6 technik precyzyjnego szacowania projektu

Kiedy gotujesz obiad dla rodziny, masz do czynienia z grupą głodnych osób, które zastanawiają się, kiedy nadejdzie czas na jedzenie. Wiesz, że musisz przygotować warzywa, rozgrzać piekarnik i nakryć do stołu. Jak dokładnie określić, ile czasu trzeba poczekać?

Oszacowanie, ile czasu zajmie ukończone zadanie, jest istotną częścią zarówno przygotowania kolacji, jak i zarządzania projektem. W obu przypadkach potrzebne są dokładne informacje i komunikacja z interesariuszami – im dokładniejsze szacunki, tym bardziej zadowoleni będą interesariusze.

Czym jest szacowanie projektu?

Szacowanie projektu to świadome przewidywanie czasu, kosztów i zasobów, których projekt będzie potrzebował od początku do końca. Większość szacunków projektowych wykorzystuje informacje z przeszłości, aby dokonać świadomej prognozy. Informacje te mogą obejmować na przykład osie czasu i budżety podobnych projektów, wcześniejsze doświadczenia w szacowaniu projektów oraz wcześniejsze wymagania interesariuszy.

Zarządzanie interesariuszami i gromadzenie wymagań to niezwykle ważne elementy szacowania projektu, ponieważ musisz dokładnie wiedzieć, jakie wymagania są niezbędne do ukończone projektu. Na przykład, czy interesariusze potrzebują wyniku końcowego do określonej daty? Czy istnieją jakieś ograniczenia lub wymagania, które należy spełnić, aby projekt zakończył się sukcesem? Wszystkie te informacje mogą pomóc w stworzeniu dokładnego oszacowania projektu. 

Szacowanie projektu jest ważne dla kierowników projektów, ponieważ pomaga ustalić zakres projektu. Zakres projektu pomaga członkom zespołu projektowego zrozumieć, jakie produkty końcowe należy dostarczyć, kto pracuje nad jakimi zadaniami i jakie są terminy. 

Jak precyzyjnie oszacować projekt

Proces szacowania rozpoczyna się od tego samego narzędzia: trójkąta projektu. Trójkąt projektu składa się z trzech głównych zmiennych:

• Koszt

• Zakres

• Czas

Chodzi o to, że każdy projekt wymaga idealnej równowagi wszystkich trzech zmiennych. Jeśli musisz zwiększyć jedną część trójkąta, coś innego musi się zmienić, aby projekt pozostał zrównoważony. Na przykład, jeśli zwiększy się zakres projektu, często koszt lub czas również muszą wzrosnąć. Jeśli czas realizacji projektu skróci się, należy zwiększyć zakres lub koszt, aby zachować równowagę.

Trójkąt projektu jest ważną częścią procesu szacowania projektu. Ze względu na zależność między tymi trzema zmiennymi możesz dokładnie oszacować trzecią zmienną, jeśli masz wystarczająco dużo informacji na temat pozostałych dwóch. 

6 popularnych metod szacowania projektu

Jeśli nie możesz oszacować projektu za pomocą trójkąta projektu, wypróbuj tych sześć dodatkowych technik szacowania. Pozwolą Ci one uzyskać wystarczającą ilość informacji, aby dokonać dokładnego oszacowania. 

1. Szacowanie odgórne

Strategia szacowania od ogółu do szczegółu polega na oszacowaniu całkowitego czasu realizacji projektu, a następnie podzieleniu go na mniejsze fazy i zadania na podstawie tego szacunkowego czasu. Ta technika szacowania jest powszechnie stosowana w połączeniu ze strukturą podziału pracy (WBS). Strategia WBS pomaga podzielić większe produkty końcowe na mniejsze podzadania. 

Szacowanie od ogółu do szczegółu w praktyce

Jeśli projekt jest jak pizza, to szacowanie od ogółu do szczegółu to dzielenie pizzy na mniejsze kawałki.

Jeśli Twój zespół ma rok na ukończenie projektu, weźmiesz pod uwagę roczną oś czasu i podzielisz projekt na różne części z kluczowymi kamieniami milowymi. Na przykład zespół ds. rozwoju produktu ma wprowadzić nowy produkt na rynek w ciągu jednego roku kalendarzowego. Kierownik projektu wyznaczy kluczowe kamienie milowe, takie jak ukończenie makiety produktu, wersja alfa, testy produktu i ostateczna data premiery w tym roku kalendarzowym. 

Korzystając z analogii do pizzy, każda sekcja projektu to „kawałek”, a cały projekt od początku do końca to cała pizza.

2. Szacowanie oddolne

Szacowanie oddolne jest przeciwieństwem szacowania odgórnego. Zamiast wiedzieć, jak długo potrwa projekt, a następnie podzielić go na mniejsze zadania, szacowanie oddolne sprawdza, jak długo potrwa każde mniejsze zadanie i dodaje je do siebie, aby oszacować ostateczny termin realizacji projektu. 

Ta technika jest podobna do metody ścieżki krytycznej. Główna różnica między nimi polega na tym, że szacowanie oddolne uwzględnia każde zadanie, które wymaga projektu, podczas gdy metoda ścieżki krytycznej uwzględnia tylko podstawowe zadania, które należy ukończyć.

Szacowanie oddolne w praktyce

Wracając do poprzedniej analogii z pizzą, szacowanie oddolne polega na zsumowaniu wszystkich kawałków pizzy, aby dowiedzieć się, jak duża jest cała pizza. 

Masz za zadanie stworzyć stronę marketingową dla sklepu internetowego, a klient chce wiedzieć, ile to potrwa. Jako kierownik projektu wymieniasz wszystkie zadania niezbędne do ukończenia projektu, a następnie sumujesz szacowany czas każdego zadania, aby uzyskać ostateczną szacunkową oś czasu dla klienta.

3. Szacowanie trójpunktowe

Szacowanie trzypunktowe może sprawić, że szacowanie oddolne będzie dokładniejsze. Ta technika przyjmuje średnią z trzech różnych wariantów szacowania oddolnego: najbardziej optymistycznego, najbardziej pesymistycznego i najbardziej prawdopodobnego, aby uzyskać ostateczny szacunkowy czas realizacji projektu. Te trzy szacunki można znaleźć za pomocą wykresu PERT.

Na przykład zespół może mieć trzy szacunki dotyczące swojego projektu: 10 dni dla najbardziej optymistycznej osi czasu, 14 dni dla prawdopodobnego wyniku i 30 dni dla najbardziej pesymistycznego wyniku. Średnia z tych osi czasu wynosi około 21 dni. 

4. Analogie

Szacowanie analogiczne polega na analizie poprzednich projektów i identyfikacji szczegółów, które są podobne do bieżącego projektu. Informacje z poprzednich projektów są następnie stosowane do bieżącego projektu. Następnie, na podstawie podobieństw i różnic, kierownik projektu szacuje koszt, zakres i czas bieżącego projektu. 

Na przykład zespół programistów może mieć za zadanie zaktualizowanie strony internetowej o nowy produkt. Może przyjrzeć się ostatniej aktualizacji strony internetowej produktu i wykorzystać te informacje do oszacowania osi czasu dla tego projektu.

5. Szacowanie parametryczne

Szacowanie parametryczne wykorzystuje dane historyczne z poprzednich projektów do oszacowania dowolnej części projektu, w tym zasobów, budżetu, sprzętu i osi czasu projektu. Szacowanie parametryczne jest często stosowane w połączeniu z szacowaniem analogowym, aby uzyskać dokładniejsze oszacowanie. Dzieje się tak, ponieważ uwzględnia zarówno dane historyczne, jak i doświadczenie, aby stworzyć dokładniejsze oszacowanie. 

Załóżmy, że jesteś kierownikiem projektu IT, a Twoim zadaniem jest zainstalowanie określonego oprogramowania na 150 różnych urządzeniach. Wiesz, że instalacja na jednym urządzeniu zajmuje około 10 minut. Aby oszacować, ile czasu zajmie cały proces, pomnóż ten czas przez 150. 

6. Szacowanie oparte na wiedzy specjalistycznej

Ta metoda szacowania opiera się w całości na doświadczeniu kierownika projektu. Bardzo doświadczeni kierownicy projektów mogą wiedzieć, jak długo potrwa konkretny rodzaj projektu, ponieważ wielokrotnie ukończyli podobne projekty. Jeśli zastanawiasz się nad wykorzystaniem szacowania opartego na wiedzy specjalistycznej, najlepiej omówić to z kimś, kto jest ekspertem w swojej dziedzinie. W przeciwnym razie najlepiej użyć tej techniki w połączeniu z innymi metodami szacowania.

Na przykład projektant stron internetowych mógł rozpocząć tworzenie stron internetowych na początku XXI wieku. Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu będzie dokładnie wiedział, ile czasu zajmie zbudowanie prostej strony internetowej, na podstawie wszystkich stron, które ukończył wcześniej. 

Dlaczego szacowanie jest ważne w zarządzaniu projektami

Szacowanie jest niezbędną częścią procesu planowania projektu. Szacowanie projektu może przynieść korzyści w niemal każdym rodzaju projektu, od projektów Agile po bardziej liniowe projekty kaskadowe. Oto dlaczego.

Szacunki utrzymują zespół na właściwych torach

Jednym z powszechnych sposobów, w jaki kierownicy projektów dbają o płynne prowadzenie projektów, jest upewnianie się, że ich zespoły jak najdokładniej dopasowują się do szacunków. Ponieważ dokładnie wiedzą, ile czasu, budżetu i zasobów mają do dyspozycji na dany etap projektu, są w stanie pomóc zespołowi utrzymać się w tych granicach.

Kiedy kierownicy projektów, członkowie zespołu i interesariusze są świadomi szacunków projektu, wszyscy mogą rozliczać się nawzajem. Aby tak się stało, udostępnij szacunki dotyczące projektu w jednym centralnym miejscu, takim jak cyfrowe oprogramowanie do zarządzania projektami. 

Wymaga planu projektu przed rozpoczęciem projektu

Aby dokonać dokładnego oszacowania projektu, kierownik projektu musi najpierw zidentyfikować kluczowe zadania, które należy ukończyć przed faktycznym rozpoczęciem projektu. Oznacza to, że kierownik projektu musi jasno określić ścieżkę krytyczną i główne zależności przed rozpoczęciem projektu. Ustalenie ścieżki krytycznej zapewnia również ogólny przegląd zadań, które należy wykonać, oraz zasobów potrzebnych do ich ukończenia.

Posiadanie wszystkich tych informacji przed rozpoczęciem projektu może pomóc uniknąć nieporozumień. Jeśli członek projektu ma pytania lub nie jest pewien, co będzie dalej, może odwołać się do planu projektu, który został ustalony na etapie szacowania. 

Pomaga ograniczyć ryzyko

Szacunki mogą pomagają kierownikom projektów ograniczać ryzyko w miarę postępu projektu. Ustalenie jasnej osi czasu przed rozpoczęciem projektu jest dobrym sposobem dla zespołu na odniesienie się do osi czasu i budżetu projektu. Aby ograniczyć ryzyko, dodaj do planu projektu trochę dodatkowego czasu, budżetu i zasobów, aby zapobiec przekroczeniu terminu lub ograniczeń budżetowych.

Jeśli Twój zespół napotka problemy, szybko zanotuj je wraz z rozwiązaniami w dzienniku problemów i pomóż zespołowi wrócić do planu utworzonego podczas procesu szacowania. Szacowanie projektu i ścieżka krytyczna mogą być używane łącznie jako punkt odniesienia, dzięki czemu zespół projektowy rozumie, na jakim etapie procesu projektowego się znajduje.