Modelo de diagrama de projeto

Os projetos podem ser complexos, mas um diagrama ajuda a visualizar todos os elementos dinâmicos de forma simples. Para acompanhar todos os entregáveis e marcos num só local, aprenda a criar um modelo de diagrama de projeto reutilizável.

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[Interface do produto] Exemplo de projeto de lançamento de marketing de produto (cronograma)

Metas, orçamentos, marcos, planos de comunicação — dar início a um novo projeto pode ser intimidador, mesmo para os gestores de projeto mais experientes. 

Felizmente, não é preciso começar sempre do zero. Um modelo de diagrama de projeto proporciona um esquema a utilizar sempre que se inicia um novo projeto, assim você não precisa se preocupar em perder etapas e colocar o seu trabalho em risco.  

O que é um diagrama de projeto?

Um diagrama de projeto é uma representação visual do plano do projeto. Ele compila tudo o que se precisa realizar num só local e ilustra como cada entregável se enquadra no cronograma global do projeto. Também chamados de diagrama de Gantt, os diagramas de projeto são normalmente formatados como gráficos de barras horizontais. 

Os diagramas de projeto usam barras de tarefas para mapear as datas de início e prazos de cada entregável do projeto, com linhas que ligam as tarefas e ajudam a visualizar as dependências. Estes diagramas também podem incluir os principais marcos do projeto, bem como os membros da equipe responsáveis por cada tarefa. 

O que é um modelo de diagrama de projeto?

O esquema, também conhecido como modelo de diagrama de Gantt, é um guia reutilizável que lhe permite criar rapidamente um diagrama de projeto para qualquer nova iniciativa. Ele esquematiza todas as etapas necessárias para se planejar, executar e entregar um projeto. Isso significa que você não precisa começar do zero ou preocupar-se em perder etapas cruciais ao dar início a um novo projeto. O modelo lhe concede um mapa, assim tudo o que você tem de fazer é informar as especificações da sua iniciativa atual. 

Os benefícios de um modelo digital de diagrama de projeto

Como gestor de projetos, não basta ter uma planilha estática no Excel para acompanhar os resultados dos projetos; você precisa de um documento dinâmico que se atualize à medida que a sua equipe for terminando as tarefas, para que todos possam ver como o trabalho está progredindo ao longo do tempo. 

Com um modelo digital de diagrama do projeto, você gasta menos tempo atualizando a documentação e passa mais tempo trabalhando para atingir as metas do projeto. E, graças ao software de gestão de projetos, não é necessário fazer um plano e um diagrama separados; o mesmo documento exibe ambos em modos de visualização distintos.

Um modelo de diagrama de projeto concebido dentro de uma ferramenta de gestão de projetos, e não como um documento estático, permite-lhe: 

  • Visualizar o plano do projeto e armazenar as informações do projeto num só lugar.

  • Reorganizar o próprio diagrama e atualizar as datas de conclusão e os status quando as prioridades mudarem. 

  • Acompanhar o progresso do projeto em tempo real. 

  • Compartilhar facilmente o agendamento, o status e os entregáveis do projeto com as partes interessadas.

  • Evitar o trabalho duplicado, dado que o diagrama do projeto pode se replicar como um plano de projeto. 

  • Colaborar nos entregáveis do projeto no mesmo lugar em que são monitorados. 

  • Garantir que não se está esquecendo de nenhuma etapa essencial ao projeto. 

  • Anexar documentos, imagens ou planilhas relevantes. 

[Interface do produto] Exemplo de projeto de gestão de campanhas (cronograma)

O que incluir em um modelo de diagrama de projeto

Um modelo eficaz de diagrama de projeto é de fácil consulta para as partes interessadas e oferece muitos detalhes contextuais. De preferência, ele deve ter uma funcionalidade que permita às partes interessadas clicar em cada tarefa e acessar informações mais detalhadas, caso seja necessário. Desta maneira, o seu diagrama não se resume a apenas uma forma de visualizar tarefas, mas é também um núcleo central de referência em que todos podem acessar as informações-chave do projeto.

É possível criar o modelo de diagrama de projeto da seguinte forma:   

  • Divida o modelo de diagrama em seções para cada fase do projeto (início do projeto, planejamento, execução, desempenho e encerramento do projeto). Isto dá às partes interessadas uma perspectiva instantânea da fase em que se encontra o projeto no momento da consulta, bem como ajuda a sua equipe a compreender as diferentes fases do projeto e garantir que estejam atribuindo tempo suficiente a cada uma delas. 

  • Preencha as tarefas padrão que você pretende incluir em cada projeto, mas deixe espaço para entregáveis adicionais. O seu modelo deve estabelecer as etapas-chave de cada projeto, como criar um brief e definir as metas. Desta forma, o seu modelo proporciona um roteiro a seguir em cada novo projeto. Como cada iniciativa tem as suas particularidades, os membros da sua equipe podem acrescentar entregáveis conforme necessário ao usar o modelo.  

  • Mapeie as dependências entre as tarefas. Dependências são tarefas que requerem a conclusão de uma tarefa diferente. Incorporá-las ao modelo ajuda a agendar as tarefas na ordem certa, assim você evita gargalos e certifica-se de que a sua equipe tem os recursos necessários para iniciar cada tarefa. 

  • Crie marcos para momentos expressivos, como reuniões de lançamento do projeto ou dias de lançamento de produto. Os marcos dão à sua equipe pontos de controle a se ter em vista ao longo do processo de gestão do projeto, assim vocês ficam cientes de quando uma fase foi concluída ou quando uma nova fase ou atividade se iniciou. 

[Interface do produto] Exemplo de projeto de gestão de eventos (cronograma)

Recursos integrados

  • Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando chega a hora de começarem os seus próprios trabalhos. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta está disponível para execução. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

  • Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

  • Hubspot. Automatize a criação de tarefas Asana usando os HubSpot Workflows. Com os HubSpot Workflows você pode usar todos os dados de clientes no HubSpot CRM para criar processos automatizados. Esta integração permite que você entregue os trabalhos de forma integrada entre as equipes quando, por exemplo, as negociações ou tíquetes são encerrados no HubSpot.

  • Lucidchart. A integração entre Lucidchart e Asana integra perfeitamente diagramas, fluxogramas, mapas de processos e wireframes no seu projeto Asana. O contexto importante para o projeto se encontra onde você precisa: na Asana. As equipes podem acessar com facilidade todas as informações certas à medida que trabalham, sem alternar entre aplicativos diferentes.

Perguntas frequentes

Preciso de um modelo de diagrama de projeto?

O diagrama do projeto é uma ferramenta útil para visualizar a lista de tarefas e o cronograma de todo o seu projeto. Com um modelo, você pode facilmente criar um diagrama de projeto para cada nova iniciativa e garantir que você siga sempre os mesmos passos. Desta forma, você e as partes interessadas têm sempre um roteiro padronizado a seguir, para que não precisem se preocupar em perder etapas cruciais, como aprovações, testes e transferências. Isto facilita a colaboração e o alinhamento com as partes interessadas, bem como assegura que todos os projetos da sua equipe satisfazem os mesmos padrões de qualidade.

O que deve constar em um modelo de diagrama de projeto?

O modelo de diagrama de projeto servirá de esquema para cada novo projeto, sendo assim deverá incluir um conjunto de passos padronizados que você pretende que cada um dos projetos da sua equipe siga. Por exemplo, você poderia criar etapas para tarefas essenciais como o estabelecimento de metas, análise das partes interessadas, aprovações e testes. O seu modelo deve também ter um espaço onde você pode adicionar entregáveis mais específicos para cada nova iniciativa.

Como criar um modelo de diagrama de projeto?

Primeiro, determine um conjunto padronizado de etapas que cada novo projeto deve seguir. Esta é a espinha dorsal do seu modelo de gráfico de projeto. Para manter a organização, divida as tarefas em categorias, de acordo com a sua respectiva fase no projeto (como início, planejamento, execução e entrega). Depois, insira cada tarefa do projeto numa linha do tempo, de acordo com a sua data de início e fim. Você também pode incluir um espaço para monitorar informações extras, como dependências, marcos ou proprietários de tarefas.

Como usar um modelo de diagrama de projeto?

Sempre que começar um novo projeto, duplique o seu modelo e preencha os detalhes da iniciativa específica. Adicione os resultados particulares do projeto, atualize as datas de conclusão das tarefas e indique as dependências. Você também pode preencher o diagrama junto das partes interessadas para assegurar que todos estejam em sintonia em relação aos prazos, resultados e proprietários das tarefas.

Qual é a diferença entre um diagrama de projeto e um diagrama de Gantt?

Um diagrama de projeto e um diagrama de Gantt são basicamente a mesma coisa: um diagrama visual para se planejar projetos. A única diferença é que o diagrama do projeto pode ser formatado de modos diferentes, enquanto o diagrama de Gantt sempre aparece como um gráfico de barras horizontais ou colunas sobrepostas. Os gestores de projeto costumavam (e ainda costumam) criar diagramas de Gantt no Microsoft Excel, nas Planilhas Google ou como apresentações em PowerPoint. Contudo, o moderno software de gestão de projetos permite-lhe agora visualizar rapidamente os resultados do seu projeto como um diagrama de Gantt, sem todo aquele esforço de traçar você mesmo o gráfico.

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