39 termos essenciais da área de gestão de projetos

Se você está apenas começando a se familiarizar com a gestão de projetos ou quer relembrar os termos principais, compilamos uma lista de termos comuns que você pode encontrar ao gerir um projeto.

À medida que você se familiariza com esses termos, verá que compartilhar uma linguagem comum com os membros da equipe pode ajudar o seu projeto a progredir com mais facilidade. A sua equipe estará mais organizada, terá uma noção mais clara do que precisa ser feito e um roteiro mais claro de como atingir as metas.

Termos básicos da gestão de projetos

A gestão de projetos pode abranger uma ampla gama de tópicos, mas aqui estão alguns termos que são comuns à gestão de projetos, independentemente do setor em que você atua: 

1. Software de gestão de projetos 

O software de gestão de projetos é o tipo específico de software que se usa para gerir um projeto. Alguns gestores de projetos usam um software de gestão de projetos específico no seu processo de gestão de projetos, como a Asana, e outros usam um software mais generalizado para o planejamento, como o Excel. Embora o uso de um software de gestão de projetos não seja necessário para gerir um projeto, ele pode ajudar a alinhar a equipe para ser mais eficiente, economizando tempo, organizando ativos e monitorando os marcos à medida que o projeto avança.

2. Gestor de projetos

Um gestor de projetos é a pessoa responsável por garantir que um projeto transcorra sem problemas do início ao fim. Um projeto pode ter um gestor de projetos dedicado, embora, em alguns casos, a pessoa que desempenha essa função possa ter um cargo diferente. O gestor de projetos é responsável por cada etapa do projeto, desde a idealização até a conclusão, bem como pelos principais fluxos de trabalho ao longo de todo o processo.

3. Partes interessadas

Os participantes do projeto são as pessoas diretamente afetadas pelo projeto que está sendo desenvolvido. Podem ser a equipe que trabalha diretamente no projeto, equipes terciárias que precisam aprender um novo processo ou o CEO da empresa, que precisa garantir que o negócio continue a funcionar sem problemas.

4. Entregáveis

Os entregáveis são o produto ou produtos que se espera obter ao fim do projeto. Os entregáveis podem ser uma ampla gama de ativos, tanto internamente voltados para os membros da equipe quanto externamente voltados para os clientes. Alguns exemplos de entregáveis incluem um produto totalmente novo, uma apresentação de vendas, um aumento no tráfego ou uma atualização de recurso. 

5. Cronograma do projeto 

O cronograma do projeto é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a visualizar como as partes do seu plano se encaixam. Um cronograma de projeto pode ajudar a listar dependências específicas durante o processo de planejamento do projeto.

6. Dependências

Dependências são tarefas que dependem da finalização de outras tarefas antes de poderem ser executadas. Um bom exemplo disso seria a revisão jurídica. Certas tarefas, como a apresentação de uma proposta de vendas, não podem progredir até que obtenham as aprovações da equipe jurídica. Isso significa que a tarefa de apresentação da proposta de vendas depende das aprovações da equipe jurídica. 

7. Diagrama de Gantt

Um diagrama de Gantt é um tipo de gestão visual de projetos que exibe um projeto na forma de um cronograma. É uma maneira fácil de acompanhar o ciclo de vida de um projeto e estimar as datas de conclusão de certas atividades do projeto.

Os diagramas de Gantt permitem que os gestores de projeto vejam facilmente o trabalho que precisa ser feito, quem é o responsável e qual é o prazo. As tarefas são representadas por uma barra horizontal que indica a duração da iniciativa específica.

8. Gestão de recursos

A gestão de recursos consiste no processo de planejar e programar os recursos que você precisa usar para qualquer projeto. Isso é diferente da alocação de recursos, porque você está planejando ativamente onde e quando usar os recursos definidos que orçou para um projeto.

Termos de planejamento de gestão de projetos

Você encontrará uma variedade de termos durante o processo de planejamento do projeto. Aqui estão os mais importantes:

9. Orçamento do projeto

O orçamento do projeto é a quantidade definida de recursos que você pode usar para um projeto específico. O orçamento do projeto pode ser definido em horas, como no mundo das agências, ou em valor monetário. 

10. Plano de projeto

Um plano de projeto (ou plano de gestão de projetos) é um mapa detalhado de todos os elementos que a equipe precisa realizar para atingir as metas do projeto. Os planos de projeto são importantes porque preparam o terreno para todo o projeto. Esse plano de gestão de projetos orienta cada pessoa que trabalha na equipe para ajudar a manter a responsabilidade. O plano do projeto é o principal ponto de referência para todos os membros da equipe envolvidos. Se houver alguma dúvida, o plano do projeto é a fonte de informações.

11. Objetivos do projeto 

Um objetivo de projeto é a meta que você se propõe a alcançar até o final de um projeto específico. É a razão principal pela qual um projeto está acontecendo. Um objetivo de projeto pode ser um ativo acabado tangível, como um novo produto, ou pode ser uma meta específica que se deseja alcançar, como aumentar em 300 % o número de seguidores nas redes sociais. 

12. Indicadores-chave de desempenho (KPI)

Um indicador-chave de desempenho (KPI) é uma métrica que mostra como a sua equipe está progredindo em direção a uma meta ou objetivos de projeto específicos. 

Os KPIs são uma maneira fácil de acompanhar o desempenho do projeto. Um profissional de marketing por e-mail pode ter uma meta definida para aumentar as taxas de abertura de e-mails, e o KPI que ele acompanha seria a porcentagem média de taxa de abertura de todos os e-mails de marketing enviados naquele trimestre. 

13. Escopo do projeto 

O escopo do projeto identifica claramente as metas, os prazos e os entregáveis que um projeto deve concluir em um período específico. Definir o escopo do projeto com antecedência pode ajudar os membros da equipe a administrar individualmente o seu tempo, e as partes interessadas saberão quando esperar mudanças à medida que o projeto avança. 

14. Desvio de escopo

Os desvios de escopo ocorrem quando as tarefas e os entregáveis começam a exceder o escopo do projeto definido pelo gestor do projeto. Embora o desvio de escopo não seja algo intrinsecamente ruim, ele pode alterar drasticamente o tempo necessário para concluir um projeto se não for monitorado e gerido com cuidado. 

15. Caso de negócios

Um caso de negócios é um tipo de documento que destaca os benefícios que a sua empresa obterá se realizar uma iniciativa comercial específica. Por exemplo, você pode criar um caso de negócios para aumentar o número de funcionários da sua equipe ou para escolher um novo software de gestão do trabalho.

16. Termo de abertura de projeto 

Um termo de abertura de projeto é um documento que destaca os principais objetivos, o escopo e as principais responsabilidades do projeto. Os termos de abertura de projeto são uma maneira de as principais partes interessadas obterem uma visão geral de alto nível do trabalho que será realizado antes de aprovar o projeto. Os termos de abertura de projeto são frequentemente usados para persuadir os principais participantes a aprovar um projeto.

17. Reunião inicial

Uma reunião inicial é uma oportunidade para reunir todos os participantes de um projeto específico e garantir que todos estejam alinhados ao plano do projeto. Ela permite que os membros da equipe façam perguntas e garante que todos os envolvidos no projeto tenham a oportunidade de expressar as suas opiniões. 

18. Alocação de recursos

A alocação de recursos é o processo de identificar exatamente quantos recursos você pode usar para um determinado projeto. Um recurso pode ser:

• Tempo

• Orçamento

• Membros da equipe

• Equipamentos

• Software

19. Plano de contingência

Um plano de contingência é um plano estabelecido para o caso de o plano original não funcionar muito bem. Um plano de contingência é um plano B predefinido na gestão de projetos. Os planos de contingência são frequentemente usados para projetos e iniciativas maiores e mais complexos, a fim de garantir que tudo corra bem, mesmo que haja um pequeno contratempo no processo de execução. 

Termos da metodologia de gestão de projetos

O processo de gestão de projetos pode variar dependendo do setor em que você atua ou do tamanho da sua equipe. Nenhum projeto é igual, e é por isso que existem diferentes tipos de processos de gestão de projetos. As metodologias de gestão de projetos mais comuns incluem:

20. Ágil

A metodologia ágil é uma forma iterativa de gestão de projetos. As equipes de desenvolvimento de software geralmente usam a metodologia ágil, já que as necessidades dos seus projetos podem mudar muito rapidamente. Em vez de trabalhar em uma grande parte do trabalho, a metodologia Ágil se concentra em incrementos menores para que o trabalho possa mudar rapidamente para uma estratégia diferente, se necessário. Isso garante que as alterações feitas no produto estejam focadas no que é melhor para o usuário final.

21. Modelo em cascata

A gestão de projetos em cascata é uma forma linear de gestão de projetos em que cada etapa do projeto depende da etapa anterior. O modelo em cascata geralmente envolve uma grande quantidade de planejamento antes do início da execução, para garantir que todas as dependências sejam contabilizadas. O modelo em cascata é frequentemente visualizado em um diagrama de Gantt.

22. Kanban 

O Kanban é uma forma de gestão visual de projetos frequentemente representada por quadros Kanban. Em um quadro Kanban, o trabalho é exibido como um quadro de projetos organizado por colunas, com cada tarefa sendo um “cartão” na coluna apropriada. As colunas geralmente representam um estágio do trabalho, e os cartões são “puxados” de um backlog à medida que avançam para o próximo estágio do processo. 

23. Scrum

O Scrum é um subconjunto da metodologia Agile em que as equipes aprendem sobre experiências passadas para influenciar as próximas etapas do projeto. Em uma equipe Scrum, há um indivíduo, conhecido como mestre do Scrum, que ajuda a guiar as equipes em cada uma das etapas do Scrum. 

Há quatro estágios comuns na metodologia Scrum:

• Planejamento

• Execução

• Revisão

• Retrospectiva

24. Processo iterativo

Na gestão de projetos, um processo iterativo é aquele que muda continuamente à medida que o projeto avança. Muitas vezes organizados por períodos de tempo ou sprints específicos, os processos iterativos envolvem períodos de reflexão para analisar o que foi feito e ver o que pode ser alterado para a próxima iteração.

25. Gestão de portfólios (GPP)

A gestão de portfólios de projetos (GPP) é o processo de criação de um portfólio centralizado de muitos projetos diferentes. Isso permite obter mais informações sobre alguns projetos diferentes para ver como o trabalho diário da equipe se conecta às metas de negócios.

26. Gestão do valor agregado

A gestão do valor agregado é uma forma de os gestores de projeto acompanharem o trabalho concluído em relação ao plano de projeto previsto. É possível calcular o valor agregado multiplicando a porcentagem de conclusão de um projeto pelo custo total do orçamento do projeto para ver o valor agregado do projeto. Este processo pode ajudar a monitorar o orçamento e o cronograma do projeto.

27. Projetos em ambientes controlados (PRINCE2)

O PRINCE2 é uma metodologia de gestão de projetos baseada em processos que se concentra na estrutura da equipe de gestão de projetos e na justificativa de negócios do projeto. 

O processo PRINCE2 é composto de sete etapas principais:

1. Iniciar o projeto

2. Iniciar o projeto

3. Direcionar o projeto

4. Controlar as etapas

5. Gerir a entrega do produto

6. Gerir a divisão de fases

7. Encerrar o projeto

Siglas comuns de gestão de projetos que você deve conhecer

Ao se aprofundar na gestão de projetos, você encontrará uma série de siglas, incluindo: 

28. Profissional de gestão de projetos (PMP)

Um profissional de gestão de projetos (PMP) é qualquer pessoa que trabalhe na profissão de gestão de projetos. Você não precisa necessariamente ter o título de gestor de projetos para ser considerado um profissional de gestão de projetos.

29. Project Management Institute (PMI, Instituto de gestão de projetos)

O Project Management Institute é uma organização profissional dedicada exclusivamente à gestão de projetos. O Project Management Institute oferece certificações e aulas para aqueles interessados em seguir uma carreira em gestão de projetos. 

30. Conhecimento em Gestão de Projetos (PMBOK®)

O Project Management Body of Knowledge é um conjunto de terminologia e diretrizes padrão estabelecidas pelo Project Management Institute. O Guia PMBOK® abrange metodologias de gestão de projetos, como o método do caminho crítico (CPM) e a estrutura analítica do projeto (EAP). 

31. Associado certificado em gestão de projetos (CAPM)

O título CAPM é uma certificação que você pode receber do Project Management Institute. É uma certificação de nível básico projetada para pessoas com menos experiência de trabalho.

32. Declaração de trabalho (SOW)

Uma declaração de trabalho é um documento formal que descreve os requisitos específicos do projeto. Ela descreve claramente as atividades, os entregáveis e o cronograma do projeto. Ela é frequentemente usada quando uma agência ou contratado está fornecendo trabalho para um cliente, a fim de garantir que todos estejam em sintonia sobre o trabalho que precisa ser feito.

33. Gestão de processos corporativos (BPM)

A gestão de processos corporativos é a prática de usar vários métodos para melhorar, otimizar e automatizar os processos corporativos. Este termo abrange uma ampla gama de estratégias diferentes, mas é mais comumente usado para simplificar ou automatizar fluxos de trabalho. 

34. Método do caminho crítico (CPM)

O método do caminho crítico (CPM, na sigla em inglês) é uma ferramenta de modelagem de gestão de projetos. O gestor de projetos lista todo o trabalho do projeto que precisa ser concluído, o tempo estimado e as dependências de cada uma dessas tarefas. Em seguida, o projeto é medido do início ao fim para visualizar todo o processo em um grande cronograma. 

35. Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT)

A técnica de avaliação e revisão de programas é usada para identificar e calcular o tempo necessário para concluir uma tarefa ou atividade específica. Um gráfico PERT é um fluxograma que representa as etapas que precisam ser concluídas na sequência necessária, em combinação com os requisitos de tempo. Quando um diagrama PERT não está disponível, um diagrama de Gantt é usado. 

36. Estrutura analítica do projeto (EAP)

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) é um plano de projeto condensado e organizado em uma hierarquia visual. Isso significa que ela contém elementos-chave de um plano de projeto, como objetivos, entregáveis, cronogramas e principais partes interessadas. Os gestores de projeto usam essas estruturas analíticas do projeto para visualizar os projetos e os entregáveis relacionados às dependências. 

37. Análise SWOT

Uma análise SWOT é uma ferramenta de tomada de decisão que pode ajudar a identificar os principais aspectos do seu projeto. SWOT é uma sigla inglesa que significa:

• Strengths (Forças)

• Fraquezas

• Oportunidades

• Ameaças

38. RACI

Um gráfico RACI é uma forma de identificar as funções e responsabilidades das equipes do seu projeto referentes a qualquer tarefa, marco ou entregável do projeto. Os gráficos RACI também são comumente conhecidos como matriz de responsabilidades. RACI significa:

• Responsible (responsável)

• Accountable (prestador de contas)

• Consulted (consultado)

• Informed (informado)

39. Metas SMART

SMART é uma sigla em inglês que ajuda a estabelecer metas inteligentes, ou seja, claras e alcançáveis. SMART significa:

• Specific (específico)

• Measurable (Mensurável)

• Achievable (Alcançáveis)

• Realistic (Realista)

• Time-bound (sujeitos a prazos)

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