Projektdiagram

Mål, budgetar, milstolpar, kommunikationsplaner – att starta ett nytt projekt kan kännas överväldigande, även för de mest erfarna projektledarna. 

Men lyckligtvis behöver du inte börja om från början varje gång. En mall för projektdiagram ger dig en plan som du kan använda varje gång du startar ett nytt projekt, så att du inte behöver oroa dig för att missa några steg och riskera att ditt arbete blir dåligt utfört.  

Vad är ett projektdiagram?

Ett projektdiagram är en visuell representation av din projektplan. Det beskriver allt du behöver åstadkomma på ett och samma ställe och illustrerar hur varje leverans passar in i din övergripande projekttidslinje. Projektdiagram kallas även Gantt-diagram och är vanligtvis formaterade som horisontella stapeldiagram. 

Projektdiagram använder uppgiftsfält för att kartlägga startdatum och deadliner för varje projektleverans, medan anslutande linjer hjälper till att visualisera eventuella uppgiftsberoenden. Dessa diagram kan också innehålla viktiga projektmilstolpar, samt vilka teammedlemmar som ansvarar för varje uppgift. 

Vad är en mall för projektdiagram?

En projektöversiktsmall (eller Gantt-diagram) är en återanvändbar guide som gör det möjligt att snabbt skapa en projektöversikt för nya initiativ. Den ger en översikt över alla steg som behövs för att planera, genomföra och leverera projektet. Det innebär att du inte behöver börja från början eller oroa dig för att missa viktiga steg när du startar ett nytt projekt. Mallen fungerar som en karta, så allt du behöver göra är att fylla i detaljerna för ditt nuvarande initiativ. 

Fördelarna med en digital mall för projektdiagram

Som projektledare behöver du mer än ett statiskt Excel-kalkylark för att hålla koll på projektleveranser. Du behöver ett levande dokument som uppdateras dynamiskt när teamet slutför uppgifter, så att alla kan se hur arbetet fortskrider över tid. 

Genom att skapa en digital mall för projektdiagram kan du lägga mindre tid på att uppdatera dokumentationen och mer tid på att arbeta för att uppnå projektmålen. Och tack vare programvaran för projekthantering behöver du inte göra en separat projektplan och ett separat diagram. Istället är de samma dokument som visualiseras på olika sätt.

När du skapar en mall för projektöversikt i ett projekthanteringsverktyg i stället för ett statiskt dokument kan du: 

• Visualisera projektplanen och lagra projektinformation på ett och samma ställe.

• Omorganisera diagrammet och uppdatera slutdatum och statusar om prioriteringarna ändras. 

• Se hur projektet fortskrider i realtid. 

• Enkelt dela projektschema, status och leveranser med intressenter.

• Undvika dubbelarbete, eftersom projektöversikten kan användas som en projektplan. 

• Samarbeta om projektleveranser på samma plats som du spårar dem. 

• Se till att du inte missar några viktiga projektsteg. 

• Bifoga relevanta dokument, bilder eller kalkylark. 

Vad som bör ingå i mallen för projektdiagram

En effektiv mall för projektdiagram är enkel för intressenter att navigera i och ger gott om kontextuella detaljer. Helst bör mallen för projektdiagram ha funktioner som gör det möjligt för intressenter att klicka på varje uppgift och få tillgång till mer detaljerad information om de behöver det. På så sätt är diagrammet inte bara ett sätt att visualisera uppgifter – det är också en central referenskälla där alla kan få tillgång till viktig projektinformation.

Så här skapar du din mall för projektdiagram:   

• Dela upp mallen i avsnitt för varje projektfas: projektinitiering, planering, genomförande, resultat och projektavslutning. Det ger intressenterna en överblick över i vilket skede projektet befinner sig. Dessutom hjälper det ditt team att förstå de olika projektfaserna och se till att de avsätter tillräckligt med tid för var och en. 

• Fyll i standarduppgifter som du vill ska ingå i varje projekt, men lämna utrymme för ytterligare leveranser. Din mall för projektdiagram bör innehålla de viktigaste stegen som varje projekt bör gå igenom, till exempel att skapa en projektsammanfattning och definiera projektmål. På så sätt blir mallen en översikt att följa för varje nytt projekt. Eftersom alla projekt är lite olika kan dina teammedlemmar lägga till ytterligare leveranser efter behov när de använder mallen. 

• Kartlägg beroenden mellan uppgifter. Beroenden är uppgifter som är beroende av slutförandet av en annan uppgift. Att bygga in beroenden i mallen hjälper dig att schemalägga uppgifter i rätt ordning, så att du kan undvika flaskhalsar och se till att ditt team har de resurser de behöver för att påbörja varje uppgift. 

• Skapa milstolpar för viktiga ögonblick såsom kickoff-möten eller produktlanseringar. Milstolpar ger teamet kontrollpunkter att sikta på under projekthanteringsprocessen, så att man vet när en fas har slutförts eller när en ny fas eller aktivitet inleds. 

Integrerade funktioner

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum utan även beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid.

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av uppgiftsberoenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften.

• Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga kontrollpunkter i projektet. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig ditt mål. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Hubspot. Skapa Asana-uppgifter automatiskt med hjälp av HubSpot Workflows. Med HubSpot Workflows kan du använda alla kunddata i HubSpot CRM för att skapa automatiserade processer. Med den här integreringen kan du smidigt föra över arbete mellan team, till exempel när affärer eller ärenden avslutas i HubSpot.

• Lucidchart. Med Lucidcart + Asana-integreringen kan du sömlöst bädda in diagram, flödesscheman, processkartor och trådblock i ditt Asana-projekt. Viktig projektkontext finns nu precis där du behöver den, i Asana. Team får enkelt tillgång till all korrekt information när de arbetar – utan att växla mellan olika applikationer.

Vanliga frågor