Szablon do szacowania projektu

„Ile będzie nas to kosztować?”

Prezentując projekt lub prowadząc jego realizację, zazwyczaj słyszy się to pytanie, a także szereg innych dotyczących zasobów, jakie będą potrzebne do realizacji projektu oraz tego, jak długo potrwa sam projekt. Bez właściwego przygotowania, odpowiedzi na te pytania mogą przypominać strzelanie na oślep, zwłaszcza na wstępnym etapie planowania. 

Szacowanie projektu może przypominać zgadywanie, ale wcale nie musi tak być. Przecież to właśnie precyzyjne szacunki są podstawą sukcesu projektu (w połączeniu z odpowiednim zarządzaniem oczekiwaniami interesariuszy). Może w tym pomóc szablon do szacowania projektu.

Czym jest szacowanie projektu?

Szacowanie projektu to ocenianie czasu, kosztów i zasobów potrzebnych do zrealizowania projektu. Sprawny proces szacowania stanowi część dobrej strategii zarządzania zasobami i zazwyczaj odbywa się na wstępnym etapie planowania projektu.

Sporządzenie precyzyjnych szacunków może pomóc zarówno Tobie, jak i Twoim interesariuszom, zrozumieć jeszcze przed rozpoczęciem projektu, czego wymagać będzie jego realizacja. Dzięki temu możesz mieć pewność, że dysponujesz wszystkim, czego potrzeba do pomyślnej realizacji i ukończenia projektu – od odpowiednich zasobów po prawidłowy budżet projektu. Oprócz tego precyzyjne szacunki pomagają pogodzić oczekiwania wszystkich zaangażowanych stron, redukując ewentualne nieporozumienia. 

Czym jest szablon do szacowania projektu?

Szablon do szacowania projektu to zasób do wielokrotnego wykorzystania do sporządzenia precyzyjnych szacunków na początku procesu planowania projektu. Szablony do szacowania projektu służą jako przewodnik w procesie tworzenia dokładnych szacunków. Musisz jedynie skopiować szablon i uzupełnić informacje odpowiednie dla Twojego konkretnego projektu. 

Możliwość skopiowania szablonów szacowania projektu i ponownego ich wykorzystania umożliwia standaryzację procesu szacowania projektu. Dzięki szablonowi możesz mieć pewność, że niezależnie od projektu do sporządzania szacunków używasz zawsze tych samych zmiennych. 

Z tego artykułu dowiesz się, jak używać szablonu tego typu oraz dlaczego korzystanie z niego może stać się Twoim ulubionym etapem procesu planowania projektu. 

Dlaczego warto korzystać z szablonu szacowania projektu? 

Projekty nie są statyczne. To dynamiczne procesy, które zmieniają się w miarę upływu czasu. Żaden projekt nigdy nie ma charakteru ostatecznego, dlatego oszacowanie na wstępnym etapie planowania niezbędnych zasobów, kosztów oraz czasu potrzebnego do jego realizacji może pomóc zespołowi utrzymać pracę na właściwych torach, poradzić sobie z oczekiwaniami interesariuszy i ograniczyć ryzyko.

Statyczne szablony szacowania, jak te utworzone w Excelu i Arkuszach Google, oferują tylko podstawowe funkcjonalności. Można do nich wpisać szacowane koszty oraz czas realizacji i w ten sposób przeprowadzić podstawowe szacowanie projektu. I to by było na tyle. Oprócz tego w narzędziach tego typu bardzo łatwo jest przypadkowo nadpisać pliki, narażając się na ryzyko utraty prawidłowej wersji. 

Aby precyzyjnie (i łatwo) tworzyć szacunki dotyczące projektu, potrzebne jest narzędzie, które działa tam, gdzie wykonujesz swoją pracę. Tworząc szablon szacowania projektu w cyfrowym narzędziu do zarządzania projektami, możesz zredukować czas, który spędzasz na przełączaniu się między narzędziami, i mieć pewność, że Twój zespół ma dostęp do wszystkich informacji dotyczących projektu w miejscu, gdzie toczy się praca. 

Wśród innych korzyści płynących z korzystania z cyfrowego szablonu do szacowania projektu można wymienić:

• przegląd wszystkich zasobów koniecznych do ukończenia projektu, w tym niezbędnych członków zespołu, wyceny kosztów, a także całościowego zakresu projektu lub wymiaru godzin, 

• możliwość komunikacji i współpracy bezpośrednio w narzędziu – oznaczaj członków zespołu, aby uzyskać ich akceptację, załączaj odpowiednie dokumenty i przydzielaj zadania członkom zespołu dokładnie tam, gdzie odbywa się szacowanie, 

• uzyskanie aprobaty wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy już na wczesnym etapie, a także określenie oczekiwań wobec projektu, aby każdy miał co do nich takie samo wyobrażenie w chwili rozpoczęcia realizacji projektu,

• wykorzystanie szablonu szacowania projektu jako luźnej osi czasu projektu, aby na wstępnym etapie planowania projektu określić jego czas trwania, 

• łatwe kopiowanie szablonu do wykorzystania w podobnych projektach w przyszłości, oszczędność czasu, który należałoby poświęcić na ponowne wykonanie prac przygotowawczych, a także utworzenie ustandaryzowanego procesu szacowania zasobów w projekcie,

• określenie niezbędnych zasobów w przypadku realizacji projektu wewnętrznego lub wycena i oszacowanie kosztów usług do zlecenia na zewnątrz, 

• możliwość skorzystania z szablonu do porównania kosztów szacowanych i rzeczywistych po zakończeniu projektu.

Co powinien zawierać szablon do szacowania projektu 

Każde szacowanie projektu jest inne, co oznacza, że należy je dostosowywać do konkretnego projektu. Nie ma w tym nic złego. Twój podstawowy szablon szacowania projektu będzie rozwiązaniem ramowym, do wykorzystania przy podobnych projektach. Zatem najważniejsze jest, aby w szablonie zawrzeć podstawowe informacje, które będzie można skalować w zależności od projektu. 

W podstawowej wersji szablon szacowania projektu powinien zawierać następujące informacje:

• informacje dotyczące zasobów w projekcie, takie jak szczegółowy opis tego, jakich zasobów potrzebujesz, 

• ogólny koszt zasobów, obejmujący takie zmienne jak: koszty pracy, stawki godzinowe i szacowana liczba godzin,

• szacowaną datę rozpoczęcia i zakończenia projektu powiązaną z każdym zasobem, np. czas potrzebny do wytworzenia produktu końcowego,

• całkowity koszt projektu, w którym ujęte zostaną wszystkie wydatki.

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

Jak korzystać z szablonu do szacowania projektu

Po utworzeniu podstawowej wersji szablonu możesz łatwo go kopiować i wykorzystywać jako wzór w kolejnych projektach. Oto, jak to zrobić:

1. Utwórz główną listę wszystkich kosztów związanych z Twoim projektem. We wstępnej fazie planowania projektu, zorganizuj spotkanie z członkami Twojego zespołu, a także interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi, aby omówić zasoby, jakie będą potrzebne do pomyślnej realizacji projektu. 

2. Dodaj do szablonu szacowania projektu wszystkie niezbędne zasoby, w stosownych przypadkach dzieląc je na kategorie (np. według fazy projektu). 

3. Wprowadź do szablonu dodatkowe informacje, takie jak wymagana liczba godzin, rodzaj zasobu oraz całkowity koszt zasobu. 

4. Skalkuluj całkowity koszt projektu, a także czas jego trwania i niezbędne zasoby, przyjmując powyższe informacje jako podstawę wyliczeń.

5. Ponownie spotkaj się z zespołem i interesariuszami , aby omówić projekt i jego koszty. 

6. Rozpocznij realizację projektu lub nanieś konieczne poprawki. 

Często zadawane pytania