Modèle de suivi de projet

Pour travailler efficacement, un chef de projet doit être organisé. Mais quand vient le moment de suivre plusieurs projets en même temps, même les personnes les plus ordonnées peuvent s’y perdre. Un modèle de suivi de projet vous permet de suivre plusieurs projets à la fois au sein de plusieurs équipes, en conservant la même structure.

Qu’est-ce qu’un modèle de suivi de projet ?

Un modèle de suivi de projet est un outil qui aide les équipes à organiser la manière dont elles gèrent plusieurs projets à la fois. Ceci est particulièrement utile si vous travaillez en mode interfonctionnel : en utilisant un même modèle pour suivre les projets, chacun peut facilement retrouver toutes les informations utiles qui y sont liées (même si ces initiatives sont gérées par une autre équipe).

La meilleure façon de créer un modèle de ce type est d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Ainsi, vous avez la possibilité de passer d’un tableau de bord de suivi de projet à un autre et de visualiser les mises à jour en temps réel. Par exemple, si vous créez votre modèle sur Asana, vous pourrez également basculer entre différentes vues. Vous avez besoin d’accéder à la chronologie du projet ? Passez en vue Chronologie et votre travail s’affichera aussitôt sous forme de diagramme de Gantt. Vous préférez un aperçu minimaliste ? Pas de souci, Asana vous permet également de suivre vos projets en vue Liste, une structure qui s’apparente à une liste de tâches traditionnelle.

Une fois votre modèle mis en place, vous pouvez l’utiliser pendant la phase de planification pour définir les responsables des différents projets et leur emplacement. Votre modèle n’est pas seulement un outil de routine pour la gestion de projet : il est également utile pour la gestion de portefeuille, laquelle permet de regrouper de nombreux projets différents au sein d’un même portefeuille. Vous pouvez donc utiliser un modèle de suivi de projet pour coordonner la mise en place et la gestion des portefeuilles.

Pourquoi utiliser un modèle de suivi de projet ?

Votre façon de suivre les projets peut influer sur le degré d’organisation et de concentration au travail. À l’échelle de l’entreprise, cette petite différence peut avoir un impact considérable. Si vous êtes en mesure de suivre efficacement les projets de la même manière au sein des différentes équipes et services, vous permettez à l’ensemble de votre personnel d’être plus productif.

Mais ce n’est pas tout ! Les modèles de suivi de projet vous offrent bien d’autres avantages :

• Assurer une cohérence : utilisez un modèle pour suivre les projets de manière cohérente entre les équipes et les lancements. Ainsi, vous garantissez que le suivi (et l’organisation) de chaque grand lancement multiprojet se fasse exactement de la même manière.

• Réduire les tâches d’organisation : un modèle de suivi de projet réduit le temps que vous et votre équipe passez à décider comment suivre et coordonner les différents projets dont vous avez besoin pour mener à bien votre travail.

• Personnaliser les modèles : en fonction de vos besoins, vous pouvez créer des modèles de suivi de projet pour chaque type de tâches. Par exemple, vous pouvez créer un modèle spécifique à votre processus de développement produit, dans lequel répertorier tous les projets nécessaires au développement produit.

Comment sont utilisés les modèles de suivi de projet ?

Les modèles de ce type vous aident à standardiser le suivi des projets associés. Lorsque vous utilisez votre modèle pour effectuer un nouveau suivi de projet, vous bénéficiez d’un aperçu de tous les projets en cours, notamment :

• Le statut du projet

• Les livrables en attente

• Les tâches et descriptions du projet

• Le calendrier de projet, sans oublier les dates de début et de fin, ainsi que les jalons

De plus, lorsque vous souhaitez créer une liste de tâches pour les membres de votre équipe dans le cadre d’un projet, vous pouvez y accéder directement depuis votre outil de suivi.

Prenons l’exemple du lancement d’un nouveau produit. Vous pouvez utiliser votre modèle de suivi pour :

1. Entamer un nouveau suivi de projet pour le lancement de votre produit.

2. Joindre tous les projets associés, notamment la stratégie produit et sa progression au cours des différentes phases du projet.

3. Surveiller le développement produit en intégrant les sprints Agile à votre suivi de projet d’équipe.

Les fonctionnalités d’un modèle de suivi de projet optimal

Utilisez un outil de gestion de projet pour créer un modèle de suivi de projet doté de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, notamment :

• Des diagrammes de Gantt

• Des sous-tâches

• Un tableau de bord de gestion de projet

• Des échéances

• Des processus

• Des intégrations

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Tableau de bord : fonctionnalité intégrée aux projets, l’onglet Tableau de bord vous propose de prendre un peu de recul et de bénéficier d’une vue d’ensemble sur la progression de votre équipe grâce à des graphiques et autres représentations visuelles. Vous pouvez personnaliser ces dernières afin d’être en mesure d’identifier instantanément les freins éventuels et de garder le rythme sur vos projets. En bref, l’onglet Tableau de bord comprend des indicateurs pertinents, dont les données vous offrent un aperçu de la progression du projet.

• Portefeuilles : cette fonctionnalité facilite l’organisation du travail et vous permet de suivre tous les projets de votre équipe au même endroit. Affichez une vue d’ensemble de la progression de tous vos projets, puis accédez aux détails pour résoudre les risques éventuels. Les portefeuilles permettent également de partager des mises à jour sur différents outils et de tenir les parties prenantes informées sans avoir à planifier de réunions.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Figma : de nombreuses équipes utilisent Figma pour créer des flux d’utilisateurs, simulations d’interfaces utilisateurs, prototypes et bien plus encore. Vous pouvez désormais intégrer ces designs à Asana pour communiquer le contexte et les documents clés à votre équipe. Contrairement aux captures d’écran, les intégrations dynamiques reflètent les changements apportés au fichier de design en temps réel, vous épargnant des recherches et mises à jour d’images chronophages.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

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