Asana 的數位團隊如何使用工作管理來重塑我們的品牌

作為 Asana 的數位主管，我對跨多個團隊和工具的複雜專案並不陌生。 當我們決定在 Asana.com 上推出重大的數位品牌更新時，我知道我們需要的不僅僅是成功的好點子，我們需要清晰的溝通、精確的規劃和堅實的執行策略才能完成。 

幸運的是，我們有 Asana 的功能來支援我們的每一步。 我很高興分享我們如何利用自己的平台從頭到尾管理跨職能計劃，以及您如何利用它來實現您的大型專案。

應對品牌重塑挑戰

在深入瞭解品牌重塑之前，我的團隊需要清楚瞭解未來的挑戰，並標記任何可能影響我們成功的風險。 我們確定了三個關鍵領域：

• 網站結構： Asana.com 使用範本和組件系統，這意味著網站上的所有內容都是相互連結的。 如果您變更一個元件 (例如 CTA 橫幅)，則會在使用該元件的每個頁面上變更，而不僅僅是您正在處理的頁面。 因此，我們無法一次更新一個網頁。 我們需要一種方法來瞭解每個元件在不同頁面上的使用情況，以便有效規劃更新，而不會導致意外變更。

• 專案時間軸：我們的行銷團隊在推出戶外廣告活動方面有嚴格的期限，這意味著我們的更新必須與該時間軸保持一致，以便為客戶創造一致的體驗。

• 網站的持續運作性質：我們的數位團隊以及其他團隊的合作夥伴依賴於網站隨時都能全面運作。 因此，我們無法在進行更新時「凍結」網站。 每一次變更都必須以盡量減少中斷並保持一切順利運行的方式進行。

「在啟動優先專案的同時，保持燈光亮起，推動即時更新，這是一個有趣的挑戰。」Asana 數位體驗主管 Rachel Rosin 表示， 「可視度非常重要，因為我們在進行品牌更新時仍在建立頁面。」

在標記這些挑戰後，我們轉而使用 Asana 制定明確的計劃。 

我們在日常工作中進行的許多專案都是可預測的。 但這並非如此。 我們需要建立流程，幫助我們更快、更有效地實現目標。 我們使用 Asana 建立自訂解決方案，以追蹤所有這些工作。 ”

透過可視度和交叉連結降低風險

在我們開始工作之前，我們需要清楚瞭解所有專案相依性、潛在瓶頸和重疊任務，以確保我們明智地使用資源並將風險降至最低。 

首先，我們建立了一個 Asana 專案，作為所有與更新相關任務的主中心。 然後，我們為兩個主要類別建立了個別的 Asana 任務：

• 需要更新的特定頁面元件 (例如 CTA 橫幅)

• 需要更新的個別頁面 (例如首頁)

對於每個頁面，我們都會列出該頁面的所有組件 (例如橫幅或按鈕) 的清單。 然後，我們將元件任務連結至相應的頁面任務。 這使得我們可以輕鬆查看多個頁面上使用了哪些組件，這有助於我們及早發現潛在問題並決定優先處理哪些頁面。

正如 Rachel 所解釋的那樣：「透過將組件交叉連結到相應的頁面，我們可以看到哪些組件使用最多。 這有助於我們瞭解哪些更新會產生最大影響。」

她補充道：「Asana 幫助我們將這些第一批內容可視化，並管理工作和相依性。 「這有助於我們在這個非常大的專案中保持真正的專注。」

使用自訂欄位進行規劃和優先順序排定 

雖然我們的初始專案設定讓我們從組件的角度更好地瞭解哪些頁面最適合更新，但我們也希望專注於更新後影響最大的頁面。 對我們來說，這意味著流量最高的頁面。 

為此，我們使用 Asana 的自訂欄位來標記任務，其中包含兩個關鍵點： 

• 頁面流量：我們為每個頁面標記其流量等級，即非常高、高、中或低。

• 元件足跡：我們使用高、中或低等標籤標記每個元件出現的頁面數。

這使我們能夠按更新產生最大影響的任務進行排序，以便我們優先處理最重要的頁面。

從那裡，我們決定採用分階段的方法，將類似頁面分組在一起，按順序推出更新。 透過將具有相似元件的頁面聚集在一起，我們能夠提前投入精力，使後期階段更容易，因為我們的大部分元件庫已經更新。

協調跨職能團隊，以便有效協作

一旦我們鎖定了計劃和時間軸，就該開始工作了。 與許多數位轉型專案一樣，這需要行銷、設計、工程、產品行銷和在地化等多個團隊之間的無縫協作。 

Asana 透過兩種主要方式協助我們在這些團隊之間進行協調：透過更新專案提供集中的事實來源，以及透過跨專案歸屬使跨職能協作更輕鬆。

「Asana 為我們提供了單一事實來源，隨著情況的變化，所有內容都會被追蹤和更新。」Rachel 表示， 「它還幫助我們瞭解所有較小的任務如何組合在一起，從而實現更大的專案。」

將所有與重塑相關的任務保留在一個主專案中，為更新、狀態追蹤和清晰的溝通創造了一個集中式空間。 然後，為了讓每個團隊專注於其特定任務，同時與更大的專案保持聯繫，我們轉而使用 Asana 的跨專案歸屬功能，這使每個團隊都能在自己的團隊專案中組織和追蹤任務，而無需複製任務。

例如，品牌重塑的專案經理需要對專案的每個部分都有完整的可視度。 然而，我們工程團隊的合作夥伴只需要瞭解與其工作相關的特定任務。 透過跨專案歸屬，工程團隊可以將這些任務新增至自己的專案中，從而使其工作井然有序，同時這些任務在主專案中仍然可見。 這使每個人都能保持一致，並使個別團隊能夠靈活地按照他們想要的方式工作，而無需重複投入量。

「在實際完成工作方面，跨專案歸屬是一個變革。」Rachel 表示， 「這讓我們能夠保持聯繫並追蹤進度，而無需重複工作。」 

使用時間軸檢視，確保進度正常

一旦我們開始工作，我們就依賴 Asana 的時間軸檢視來追蹤我們的進度。 從衝刺排程到批次發佈，這讓我們對整個專案中發生的一切有了全面的概覽。 它還清楚地顯示了工作開始、停止和重疊的時間，使我們能夠輕鬆發現任何潛在的瓶頸或產能過剩問題。 

透過檢視專案時間軸，Rachel 可以快速查看是否有人的工作量過多，或者單次衝刺中是否包含太多工作。 這種可視度使進行重要的權衡對話變得更加容易，並可根據需要調整工作。 此外，它還幫助我們在全年維持穩定的更新速度，在短期交付項目與長期目標之間取得平衡。

Rachel 表示：「在進行這些權衡討論時，時間軸功能確實有所幫助。」 「這讓我們很容易發現工作負荷是否過重。」 

推動您組織的影響力

管理品牌更新等複雜專案可能具有挑戰性，而擁有正確的專案管理平台可以發揮重要作用。 透過使用 Asana 的功能，我們能夠精準地提供 Business 版所需的內容，在緊湊的時間軸上將新品牌推廣到關鍵頁面。 我們在推出品牌行銷活動的同時推出了更新後的網站，同時在此過程中對我們的技術平台進行了重要的改進。

對我們來說，Asana 提供了我們所需的可視度、彈性和控制力，以便讓每個人保持一致、推進專案並實現有意義的結果。

如果您是一家創新型公司，您正在做的是人們從未做過的事情。 Asana 可以適應並支援這一點。 ”

無論您是處理日常任務，還是處理需要創新思維的專案，Asana 都能提供一個靈活的架構，以適應您的需求。