Modello di registro del lavoro

È facile perdere la cognizione del tempo. Metti tutte le tue energie nel lavoro e non ti rendi conto che le ore passano. Il tempo vola e la giornata sta già volgendo al termine. Utilizza un modello di registro del lavoro per monitorare e comprendere quanto tempo dedichi alle tue attività quotidiane.

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È capitato a tutti di fissare l'orologio alla fine della giornata lavorativa, rendersi conto che il tempo è volato e chiedersi cosa avessimo realizzato. Tra riunioni, richieste ad hoc e lavoro improduttivo, è facile perdere la cognizione del tempo. Capire come lo impieghi, se in modo proficuo o meno, è il primo passo per creare un flusso di lavoro produttivo.

È qui che tornano utili i modelli di registro del lavoro.

Cos'è un registro del lavoro?

Perdere la cognizione del tempo è un problema: porta a scadenze mancate e a un sovraccarico di lavoro. Senza sapere cos'è che fa perdere tempo, può essere piuttosto difficile trovare una soluzione. È qui che arrivano in soccorso i registri del lavoro. 

Un registro del lavoro è un documento che riporta tutte le attività portate a termine e il tempo impiegato. I registri del lavoro sono organizzati cronologicamente per blocchi di tempo, il che ti consente di visualizzare rapidamente la quantità di tempo impiegato per le cose da fare, dalle riunioni ai momenti ad alta concentrazione. Fornendoti visibilità su come impieghi il tempo, i registri del lavoro ti aiutano a riprendere il controllo della tua giornata, in modo da lavorare in modo efficiente. 

Cos'è un modello di registro del lavoro?

Un modello di registro del lavoro (noto anche come modello di registro delle ore) è uno strumento per monitorare come impieghi le ore lavorative. Puoi precompilarlo con etichette personalizzate che descrivono il tuo lavoro, come, ad esempio, la priorità e lo stato delle attività, se un'attività è fatturabile o meno e altro ancora. 

Come valore aggiunto, i modelli di registro del lavoro sono duplicabili, il che significa che una volta creato il tuo primo modello, puoi usarlo tutte le volte che vuoi. Devi solo accedere e metterti a lavorare. 

Vantaggi di un registro del lavoro digitale

Certo, puoi monitorare il tempo su un foglio di lavoro, una scheda attività stampabile o un foglio Excel. Sono metodi vecchio stampo, ma non sono efficaci. Le schede attività stampabili sono limitate a un formato prestabilito e spesso non tengono conto del tuo modo di lavorare. I modelli di Excel sono un po' più funzionali, ma mancano di flessibilità e sono meno personalizzabili. Inoltre, hai davvero bisogno di un altro foglio di calcolo Excel nella tua vita? 

I registri del lavoro digitali, al contrario, sono personalizzabili, dinamici e duplicabili. Ti offrono visibilità immediata su come stai usando il tuo tempo, con funzioni utili come blocchi di tempo personalizzati e campi di stato della priorità codificati a colori. Non perdere ulteriore tempo scegliendo un registro del lavoro che non ti aiuta. Utilizzando un registro del lavoro digitale in uno strumento di gestione dei progetti, puoi: 

  • monitorare come impieghi il tempo ogni giorno 

  • identificare le attività che ti fanno perdere tempo e trovare soluzioni per migliorare

  • ridurre le attività superflue

  • guadagnare in produttività e lavorare in modo più efficiente

  • eliminare le perdite di tempo e le attività a basso valore aggiunto

  • individuare le aree che ti portano via troppo tempo

  • fatturare le ore in modo accurato 

  • aumentare l'efficienza dei progetti

  • perfezionare i flussi di lavoro 

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Come creare un modello di registro del lavoro digitale

Ora che sai cos'è un modello di registro del lavoro digitale e perché dovresti usarlo, vediamo più a fondo come puoi impostarne uno per massimizzare la produttività. 

1. Inizia aggiungendo tutte le attività della giornata nella parte superiore del registro del lavoro. 

Innanzitutto, crea una sezione con tutto ciò che prevedi di fare quel giorno, come riunioni in programma, piccole attività da svolgere subito e cose da fare più impegnative che devi portare a termine. Per assegnare la priorità in maniera consona al tuo lavoro, aggiungi etichette per priorità, tipo di fatturazione, stato e impegno. 

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di registro del lavoro non completato su Asana (vista Elenco)

2. Crea una sezione "Attività completate" con blocchi di tempo per la giornata.

La sezione "Attività completate" è dove monitori le cose da fare mentre ci lavori e le porti a termine. All'inizio, sarà vuota e si riempirà durante il giorno. In questa sezione, includi i blocchi di tempo, ossia gli intervalli di tempo durante i quali completi le attività e svolgi il lavoro. Ti consigliamo di suddividere la giornata in blocchi di un'ora o di mezz'ora e di adattarli via via che procedi.

3. Registra le tue attività man mano che le completi.

Quando porti a termine un'attività della sezione delle cose da fare nella giornata, registrala nella sezione delle attività completate indicando anche il tempo impiegato. Ad esempio, se inizi la giornata controllando le email dalle 8:00 alle 9:00, riporta "Controllato email" nella sezione delle attività completate nel blocco di tempo dalle 8:00 alle 9:00. Non preoccuparti se il tempo impiegato non corrisponde esattamente ai blocchi di tempo che hai impostato: ti basta adeguarli mentre lavori.

4. Monitora il tempo dedicato alle questioni personali. 

Non dimenticare di registrare tutto quello che non rientra nelle attività lavorative giornaliere, come il pranzo, le pause caffè lunghe o gli appuntamenti personali. Non c'è niente di male nel rilassarsi un attimo dopo un lungo periodo di alta concentrazione, e registrare queste pause ti darà un'idea più precisa di come distribuisci il tempo durante la giornata.

5. Rivedi le attività completate (o non completate). 

Prima della fine della giornata, controlla cosa hai completato e cosa, eventualmente, ti è rimasto da fare di quanto in programma. Se ci sono attività non completate nella sezione delle cose da fare per la giornata, segnati le ragioni che ti hanno impedito di portarle a termine. Hai avuto attività o riunioni impreviste? Un'attività ha richiesto più tempo di quanto avevi preventivato (e in tal caso, qual è stato il motivo)? Quando o perché hai pensato di aver incontrato un ostacolo? Le risposte a queste domande ti aiuteranno a farti un'idea più chiara quando rivedrai il tuo registro del lavoro.

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di registro del lavoro con attività completate su Asana (vista Elenco)

6. Analizza le tue prestazioni e fai un brainstorming su come migliorare.

Per finire, rivedi ciclicamente i registri del lavoro completati. Potresti, ad esempio, farlo alla fine di ogni settimana o di ogni mese. Identifica gli eventi che si ripetono e quelli che ti portano via tempo. Per esempio: perdi tempo in lunghe riunioni? Passi ore ogni giorno a controllare e rispondere alle email? Rimandi certe attività? Usa i risultati per fare un brainstorming, al fine di trovare dei modi per migliorare, come:

  • eliminare o automatizzare attività non importanti

  • delegarele attività che ti fanno perdere tempo

  • usare tecniche di gestione del tempo per concentrarti e portare a termine il lavoro più importante 

Cosa includere nel tuo modello di registro del lavoro digitale

Registrare come impieghi il tempo non serve solo a monitorare il tempo dedicato alle attività. Un modello di registro del lavoro può aiutarti a capire dove e perché il tuo tempo viene sprecato e darti informazioni approfondite su come gestire al meglio il tuo lavoro. Per creare un modello di registro del lavoro efficace, aggiungi campi personalizzati che forniscano un contesto al tuo lavoro e una panoramica immediata di come stai impiegando il tuo tempo, tra cui:

  • le tue attività quotidiane

  • i blocchi di tempo 

  • il tipo di fatturazione delle attività

  • la priorità delle attività

  • il tempo richiesto da ogni attività 

Funzionalità integrate

  • Gestione delle risorse. Questa funzionalità ti offre una panoramica immediata e centralizzata della capacità del team, in modo che sia facile vedere a cosa stanno lavorando i membri nei vari progetti. Visualizzando queste informazioni a colpo d'occhio, puoi individuare le discrepanze, gestire i rischi e far procedere i progetti nei tempi previsti riassegnando o riprogrammando le attività. Controlla regolarmente il carico di lavoro, per assicurarti che i membri del team non abbiano troppo lavoro o troppo poco. In entrambi i casi, puoi facilmente riassegnare o riprogrammare le attività meno urgenti, per dare la precedenza alle iniziative che hanno la priorità.

  • Dashboard. Le dashboard sono schede a livello di progetto contenenti grafici e visualizzazioni che ti consentono di andare oltre le attività di ogni giorno e ottenere una rapida panoramica dello stato di avanzamento dei progetti. Personalizza i grafici delle dashboard, in modo da identificare immediatamente i potenziali ostacoli al lavoro del tuo team e far avanzare i progetti. Usa la scheda Dashboard come punto di riferimento per trovare i dati che ti servono per ottenere una rapida visualizzazione sull'avanzamento di un progetto.

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni da monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usali per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, usa gli stessi campi in attività e progetti diversi per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

  • Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione in stile griglia, che offre una panoramica di tutte le informazioni relative al tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente, in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e altro. Promuovi la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

App consigliate 

  • Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • Box. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Box, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

Domande frequenti

Perché mi serve un modello di registro del lavoro digitale?

Se, al termine delle giornate di lavoro, ti chiedi come hai speso il tuo tempo, i registri del lavoro digitali fanno al caso tuo. Fornendoti un quadro completo e sempre aggiornato di come lo impieghi ogni giorno, i modelli di registro del lavoro digitali aiutano a migliorare la gestione del tempo e ad aumentare la produttività. Inoltre, i modelli di registro del lavoro digitali riutilizzabili semplificano il processo di monitoraggio del tempo. Se sei un manager, i modelli di registro delle ore sono anche un ottimo modo per monitorare il tempo dei tuoi dipendenti, il che ti permette di vedere facilmente come migliorare i flussi di lavoro.

Devo usare un modello di registro del lavoro digitale se non ho necessità di monitorare il mio tempo?

Sebbene i modelli di registro del lavoro siano particolarmente utili per i ruoli che richiedono il monitoraggio del tempo, come quelli a contatto con i clienti e che comportano ore fatturabili e non fatturabili, sono comunque un ottimo strumento anche se non devi monitorare come impieghi il tuo tempo al lavoro. A prescindere da quale sia il tuo ruolo, può risultare difficile ricordare esattamente come hai impiegato le ultime ore (figurarsi gli ultimi giorni). Poiché i modelli di registro del lavoro ti aiutano a capire come stai effettivamente impiegando il tempo (e non come pensi di impiegarlo), ti offrono una visione dettagliata di dove usi il tuo tempo in maniera produttiva e dove invece lo sprechi.

In che modo il monitoraggio del tempo può aumentare la mia produttività?

È facile perdere la cognizione del tempo al lavoro. Tra priorità che cambiano, incarichi dell'ultimo minuto e riunioni improvvise, spesso c'è una discrepanza tra ciò che pianifichiamo di fare in un giorno e ciò che effettivamente riusciamo a fare. Il monitoraggio accurato del tempo presenta un quadro chiaro di come impieghi la giornata lavorativa, in modo da identificare quali attività puoi delegare, eliminare o semplificare. Inoltre, ti aiuta a calcolare meglio il tempo, così da poter definire l'ambito dei progetti in programma in modo accurato.

Come si crea un modello di registro del lavoro digitale?

Creare un modello di registro del lavoro è facile. Per iniziare, crea due sezioni: una per le cose da fare giornaliere e una per le attività completate. Poi, aggiungi campi personalizzati che ti aiuteranno a monitorare il tempo impiegato per ciascuna attività e a fornire altre informazioni, come i blocchi di tempo, il tipo di fatturazione e la priorità delle attività. Una volta creato il modello, puoi duplicarlo per un monitoraggio facile e continuo.

Come si usa un modello di registro del lavoro digitale?

Aggiungi le attività che prevedi di svolgere in giornata alla sezione delle cose da fare quotidiane e spostale nella sezione delle attività completate mentre ci lavori o le porti a termine. Quando le sposti in quella sezione, inserisci l'ora di inizio e di fine di ciascuna e annota quanto tempo vi hai dedicato. Mentre procedi, prendi nota del motivo per il quale le attività hanno richiesto più tempo del previsto o di dove ti sei imbattuto in qualche ostacolo.

Come posso analizzare il mio registro del lavoro digitale per scoprire dove impiego troppo tempo?

Per analizzare come usi il tuo tempo, devi innanzitutto programmare una revisione del tuo registro del lavoro alla fine di ogni settimana. Ordina le tue attività in base al tempo che hanno richiesto, per vedere per quali è stato necessario più tempo e se noti particolari tendenze. Qualche tipo di attività richiede più tempo? Dedichi troppo tempo alla preparazione dell'ordine del giorno di una riunione e all'invio di email di follow-up? Una volta che hai un'idea più precisa di come impieghi il tuo tempo, puoi utilizzare strategie di gestione per definire la priorità delle tue attività e gestirlo in modo efficiente.

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