Come usare i modelli di piano di miglioramento delle prestazioni (PIP)

Non è mai facile dire a qualcuno del tuo team che deve migliorare. A volte, però, è inevitabile. Quando qualcuno sta lavorando male, devi affrontare quella conversazione. Ma quando rendi quella conversazione attuabile e dai loro un percorso chiaro verso il miglioramento, offri loro la possibilità di iniziare (o ricominciare) ad avere successo nel team.

Un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) è uno strumento che puoi utilizzare per aiutare i membri del team a ritrovare il proprio equilibrio. Continua a leggere per scoprire cosa includere in un modello di piano di miglioramento delle prestazioni e come questo strumento può rafforzare il tuo team. 

Cos’è un piano di miglioramento delle prestazioni?

Un piano di miglioramento delle prestazioni è uno strumento motivazionale che offre ai membri del team passaggi personalizzati e attuabili per raggiungere gli obiettivi di prestazione. Se un membro del team non raggiunge gli obiettivi, puoi utilizzare un PIP come opportunità per migliorare attraverso azioni personalizzate. 

In genere, incontrerai i membri del team individualmente per discutere i problemi di prestazioni e collaborare con quel membro del team per creare un PIP. Il PIP dovrebbe includere un piano strutturato per il futuro e obiettivi raggiungibili.

Potresti chiederti quando utilizzare un piano di miglioramento delle prestazioni rispetto a un percorso meno formale o più serio. I PIP possono essere utili nei seguenti scenari:

• Quando un membro del team ha problemi di prestazioni costanti

• Quando pensi di poter correggere i problemi di prestazione di un membro del team con un piano d'azione

• Dopo aver fornito tutte le soluzioni ragionevoli per il membro del team

• Dopo aver fornito tutta la formazione necessaria per la posizione

Alcuni membri del team hanno prestazioni scarse perché mancano di struttura, ma possono migliorare con le giuste misure. È esattamente ciò che un PIP mira a fornire.

Suggerimenti da considerare prima di implementare un piano di miglioramento delle prestazioni

La cosa più importante da ricordare prima di affrontare questa conversazione è che un PIP è progettato per aiutare i membri del team a migliorare. Pensala come una conversazione in cui offri un feedback costruttivo e crei passaggi successivi tangibili per il miglioramento. I suggerimenti riportati di seguito possono aiutarti ad affrontare la conversazione con una mentalità aperta e a far sì che i membri del team assimilino le informazioni in modo efficace.

• Prepara i membri del team: se si tratta della prima conversazione su un PIP, potresti volerla affrontare senza avvisare il membro del team, ma preparandolo, puoi concentrarti sui miglioramenti costruttivi. Indipendentemente da come affronti l’argomento, assicurati di promuovere una comunicazione efficace sul luogo di lavoro, in modo che si sentano a proprio agio nell’esprimersi.

• Ascolta attivamente: una volta che sei faccia a faccia con il membro del team, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di ascoltare e cercare di capire. Invece di attribuire la colpa, chiedi di spiegare la situazione e tutto ciò che potrebbe contribuire ai problemi di prestazioni. Parlare individualmente con il membro del team potrebbe rivelare problemi di cui non eri a conoscenza prima, che potrebbero influire sul piano di miglioramento delle prestazioni che creerete insieme.

• Mantieni un atteggiamento positivo: quando dai un feedback costruttivo ai membri del team, mantieni un atteggiamento positivo. Un PIP fa paura, ma in fondo è anche un'opportunità per migliorare. 

• Trova la causa principale del problema: comprendere la causa principale dei problemi di prestazioni lavorative è fondamentale, e una riunione individuale può essere un ottimo posto per approfondire. Potresti riscontrare comportamenti o azioni che derivano da una causa situazionale o personal. Arrivare a questa ragione fondamentale può aiutarti a sviluppare un piano d’azione più appropriato.

• Definisci un percorso chiaro verso il successo: dire a un membro del team cosa sta facendo di sbagliato non è utile se non gli offri modi per migliorare. È qui che il PIP entra in gioco.

• Spiega che esaminerai i suoi progressi: mentre il membro del team lavora ai passaggi del PIP, fagli sapere che sarai lì per esaminare i suoi progressi e motivarlo lungo il percorso. In questo modo saprà di non essere solo. Inoltre, lo aiuterà a mantenere la responsabilità e a rispettare gli obiettivi. 

Cosa include un piano di miglioramento delle prestazioni?

Prima di personalizzare un piano di miglioramento delle prestazioni, è importante capire cosa viene solitamente incluso. Durante la stesura del modello, tieni a mente questa checklist.

• Dichiarazione delle aspettative dell’azienda: può essere una dichiarazione standardizzata delle aspettative della tua azienda per le prestazioni lavorative dei membri del team.

• Panoramica delle prestazioni: la sezione dovrebbe evidenziare le prestazioni del membro del team rispetto alle aspettative del suo ruolo.

• Piano d’azione: fornisci azioni da attuare con passaggi misurabili che il membro del team deve rispettare. Se possibile, definisci questi obiettivi come obiettivi intelligenti.

• Programma di follow-up: la "T" di SMART sta per "time-bound", ovvero "con scadenza". Ogni modello di PIP dovrebbe includere una cronologia con i traguardi di avanzamento.

• Conseguenze: questa sezione del PIP spiega cosa potrebbe accadere se il PIP si rivelasse inefficace. Ciò potrebbe includere un ulteriore inasprimento o la possibile risoluzione del rapporto di lavoro.

Come scrivere un piano di miglioramento delle prestazioni

La stesura di un PIP richiederà una riunione ponderata con il membro del team. Prima della riunione, prepara le prove a supporto delle affermazioni sui problemi di prestazioni dei membri del team. Durante la riunione, tu e il membro del team potrete esaminare uno per uno gli elementi sopra elencati. Segui i passaggi seguenti per redigere un PIP durante la riunione.

1. Esamina l'azienda, i ruoli e le aspettative

Il primo passo nella stesura di un PIP è quello di definire le aspettative. Sebbene i membri del team possano avere ruoli e responsabilità diversi, dovresti avere un modo generale per definire cosa ti aspetti e cosa si qualifica come scarso.  

Questa dichiarazione servirà come riferimento e può aiutarti a spiegare eventuali problemi specifici che i membri del team devono affrontare. Il PIP non dovrebbe essere la prima volta che i membri del team vedono questa dichiarazione. Se vuoi che i membri del team soddisfino le aspettative, dovrai chiarirle fin dall'inizio e spesso. 

Suggerimento: l’azienda dovrebbe disporre di una documentazione formale sulle aspettative per i membri del team. Assicurati che i membri del tuo team abbiano sempre accesso a queste aspettative, anche quando non hanno problemi di prestazioni. In questo modo, tutti possono rimanere informati su ciò che ci si aspetta da loro.

2. Individua le aree di miglioramento

Dopo aver esaminato le aspettative dell’azienda, identifica le aree specifiche che necessitano di miglioramenti. Ciò significa elencare i modi specifici in cui il membro del team non soddisfa le aspettative e fornire esempi delle sue prestazioni.

Sebbene sia necessario sottolineare i problemi in un PIP per aiutare i membri del team in difficoltà, puoi anche strutturare questa sezione in modo che sia utile e attuabile. Ecco alcuni suggerimenti per rendere questa Sezione più costruttiva:

• Esprimi la tua fiducia nel fatto che il membro del team possa migliorare

• Indica solo problemi oggettivi

• Includi sempre dettagli e fatti a supporto dei problemi a cui fai riferimento 

• Concentrati sui problemi che hanno soluzioni chiare 

• Non sottolineare i problemi derivanti da divergenze di opinione o carenze che il membro del team non può controllare

• Cerca la causa principale di ogni problema per identificare soluzioni a lungo termine.

Suggerimento: un PIP dovrebbe essere basato sull'obiettività e includere fatti, non opinioni soggettive basate sulla tua versione di ciò che è il successo. Puoi evitare questo pregiudizio inconscio, noto come pregiudizio di valutazione idiosincratico, definendo criteri di valutazione specifici e chiari e conducendo revisioni con più valutatori per raccogliere dati sulle prestazioni.

3. Crea un piano d'azione

Ogni PIP dovrebbe includere un piano d’azione dettagliato su come il membro del team può migliorare. Questo piano d'azione può includere obiettivi, traguardi di avanzamento e formazione aggiuntiva. 

In particolare, assicurati che gli obiettivi che definisci siano SMART. Gli obiettivi SMART sono specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con una scadenza. La struttura degli obiettivi intelligenti è ideale quando si crea un piano d’azione perché fornisce obiettivi misurabili da verificare. Ciò rende il processo di follow-up più strutturato e tangibile.

Suggerimento: monitora il tuo piano d'azione in un'unica fonte di riferimento, come uno strumento di project management. Assicurati che sia tu che il membro del tuo team abbiate accesso allo strumento, in modo da poter vedere gli aggiornamenti e apportare modifiche in tempo reale. Quindi, utilizza i diagrammi di Gantt per visualizzare i traguardi e monitorare i progressi man mano che procedi.

4. Imposta un programma di follow-up

Ogni PIP dovrebbe avere un programma di follow-up in linea con il tuo piano d'azione. Questo programma dovrebbe includere verifiche e mentoring regolari durante tutto il piano di miglioramento delle prestazioni.

Un programma renderà i membri del team responsabili dei loro obiettivi e fornirà una data di riferimento per quando speri di vedere un miglioramento. Inoltre, fornirà chiarezza e struttura per quando effettuerai i controlli e li supporterai durante il processo di miglioramento.

Suggerimento: crea un programma e un'attività con promemoria per la prossima verifica. In questo modo, i membri del team avranno qualcosa da attendere con impazienza e si sentiranno motivati ad aumentare la produttività e le prestazioni.

5. Definisci i passaggi successivi

In questa sezione, spiegherai cosa potrebbe accadere se il PIP non dovesse funzionare. Se un membro del team non è in grado di apportare miglioramenti significativi e misurabili, la posizione potrebbe non essere quella giusta per lui. Consulta il team delle Risorse umane o il responsabile del reparto per i passaggi successivi.

Esempio di PIP e modello gratuito

Di seguito, vedrai un esempio di piano di miglioramento delle prestazioni. 

Scenario di esempio: Sally non soddisfa le aspettative dell'azienda perché spesso non rispetta le scadenze, salta le riunioni del team e non contribuisce ai progetti del team. Le sue prestazioni devono migliorare se vuole rimanere in questo ruolo, ma il suo manager Kat pensa che sia possibile migliorare. Le cause alla base delle scarse prestazioni lavorative di Sally sembrano facili da risolvere. Con una migliore gestione delle attività, collaborazione nel team e guida da parte di Kat, Sally dovrebbe essere in grado di eccellere nel tempo. 

Esempio di piano d’azione/obiettivi intelligenti: nei prossimi 3 mesi, Sally rispetterà tutte le scadenze, parteciperà a tutte le riunioni programmate e contribuirà ad almeno un progetto del team.

Prova il nostro modello gratuito di PIP per semplificare un piano d’azione e aiutare il tuo team a migliorare sul lavoro.

Come monitorare gli obiettivi del PIP

Uno degli aspetti più importanti del processo PIP è il monitoraggio dei progressi dei membri del team nel tempo. Senza questa fase, non saprai se il PIP sta funzionando. 

A tal fine, assicurati che gli obiettivi e il piano d’azione siano nello stesso posto. Troppo spesso, la definizione degli obiettivi avviene in fogli di calcolo o presentazioni, che sono separati e isolati dal lavoro effettivo in corso. Senza la connessione tra obiettivi e attività, i membri del tuo team non saranno in grado di vedere chiaramente come stanno progredendo e, soprattutto, migliorando. 

Ecco perché in Asana abbiamo integrato gli obiettivi nel nostro prodotto. Visualizzando gli obiettivi e le attività affiancate, i membri del team possono: 

• responsabilizzare i membri del team rispetto alle scadenze

• monitorare l’avanzamento dei membri del team in tempo reale

• monitorare gli obiettivi di miglioramento rispetto alle valutazioni delle prestazioni precedenti

• Pianificare riunioni di follow-up 

• Includere i membri del team in questi processi per una piena trasparenza

Monitora l’avanzamento dei PIP con un software di gestione del lavoro

I PIP possono invocare un senso di urgenza e motivazione nei membri del team in difficoltà per incoraggiarli a dare il meglio di sé. Mentre aiuti queste persone a definire gli obiettivi di prestazione, usa uno strumento come Asana per monitorare i loro progressi in tempo reale e spronarle a continuare.