風險管理計劃範本

在沒有考慮風險的情況下啟動專案的話,會造成很大的風險。因此,可使用風險管理計劃範本防止專案中出現重大問題。瞭解如何在 Asana 中建立風險管理計劃範本。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

field-add icon自訂欄位dependency icon依存項calendar-star icon開始日期subtask icon子任務

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在專案開始之前,您應該考量任何可能阻礙專案順利進展的潛在問題和風險。 

使用風險管理計劃範本可以幫助您降低風險並制定應變計劃,好讓您可以順利實現目標。以下說明如何進行。 

什麼是風險管理計劃範本?

風險管理計劃範本是一種用於幫助專案經理預防及衡量潛在風險的工具。範本的內容可能因專案而異,但其主要結構不會改變。使用範本來管理風險管理流程,可協助您迅速執行未來的專案和協調團隊成員,以便他們知道在發生風險時該如何應對。

[產品 UI] Asana 中的風險管理計劃範本 (清單檢視)

建立風險管理計劃範本還可讓您更輕鬆地管理具有多個專案關係人的專案。當每個人都熟悉您所建立的範本,每次開始新專案時便無需再耗時費力地學習。

風險管理計劃的目的是什麼?

風險管理計劃是一種策略,供專案經理用以幫助防止專案的整個過程中發生風險。他們可以使用此工具來監控和記錄風險,並在發生潛在風險時制定一套行動計劃。

為什麼要建立風險管理計劃範本?

建立風險管理計劃範本是專業的專案經理人可採取的一項最佳作法,而這是有其原因的。以下說明為何應該在開始大型專案之前建立一份專案風險管理計劃範本。

主動防範風險

使用風險管理計劃範本,您能夠以主動積極的方式,確保潛在的問題在實際發生之前已經有了解決方案。您可以將特定風險指派給團隊成員,從而為每一項潛在風險指派負責主動進行監控的人員。

對於某些團隊來說,甚至在專案獲得批准之前,就需要為高影響力的專案制定風險緩解策略。這麼做可以防止高風險專案對主要的業務營運造成影響。若您的團隊並未制定風險緩解計劃,則專案可能無法通過審核階段。

提供明晰度

風險管理計劃範本可為您的團隊提供明晰度,特別是在應變計劃方面。專案關係人通常不願意聽到專案排程可能出現問題,但如果您和您的團隊已經制定了回應策略,便比較容易能消除這種焦慮感。Asana 這類的協作式工作管理軟體讓團隊中的每個人都能存取重要的風險管理文件,例如風險紀錄、風險評估矩陣或其他專案文件。

閱讀:什麼是風險管控表:專案經理指南 (附帶範例)

鼓勵當責態度

當事情出錯時,要承擔責任並不容易。但若有指派一位風險所有者,則當風險發生時,該所有者便有責任盡可能地緩解風險。這麼做可以讓團隊成員評估潛在風險可能帶來的負面影響,並在問題出現時制定應變計劃。個別團隊成員有能力找到正確的解決方案。且如果任何重要的專案關係人對特定風險有疑問,他們可以明確知道該詢問哪位團隊成員。 

風險管理計劃範本應包含什麼內容

風險管理計劃範本很容易建立,但您管理計劃中資訊的方式可能會因團隊而異。那麼,您應該如何組織風險管理計劃範本中的資訊呢?

其中一個最簡單的方法,是按重要性排序。例如,根據風險對專案的潛在影響對風險進行排名。或者,您可以根據每個風險發生的可能性來組織您的風險管理計劃範本。 

無論您是如何組織風險管理計劃範本,都應該使用可自訂和協作式的工具。如此,您的團隊便能以最適合他們的方式來組織風險管理計劃範本的內容。

使用風險管理計劃範本的 4 個步驟

  1. 集思廣益地討論要添加哪些風險。請使用協作式的軟體,好讓團隊中的每個人都能識別及添加任何可能對專案造成負面影響的潛在風險。 

  2. 評估每項風險的發生概率和影響性。每項風險的概率和影響組合起來代表該風險的潛在影響。請確保您的範本有辦法追蹤風險的可能性和嚴重性。

  3. 預測每項風險發生的可能性。團隊成員可以根據歷史資料或先前進行過的專案來預測每項風險發生的概率。

  4. 在專案的生命週期中監控風險。最簡單的方法是將特定的風險指派給團隊成員,以便在專案的整個生命週期中進行監控。

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整您依存項的截止日期。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需要耗費多長的時間來完成。請使用開始日期來設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,確保不會遺漏任何相依的工作。 

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期距離較寬鬆,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。

推薦的應用程式

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Outlook。當您透過電子郵件收到行動項目時 (例如審閱代理機構的工作或向合作夥伴請求設計資產),您現在可以直接從 Outlook 中為其建立 Asana 任務。接著,您可以將新任務指派給自己或隊友、設定截止日期,並將其新增至專案中,使之與其他相關工作相互連結。

  • Zendesk。藉助 Asana 的 Zendesk 整合,使用者能快速且輕易地直接從 Zendesk 服務建立 Asana 任務。新增情境資訊、附加檔案,並連結現有的任務,以便追蹤關閉支援單所需執行的工作。此整合也能讓使用者持續跨兩個系統查看,因此所有人無論使用哪個工具,都能快速掌握最新資訊。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

常見問題

我需要風險管理計劃範本嗎?

風險管理計劃範本是一種很有用的協作工具。如果您正在尋找方法來將專案團隊成員和重要的專案關係人連結起來,風險管理計劃範本可以在一處集中位置匯整所有工作,藉而幫助您的團隊達成資訊同步。

如何使用風險管理計劃範本?

風險管理計劃範本最常用於幫助降低潛在風險。請在專案的規劃階段中使用您的風險管理計劃範本。與您的團隊一起針對潛在風險集思廣益,並將其記錄到您現有的範本中。請務必納入風險發生的可能性、風險描述,以及該風險發生時負責處理的團隊成員。

風險管理計劃範本的目的是什麼?

隨著團隊在整個專案生命週期中推進工作,請使用風險管理計劃範本來幫助降低風險。您可以使用風險管理計劃範本來幫助專案經理和團隊成員保持步調一致,以便在發生風險時制定暫時性的計劃。使用此範本還可幫助您為未來的專案建立既定流程。這有助於加快風險管理流程的進展,並為您的團隊提供一些指導方針。

我要如何建立風險管理計劃範本?

您應該將風險管理計劃範本存放於整個團隊都可以存取的專案管理平台中。在一個集中事實來源中追蹤這些資訊,可讓您追蹤所有潛在風險、這些風險所造成的影響,以及誰負責監控風險並在風險發生時加以應對。您的風險管理計劃專案應包括對潛在風險的描述、風險對專案的影響程度、風險發生的可能性,以及負責監控該特定風險的專責人員。

建立風險管理計劃範本的好處是什麼?

風險管理計劃範本可以幫助您的團隊主動預防風險、清楚瞭解應急計劃的內容,並鼓勵團隊成員承擔責任。建立風險管理計劃範本有助於將整個組織的流程標準化,進一步防止更多風險發生。

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