Modelo de gestão do conhecimento

O conhecimento institucional é inestimável — mas nem sempre o tratamos dessa maneira. Geralmente é mais fácil apenas fazer o nosso trabalho sem registrar como o fazemos. Além disso, quem de fato lê a documentação do processo? 

Os membros da sua equipe não usarão a documentação de processos todos os dias. No entanto, quando for necessário consultá-la, é essencial que os materiais estejam disponíveis, do contrário a equipe pode sair bastante prejudicada. Registrar conhecimentos de maneira proativa evita perdas de informações posteriormente. Além disso, os colegas de trabalho têm maior dificuldade de cumprir tarefas sem uma fonte de informações, processos e guias em comum. 

A gestão do conhecimento ajuda a organizar informações para a sua equipe, tarefas e departamentos específicos. Para que isso funcione, o conhecimento deve ser gerido da mesma maneira por todos. Assim todas as equipes, especialmente as multidisciplinares, podem encontrar com facilidade o que precisam, evidenciando a utilidade de um modelo de gestão do conhecimento.

O que é a gestão do conhecimento?

A Gestão do conhecimento é o processo de adquirir, organizar, armazenar e distribuir informações. Os sistemas criados com esse intuito fornecem meios de aproveitar o conhecimento de todos os indivíduos na sua empresa. Isso facilita o compartilhamento de informações, permitindo a identificação de erros recorrentes e o acesso a soluções já desenvolvidas.

Depois de organizar tudo numa base de conhecimento, você terá uma forma fácil de consultar como as coisas foram feitas anteriormente, o que funcionou ou não, além de métricas relevantes. Isso facilita o planejamento estratégico, pois o conhecimento anterior pode ser usado para planejar o futuro da organização. Por exemplo: é possível usar os dados históricos da sua base de conhecimento para desenvolver o roteiro das próximas iniciativas. 

Para que funcionem, os processos de gestão do conhecimento precisam ser bem estruturados e coordenados, e é muito mais fácil alcançar tal objetivo usando um modelo.

Modelos de gestão do conhecimento

Os modelos de gestão do conhecimento facilitam o registro e a consulta de informações importantes. Um processo de gestão de conhecimento criado com base em um modelo de formato padronizado proporciona a segurança de que as informações serão organizadas da mesma maneira, independentemente do responsável pela supervisão do processo. Deste modo, o risco de um membro da equipe esquecer-se de incluir informações importantes diminui, proporcionando um fluxo de trabalho consistente a ser seguido pela equipe.

Por exemplo, quando está disponível um processo de gestão do conhecimento para o planejamento orçamentário da empresa, é possível salvá-lo como modelo. Dessa forma, quando um membro da equipe utilizar o modelo para o trimestre seguinte, será mais difícil esquecer-se de incluir as informações ou etapas importantes. Lembre-se de também adicionar outros itens além do orçamento, como um processo de gestão de mudanças caso o orçamento seja excedido, ou um artigo explicativo para resolver problemas no sistema de gestão do orçamento.

O modelo de gestão do conhecimento é útil a você?

Quase todas as equipes podem tirar proveito de um modelo de gestão do conhecimento, mas os benefícios são ainda maiores para equipes e organizações mais numerosas. A razão para tal é o maior número de pessoas e equipes responsáveis pelos processos nas empresas de grande porte. O desenvolvimento de modelos para processos assegura que todos trabalhem da mesma forma, proporcionando resultados consistentes. 

O modelo de gestão do conhecimento é um meio para formatar o seu processo. Por isso, é possível reunir e armazenar as informações de forma sucinta e idêntica em vários departamentos, ou mesmo em toda a empresa, independentemente de quem supervisiona o processo. O modelo de gestão do conhecimento funciona como um guia passo a passo para indicar os itens que devem ser incluídos a fim de obter um processo bem-sucedido. Por exemplo: se devem constar em todas as seções de perguntas frequentes da área de TI determinados artigos do banco de conhecimento, basta incluí-los no modelo.

Em suma, a criação de um modelo simplifica o compartilhamento de informações para você entender de que forma o trabalho está sendo feito, o que está funcionando (permitindo usar ou copiar tais métodos) e o que pode melhorar. Vale destacar que a gestão de conhecimento é interdisciplinar por natureza, afinal, bases de conhecimento existem para ajudar as equipes e indivíduos a acessar informações de uso comum. Quando criados em software de gestão de projetos, os modelos digitais de gestão do conhecimento têm como benefício adicional facilitar o uso, o acesso e o compartilhamento por diversas equipes.

Como criar um modelo de gestão do conhecimento

O modelo que apresentamos conduz os usuários pelo processo de gestão do conhecimento, proporcionando autonomia. Logo, se o funcionário quiser saber como criar uma base de conhecimentos, todas as instruções e etapas já estarão disponíveis no modelo.

Para desenvolver o seu modelo, crie seções para cada área de conhecimento que você deseja incluir. Veja alguns exemplos de seções:

• Documentos de referência relevantes: se estiver usando uma plataforma de gestão de projetos, você pode criar tarefas para cada referência e anexar o documento diretamente à tarefa. Assim, as pessoas gastarão menos tempo e esforço procurando informações.

• Processos para equipes específicas: é possível, por exemplo, listar ou enviar o link do processo de feedback de clientes para a equipe de suporte. O processo pode servir como ponto central de referência para todos os processos da sua equipe.

• Seções de perguntas frequentes: tais seções podem ajudar a responder as perguntas mais comuns e evitar que a equipe perca tempo esclarecendo as mesmas dúvidas diversas vezes. Isso é ainda mais útil para a TI e as equipes que interagem com diversos departamentos ou outras equipes.

• Seção com informações de contato: identifique os membros de equipe responsáveis por cada tarefa para deixar claro quem deve ser contatado em caso de dúvidas.

Como gerir o conhecimento com a Asana

A gestão do conhecimento requer coordenação. É por isso que muitas pessoas usam uma ferramenta de gestão de projetos para organizar as informações — para que possam compartilhar tudo com rapidez e facilidade, com qualquer pessoa, quando for necessário.

A Asana possibilita:

• Atribuir as tarefas de cada seção ao responsável pela tomada de decisões. Por exemplo: se o modelo de gestão de conhecimento é destinado à equipe de engenharia, é possível criar uma seção para a integração de novos funcionários e atribuir as tarefas pertinentes aos membros do setor de RH, gerentes de pessoal e mentores de integração.

• Coordenar várias equipes adicionando, com facilidade, diferentes membros a projetos e portfólios em comum.

• Após definir as seções, é possível criar tarefas e subtarefas com diretrizes e processos.

• Desenvolver um único modelo e usá-lo quantas vezes quiser com apenas um clique no botão “Duplicar”.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização em forma de grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. A visualização de lista, tal como uma lista de pendências ou uma planilha, exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para tornar visíveis os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além dos campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada fornecendo visibilidade a toda a equipe sobre o que cada um está fazendo e quais são os prazos.

• Automatização. Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo no trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser melhor utilizado em trabalho qualificado e estratégico.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá dividir as tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas. 

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem precisar marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si mesmo(a), da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana criará automaticamente uma transcrição da gravação, permitindo que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim é possível dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

Perguntas frequentes