小於三個方塊。

五乘五的風險矩陣是理想的選擇，這樣您就可以進一步分析每一種風險。 在完成的風險矩陣範本中繪製風險圖後，此矩陣會建立更大的色譜，以便將每個風險的影響視為高、中或低。 

下面的範例展示了五乘五的風險矩陣範本。

您可以使用以下連結下載免費的風險矩陣範本。 使用此範本繪製專案風險圖，並確定其整體風險影響程度。

將風險矩陣範本與工作管理工具配對

在衡量多個專案的風險時，您可以使用相同的風險矩陣範本。 不過，請務必記住，您面臨的風險會不斷演變。 環境變化、技術變得更智慧，工作空間也在不斷發展。 每個專案都面臨獨特的風險，您必須年復一年地重新評估這些風險。

當您將風險矩陣範本與工作管理軟體配對時，您可以使用過去的資料來為目前的流程提供資訊。 Asana可協助您與專案關係人分享風險矩陣的結果，以便您可以就風險管理計劃進行協作。 一旦您制定了可靠的計劃，就可以在團隊採取行動時即時監控他們。