Ti senti sopraffatto al lavoro? Ecco cosa fare.

A volte ci si sente sopraffatti. Il lavoro oggi può essere frenetico e intenso, con Scadenze ravvicinate, riunioni e notifiche che arrivano da ogni angolazione. Con tutto questo rumore è difficile concentrarsi e portare a termine le attività, soprattutto quando si è sotto stress a causa del carico di lavoro. 

Ma il lavoro non deve per forza sembrare fuori controllo. Se hai difficoltà a tenere il passo, ci sono azioni concrete che puoi intraprendere per sentirti meglio e migliorare il tuo equilibrio lavorativo. 

Cosa significa sentirsi sopraffatti al lavoro?

Sentirsi sopraffatti al lavoro è un senso di ansia dovuto alla quantità o alla difficoltà del lavoro assegnato. Quando sei sopraffatto, spesso ti senti come se non riuscissi a tenere il passo con il tuo carico di lavoro, o come se non avessi le competenze o il supporto di cui hai bisogno per fare un buon lavoro. 

Se ti senti sopraffatto al lavoro, non sei solo. Gli studi mostrano che l'80% degli operatori della conoscenza a livello mondiale riferisce di sentirsi sovraccaricato di lavoro e vicino al burnout, mentre il 62% soffre della sindrome dell'impostore, una sensazione di insicurezza legata ai risultati lavorativi. Ciò significa che la maggior parte dei lavoratori ritiene di avere troppo da fare e di non essere abbastanza produttiva. In altre parole, si sentono sopraffatti. 

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Cause comuni del sovraccarico di lavoro

Se ti senti sopraffatto al lavoro, c’è un motivo. Di seguito elenchiamo alcune cause comuni di questo tipo di stress lavorativo. 

• Avere troppo da fare e poco tempo.

• Avere troppe scadenze contemporaneamente.

• Dire "sì" a troppe richieste. 

• Sentirsi sotto pressione per svolgere attività al di fuori della propria descrizione del ruolo. 

• Non avere le competenze o gli strumenti necessari per svolgere bene il proprio lavoro. 

• Mancanza di supporto da parte del tuo responsabile o dei tuoi colleghi. 

• Non sapere quali sono le attività più importanti.

• Molte attività "urgenti" dell’ultimo minuto.

• Processi e ruoli poco chiari, quindi non sai mai cosa fare e con chi parlare. 

Come capire se ti senti sotto pressione al lavoro

A volte è chiaro quando ci si sente sopraffatti, ma altre volte può essere difficile individuare il motivo per cui si è in difficoltà. Se stai attraversando un momento difficile, ecco alcuni segnali comuni a cui prestare attenzione:   

• Provi costantemente ansia per attività, riunioni e scadenze. 

• Pensare sempre al lavoro, anche la sera e nei fine settimana. 

• Sentire di dover lavorare ore extra per metterti in pari. 

• Temere di andare al lavoro. 

• Sentirsi pessimisti riguardo al futuro e alla propria capacità di svolgere le attività. 

• Procrastinare le attività. 

• Sentirsi fisicamente, mentalmente o emotivamente esausti.

• Difficoltà a superare la giornata. 

• Sentirsi soli e abbandonati.

Sentirsi sopraffatti è difficile e può influire su tutti gli aspetti della vita. Se stai provando uno dei sentimenti di cui sopra, è importante riconoscere e affrontare le tue emozioni invece di cercare di andare avanti. Anche se si è tentati di ignorare le emozioni negative e passare direttamente all'attività successiva, ciò può portare al burnout e influire sul tuo lavoro a lungo termine. Invece, fai un passo indietro e riconosci i tuoi sentimenti, in modo da poter agire per affrontare le ragioni sottostanti che ti stanno facendo sentire sopraffatto. 

Cosa fare se ti senti sopraffatto al lavoro

Quando ci si sente sopraffatti, è difficile pensare con lucidità o dare il meglio di sé, ed è del tutto normale. Non possiamo semplicemente premere un interruttore e far sparire i sentimenti negativi, ma possiamo fare un passo indietro, guardare al quadro generale e intraprendere azioni concrete per migliorare la nostra vita lavorativa. Ecco come. 

1. Identifica il pensiero di fondo che stai avendo

Quando ti senti stressato o ansioso per il lavoro, di solito c’è un pensiero alla base di quell’ansia: qualcosa in cui credi o una storia che racconti a te stesso che rafforza i tuoi sentimenti. Ciò non significa che non ci sia una valida ragione per cui ti senti sopraffatto, come avere troppo da fare o non avere abbastanza supporto. Ma per trovare una soluzione, devi identificare il pensiero di fondo che sta rafforzando il tuo stress. 

Per esempio, potresti avere uno o più di questi pensieri in risposta alla tua situazione lavorativa: 

• "Sono in ritardo sul lavoro e non riuscirò mai a mettermi in pari."

• “Devo dire di sì a tutto, altrimenti sono un fallimento.”

• “Se non rispetto questa Scadenza, significa che ho fallito.”

• "Se non faccio un buon lavoro, verrò licenziato."

• “Chiedere aiuto mi farà sembrare un fallito.”

2. Osserva il quadro completo 

È normale avere pensieri negativi a volte. Ma quando lo fai, ricorda che quei pensieri non sono sempre la verità e probabilmente ci sono altre parti della storia che non stai considerando. Per comprendere appieno cosa sta succedendo e agire, è necessario fare un passo indietro e considerare il quadro completo. 

Inizia scrivendo le risposte alle seguenti domande. L’obiettivo di queste domande è ampliare la tua prospettiva e considerare sia gli aspetti positivi che quelli negativi della tua situazione. Non si tratta di dare una svolta positiva alle emozioni negative, ma piuttosto di ottenere le informazioni imparziali necessarie per scegliere una linea d’azione efficace. 

• Qual è la prova che il mio pensiero di fondo è vero? Non è vero? 

• Esiste una spiegazione alternativa? 

• Qual è la cosa peggiore che potrebbe accadere? Come potrei affrontarla? Qual è la cosa migliore che potrebbe accadere? Qual è il risultato più realistico? 

• Cosa dovrei fare? 

• Se il mio migliore amico fosse nella stessa situazione, cosa gli direi? 

Esempio 

Ecco un esempio di vita reale di come qualcuno potrebbe rispondere a ciascuna di queste domande. 

Pensiero di fondo: Sono in ritardo sul lavoro e non riuscirò mai a recuperare.

Qual è la prova che il pensiero automatico è vero? Non è vero? 

Prove per:

• Oggi ho mancato una scadenza.

• Ho due proposte di progetto in scadenza venerdì.

• Non ho mai scritto una proposta di progetto prima d’ora e non so come fare.

• Non ho tempo per portare a termine il lavoro a causa di tutte le mie riunioni. 

Prove contrarie: 

• L’ultima scadenza che ho mancato risale a più di due mesi fa. 

• I miei colleghi hanno già mancato delle scadenze e non è successo nulla. 

• In passato ho avuto successo nel lavoro, anche se a volte mi sentivo sopraffatto.

• In passato, sono stato in grado di apprendere nuove competenze sul lavoro. 

• Posso chiedere aiuto per le mie proposte di progetto.  

• Posso chiedere al mio responsabile di aiutarmi a delegare e assegnare la priorità alle attività. 

• Posso spostare o annullare alcune delle mie riunioni non essenziali questa settimana. 

• Non ho ricevuto alcun feedback negativo sulla mia performance. 

C'è una spiegazione alternativa? 

Forse mi sto mettendo più pressione di quanto dovrei. Voglio fare tutto alla perfezione, il che potrebbe impedirmi di vedere che in realtà sto facendo un buon lavoro. 

Qual è la cosa peggiore che potrebbe accadere? Come me la caverei? Qual è la cosa migliore che potrebbe accadere? Qual è il risultato più realistico? 

Il caso peggiore: continuo a rimanere indietro e alla fine vengo licenziato. 

Come reagirei: sono riuscito a trovare un nuovo lavoro in passato e potrei farlo di nuovo. 

Il caso migliore: dopo questa settimana il mio carico di lavoro si alleggerirà e potrò facilmente mettermi in pari. 

Il risultato più realistico: mi ci vorrà un po' per sentirmi a mio agio nel mio ruolo perché ho bisogno di apprendere nuove competenze e chiedere aiuto. Ma alla fine mi sentirò più sicuro delle mie capacità.

Cosa dovrei fare? 

• Fai sapere al tuo manager che ti senti sotto pressione. Chiederle se posso posticipare un paio di Scadenza per mettermi al passo e apprendere le competenze di cui ho bisogno. 

• Chiedo aiuto per le mie proposte di progetto. 

• Dare priorità alle mie attività e affrontare prima quelle più importanti. 

• Delegare tutte le attività che posso. 

• Spostare o annullare alcune delle riunioni non essenziali di questa settimana. 

Se il mio migliore amico si trovasse nella stessa situazione, cosa gli direi? 

Potrebbe volerci molto tempo e dovrai chiedere aiuto, ma sei in grado di recuperare e apprendere le competenze necessarie per sentirti sicuro al lavoro.  

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3. Agisci 

Ora che ti sei preso un momento per analizzare i tuoi sentimenti e considerare il quadro generale, è il momento di agire. Hai già elencato i passaggi successivi nella domanda "Cosa dovrei fare al riguardo?" sopra: a questo punto, devi solo seguire questi passaggi. 

Le azioni che intraprenderai dipenderanno dalla tua particolare situazione lavorativa. Ma se non sai cosa fare, ecco alcune soluzioni comuni per non sentirti sopraffatto al lavoro: 

• Parla con il tuo manager: quando ti senti sotto pressione, la comunicazione è fondamentale. Parla con il tuo responsabile e sii onesto riguardo al tuo carico di lavoro. Fagli sapere se sei in ritardo e hai bisogno di aiuto per dare la priorità al lavoro e modificare le scadenze. I manager sono lì per aiutarti, e probabilmente si sono sentiti allo stesso modo in passato. 

• Chiedi aiuto o delega: la spinta ad aiutare gli altri è cablata nel nostro genoma, il che significa che le persone sono più disposte ad aiutare di quanto pensi. Chiedere aiuto è in realtà un ottimo modo per costruire un rapporto con i colleghi. Quando deleghi, assicurati di fornire molto contesto, chiarire la priorità dell'attività e dare al tuo collega del team molto credito. 

• Definisci le priorità: è il modo migliore per assicurarti di affrontare prima le attività più importanti. Prova a creare una matrice di Eisenhower per suddividere le attività in quattro categorie: attività ad alta priorità da svolgere per prime, attività da programmare per dopo, attività da delegare e attività da eliminare.

• Suddividi le attività più grandi: se un grande progetto ti intimorisce, prova a suddividerlo in attività più piccole. In questo modo, sarà più facile capire come completare l’iniziativa. Inoltre, creare obiettivi a breve termine più accessibili ti aiuta a iniziare, combattere il perfezionismo e ottenere subito risultati rapidi.

• Inizia a dire di no: se dire di sì a troppe richieste ti fa sentire sopraffatto, è il momento di iniziare a dire di no. Respingere le richieste degli stakeholder può essere difficile, ma spesso è fondamentale per mantenere un carico di lavoro ragionevole. Sii trasparente con gli stakeholder sulla tua disponibilità e chiedi al tuo manager di intervenire e sostenerti, se necessario. 

• Modifica le scadenze: a volte capita a tutti di non rispettare le scadenze. Quando non riesci a rispettare una data di scadenza, la cosa più importante è aggiornarla in base a quando puoi realisticamente completare l’attività. In questo modo avrai un piano concreto che puoi condividere con gli stakeholder, piuttosto che un’attività in ritardo che ti stressa. 

• Stabilisci dei limiti: quando ti senti sopraffatto, si è tentati di raddoppiare e lavorare più a lungo per recuperare il ritardo. Tuttavia, ciò può portare rapidamente al burnout e finire per costarti più tempo nel lungo termine. Invece, stabilisci dei limiti per assicurarti che la tua vita lavorativa non interferisca con quella personal e ricorda che l’equilibrio tra lavoro e vita privata e il tempo libero sono essenziali per ricaricarti. 

• Concentrati su una cosa alla volta: è altrettanto allettante fare più cose contemporaneamente nella speranza di fare di più in meno tempo. Ma il multitasking in realtà fa perdere più tempo di quanto ne faccia risparmiare, poiché il tuo cervello deve impegnarsi molto per passare da un’attività all’altra. Invece di fare multitasking, riserva dei blocchi di tempo senza distrazioni per concentrarti su una singola attività. Mentre lavori, ricordati di fare brevi pause per ricaricarti. 

4. Concediti un po’ di tregua

Quando ti senti sopraffatto, spesso è un segno che devi fermarti e concentrarti su te stesso. La tua salute fisica e mentale dovrebbe sempre venire prima di tutto, quindi prenditi il tempo necessario per ricaricarti e resettarti. Fai una pausa, fai dei respiri profondi, esci o parla con un amico. E ricorda che anche se ti senti ancora sopraffatto o ansioso dopo aver seguito questi passaggi, ciò non significa che non stai gestendo bene la situazione. Stai facendo tutto il necessario per riconoscere e affrontare la tua situazione lavorativa, e non ti sentirai sempre sopraffatto come in questo momento. 

Consigli per i manager: cosa fare se un tuo subordinato si sente sopraffatto

In qualità di manager, può essere deludente scoprire che un collaboratore si sente sopraffatto. Potresti chiederti se c'è qualcosa che puoi fare al riguardo. Ma in qualità di manager, sei nella posizione migliore per aiutare. 

Di seguito elenchiamo le azioni che puoi effettuare. 

Ascolta

È difficile ammettere di sentirsi sopraffatti, quindi ascolta attivamente le preoccupazioni del tuo dipendente. Ciò significa evitare di interrompere, ascoltare senza giudicare e modellare comportamenti non verbali positivi come mantenere il contatto visivo e annuire con la testa. Una volta che il tuo dipendente ha finito di parlare, parafrasa ciò che hai sentito con parole tue per assicurarti di aver capito. 

Sia compassionevole

È normale sentirsi soli quando si è sopraffatti, soprattutto se si lavora da Home. In effetti, esistono studi che affermano che il 41% dei lavoratori si sente più isolato quando lavora da remoto. 

Per far sentire il tuo dipendente meno solo, afferma il suo punto di vista. Se ti senti a tuo agio, puoi anche condividere che anche tu hai avuto difficoltà in passato. Sottolinea che sei incondizionatamente dalla sua parte. Il tuo obiettivo non è che sia iperproduttivo ed efficiente a scapito del suo benessere, ma piuttosto che dia la priorità al suo benessere in modo che possa sentirsi coinvolto e responsabilizzato.

Ricorda che ogni dipendente ha un rendimento diverso. Se un membro del team ti dice di sentirsi sopraffatto, non è solo pigro: si tratta di un problema serio che devi affrontare. Evita di confrontarlo con te stesso o con altri dipendenti. Concentrati invece sul fornire gli strumenti necessari per lavorare al meglio. 

Offri aiuto

In qualità di manager, ci sono molti modi in cui puoi aiutare il tuo dipendente a gestire il carico di lavoro. Ciò include dare priorità alle attività, modificare il carico di lavoro del tuo dipendente in modo che non abbia così tanto da fare e dire di no ai partner interfunzionali per suo conto. 

Detto questo, a volte non puoi rimuovere totalmente le cose dal piatto del tuo dipendente perché hai un risultato importante da completare. In tal caso, vedi se c’è qualcos’altro che puoi fare. Ci sono attività meno importanti a cui puoi ridurre la priorità o altri collaboratori che possono intervenire per alleggerire il carico? Puoi anche aiutare il tuo dipendente a verificare il programma delle riunioni e determinare se è possibile sostituire le riunioni di persona con aggiornamenti asincroni. E se il tuo dipendente ha bisogno di apprendere nuove competenze, offriti di insegnargli tu stesso o di metterlo in contatto con le persone o le risorse di cui ha bisogno per imparare. 

Chiarisci le responsabilità

Definire chiaramente le responsabilità garantisce che il tuo dipendente non debba perdere tempo a capire chi deve fare cosa. Aiutano il tuo subordinato diretto a rimanere nell'ambito del suo ruolo invece di svolgere un lavoro extra, il che può proteggerlo da sovraccarico e burnout. Per esempio, in Asana diamo ai membri del team aree di responsabilità chiaramente definite. Ogni AoR elenca in modo specifico ciò di cui quella persona è responsabile, inoltre è documentata e chiaramente accessibile a tutti i membri dell’azienda. 

Lascia un feedback

Quando i dipendenti sono sopraffatti, spesso hanno la sensazione di fallire o di fare un pessimo lavoro. Per contrastare questa situazione, attira l'attenzione sui loro punti di forza offrendo un feedback positivo. Spiega in che modo i loro contributi unici avvantaggiano il team e mostra apprezzamenti per tutto il lavoro che hanno svolto finora. Elenca risultati specifici per fornire prove concrete che il tuo dipendente sta andando bene nel suo ruolo. 

A volte, i dipendenti sopraffatti possono effettivamente avere prestazioni scadenti sul lavoro. Ciò può essere dovuto a un milione di motivi, tra cui: 

1. Sono stressati all'idea di fare un cattivo lavoro, il che li rende ancora peggiori.

2. Non hanno gli strumenti e le competenze necessarie per lavorare bene, o il supporto di cui hanno bisogno per migliorare.

3. Fondamentalmente qualsiasi altra cosa: preoccupazioni nella vita personale, problemi di salute e altro ancora. 

Se necessario, collabora con il tuo dipendente per creare un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) per creare passaggi, obiettivi e metriche di supporto attuabili per aiutarlo a rimettersi in carreggiata. 

Effettua controlli regolari

Quando si sentono sopraffatti, i dipendenti possono aver bisogno di tempo per riprendersi e rimettersi in carreggiata, quindi dedica del tempo durante la riunione individuale settimanale o bisettimanale per verificare come stanno andando le cose. Chiedi al tuo dipendente come si sente riguardo al suo carico di lavoro, come stanno andando i suoi progetti e cosa puoi fare per aiutarlo. Se continua a riscontrare difficoltà, continua a collaborare con lui per modificare il carico di lavoro, assegnare la priorità alle attività e migliorare la gestione del tempo. 

Semplifica l’elenco delle attività con un software di gestione dei progetti

Un software di gestione dei progetti come Asana può aiutare il tuo team a semplificare la collaborazione, organizzare il lavoro e sentirsi meno sopraffatto. Invece di passare da un’app all’altra durante la giornata lavorativa, puoi archiviare tutto e comunicare con il tuo team in un unico posto. Ciò significa meno confusione, meno tempo sprecato e più chiarezza per il tuo team. 

Anatomia del lavoro - Resoconto speciale: il legame inesplorato tra la sindrome dell'impostore e il burnout

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