Modelo de gestão de conhecimento

Organize conhecimentos de uma mesma forma, todas as vezes. Com um modelo de gestão de conhecimento, você se assegura de que todos os membros da equipe saibam quais são as informações importantes e como organizá-las.

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O valor de um conhecimento institucional é inestimável, mas nem sempre o tratamos como tal. Costuma ser mais fácil simplesmente fazer o trabalho do que escrever de que forma ele é realizado, até porque documentações de processos raramente são lidas. 

Os membros da sua equipe não usarão a documentação de processos todos os dias. No entanto, quando for necessário consultá-la, é essencial que os materiais estejam disponíveis, do contrário a equipe pode sair bastante prejudicada. Registrar conhecimentos de maneira proativa evita perdas de informações posteriormente. Além disso, os colegas de trabalho têm maior dificuldade de cumprir tarefas sem um núcleo de informações, processos e guias em comum. 

A gestão de conhecimento ajuda a organizar informações para tarefas específicas, equipes e departamentos. Para que isso dê certo, todos precisam administrar o conhecimento da mesma forma. Assim, ficará mais fácil para as equipes (principalmente as interdisciplinares) encontrar o que quer que estejam procurando. É aqui que entra o modelo de gestão de conhecimento.

O que é a gestão de conhecimento?

Gestão de conhecimento é o processo de adquirir, organizar, armazenar e distribuir informações. Sistemas criados com esse intuito oferecem meios de aproveitar o conhecimento de todos os indivíduos na sua empresa. Isso facilita o compartilhamento de informações a fim de identificar erros recorrentes e acessar soluções já desenvolvidas.

Após organizar tudo num banco de conhecimentos, você terá uma forma fácil de consultar como as coisas foram feitas anteriormente, o que funcionou ou não, além de métricas relevantes. Isso ajuda no planejamento estratégico, pois você poderá usar o que já sabe para planejar o futuro da sua organização. Por exemplo: é possível usar dados históricos no seu banco de conhecimentos para ajudar a desenvolver o roteiro das próximas iniciativas. 

Para que funcionem, os processos de gestão de conhecimento precisam ser bem estruturados e coordenados, e é muito mais fácil alcançar tal objetivo usando um modelo.

Modelos de gestão de conhecimento

Os modelos de gestão de conhecimento permitem registrar e consultar informações importantes. Quando o processo de gestão de conhecimento está padronizado com um mesmo formato, você tem a segurança de que as informações serão organizadas do mesmo jeito, independentemente de quem é o encarregado da tarefa. Isso reduz o risco de um membro da equipe esquecer de incluir informações importantes e proporciona um fluxo de trabalho consistente para a sua equipe seguir.

Por exemplo, se você tem um processo de gestão de conhecimento para o planejamento orçamentário da empresa, é possível salvá-lo como modelo. Dessa forma, quando um membro da equipe for utilizar o modelo para o próximo trimestre, ele dificilmente esquecerá de incluir informações ou etapas importantes. Lembre-se de também adicionar itens que vão além do orçamento, como um processo de gestão de mudanças caso o orçamento seja excedido, ou um artigo explicativo para resolver problemas no orçamento com os seus clientes.

O modelo de gestão de conhecimento é útil para você?

Quase todas as equipes podem tirar proveito de um modelo de gestão de conhecimento, mas os benefícios são ainda melhores para equipes e organizações mais numerosas. O motivo disso é que empresas de grande porte costumam ter diversas pessoas e equipes responsáveis por processos. O desenvolvimento de modelos para processos assegura que todos os indivíduos trabalhem da mesma forma, proporcionando resultados consistentes. 

O modelo de gestão de conhecimento é uma formatação para o seu processo. Por isso, não importa quem esteja encarregado deste, é possível registrar e armazenar as informações de forma sucinta e idêntica em vários departamentos, ou mesmo em toda a empresa. O modelo de gestão de conhecimento servirá como um passo a passo que indica quais itens devem ser incluídos a fim de obter um processo bem-sucedido. Por exemplo: se você precisa que certos artigos do banco de conhecimento constem em todas as seções de perguntas frequentes da área de TI, basta incluí-los no modelo.

Em suma, a criação de um modelo simplifica o compartilhamento de informações para você entender de que forma o trabalho está sendo feito, o que está funcionando (permitindo usar ou copiar tais métodos) e o que pode melhorar. Vale destacar que a gestão de conhecimento é interdisciplinar por natureza, afinal, bancos de conhecimentos existem para ajudar equipes e indivíduos a acessar informações de uso comum. Quando criados em softwares de gestão de projetos, os modelos digitais de gestão de conhecimento têm como benefício adicional facilitar o uso, acesso e compartilhamento por diversas equipes.

Como criar um modelo de gestão de conhecimento

O modelo que apresentamos conduz os usuários pelo processo de gestão de conhecimento, proporcionando autonomia. Logo, se o funcionário quiser saber como criar um banco de conhecimentos, todas as instruções e etapas já estarão disponíveis no modelo.

Para desenvolver o seu modelo, crie seções para cada área de conhecimento que você deseja incluir. Veja alguns exemplos de seções:

  • Documentos de referência relevantes: se estiver usando uma plataforma de gestão de projetos, você pode criar tarefas para cada referência e anexar o documento diretamente à tarefa. Assim, as pessoas gastarão menos tempo e esforço procurando informações.

  • Processos para equipes específicas: é possível, por exemplo, listar ou enviar o link do processo de feedback de clientes para a sua equipe de suporte. O processo pode servir como ponto de referência para todos os processos da sua equipe.

  • Seções de perguntas frequentes: tais seções podem ajudar a responder as perguntas mais comuns para que a sua equipe não perca tempo esclarecendo as mesmas dúvidas várias vezes. Isso é ainda mais útil para a TI e outras equipes que costumam trabalhar com departamentos e equipes diferentes.

  • Seção com informações de contato: identifique os membros de equipe responsáveis por cada tarefa para deixar claro quem deve ser contatado em caso de dúvidas.

Como fazer a gestão de conhecimento na Asana

A gestão de conhecimento requer coordenação. É por isso que muitas pessoas usam uma ferramenta de gestão de projetos para organizar informações. Com ela, fica mais rápido e fácil compartilhar qualquer coisa, com qualquer um, e a qualquer hora.

A Asana possibilita:

  • Atribuir as tarefas de cada seção à pessoa responsável por tomar decisões. Por exemplo: se o modelo de gestão de conhecimento é destinado à equipe de engenharia, você pode criar uma seção para a integração de novos funcionários e atribuir as tarefas pertinentes a membros do setor de RH, gerentes de pessoal e mentores de integração.

  • Coordenar várias equipes adicionando, com facilidade, diferentes membros a projetos e portfólios em comum.

  • Após definir as seções, criar tarefas e subtarefas com diretrizes e processos.

  • Desenvolver um único modelo e usá-lo quantas vezes quiser com apenas um clique no botão “Duplicar”.

Recursos integrados

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

  • Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas. 

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

  • Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

Perguntas frequentes

Para que serve o modelo de gestão de conhecimento?

Para definir um processo de gestão de conhecimento. Todos os que vierem a usar o modelo organizarão os conhecimentos de uma mesma forma. Isso possibilita criar um modelo único e consistente de gestão do conhecimento para várias equipes, departamentos ou mesmo para a organização como um todo.

Quais são os benefícios de um modelo de gestão de conhecimento?

O modelo de gestão de conhecimento assegura que todos na empresa documentem informações de um mesmo jeito. Já que você saberá como o processo funciona, será fácil acessar e organizar os trabalhos, mesmo que estes pertençam a outras equipes. A longo prazo, isso tende a diminuir o tempo gasto vasculhando informações desorganizadas.

Por que as empresas precisam de um modelo de gestão de conhecimento?

As grandes empresas são as que mais têm a se beneficiar de um modelo de gestão de conhecimento. Isso ocorre porque contam com diversas equipes trabalhando de diferentes formas e em vários departamentos. Quando cada equipe usa o seu próprio método de gestão de conhecimento, o acesso e o uso de informações interdisciplinares ficam mais difíceis. Ao criar um modelo, o processo de gestão simplifica a pesquisa e coordenação dos conhecimentos de outros setores.

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