企業專案管理：這是什麼？

專案就像公司成功的基石。 為了幫助他們順利且有效率地運作，公司仰賴專案管理。 

對於同時進行多個專案的大型組織，專案管理可以擴展到企業專案管理 (EPM) 的層級。

企業專案經理負責監督不同部門同時進行的各種專案，以確保其符合公司的期望和目標。 

從策略的角度來看，應用這種做法可以在利潤、生產力和改進專案管理實務方面帶來回報。 

過渡到 EPM 可能是一項重大任務，因此為了幫助您更好地瞭解這一流程，本指南說明了 EPM 的運作方式、其優點、它如何影響不同的專案管理階段，以及實施 EPM 以改善團隊協作的方法。 

什麼是企業專案管理？

企業專案管理是指在全公司範圍內管理多個專案的做法。 這需要開發標準流程，以簡化整個公司的專案管理。  

EPM 的目的是將公司的目標和目的與正在進行的專案連結起來，以確保公司在正確的時間將資源導向正確的位置。 

這也意味著管理專案之間相互依存的元素，並確保專案按時且在預算內完成。 

公司層級和團隊結構各不相同，但企業專案管理辦公室 (EPMO) 應處於策略規劃層級。 EPM 可由企業專案經理或交付經理監督。 EPMO 向高階主管報告，例如營運長或專案長。 

除了專案集管理之外，EPMO 還可以：

• 為專案經理提供指導

• 確保專案與高階 Business 版目標保持一致

• 監督並協調專案管理處 (PMO)的投入量

• 解決或減輕專案中的問題 

• 定期進行專案審查

• 為專案管理團隊建立指南和最佳作法 

• 改善資源管理

從本質上講，EPM 的目的是大規模提高專案管理的品質和有效性，並確保專案為公司帶來價值。

企業專案管理的元素

根據PMI ，有七個元素構成了 EPM 模型。 有些流程源自傳統專案管理，但應用於更大規模，而另一些則是 EPMO 所獨有的。 

1. 風險分析

風險分析涉及識別和評估風險對專案的定性和定量影響，以便採取適當措施來減輕風險。 

風險分析可能很複雜，因為它需要經驗以及對專案集和公司的透徹了解。 為了使風險分析更易於管理，您可以應用 EPM 標準，例如：

• 讓企業產品經理讓專案經理對其風險緩解計劃負責。

• 建立一個指標來衡量預期風險、目前風險和應變準備。

• 使用專案預估技術，透過應變計劃降低風險。

將風險分析與 EPM 流程整合，可讓管理團隊在權衡專案回報時，更能掌控可接受的風險程度。 

2. 結構化估算

專案估算是專案管理的關鍵要素，其中包括估算專案成本、資源或持續時間。 EPM 為專案經理設定了結構化估算的標準。 例如，EPMO 會定義專案交付的標準生命週期，並提供先前專案的範例，供專案經理參考。 

EPMO 還會為 PMO 提供有關估算策略的訓練，例如三點估算和Delphi 技術。 

3. 專案審查

定期專案審查會檢視目前專案的進度以及潛在風險。 EPMO 可能會進行四種類型的審查：專案承諾、啟動、進度和結束。 這些審查的目的是檢查專案標準、狀態和問題，以及風險緩解計劃是否需要更新。

進行專案審查的一種方法是為專案的不同方面 (例如交付、客戶管理、團隊和預算) 指定顏色，以表示重要性等級 (紅色/黃色/綠色)。 這樣一來，就能在管理會議上提出並解決最緊急的問題。 

4. 專案管理指導

如果沒有足夠的訓練和資源，專案管理可能是一項壓力很大的工作。 EPMO 透過提供訓練來投資 PMO，幫助專案經理發展工作所需的技術和管理技能。 訓練可以由內部或外部的專案管理專家提供。

此外，EPMO 為專案經理提供導師，以便在專案規劃、專案執行、決策和問題解決期間為其提供支援。  

5. 升級問題管理

專案管理中的升級會將問題移至更高的優先順序。 這些問題可能需要執行團隊的介入。 為了改進問題管理系統，EPMO 負責制定適用於各部門的通用規則和升級流程。 

EPMO 在管理會議上審查未解決的升級問題清單，以確定這些問題的常見原因，並提出任何必要的部門、系統或組織變更。 

6. 時間會計

時間在專案生命週期中可能至關重要。 擁有健全的時間追蹤系統，可以精確衡量專案的時間分配情況。 EPMO 可以使用每個團隊的時程表資料，為未來的專案規劃和估算制定指南。

7. 資訊系統

資訊系統是 EPM 的支柱。 在規劃、報告和追蹤專案時，使用強大的企業專案管理軟體可以節省大量時間。 

例如， Asana 的報告工具可用於即時追蹤專案進度，並提供彈性，讓您能夠跨專案團隊和部門收集和分享深入解析。 

收集的專案資料可用於以下四種類型的報告：

1. 資源利用率

2. 資源使用情況

3. 專案進度

4. 專案活動

透過這些報告的深入解析，您可以更好地賦予團隊權能，讓他們在過程中更好地完成工作。  

如何實施企業專案管理

如果您的團隊在追蹤目前的專案並有效監控進度和結果方面遇到困難，EPM 就是一個潛在的解決方案。 

首先，應建立公司結構以支援 EPM 系統，這可能會給公司帶來變化。 在轉換為 EPM 之前，管理團隊需要分析目前的公司結構，從營運角度確定潛在的障礙，並決定這是否是一個長期的良好策略。

當您的公司準備好實施 EPM 時，請依循以下步驟開始使用：

1. 定義如何使用 EPM

第一步是透過審查目前的流程並確定問題，確定如何使用 EPM。 請考慮以下問題：

• EPMO 的職責是什麼？

• 進行此舉需要哪些資源？

• EPM 將如何為公司的策略目標做出貢獻？  

• 誰將擔任新角色？

這些問題中的每一個都將幫助您成功實施 EPM 流程。  

2. 專案關係人參與

下一階段是將您的計劃傳達給專案關係人或看板成員。 說明轉向 EPM 的優勢以及其執行方式。 

3. 推出 EPM 流程

若要啟動並運行 EPM，您需要為實施計劃建立一份需求和階段清單。 此清單將詳細說明專案關係人同意的對目前團隊、技術和訓練的變更。 推出可以隨著時間推移分階段進行，也可以設定日期。

4. 查核 EPM 實施情況

定期審查 EPM 部署的進度。 查核新的 EPMO 的表現、與其他 PMO 的融合程度，並隨著過渡的進行確定潛在的挑戰。 此時也應向管理團隊提出任何問題，並根據需要調整推出計劃。 

隨著團隊的變動，人力資源部門可能還需要修改流程，以支援新的 EPM 模式。 EPMO 團隊成員可能還需要其他資源，例如設備、EPM 軟體和相關訓練。 

企業專案管理方法

由於這取決於您公司的資源、流程和目標，因此 EPM 沒有一體適用的方法。 以下是一些將 EPM 與目前專案管理流程整合的方法。

專案選擇

這是評估專案構想並為支援整體組織目標的構想排定優先順序的流程。 專案必須獲得核准並為組織的成功做出貢獻，否則可能會浪費公司的資源。 

專案規劃

在開始專案之前，請務必從清晰的專案計劃開始，並規劃各個階段。 這對於時間軸較長或與多個部門互動的複雜專案尤其重要。 在規劃時，使用甘特圖或工作流程看板來分解和排定任務可能會有所幫助。 EPMO 應為建立專案計劃和預算預測設定標準。 

專案終止

並非所有選定的專案都會成功或實現預期的結果。 企業專案經理應能夠識別出有潛力實現承諾回報的專案，以及應提前終止的表現不佳的專案。 EPMO 還應為成功和失敗的專案設計終止計劃。

專案控制項

專案控制是收集專案資料和追蹤進度的流程。 活動可能包括監控成本、建立工作細目結構以可視化交付項目，以及提出改善專案績效的策略。

藉助 EPM 將專案管理流程標準化，將簡化未來的專案生命週期，這對 PMO 和公司本身都有利。 

EPMO 與 PMO

企業專案管理和傳統專案管理的職責有所重疊，但目的和範疇不同。 以下是兩個系統的更詳細比較。

傳統專案管理

根據專案管理學會 (PMI) 的Paul Dinsmore所說，專案管理的核心問題是如何「有效且高效」地完成專案。 

• 運作方式：專案管理辦公室 (PMO) 負責規劃、管理和執行專案，以滿足需求，而不一定要專注於公司的高階目標。 PMO 在戰術和營運層面上運作，並向 EPMO 報告。 

• 角色要求：專案經理應精通領導、溝通和解決問題。 專案經理應精通專案藍圖、規劃和任務管理。 此外，他們應熟悉不同的管理風格，例如敏捷、Scrum和瀑布式。  

企業專案管理 (EPM)

根據 Dinsmore 的說法，EPM 更關注如何使 Business 版「更具適應性、更具響應性，從而在快速變化的多專案環境中實現更高的盈利能力」。

• 運作方式： EPMO 的職責與 PMO 類似，但還有使專案組合與全公司目標保持一致的任務。 EPMO 也在策略層面上運作。 

• 角色要求：企業專案經理需要注意詳細資料，能夠平衡不同專案的相依性，並對公司和行業有深入的瞭解。 這項工作可能需要額外的技術技能專業培訓。 

無論差異如何，PMO 和 EPMO 都可以協同工作，為整個公司正在進行的專案帶來可視度。 

企業專案管理的優勢

將 EPM 引入公司的最大優點是，它可以顯著改善目前的專案管理實踐，以便更好地與公司的策略目標保持一致。 

以下是 EPM 如何協助您和您的團隊的詳細說明。 

為您提供所需的資源

EPMO 負責資源分配，以確保您獲得專案所需的資源。 EPMO 還可以識別並關注資金不足但具有潛力的專案。 相反地，他們可以識別表現不佳的專案，並建議進行必要的變更以減少損失。  

為您的團隊提供額外支援

如果您遇到超出您職責範圍的問題，可以向 EPMO 尋求協助。 他們將能夠就如何解決問題提供指導，或在需要時請領導團隊介入。 EPMO 還可以提供指導和培訓，以支持您的職業發展。   

提高專案成功率

團隊每週花費在重複工作上的時間增加了 30%。 EPM 透過分析團隊的計時資料並確定簡化專案工作流程的方法，協助解決此問題並提高效率，以確保您的時間得到充分利用。

提升整體專案管理標準

EPM 涉及建立一致的報告架構、風險管理流程，以及集中式專案和任務管理。 遵循這些準則有助於您在協調專案並向 EPMO 報告時保持井然有序。 

將您的專案管理提升至企業層級

對公司而言，轉向 EPM 是一個重大舉措，因為這可能涉及一些重組，但從長遠來看，這將改善整個看板的專案管理。 

在定義新的專案管理流程時，請利用專案管理軟體等 EPM 工具，以便更輕鬆地進行專案規劃和報告。 

在全公司層級管理專案可能需要大量工作。 請閱讀我們的指南，瞭。