Projektavslut: 8 steg för att avsluta projekt på ett säkert sätt

Konsten att börja är stor, men konsten att avsluta är större.”

Longfellow var verkligen bra på att avsluta. Som en av Amerikas största poeter förstod han att bra slut ger dikter en fast makt – medan glanslösa slut kan förstöra även det bästa skrivandet. Och även om Longfellow aldrig fick sin projektledningscertifiering (vi är inte säkra på om det fanns något sådant på 1800-talet) kan han fortfarande lära oss en del om att avsluta ett projekt. 

Projekt, precis som dikter, behöver bra slut. Även om du genomför din projektplan perfekt kan en oorganiserad avslutning förneka allt ditt hårda arbete. Men när du avslutar på ett bra sätt kan du säkerställa att projektet har tydliga lärdomar, nästa steg och en stark slutpunkt. 

Vad är ett projektavslut? 

Projektavslutningen är det sista steget i ett projekt, när du knyter ihop lösa trådar, kommunicerar dina resultat och genomför en utvärdering med ditt team. Projektets avslutningsfas sätter officiellt stopp för projektet och ger en konkret plan för nästa steg – oavsett om det är att flytta projektägarskapet till ett annat team, starta ett nytt projekt för att förbättra arbetet eller införliva lärdomar i framtida projekt. 

Du kan anpassa projektavslutningsprocessen efter teamets behov, men här är några viktiga steg att inkludera: 

• Kör slutliga tester för att se till att projektleveransen uppfyller förväntningarna (t.ex. testa en funktion efter lanseringen för att se till att den fortfarande fungerar eller granska den slutliga leveransen med intressenter). 

• Granska projektplanen för att avsluta lösa trådar och se till att du inte har glömt något. 

• Slutför administrativa uppgifter, till exempel att uppdatera dokumentation, slutföra projektbudgeten och omfördela resurser. 

• Kommunicera anteckningar och nästa steg till intressenter.

• Håll ett projektgenomgångsmöte för att gå igenom lärdomar och ge teamet en chans att ge feedback och justera sina processer. 

• Skicka ut en slutrapport som beskriver hur projektet presterade i förhållande till målen.

De fem projekthanteringsfaserna

Termen ”projektavslutning” kommer från en modell med fem faser som har skapats av Project Management Institute (PMI). PMI beskriver modellen i sin guide ”Project Management Body of Knowledge”, även känd som PMBOK® -guiden. Deras modell delar in projektets livscykel i följande fem faser: 

• Projektinitiering: definiera projektet i stora drag och säkra intresse och stöd.

• Projektplanering: skapa detaljerade mål och en projektöversikt.

• Projektgenomförande: lansera projektet med hjälp av informationen från de två första faserna. 

• Projektresultat: mäta resultaten med hjälp av nyckeltal för verksamheten (KPI:er). 

• Projektavslut: avsluta lösa trådar, rapportera till intressenterna och slutför nästa steg. 

Varför projektavslut är viktigt 

Det känns fantastiskt att uppnå de sista milstolparna eller nå målet, men det betyder inte att arbetet är avslutat. När du har firat din framgång finns det fortfarande några viktiga uppgifter att bocka av från listan innan du officiellt når slutet av projektet. Så här kan en projektavslutning hjälpa dig att bocka av varje ruta och avsluta dina initiativ med självförtroende. 

Se till att arbetet är slutfört

Att följa en fördefinierad process för projektslut säkerställer att arbetet är slutfört och att du inte har glömt några uppgifter i projektplanen. Den sista fasen av projektet innehåller alla de detaljer som är lätta att missa, såsom slutlig testning, granskning av projektplanen och kommunikation av resultat till intressenter, så att du kan avsluta projekt med vetskapen om att du har bockat av alla punkter. 

Dessutom hjälper avslutningsfasen dig att nå enighet med intressenterna om att arbetet är effektivt och slutfört. På så sätt vet alla vad som har åstadkommits och förstår att projektet är avslutat. 

Ge tydliga nästa steg

När projektet avslutas på rätt sätt har du konkreta nästa steg: lämna över arbetet till ett annat team, starta ett nytt projekt för att förbättra arbetet eller införliva viktiga lärdomar i framtida initiativ. 

På så sätt hjälper projektavslut dig att undvika oönskade scenarier som de här: 

• Projektet har inget konkret slutdatum och teamet ansvarar för att underhålla det på obestämd tid. Tänk dig till exempel att du hade ett projekt för att förbättra webbplatstrafiken med 20 procent. Om du inte avslutar projektet ordentligt kan du hållas ansvarig för små justeringar, förbättringar och tester på obestämd tid för att förbättra webbplatsens trafik. 

• Projektet lämnas inte över till rätt team, utan ligger bara och samlar damm. Tänk dig till exempel att du har skapat ett nytt projekt för att testa en funktion på din webbplats. För att avsluta projektet på rätt sätt bör du kommunicera till intressenterna att du har uppnått projektets mål och omfattning (dvs. att testa en funktion). Sedan måste du lämna över dina testinsikter till rätt produktteam för att faktiskt bygga funktionen. 

Samla in lärdomar

Varje projekt gör det möjligt för ditt team att lära sig och förbättras, och en projektavslutning säkerställer att du fångar upp lärdomarna istället för att lämna dem i dina projektanteckningar. Det beror på att ett utvärderingsmöte är inbyggt i avslutningsprocessen, så att teamet får en chans att reflektera över vad som gick bra och vad som kan förbättras nästa gång. Att diskutera projektavslut med teamet belyser ofta problem som du kanske inte hade tänkt på, eftersom teammedlemmarna kan ge ett perspektiv från fältet. Det innebär att du kontinuerligt kan förbättra din projekthantering. Varje projekt ger dig en möjlighet att lära dig och effektivisera teamprocesser, kommunikation och projektdeltagande.

Förutom processförbättringar hjälper projektavslut också till att samla in och dela viktiga projektlärdomar. I den slutliga rapporten som du delar med intressenterna kan du fånga upp lärdomar från faktiska projektdata, till exempel lärdomar från ett A/B-test, resultaten av en användarundersökning eller tidslinjen för att bygga en ny appfunktion. På så sätt kan intressenterna lära sig av ditt projekt och införliva resultaten i sitt eget arbete. 

Genom att använda en mall för erfarenhetsåterföring får du en vägledd process för att samla in feedback efteråt och koppla den direkt till framtida projekt.

Hur vet man när ett projekt är slutfört? 

Innan du avslutar projektet måste du avgöra om det är slutfört. Men vad innebär det egentligen? 

Det finns några olika sätt att avgöra om ett projekt är slutfört, men den viktigaste indikatorn är om man har uppnått de projektmål som man fastställde under planeringen. Oavsett vilken metod du använder för att sätta upp mål definierar målen hur framgång ser ut för ditt projekt och ger dig ett tydligt mål att sträva efter. Det finns flera metoder för att sätta upp mål, såsom mål och nyckelresultat (OKR), nyckeltal (KPI) och smarta mål. 

Alla projekt uppnår inte sina mål, och det är okej. Även om du inte har uppnått dina mål kan du avgöra att projektet är avslutat när:

• du har slutfört de leveranser som beskrivs i projektomfattningen 

• du har slutförd projekttidslinjen

• Du har använt hela projektbudgeten.

8 steg för att avsluta ett projekt

Att avsluta ett projekt behöver inte vara svårt. När du arbetar med projekt lär du dig vad som fungerar och vad som inte fungerar för ditt team. Med den kunskapen kan du utveckla din egen bästa praxis för att avsluta projekt. 

Om det här är första gången du officiellt avslutar ett projekt kan du prova de åtta stegen nedan. Anteckna vad som fungerar och vad som inte fungerar så att du kan förfina processen i framtiden.

1. Utför slutliga tester

Det här första steget är mest användbart för team som fokuserar på att lansera nya produkter eller funktioner. Innan du formellt avslutar arbetet med projektet bör du göra några slutliga tester för att se till att den slutliga leveransen är stabil och fungerar som förväntat. Det är viktigt eftersom prestandan ofta ändras efter lanseringen, särskilt om produkten lanseras för ett stort antal kunder. Ofta kan det vara svårt att förutsäga hur en produkt kommer att fungera i stor skala innan den faktiskt lanseras. 

Förutom att köra tekniska tester kan du också övervaka kundfeedback (särskilt på dina sociala mediekanaler) för att se om användarna stöter på några uppenbara produktfel. Om du stöter på några stora problem kan du skapa ett uppföljningsprojekt för att åtgärda dem.

2. Slutför oavslutade uppgifter

Därefter är det dags att granska projektplanen och flagga ofullständiga uppgifter. Det hjälper dig att lösa ouppklarade frågor och säkerställer att du inte glömmer några viktiga steg. Om du använder en programvara för projekthantering som Asana är det här steget enkelt eftersom du kan se alla projektuppgifter på ett och samma ställe, tillsammans med deras slutdatum, ägare och slutförandestatus. 

Om du har glömt något behöver du inte oroa dig. Gå igenom alla oavslutade uppgifter och bestäm om de ligger inom projektomfattningen eller utanför. Om de ingår i omfattningen kan du skapa en plan för att ta itu med de återstående uppgifterna. Om de ligger utanför omfattningen kan du informera intressenterna och överlämna uppgifterna till rätt team. 

Tänk dig till exempel att ditt utvecklingsteam precis har slutfört ett projekt för att göra om en webbplats och att du inser att du inte har slutfört en uppgift om att uppdatera bannerbilder på webbplatsen. Efter att ha granskat beskrivningen av projektomfattningen bestämmer du att uppgiften ligger utanför omfattningen eftersom teamet främst fokuserade på infrastrukturförbättringar. Därför skickar du den återstående uppgiften till designteamet, som kan använda den infrastruktur du har skapat för att uppdatera bilderna. 

3. Slutför administrativa uppgifter

Nu när du har tagit itu med de lösa trådarna är det dags att ta itu med den administrativa sidan av projektet. Även om administrativa uppgifter kan variera från projekt till projekt, följer här några vanliga uppgifter att tänka på: 

• Se till att alla projektfiler och tillgångar är på rätt plats och att intressenterna vet var de finns. 

• Uppdatera projektdokumentationen, såsom processdokumentation, projektbudget och projektschema. Under den här processen kan du jämföra uppskattningar med faktiska resultat för att se om du hade rätt. Jämför till exempel beräknade resultat med faktiska resultat för budgeten och projekttidslinjen.

• Se till att projektdokument är undertecknade, till exempel leverantörskontrakt eller avtal. 

• Avsluta eventuella kontrakt för leveranser, underleverantörer, donatorer eller liknande externa intressenter. 

• Avsluta projektets ekonomi. Se till att de sista betalningarna tas emot eller skickas, och skicka en uppdatering till ditt ekonomiteam med de slutliga budgetsiffrorna. 

• Se till att teammedlemmarna har omfördelats till andra projekt. 

• Sälj eller överför utrustning ​​eller andra projektresurser till andra team efter behov. 

4. Meddela ditt team om nästa steg

Skriv sedan ett meddelande till teamet för att informera dem om din avslutningsplan. Berätta om nästa steg, till exempel hur ni ska hantera eller överföra ägarskap för eventuella utestående projektleveranser. Berätta också för teamet om avslutande evenemang som de bör delta i, till exempel en återblick, en projektutvärdering eller ett sista möte med intressenter. Om du vill att ditt team ska ge feedback under en utvärdering är det dags att meddela dem nu så att de kan börja förbereda sig. 

5. Uppdatera intressenter och skicka en slutrapport

När du har kontaktat teamet är det dags att synkronisera med intressenterna. Det kan antingen vara en asynkron uppdatering eller ett officiellt avslutningsmöte. Oavsett format bör du se till att inkludera följande information: 

• En slutrapport, inklusive en sammanfattning av vad projektet åstadkom, hur det presterade jämfört med de mål som ställdes upp och eventuella viktiga framgångar eller misslyckanden. 

• En lista över oavslutade punkter som ingick i omfattningen och hur du ska ta itu med dem. 

• En lista över oavslutade punkter som låg utanför omfattningen, med en kort förklaring och information om hur du kommer att följa upp med rätt team. 

• En lista över snabba uppföljningar som du planerar att slutföra som en del av ditt nuvarande projekt eller överlämna till ett annat team.

• En begäran om feedback. Helst kan det vara skriftlig feedback i form av ett frågeformulär eller en enkät. 

6. Håll ett projektutvärderingsmöte

Att hålla ett utvärderingsmöte efter projektet är det bästa sättet att samla in och granska lärdomar från varje projekt. Under ett utvärderingsmöte har teammedlemmarna möjlighet att ge feedback på vad som gick bra, vad som inte gick bra och vad som kan förbättras till nästa gång. 

Här är några tips att tänka på innan du håller ditt nästa utvärderingsmöte: 

• Skicka en lista med frågor till teammedlemmarna minst två dagar före mötet. Frågorna kan vara så enkla som: "Vad gick bra, vad gick inte bra och vad lärde vi oss?" Det hjälper ditt team att strukturera sina tankar i förväg så att de kan känna sig förberedda och redo att delta. 

• Dela din skärm under mötet (om du kan) och anteckna aktivt för att registrera varje persons feedback. På så sätt kan teamet se att deras bidrag är värdefullt. 

• Ge varje teammedlem tid att dela med sig av sin feedback under mötet. På så sätt kan du vara säker på att alla får komma till tals. 

• Avsluta mötet med att tacka teammedlemmarna för deras synpunkter. Och när du omvandlar deras feedback till konkreta punkter att göra (vi kommer till det i nästa steg) kan du skicka en uppdatering till teamet för att berätta hur du kommer att ta itu med deras problem. 

7. Skapa en översikt för förbättringar

När du har analyserat hur projektet gick är det dags att blicka framåt. Nu kan du använda en projektöversikt för att planera hur du ska förbättra och upprepa dina slutliga leverans- och hanteringsprocesser: 

1. Tänk på de slutliga testresultaten från steg ett och identifiera eventuella prioriterade problem som du vill ta itu med. Om många kunder till exempel klagar på långa laddningstider kan du prioritera ett initiativ för att förbättra webbplatsens laddningstid. 

2. Sammanställ feedbacken från intressenter och projektteamet. Leta efter gemensamma teman och markera alla punkter som du vill göra något åt. Om teammedlemmar till exempel har sagt att de inte hade tillräckligt med tid för att slutföra uppgifter kan du lägga till en punkt om att lägga till extra bufferttid i framtida projektscheman. 

3. Skapa en översikt för att planera hur och när du ska ta itu med de här punkterna. 

4. Be ditt team om feedback på din översikt och få godkännande från relevanta intressenter. 

Att skapa en översikt för framtida förbättringar säkerställer att du fortsätter att förbättra och upprepa dina slutliga leveranser och projekthanteringsprocesser. Dessutom kan du officiellt avsluta det nuvarande projektet och sedan ta itu med eventuella förbättringar i ett helt nytt initiativ. På så sätt kan du förhindra att projekt drar ut på tiden tills den slutliga leveransen är ”perfekt” (något som inte är möjligt i verkligheten).

8. Fira

Sist men inte minst, avsätt tid för att fira teamets prestationer. Att visa uppskattning är nyckeln till att bygga en stark företagskultur och främja teamsamarbete på arbetsplatsen.

Firande kan ske på många sätt, till exempel med gåvor eller kort, ett tackmeddelande, en happy hour med teamet eller till och med en ledig eftermiddag. Tänk på teamets dynamik och varje teammedlems preferenser och välj det alternativ som du tror att alla kommer att uppskatta mest. 

Avsluta med självförtroende

High five! Du har precis avslutat ditt projekt. Du har bockat av alla punkter och knutit ihop alla lösa trådar. Nu kan du gå vidare till nästa initiativ med lugnet i behåll, i vetskap om att allt är avklarat och att du har en konkret plan för nästa steg. 

Om du vill standardisera teamets avslutningsprocess kan du överväga att omvandla din projektavslutningsprocess till en anpassad projektmall. Mallar gör det möjligt att skapa en fördefinierad uppsättning steg (som en checklista) som du kan duplicera och återanvända varje gång du avslutar ett projekt.