5 modi per smettere di perdere la cognizione del tempo al lavoro

Prima di uscire di casa, controlli di avere tutto ciò che ti serve: telefono, portafoglio, chiavi. Se non trovi uno di questi oggetti, torni sui tuoi passi finché non lo trovi. 

Perdi la cognizione del tempo? Questo è un problema completamente diverso. Cercare di capire come si perde la cognizione del tempo è molto più difficile che cercare le chiavi o il portafoglio. Di seguito elenchiamo alcuni passaggi che puoi seguire per identificare come impieghi il tuo tempo, oltre a cosa puoi fare per riprendere il controllo della tua giornata. 

Perché perdiamo la cognizione del tempo?

Perdere la cognizione del tempo è un evento comune. Ci sono un paio di motivi per cui può accadere, sia buoni che cattivi. 

Buoni motivi per perdere la cognizione del tempo

Ti è mai capitato di essere così preso dal tuo lavoro che il mondo esterno è svanito e l'unica cosa a cui riuscivi a pensare era il progetto su cui stavi lavorando? Questo è spesso definito come uno stato di flusso, ed è un ottimo modo per portare a termine progetti impegnativi in un determinato periodo di tempo.

Lo stato di flusso può diventare una cosa negativa quando inizi a non rispettare le scadenze di altri progetti e arrivi costantemente in ritardo (o addirittura manchi) alle riunioni. Per evitare questa situazione, cerca di creare un buon ambiente che incoraggi lo stato di flusso. Blocca il calendario e metti le notifiche in modalità Non disturbare. In questo modo, non c'è alcuna possibilità che tu ti perda qualcosa e puoi davvero concentrarti sull'attività da svolgere. 

Motivi per cui non è bene perdere la cognizione del tempo

Se le tue giornate sono piene di riunioni e corrispondenza casuale, potresti finire per passare più tempo a cambiare contesto e comunicare con i tuoi colleghi che a lavorare. A volte, quando lavori a una riunione intensa, potresti saltare il pranzo e renderti conto di aver partecipato a riunioni su Zoom per tre ore di fila. Questo non è sostenibile: è importante stabilire dei limiti in modo da poter fare delle pause e pianificare il tempo di concentrazione nel tuo calendario. 

Di seguito elenchiamo alcuni altri modi in cui si può perdere la cognizione del tempo al lavoro.

• Notifiche continue: le notifiche sono progettate per distogliere la tua attenzione dall’attività a cui stai lavorando. Se controlli costantemente le notifiche, disattivale su app come Slack o social media, oppure chiudile completamente. Questo può aiutarti a non cambiare troppo contesto. 

• Programmi di riunioni sporadici: se hai solo 30 minuti tra le riunioni, non è abbastanza tempo per immergerti in un'attività o entrare in un buon flusso di lavoro. Questo può farti perdere molto tempo. Un buon modo per combattere questo problema è riunire le riunioni in modo da potersi concedere blocchi di tempo di concentrazione più lunghi. 

• Definizioni di progetto poco chiare: quando non hai le idee chiare su cosa devi fare per un progetto o un'attività, puoi passare molto tempo a cercare gli stakeholder e capire cosa devi fare prima di poterti sedere e lavorare. Questo tipo di lavoro superfluo può consumare molto tempo e causare stress inutile. 

Caso di studio: la pandemia di COVID-19

Durante i primi giorni della pandemia di COVID-19, le giornate si sono confuse fino a dimenticare completamente che giorno della settimana fosse. Questo tipo di perdita di tempo si verifica spesso quando la routine viene interrotta.

Come esseri umani, tendiamo a creare routine e ad attenervici. Quando è arrivata la pandemia di COVID-19, tutte le nostre routine sono state interrotte. Gli impiegati sono stati costretti a lavorare da remoto, il che ha interrotto il loro programma di lavoro. Le persone erano abituate a spostarsi ogni giorno, a partecipare a determinate riunioni in determinati giorni della settimana e così via. Questi eventi servivano da punti di riferimento che segnalavano al tuo cervello che giorno della settimana era.

I fine settimana sono un buon esempio di punto di riferimento: il significato è che non si deve lavorare in quei giorni. Tuttavia, quando il pendolarismo è stato eliminato, i fine settimana sono diventati più simili a un giorno feriale. La nostra percezione del tempo è stata distorta perché il nostro punto di riferimento del fine settimana è stato eliminato. 

Cinque suggerimenti su come gestire il tuo tempo

Se hai problemi a gestire il tuo tempo, non sei solo. È un problema comune che tutti affrontano di tanto in tanto. Per aiutarti, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per riprendere il controllo della tua agenda. 

1. Crea una routine e rispettala

Non importa se ti rechi al lavoro o continui a lavorare da Home, crea delle routine e rispettale. Crea rituali per determinati giorni della settimana, in modo da poter stabilire un senso concreto del tempo. Per esempio, leggi un libro specifico durante i giorni feriali, ma riserva un romanzo più divertente e rilassante per il fine settimana. Questo può aiutare il tuo cervello a separare la settimana lavorativa dal weekend anche se lavori da Home. 

Di seguito elenchiamo alcune routine che possono aiutarti a rimanere più radicato nel tempo.

• Svegliati e vai a letto alla stessa ora.

• Recati in ufficio negli stessi giorni ogni settimana.

• Pianifica la pausa pranzo alla stessa ora ogni giorno.

• Quando lavori da casa, metti fisicamente via il lavoro alla fine della giornata.

• Stabilisci una routine mattutina (preparare la colazione, fare una passeggiata, meditare, ecc.) prima di immergerti nel lavoro.

2. Usa strategie di gestione del tempo durante la giornata lavorativa

Non mancano certo i trucchi per aumentare la produttività: si tratta di trovare le strategie che funzionano meglio per te. Se hai costantemente la sensazione di perdere la cognizione del tempo, ecco alcune strategie per aiutarti a riprendere il controllo:

• Time blocking: pianificare una determinata quantità di tempo per un’attività. Questo può aiutare a prevenire il cambio di contesto. 

• Time boxing: quando cerchi di completare un’attività specifica entro un determinato periodo di tempo. Simile al time blocking, questa tecnica aiuta ad aggiungere un senso di urgenza alle tue attività. 

• Tecnica del pomodoro: una tecnica comune in cui si lavora per 25 minuti con brevi pause intermedie. Questa tecnica ha delle pause integrate, quindi aiuta a far riposare il cervello tra gli sprint di lavoro. 

• Ingoia il rospo: una strategia di produttività in cui lavori sulla tua attività più impegnativa come prima cosa al mattino. Se porti a termine l’attività più impegnativa per prima, il resto della giornata diventa più facile in confronto.

• Matrice di Eisenhower: una tecnica di definizione delle priorità che ti aiuta a definire la strategia per affrontare per primo la tua lista di cose da fare. Se hai difficoltà a decidere su cosa lavorare prima, questa tecnica può aiutarti a evitare la paralisi decisionale.

3. Stabilisci dei confini intorno al tuo lavoro

Se tendi a perdere la cognizione del tempo mentre lavori, il tuo lavoro può influire sul tuo tempo libero e sulla tua salute mentale. Questo può aumentare le possibilità di burnout se non stai attento. Il cervello umano è un muscolo e devi farlo riposare come qualsiasi altro muscolo del tuo corpo. 

Crea spazio tra il lavoro e il tempo libero stabilendo dei limiti. Ad esempio, metti via il laptop quando hai finito di lavorare, ad esempio su una libreria o in un cassetto, e disattiva le notifiche dal tuo cellulare. Se non ti rechi in ufficio, questo dice al tuo cervello quando lavori e quando ti rilassi.

Stabilisci confini simili mentre lavori, dedicando del tempo a sessioni di concentrazione senza distrazioni. Ciò può aiutarti a concentrarti e a trovare un flusso più intenzionale, aiutandoti a produrre un lavoro di qualità superiore senza interruzioni e distrazioni. 

4. Trascorri un po' di tempo all'aperto ogni giorno

Prima che esistessero gli orologi, l’unica cosa che avevamo per dire l’ora era il sole. Il sole è il grande regolatore dei nostri orologi interni e ci aiuta a fornirci vitamina D, che riduce lo stress. Trascorrere un po’ di tempo all’aperto e lontano dagli schermi può aiutare a regolare il ritmo circadiano, rendendo più facile addormentarsi la notte, mantenere un programma di sonno più regolare e prevenire le malattie mentali. Un modo semplice per farlo è aggiungere un po’ di tempo all’aperto nella tua normale routine quotidiana. Portare a spasso il cane al mattino prima del lavoro o fare una passeggiata dopo che la giornata è finita è un vantaggio doppio: trascorri del tempo all’aperto e stabilisci dei limiti al tuo orario di lavoro.

5. Sfrutta i vantaggi del tuo cronotipo

Ognuno ha un momento della giornata in cui il cervello lavora al massimo delle prestazioni. Gran parte di questo comportamento ruota attorno alle attività quotidiane, all'età e alle abitudini di sonno di una persona. Questo è noto come il "cronotipo" di una persona.

Esistono tre cronotipi principali:

• Mattiniero: questo individuo si sveglia naturalmente la mattina presto ed è più produttivo all'inizio della giornata. 

• Bifasico: questi individui si concentrano meglio tra le 10:00 e le 14:00 e possono avere un leggero calo di concentrazione a metà giornata. È comune che gli individui bifasici abbiano una “seconda ondata” di energia la sera. 

• Notturno: questo individuo preferisce svegliarsi più tardi e svolgere un lavoro più intenso nel pomeriggio e alla sera. Per gli individui di questo tipo, è meglio iniziare a lavorare con attività semplici e lasciare il lavoro più intenso per il tardo pomeriggio.

Quando capisci il tuo cronotipo, puoi pianificare la tua giornata lavorativa in base alle tue ore di punta. Organizza le tue attività e riunioni in base a quando lavori meglio. Questo ti aiuta a risparmiare energia mentale per le attività importanti che ne hanno più bisogno. 

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