Gantt-diagram

Vad är ett Gantt-diagram?

Ett Gantt-diagram är ett liggande stapeldiagram som används för att visa tidslinjen och tillhörande uppgifter i ett projekt. Ett enkelt Gantt-diagram kartlägger projektuppgifter i färgkodade, horisontella uppgiftsfält. Varje liggande stapel i diagrammet representerar en enskild uppgift och längden på stapeln representerar uppgiftens varaktighet, vilket gör det enkelt att se kommande milstolpar, upptäcka hinder och spåra för projektet.

Vad är en mall för Gantt-diagram?

En mall för Gantt-diagram är ett återanvändbart, mallbaserat Gantt-diagram som du kan använda för att hålla koll på projektdetaljer, till exempel projektuppgiftslistor, uppgiftsägare och uppgiftsberoenden, för alla projekt som finns inom en viss tidsram.

Gantt-diagram är en visuell presentation av din projektplan med en tydligt definierad tidslinje, till skillnad från en mer detaljerad projektplan med mycket text och utan bekräftade start- eller slutdatum. Eftersom mallen för Gantt-diagram är återanvändbar hjälper den till att effektivisera dina arbetsflöden och minska det förberedande arbetet med att skapa projekttidslinjer.

Så skapar du en Gantt-diagram

För att skapa din egen Gantt-diagram-mall bör du överväga användningsområdet och komplexiteten i dina typiska projekt. Kommer den att fungera som ett projektschema, eller kommer mallen att vara en informationskälla i realtid när arbetet väl har börjat? Beroende på vad du behöver diagrammet till kan du inkludera mer eller mindre detaljer. Om du till exempel använder det som ett projektschema kan du fokusera på att skapa sätt att tilldela uppgifter och delegera arbete. Om det är en projektinformationskälla kan du skapa en mall för hur teamet ska bifoga dokument och spåra processer. Ofta kommer du att använda den för båda. 

När du har bestämt dig för hur du vill använda mallen kan du börja bygga den:

• Brainstorma vilka element du behöver för att kartlägga och spåra ett projekt. Det här är din input, och du bör inkludera utrymme för varje kategori i dina mallar. För komplexa projekt behöver du fler indata än andra. Möjliga indata inkluderar: startdatum, slutdatum, oberoende och beroende uppgifter, projektmilstolpar, roller, underuppgifter och beskrivningar.

• Samla in information och relevanta resurser. Bifoga återkommande kalkylblad, relevanta översikter, dokument, analysresultat, rapporteringspaneler, mål, tilldelade roller och processer.

• Ange informationen i en central referenskälla, till exempel en programvara för uppgiftshantering. Se till att inkludera återkommande beroenden och roller. Om till exempel samma teammedlem alltid hanterar budgeten kan du tilldela budgetleveranserna till den personen i mallen. Ju mer du tänker på när du skapar mallen, desto mindre arbete kommer du att ha när det är dags att lansera nästa projekt.

• Lägg till integreringar och appar för att stödja arbetet. Om du använder ett projekthanteringsverktyg kan du bifoga Google Kalkylark, Kanban-tavlor och referenser (till exempel PowerPoint-handledningar) direkt till projekttidslinjen.

För mer komplexa projekt kommer ett enkelt kalkylark sannolikt inte att erbjuda tillräckligt med anpassningsalternativ. Istället kan du överväga ett verktyg för att skapa Gantt-diagram eller en programvara för Gantt-diagram med fler funktioner – till exempel ett verktyg som låter dig manipulera data och mata in information i ett utrymme som är tillgängligt för alla intressenter.

Så här använder du din mall för Gantt-diagram för projektplanering

Att skapa mallen är den mest tidskrävande delen. Men när den väl är klar behöver du bara kopiera mallen och fylla i den. Precis som alla andra projekthanteringsresurser har en mall för Gantt-diagram både fördelar och begränsningar. En del av det beror på vilket Gantt-diagramverktyg du använder.  Om du någonsin har sett eller använt Gantt-diagram i ett kalkylark tidigare har du sett hur manuellt och tidskrävande det kan vara att ändra dem. Men om du skapar mallen i ett digitalt, dynamiskt verktyg kan du göra uppdateringar och se ändringar i realtid. Till exempel:

En mall för Gantt-diagram online kan …

• Ge alla intressenter en snabb överblick över projektet.

• hålla projektet i fas med tydligt definierade deadlines som är lätta att referera till

• Minska förvirring och missförstånd och förbättra teamsamarbetet.

• Automatisera processer genom beroenden och robust anpassning, särskilt när det görs med stödjande programvara.

Det är viktigt att notera att en mall för Gantt-diagram inte kan ersätta projekthantering när projektet väl har lanserats. Gantt-diagram är mest användbara under projektplanerings- och produktionsfasen. 

Exempel på Gantt-diagram

Gantt-diagram är användbara för många typer av projekt. Här är några exempel på Gantt-diagram som du kan använda för att hålla projekten i fas.

1. Grundläggande mall för projektdiagram: Skapa en mall för projektdiagram i Gantt-stil för att spåra dina uppgifter för en mängd olika projekttyper, från programvaruutveckling till marknadsföringskampanjer.

2. Mall för byggnadsprojekt: Använd en mall för byggnadsprojekt för att visualisera varje steg i byggnadsprocessen.

3. Mall för en agil projektplan: En mall för en agil projektplan är vanligtvis organiserad som ett Gantt-diagram och är ett repeterbart ramverk som du kan anpassa och använda för alla dina framtida agila projekt.

4. Mall för kritiska linjen: Med en mall för kritiska linjen kan du avgöra vilka uppgifter som behöver slutföras för att hela projektet ska bli framgångsrikt och kunna avslutas i tid. Med en mall för kritiska linjen kan du se kommande projektuppgifter och leveranser som en illustration i Gantt-stil, så att du snabbt kan se vad som kommer att hända och eventuella hinder.

Integrerade funktioner

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum utan även beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid.

• Underuppgifter. Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna innan publiceringen, kan underuppgifter vara till hjälp. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter.

• Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga kontrollpunkter i projektet. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig ditt mål. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet. 

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften. 

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

• Clockwise. Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Clockwise + Asana-integreringen gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet, när de ska slutföras och om Clockwise automatiskt kan planera om dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för att få jobbet gjort.

• Vimeo. En text kan förmedla vad du vill säga, men skrivna ord saknar ton, känslor och uttryck. Med videomeddelanden i Asana, som drivs av Vimeo, kan du ge ditt team all den kontext de behöver utan att behöva boka in ett nytt möte. Spela in korta videomeddelanden av dig själv, av din skärm – eller både och – och bädda sedan in videorna i uppgifter, projekt, meddelanden och kommentarer när du vill ge ytterligare klarhet och sammanhang. En utskrift av inspelningen skapas automatiskt av Asana, vilket gör den läsbar och sökbar. Ge feedback, ställ frågor och tilldela uppgifter – allt utan att lämna Asana.

Vanliga frågor