Non vuoi più rischiare di non rispettare le scadenze? Possiamo aiutarti.

A nessuno piace mancare una Scadenza. Ma i ritardi si verificano nonostante il nostro impegno, con i lavoratori che non rispettano il 15% delle scadenze a causa di fattori come un assalto di riunioni, priorità incerte e processi poco chiari. E anche se posticipare le date di scadenza non è mai una buona idea, a volte è inevitabile. 

Non rispettare le scadenze è stressante, ma la soluzione non è eliminarle completamente. In qualità di manager, la cosa migliore che puoi fare è aiutare il tuo team a fissare date di scadenza che possono realisticamente rispettare senza esaurirsi. Quindi, se il lavoro diventa opprimente e il mancato rispetto delle scadenze è inevitabile, puoi aiutare i membri del team a definire le priorità e a portare a termine le attività più importanti.

Scadenze non rispettate: perché è importante?

Le scadenze esistono per un motivo. Aiutano il flusso di lavoro a procedere senza intoppi, definendo le aspettative su quando le attività dovrebbero essere completate, in modo che il tuo team possa pianificare e organizzare il lavoro in modo accurato. Inoltre, motivano gli stakeholder a portare a termine gli incarichi, in modo che il progetto possa continuare ad avanzare senza rimanere bloccato su una determinata attività. 

Il mancato rispetto di troppe scadenze è una delle cause principali del fallimento di un progetto. Può: 

• Causare ritardi e mettere a rischio i progetti.

• interrompere i flussi di lavoro del team e interfunzionali; 

• Creare colli di bottiglia e impedire ad altri team di completare il proprio lavoro. 

• Erodere la fiducia nel tempo, soprattutto se gli stakeholder ritengono di non poter fare affidamento sul team per completare le attività. 

• Abbassare il morale del team. 

Quando le scadenze diventano tossiche

Le scadenze dovrebbero aiutare il tuo team a tenere sotto controllo il proprio lavoro. Non dovrebbero far sembrare il lavoro opprimente o fuori controllo, cosa che può accadere quando gli stakeholder impostano le date di scadenza senza il contributo del team. In definitiva, le scadenze sono più efficaci quando vengono definite in modo collaborativo, soprattutto quando gli stakeholder interfunzionali assegnano i risultati finali al tuo team. Concordare le scadenze ti aiuta a impostare date di scadenza realistiche che il tuo team può effettivamente rispettare, in modo da non dover reagire e affrettarsi costantemente per completare le richieste.

Quando ciò non è possibile, o il tuo team è composto da personale per supportare una specifica funzione aziendale, è utile che tutti siano allineati agli obiettivi del team e dell’azienda. In questo modo, gli stakeholder possono dare la priorità al lavoro veramente importante che supporta gli obiettivi aziendali generali (invece di inondare la tua casella di posta con infinite attività contrassegnate come "alta priorità"). 

Avere troppe scadenze irrealistiche toglie al tuo team la possibilità di agire e il controllo sul proprio carico di lavoro, una delle cause principali di superlavoro e burnout. I membri del team che non rispettano le scadenze spesso hanno la sensazione di fallire e deludere costantemente gli altri, anche se stanno completando una quantità ragionevole di lavoro. A lungo andare, questo può abbassare il morale del team. 

Perché non riesci a rispettare le scadenze? 

Contrariamente a quanto si crede, il mancato rispetto delle scadenze non è sempre causato da cattive abitudini lavorative o problemi di produttività. Ci sono molti fattori che possono far sì che tu e il tuo team non rispettiate le scadenze, tra cui:

• Priorità poco chiare: non capire cosa è più importante e su cosa dovresti lavorare prima. 

• Modifiche all'ambito del progetto: aggiunta di ulteriori risultati finali a un progetto o spostamento dei requisiti nel corso di un incarico. 

• Mancanza di pianificazione: non prendersi il tempo necessario per lavorare a ritroso a partire da una Scadenza e pianificare ciò che è necessario realizzare entro quando. 

• Stima errata: non capire quanto tempo ci vorrà per completare determinate attività. 

• Priorità contrastanti: troppe attività ad alta priorità assegnate contemporaneamente al team.

• Scadenze irrealistiche: richieste dell’ultimo minuto, tempi di consegna stretti e situazioni simili in cui il tuo team non può realisticamente completare il lavoro in tempo. 

• Ostacoli imprevisti: incidenti che ti costringono a mettere in pausa il lavoro, come bug del software, abbandono dei membri del team o altri intoppi inaspettati. 

• Stakeholder non coinvolti: difficoltà a convincere gli altri a completare le attività in tempo, soprattutto se non puoi iniziare a lavorare finché non hanno finito.

• Mancanza di tempo per concentrarsi: troppe riunioni e poco tempo per portare a termine il lavoro. 

Come evitare di non rispettare le scadenze

Per evitare di non rispettare le scadenze, non basta aumentare la produttività. Invece di cercare di lavorare più velocemente e fare di più, è meglio considerare le questioni sottostanti che contribuiscono al problema. In questo modo, puoi consegnare il lavoro in tempo senza sovraccaricare il team. 

Ecco cosa fare: 

1. Definisci le priorità

Chiarire le priorità aiuta il tuo team a capire qual è il lavoro più importante, in modo che possa affrontare le attività critiche prima di passare ad altre. Questo è particolarmente utile quando il tuo team ha molto da fare e non può portare a termine tutto subito. Invece di affannarti per finire tutto, prova a posticipare le date di scadenza per le attività con priorità inferiore o a delegarle a un altro team. 

Non sai da dove iniziare? Ecco come chiarire le tue priorità: 

• Collega il lavoro quotidiano agli obiettivi: quando capisci come le attività quotidiane si collegano agli obiettivi del team e dell’azienda, è più facile capire cosa è importante e cosa no. Ad esempio, ha senso dare la priorità a un progetto di ottimizzazione delle immagini se contribuisce a un obiettivo aziendale di migliorare la velocità di caricamento del sito web. Per liberare ore di lavoro, puoi ridurre la priorità di un'attività meno importante per organizzare la documentazione interna del team. Questo non significa che non lavorerai alle attività con priorità inferiore, ma solo che puoi posticipare le date di consegna per dare al tuo team più tempo. 

• Dai priorità alla tua lista di cose da fare: la definizione delle priorità funziona meglio quando lo fai ogni giorno. Prova a creare una matrice di Eisenhower per organizzare le attività in base all’urgenza e all’importanza. Questa tecnica di definizione delle priorità ti aiuta a suddividere le attività in quattro categorie: da fare, da delegare, da programmare e da eliminare. 

2. Adotta un sistema per monitorare progetti e scadenze

Rispettare costantemente le scadenze richiede pianificazione, ed è difficile pianificare se non sai quale lavoro sta arrivando e quanto tempo ci vorrà. Per ottenere la chiarezza di cui hai bisogno, organizza tutti i tuoi progetti e le scadenze in un unico posto, in modo da poter vedere a colpo d’occhio a cosa stai lavorando, cosa sta arrivando e di quanto tempo dispone il tuo team per produrre ogni risultato finale. 

3. Assicurati che le scadenze siano importanti

Le scadenze non dovrebbero essere arbitrarie. I membri del team dovrebbero capire perché hai scelto date di scadenza specifiche, in modo che abbiano abbastanza contesto (e motivazione) per portare a termine le attività in tempo. Se il tuo team sa che le scadenze non sono reali, c’è meno pressione per rispettarle e, nel tempo, i membri del team potrebbero iniziare a ignorare completamente le date di scadenza. 

Le date di scadenza hanno sempre uno scopo, anche se non c’è una vera scadenza da rispettare. Possono anche aiutarti a raggiungere gli obiettivi e i traguardi del team, come scrivere un certo numero di articoli al mese. Anche se non c’è alcuna pressione esterna per pubblicare ogni articolo in tempo, la creazione di scadenze aiuta il tuo team a pianificare i propri programmi e a far avanzare costantemente il lavoro. 

4. Imposta date di scadenza realistiche

Se vuoi rispettare costantemente le scadenze, devi assicurarti di avere abbastanza tempo per portare a termine il lavoro. Quando si impostano le date di scadenza, è facile cadere vittima del cosiddetto "errore di pianificazione", un fenomeno psicologico per cui le persone sottovalutano il tempo necessario per completare un'attività, anche se sanno che attività simili hanno richiesto più tempo in passato. Invece di scegliere una scadenza realistica in base alla nostra esperienza, pensiamo che “questa volta” le cose saranno diverse e che potremo lavorare più velocemente. 

Il primo passo per evitare l’errore di pianificazione è la consapevolezza: se sai che esiste, puoi essere più consapevole di te stesso quando accade. Inoltre, è sempre meglio preventivare un po' più di tempo di quello che pensi ti servirà. 

5. Comprensione delle dipendenze

Le dipendenze del progetto sono attività che dipendono dal completamento di un'altra attività. Ad esempio, gli sviluppatori di app devono condurre test utente prima di finalizzare la progettazione del prodotto. Un'attività deve essere eseguita prima che l'altra possa iniziare, quindi se la prima attività è in ritardo, anche la seconda deve essere posticipata. 

Quando pianifichi la cronologia del progetto, è importante comprendere le dipendenze, in modo da assicurarti che le attività vengano completate nell'ordine corretto. In questo modo, puoi evitare i colli di bottiglia e far sì che il lavoro proceda in modo coerente. 

6. Rimuovi le distrazioni per migliorare la concentrazione

Nell’ambiente di lavoro frenetico di oggi, le distrazioni sono la norma piuttosto che l’eccezione. Le notifiche di diverse app come email e Slack dominano la giornata: infatti, più della metà dei dipendenti ritiene di dover rispondere immediatamente alle notifiche e più di un terzo si sente sopraffatto da questi continui avvisi. 

Ogni volta che controlli le notifiche, paghi un costo mentale e possono essere necessari fino a 20 minuti per riprendere il ritmo dopo un’interruzione. Ciò significa che se controlli Slack tre volte nel corso di un’ora, potresti non essere in grado di portare a termine alcun lavoro significativo. 

Prova queste tecniche per aiutare il tuo team a limitare le distrazioni e migliorare la concentrazione: 

• Incoraggia il tuo team a utilizzare le modalità non disturbare per le app di comunicazione come Slack e la posta elettronica.

• Metti il telefono in un cassetto o lontano dalla vista, in modo da non essere tentato di controllare i messaggi o i social media. Studi mostrano che anche solo vedere il telefono nelle vicinanze può compromettere la concentrazione. 

• Pianifica blocchi di tempo nel calendario per incoraggiare lo stato di flusso e il lavoro mirato, in modo che le persone sappiano che potresti essere lento a rispondere. 

• Consolida app e strumenti in una piattaforma di gestione del lavoro per ridurre il cambio di contesto. 

• Effettua un audit delle riunioni per eliminare quelle non necessarie e liberare spazio nel calendario per il tempo di concentrazione. 

7. Prova una strategia di gestione del tempo

Per rispettare le scadenze, devi essere in grado di gestire il tuo tempo. Se tu o qualcuno del tuo team avete difficoltà a procrastinare, prova una di queste strategie di gestione del tempo per aiutarti a rimanere concentrato sulle attività: 

• La tecnica del pomodoro: pianifica sessioni di lavoro di 25 minuti e pause di 5 minuti.

• Time blocking: pianifica ogni singola parte della tua giornata. 

• Timeboxing: crea un blocco di tempo ("timebox"), durante il quale ti poni l'obiettivo di completare un'attività entro un determinato lasso di tempo. 

• Ingoia il rospo: affronta l’attività più difficile prima di qualsiasi altra. 

• Il principio di Pareto: concentrati sulle attività con il maggiore impatto per massimizzare il rendimento del tuo tempo. 

• Il metodo Detto, fatto!: scrivi tutto quello che devi fare in un unico posto, in modo da liberare energia mentale e dare la priorità al tuo lavoro. 

Cosa fare quando non si rispetta una scadenza

A tutti capita di non rispettare una scadenza, di tanto in tanto. Invece di rimproverarti o dare la colpa a qualcuno, incoraggia i membri del team a seguire questi passaggi. Questo ti aiuta ad andare avanti, ad affrontare la situazione in modo proattivo e a ridurre al minimo l'impatto per gli stakeholder. 

1. Non appena pensi che non riuscirai a rispettare la Scadenza, dillo. Più preavviso riesci a dare, meglio è. Ciò offre agli stakeholder il tempo di modificare la propria cronologia per adattarsi al ritardo. 

2. Spiega cosa è successo. Va bene fornire una spiegazione quando non si rispetta una scadenza, ma cerca di essere breve in modo da poterti concentrare sulle soluzioni piuttosto che dare la colpa a qualcuno. 

3. Fornisci soluzioni. Pensa a cosa puoi offrire per compensare l’inconveniente di non rispettare una Scadenza. Ad esempio, potresti consegnare una versione più grezza di ciò che hai completato finora o estendere la scadenza per un risultato finale più raffinato. 

4. Valuta le tue priorità e proponi una nuova Scadenza (realistica). Fai il punto della situazione. Quando puoi realisticamente aspettarti di completare l’incarico, considerando tutto ciò su cui stai lavorando? Impostare una nuova scadenza aiuta te (e gli stakeholder) a pianificare come procedere, invece di preoccuparti costantemente di un'attività in ritardo o semplicemente di affrettarti a portarla a termine il prima possibile. 

5. Aggiorna la cronologia del progetto e le eventuali dipendenze. Se la scadenza mancata fa parte di un progetto più ampio, modifica le altre attività per assicurarti che ci sia ancora abbastanza tempo per completare tutto. Ad esempio, se qualcuno è in attesa che tu inizi un'attività, potrebbe aver bisogno di più tempo se non rispetti la scadenza. 

6. Non abbatterti. Tutti mancano le scadenze una volta ogni tanto. L’importante è imparare dalla tua esperienza e cambiare approccio per la prossima volta. 

Usa le scadenze come strumento 

Le scadenze non sono il tuo nemico, sono uno strumento organizzativo. Definire scadenze chiare e realistiche può aiutarti a prendere il controllo del lavoro del tuo team e a far sì che i progetti procedano senza intoppi. Ciò significa che, invece di aggiungere stress alla tua vita, le date di scadenza possono aiutarti a fornire una struttura e mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.