Mall för byggprojektplan

Byggprojekt är några av de mest komplexa och krävande initiativen som finns. Det finns många olika komponenter att sätta ihop, såsom att skaffa material, skapa ett schema och faktiskt bygga och genomföra projektet. Men bara för att byggandet är komplicerat betyder det inte att det måste kännas kaotiskt. Med en mall för byggnadsprojekt kan du effektivisera byggprocessen och hålla alla leveranser i fas.

Vad är en mall för byggnadsprojekt?

En mall för byggnadsprojekt är en återanvändbar guide som beskriver varje steg i byggprocessen. Det ger ditt team en tydlig översikt att följa, så att du inte behöver börja om från början med planeringsprocessen för varje ny byggnation. Och eftersom allt finns i mallen kan du enkelt planera projekttidslinjen och se till att teamet inte missar några viktiga steg i byggprocessen. 

Vilka är fördelarna med en digital mall för byggnadsprojekt?

Projekthanteringsprogramvara är inte bara för kontorsjobb – den är för alla team som behöver planera och samordna arbetet. Och med något så komplext som byggnation hjälper det att ha ett flexibelt verktyg som gör att du kan anpassa dig när tidslinjer, resurser eller prioriteringar ändras. Att skapa din mall i ett digitalt verktyg innebär att du inte behöver krångla med Microsoft Excel-mallar eller pappersdokument, som snabbt kan bli inaktuella. Med en digital mall kan du flytta och tilldela uppgifter när som helst och samarbeta med teammedlemmar i realtid.

Med en digital mall för byggnadsprojekt kan du: 

• Se alla steg som krävs för att slutförd ett projekt på en central plats. 

• Få information i realtid om status och deadline för varje byggnadsprojektuppgift. 

• Ställa in och justera deadliner för att korrekt uppskatta tidslinjen för byggprojektet.

• Organisera dina uppgifter i en digital att göra-lista eller växla enkelt till ett mer visuellt format (som en tidslinje med Gantt-diagram eller en Kanban-tavla) utan extra arbete. 

• Tilldela och delegera uppgifter till andra personer i teamet. 

• Kommunicera och samordna med intressenter och teammedlemmar på en central plats. 

• Bifoga relevanta filer till uppgifter, till exempel ritningar, specifikationer eller prisdokument.

• Få åtkomst till och uppdatera din projektplan på arbetsplatser med hjälp av Asana-mobilappen.   

Vad som bör ingå i en mall för byggnadsprojekt

En mall för byggnadsprojektplaner samlar projektets leveranser på ett och samma ställe, så att du kan se varje uppgifts deadline, tilldelad person och status. Med den här typen av mall är det bra att skapa olika avsnitt för varje fas i byggprojektets hanteringsprocess och sedan lägga till alla uppgifter som behöver slutföras för varje fas. I allmänhet är de sex faserna i byggprojekt följande: 

1. Initiering: Arbeta med kunden för att identifiera behoven och visa hur ditt team kommer att uppfylla dem. 

2. Förberedelser: Samla teamet och slutför planeringsdetaljer såsom projektbudget, översikt och kommunikationsplan. 

3. Projektutförande: När du, ditt team och eventuella underleverantörer faktiskt bygger projektet. 

4. Idrifttagning: Genomför en sista genomgång och presentera den färdiga byggnaden för din kund. 

5. Beläggning och garanti: Kunden flyttar faktiskt in i byggnaden. Du kan fortfarande vara ansvarig för projektet beroende på ditt kontrakt. 

6. Avslutning: Håll ett projektutvärderingsmöte och avsluta eventuella ouppklarade frågor. 

När du har skapat dina avsnitt lägger du till kolumner för att spåra statusen för varje leverans, till exempel om den är ”inte påbörjad”, ”pågående” eller ”slutförd”. Du kan också skapa milstolpar för att identifiera viktiga vändpunkter i byggprocessen, till exempel när en byggnads grund eller exteriör är slutförd.

Integrerade funktioner

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum utan även beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid.

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av uppgiftsberoenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Mobilen. Asana är tillgänglig på iOS och Android, vilket gör det enkelt för dig att ha koll på dina uppgifter när du är på språng. Granska nya inkorgsaviseringar, skicka meddelanden och få åtkomst till projektuppgifter så att du alltid har den senaste projektinformationen.  

Rekommenderade appar

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail. 

• Outlook. När åtgärdspunkter kommer in via e-post, till exempel när din byrå ber om att granska arbete eller när en partner gör en förfrågan om designtillgångar, kan du nu skapa uppgifter för dem i Asana direkt från Outlook. Du kan sedan tilldela uppgiften till dig själv eller en teamkollega, ställa in ett slutdatum och lägga till den i ett projekt för att koppla den till annat relevant arbete.

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och punkter att göra från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

Andra typer av mallar för byggprojekt och hur man skapar dem

Som alla projekt har byggprojekt olika komponenter att organisera, såsom projektbudget, projektschema eller projektleveranser. Här är några andra mallar du kan skapa för att hålla ordning på dessa viktiga delar: 

Mall för byggschema

En mall för byggprojektschema är i princip samma sak som en projektplan – en lista över leveranser och deras slutdatum. Du kan inkludera schemat i projektplanen, men en separat mall för byggnadsschemat kan vara användbar om du behöver vara mycket detaljerad om när uppgifter ska börja och sluta. Till exempel kan ditt schema ange att en rörmokare behöver installera badrumsarmaturer mellan 9 och 12, innan en elektriker kan installera ledningar på eftermiddagen. 

När du skapar en mall för projektschemat kan du lägga till tider och datumintervall för varje uppgift för att ange exakt när de ska vara slutförda. För att hålla saker och ting på rätt spår kan du också flagga beroenden– uppgifter som inte kan påbörjas förrän den föregående uppgiften är slutförd. 

Mall för byggbudget

En mall för en byggbudget (även kallad en mall för budgetberäkning) hjälper dig att planera och spåra hur mycket du spenderar under projektets gång. Att hålla din budget organiserad hjälper dig att uppskatta kostnaderna för kunderna korrekt, förhindra överutnyttjande och förbättra din resurshantering. 

För att skapa en mall för en byggbudget kan du dela upp alla projektleveranser i underberoenden och sedan uppskatta kostnaden för var och en. Om en leverans till exempel är att måla om interiören i ett hus kan underberoenden vara att köpa färg, lägga golv och tejpa lister. Om du är en visuell person kan du prova att skapa en uppdelad arbetsstruktur (WBS) – ett diagram som delar upp arbetet i flera nivåer, med huvudmålet högst upp och förgreningar i leveranser och underberoenden nedanför. 

För att hålla ordning kan du lägga till kolumner för att spåra kostnaden för varje budgetpunkt, när den förfaller och om den har godkänts av din kund. 

Mall för en checklista för byggprojekt

En mall för en checklista för byggprojekt listar alla uppgifter som måste slutföras innan byggprojektet är klart. I huvudsak är det en checklista som teamet kan använda under den sista genomgången för att säkerställa att det färdiga projektet uppfyller kraven. För att skapa en mall för en checklista för byggprojekt bör du skapa kolumner för: 

• Ett punktnummer, för att hjälpa teammedlemmar att kommunicera om vilken punkt i checklistan de hänvisar till. 

• Namnet på punkten eller uppgiften.

• En allmän beskrivning av uppgiften.

• Den tilldelade personen för uppgiften.

• Start- och slutdatum för uppgiften, för att identifiera när den ska vara slutförd.

• Uppgiftsstatus.

Vanliga frågor