Lassés de manquer vos échéances ? Nous avons la solution !

Personne ne souhaite manquer une échéance, mais malgré tous nos efforts, les retards surviennent et surviendront toujours. Les travailleurs manquent 15 % de leurs échéances en raison de nombreux facteurs : surabondance de réunions, évolution des priorités ou processus imprécis, entre autres. Dans certains cas, repousser l’échéance est malheureusement inévitable. 

Manquer des échéances peut être source de stress, mais s’en débarrasser complètement n’est pas la solution. En tant que manager, veillez à aider votre équipe à fixer des échéances qui peuvent être respectées sans provoquer de surmenage. Si la surcharge devient importante au point de ne pouvoir rendre votre travail dans les temps, guidez votre équipe vers l’accomplissement des activités clés en ajustant les priorités ou en décomposant les tâches.

Pourquoi tenir ses délais est-il si important ?

Les échéances existent pour une bonne raison. Elles permettent de fluidifier vos projets en définissant les dates attendues d’accomplissement des tâches afin que votre équipe puisse planifier et organiser efficacement son travail. Elles motivent également les parties prenantes à terminer les tâches attribuées pour que votre projet avance en continu, sans jamais rester bloqué sur une tâche en particulier. 

Manquer trop d’échéances est l’une des principales causes d’échec de projet. Cela peut notamment :

• Entraîner des retards et mettre le projet en péril.

• Perturber le travail des équipes (interfonctionnel ou non). 

• Provoquer des points de blocage et empêcher d’autres équipes de terminer leur travail. 

• Nuire à la confiance des parties prenantes envers votre équipe, notamment en sa capacité à terminer les tâches. 

• Dégrader le moral de l’équipe. 

Quand les échéances deviennent toxiques

Les échéances doivent offrir aux membres de votre équipe plus de contrôle sur leur travail, sans pour autant qu’ils se sentent débordés, ce qui peut arriver si les parties prenantes fixent des échéances sans les consulter. Bien souvent, les échéances gagnent à être définies collectivement, notamment dans le cas où d’autres services attribuent des tâches à votre équipe. Ainsi, vous pouvez anticiper, fixer des échéances réalistes en accord avec votre équipe et tenir les délais sans vous précipiter.

Dans le cas contraire, ou si votre équipe s’est vue confier un projet bien précis, veillez à ce que chacun soit au clair sur vos objectifs d’équipe et d’entreprise. Ainsi, les parties prenantes peuvent donner la priorité aux tâches qui permettront vraiment d’atteindre les objectifs commerciaux principaux (au lieu de vous inonder de tâches toutes supposées urgentes ou hautement prioritaires).

Avoir trop d’échéances irréalistes prive les membres de votre équipe de leurs capacités d’action et de contrôle sur leur charge de travail, ce qui peut les mener droit au surmenage, voire au burnout. En effet, le fait de souvent manquer des échéances risque de faire naître en eux un sentiment d’échec ou de leur donner l’impression de décevoir les autres en permanence, quand bien même ils accompliraient une quantité de travail raisonnable. À long terme, c’est le moral de l’équipe tout entière qui en pâtit. 

Pourquoi manquez-vous des échéances ? 

Nombreux sont ceux qui s’imaginent à tort que le fait de manquer des échéances est causé par de mauvaises habitudes de travail ou des problèmes de productivité. En réalité, de nombreux facteurs entrent en jeu, notamment :

• Des priorités confuses : les tâches qui doivent être réalisées en priorité ne sont pas assez mises en valeur. 

• Des modifications dans la portée du projet : des livrables supplémentaires sont ajoutés au projet ou des exigences évoluent au cours de l’exécution d’une tâche. 

• Le manque de planification : l’équipe n’a pas pris le temps d’établir un rétroplanning à partir de l’échéance finale pour définir les étapes intermédiaires. 

• Une mauvaise estimation : le temps nécessaire à l’accomplissement de certaines tâches n’est pas correctement évalué. 

• Des priorités qui entrent en concurrence : votre équipe est submergée par un trop grand nombre de tâches « prioritaires ».

• Des échéances irréalistes : des demandes de dernière minute, des délais serrés ou d’autres situations similaires pour lesquelles votre équipe n’est pas en mesure de terminer le travail à temps. 

• Des obstacles imprévus : des incidents vous contraignent à mettre en pause vos activités (bugs logiciels, départ d’un collaborateur ou autres difficultés inattendues). 

• Un manque d’engagement des parties prenantes : vous éprouvez des difficultés à inciter certains collègues à terminer leurs tâches à temps, alors que vous attendez sur celles-ci pour pouvoir commencer votre propre travail.

• Un manque de périodes de concentration : vous avez trop de réunions et pas assez de temps pour avancer dans votre travail. 

Comment éviter de manquer des échéances ?

La productivité absolue ne suffit pas pour éviter de manquer des échéances. Au lieu d’accélérer pour abattre toujours plus de travail, considérez plutôt les problèmes sous-jacents. Ainsi, vous pourrez terminer à temps sans risquer de mener votre équipe au surmenage, voire au burnout. 

Voici quelques pistes : 

1. Clarifiez les priorités

Des priorités claires aident vos membres d’équipe à distinguer les tâches les plus importantes, qu’ils pourront alors accomplir en premier avant de passer au reste. Cela se révélera particulièrement utile si votre équipe est déjà très occupée et ne peut donc pas tout faire en même temps. Afin de terminer votre projet en toute sérénité, repoussez les échéances des tâches à faible priorité dans la mesure du possible ou déléguez-les à une autre équipe. 

Vous ne savez pas par où commencer ? Voici comment clarifier vos priorités : 

• Reliez les activités quotidiennes aux objectifs : si vous comprenez en quoi les tâches quotidiennes participent aux objectifs de l’entreprise et de l’équipe, vous identifierez plus facilement les plus importantes. Par exemple, vous pourriez donner la priorité à un projet d’optimisation d’image s’il contribue à l’objectif d’entreprise « Améliorer la vitesse de chargement du site Web ». Pour vous libérer du temps, passez au second plan une tâche de moindre importance telle que l’organisation de votre documentation interne. Vous n’abandonnerez pas pour autant les tâches à faible priorité, mais en repousserez les échéances si nécessaire pour soulager votre équipe. 

• Hiérarchisez votre liste de tâches : il est préférable de hiérarchiser votre travail au quotidien. Afin d’y parvenir, vous pouvez créer une matrice d’Eisenhower et y classer vos tâches par degré d’urgence ou d’importance. Cette technique de hiérarchisation permet de regrouper les tâches en quatre sections : à faire, à déléguer, à planifier et à abandonner. 

2. Adoptez un système permettant de suivre vos projets et vos échéances

Tenir ses délais demande du temps, or la planification des tâches se révèle parfois difficile si vous n’avez pas connaissance du travail attendu ni du temps nécessaire pour le réaliser. Pour bénéficier de la plus grande clarté, organisez l’ensemble de vos projets et échéances au même endroit. Ainsi, vous verrez en un clin d’œil le travail en cours, celui à venir et le temps alloué à votre équipe pour produire chaque livrable. 

3. Assurez-vous que les échéances comptent

Les échéances ne doivent pas être fixées de façon arbitraire. Afin que les membres de votre équipe aient suffisamment de contexte (et de motivation) pour que le travail soit terminé dans les temps, veillez à leur expliquer vos choix en matière d’échéances. Si ces dernières ne leur paraissent pas réalistes, la pression n’est pas la même. Ils risquent alors de s’en détacher et pourraient même les ignorer complètement. 

Les échéances ont toujours un but, même si la date en elle-même ne suppose parfois rien de concret. Elles peuvent vous permettre d’atteindre des objectifs d’équipe et des jalons, comme écrire un certain nombre d’articles par mois. Même si aucun élément externe ne vous oblige à publier chaque article dans un certain délai, fixer des échéances aide les membres de votre équipe à gérer leur propre planning et à avancer dans leur travail de façon continue. 

4. Fixez des échéances réalistes

Afin de toujours tenir vos délais, assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour accomplir le travail. En effet, lorsque vous fixez des échéances, vous pouvez rapidement tomber dans le piège appelé « Planning fallacy » en anglais, un phénomène psychologique où le temps d’accomplissement d’une tâche est sous-estimé, tout en sachant que des tâches similaires ont pris plus de temps par le passé. Au lieu de se baser sur l’expérience pour fixer une échéance réaliste, un espoir se crée : cette fois c’est sûr, les choses se dérouleront différemment et tout se passera bien… 

Pour éviter ce piège, la première étape est d’être conscient qu’il existe ; vous saurez ainsi à quoi vous en tenir le cas échéant. Par ailleurs, notons qu’il est toujours préférable de prévoir un peu plus de temps que ce qu’il nous semble nécessaire.

5. Identifiez les dépendances

En gestion de projet, les dépendances sont des tâches qui reposent sur l’achèvement d’une autre. Par exemple, les développeurs d’applications doivent effectuer les tests utilisateur avant de pouvoir finaliser la conception d’un produit. Puisque la première tâche doit être terminée avant que la seconde ne puisse commencer, si la première est retardée, la seconde le sera également. 

Lors de l’élaboration de votre calendrier de projet, assurez-vous d’identifier les dépendances afin que les tâches soient réalisées dans le bon ordre. Vous éviterez ainsi les points de blocage et assurerez la fluidité de votre projet.

6. Débarrassez-vous des distractions pour rester concentré

Dans le monde du travail actuel qui file à cent à l’heure, les distractions sont davantage une norme qu’une exception ; les notifications à longueur de journées des différentes applications telles que les clients de messagerie ou Slack en sont un bon exemple. Notre étude sur l’Anatomie du travail a montré que plus de la moitié des travailleurs se sentent obligés d’y répondre immédiatement, et plus d’un tiers ne supportent plus ces alertes incessantes. 

Vérifier toutes ces notifications nuit gravement à la concentration, et il faut parfois plus de 20 minutes pour se remettre pleinement et efficacement au travail. Autrement dit, si vous jetez un œil à Slack trois fois par heure, vous n’accomplirez pas grand-chose. 

Testez ces techniques pour aider votre équipe à se débarrasser des distractions et rester concentré : 

• Encouragez votre équipe à utiliser le mode Ne pas déranger des applications de communication (Slack ou e-mails, par exemple).

• Rangez votre téléphone dans un tiroir ou autre pour ne pas être tenté de consulter vos messages ou les réseaux sociaux. Une étude a montré que le simple fait d’avoir votre téléphone dans votre champ de vision peut vous déconcentrer. 

• Bloquez des créneaux dans votre emploi du temps pour parvenir à un état d’hyper-concentration sur des tâches ciblées. Vos collègues ne seront alors pas surpris de l’éventuelle lenteur de vos réponses. 

• Regroupez tous les outils et applications sur une plateforme de gestion du travail pour limiter les changements d’environnement. 

• Procédez à une « purge des réunions » pour éliminer celles qui seraient inutiles, le temps ainsi libéré pourra servir à planifier des temps de concentration. 

7. Adoptez une stratégie de gestion du temps

Pour tenir vos délais, vous devez être en mesure de gérer votre temps. Si vous ou un membre de votre équipe êtes sujet à la procrastination, testez une de ces stratégies de gestion du temps pour vous aider à rester concentré sur votre travail : 

• La technique Pomodoro : organisez vos activités en alternant sessions de travail de 25 minutes et pauses de 5 minutes.

• Le « Timeblocking » ou blocage du temps : allouez un certain temps de travail à chacune de vos tâches quotidiennes. 

• Le « Timeboxing » ou gestion par blocs de temps : créez un bloc de temps à l’occasion duquel vous vous fixez pour objectif de réaliser une tâche donnée dans un certain laps de temps. 

• La méthode « Eat the Frog » ou « Avalez le crapaud » : identifiez la tâche la plus complexe et accomplissez-la en premier. 

• Le principe de Pareto ou la règle des 80/20 : concentrez-vous sur les tâches les plus importantes pour optimiser votre productivité. 

• La méthode « Getting Things Done » (GTD) ou « Faire avancer les choses » : faites la liste des tâches que vous avez prévues à l’écrit pour les hiérarchiser et vous libérer l’esprit. 

Que faire lorsque vous manquez une échéance ?

Personne n’est à l’abri d’une échéance manquée. Au lieu de vous lamenter ou de chercher la personne à blâmer, encouragez les membres de votre équipe à suivre les étapes ci-dessous. Elles vous permettront d’avancer, de gérer la situation de façon proactive et de limiter les répercussions sur les parties prenantes. 

1. Prévenez dès que vous pensez manquer une échéance : plus tôt vous remonterez l’information, plus les parties prenantes auront le temps d’ajuster leur emploi du temps et de s’adapter au retard. 

2. Expliquez la situation : une explication est conseillée lorsque vous manquez une échéance, mais veillez à rester bref et à vous concentrer sur les solutions et non sur la recherche de la personne à blâmer. 

3. Proposez des solutions : réfléchissez à ce que vous pouvez offrir pour compenser les désagréments d’une échéance manquée. Par exemple, vous pourriez réaliser une version allégée de vos travaux en cours ou repousser l’échéance pour un livrable plus abouti. 

4. Évaluez vos priorités et proposez une nouvelle échéance plus réaliste : faites le point sur l’ensemble de vos travaux en cours. Quand estimez-vous pouvoir terminer la tâche attendue en tenant compte des autres tâches sur votre liste ? Fixer une nouvelle échéance vous permet, ainsi qu’aux parties prenantes, de continuer à avancer sereinement, sans vous préoccuper constamment d’un délai non tenu ni vous précipiter pour livrer à temps. 

5. Mettez à jour le calendrier et les dépendances de votre projet : si l’échéance manquée fait partie d’un projet d’envergure, ajustez les autres tâches de façon à pouvoir les terminer à temps. Par exemple, si le démarrage de la tâche d’un collègue dépend de l’achèvement de la vôtre, un report de son échéance sera probablement nécessaire. 

6. Ne vous lamentez pas : personne n’est à l’abri d’une échéance manquée. L’important est de tirer des leçons de vos expériences et d’adapter votre approche pour les fois suivantes. 

Faites de vos échéances un outil 

Les échéances ne sont pas vos ennemies, elles constituent au contraire un outil d’organisation. Fixer des échéances claires et réalistes vous permet de garder le contrôle du travail de votre équipe et vous assure du bon déroulement de vos projets. Ne les voyez pas comme une source de stress, mais plutôt comme une structure qui met tous les intervenants sur la même longueur d’onde.