Plantilla de informe de proyectos

¿Cuál es el estado de este proyecto?

Si eres gestor de proyectos, seguramente ya hayas escuchado esta pregunta. Y para poder responderla, probablemente tuviste que buscar en varios escritorios o herramientas, revisar tu bandeja de entrada e incluso consultar con tu equipo. Pero imagínate si hubiera una forma más sencilla: una única fuente de información en donde pudieras ver rápidamente el seguimiento de tus proyectos, lo que queda por hacer y cuánto debes avanzar para alcanzar los objetivos de tu proyecto.

Te presentamos la plantilla de informe de proyecto.

¿Qué es una plantilla de informe de proyecto?

Una plantilla de informe de proyecto es una guía reutilizable que te permite crear rápidamente un informe de proyecto, como un informe semanal de estado, informe de cierre de proyecto o informe de seguimiento. Es un marco que puedes usar al inicio de tus proyectos, para que siempre sepas qué tipo de información debes seguir y consultar, así, el informe de estado de proyecto. Todo lo que necesitas hacer es copiar la plantilla de informe de proyecto, completar la información requerida y empezar a trabajar.

Una plantilla de informe de proyecto no solo sirve para actualizar a las partes interesadas. Esta herramienta también te ayuda a mantener el trabajo encaminado, a afrontar los obstáculos y a que las tareas se completen a tiempo. La plantilla de informe de tu proyecto ofrece una vista rápida de lo que queda por hacer y de cómo estás progresando hacia los objetivos de tu proyecto.

Ventajas de una plantilla de informe de proyecto online

Ningún proyecto es estático. Las prioridades y los cronogramas suelen evolucionar con el tiempo y, a medida que el equipo finaliza los entregables, se acerca cada vez más al objetivo del proyecto. Una plantilla online para seguimiento de proyectos puede capturar estos cambios durante el desarrollo del proyecto de una manera que las plantillas estáticas no pueden. Además, se actualiza en tiempo real, por lo que siempre sabrás lo que se ha completado y lo que queda por hacer. Y si las prioridades cambian, puedes actualizar fácilmente la plantilla de informe de proyecto para mantener a todas las partes interesadas informadas.

Con una plantilla de informe de proyectos, puedes hacer lo siguiente:

• Supervisar la finalización de tareas en tiempo real.

• Brindar a las partes interesadas una fuente única de información sobre el estado del proyecto. 

• Visualizar rápidamente cómo estás progresando hacia los objetivos del proyecto. 

• Actualizar fácilmente la plantilla de informe de proyecto si cambian los plazos o las prioridades. 

• Dar seguimiento a los objetivos, los indicadores clave de rendimiento (KPI), los entregables y el estado del proyecto en un solo lugar. 

• Visualizar tu plantilla de informe de proyecto con paneles personalizables, sin tener que trabajar extra. 

• Asignar tareas y establecer plazos para que quede claro quién hace qué y para cuándo. 

• Adjuntar documentos de Google, hojas de cálculo, imágenes y otros archivos relevantes.

• Contar con un informe de progreso siempre actualizado. 

• Visualizar tu plan de proyecto de un solo vistazo.

Cómo estructurar tu plantilla online de informe de proyecto

En su forma más básica, la plantilla de informe de proyectos debería incluir la siguiente información:

• Progreso actual hacia cada uno de los objetivos de tu proyecto.

• Tareas que actualmente tienen prioridad. 

• Cualquier problema u obstáculo que pueda afectar el progreso. 

• Tareas o hitos del proyecto finalizados. 

Para dar formato a tu plantilla de informe de proyecto, crea una sección para cada uno de estos grupos:

Progreso hacia los objetivos

En esta sección, necesitarás espacio para documentar los objetivos del proyecto, los KPI que usarás para medirlos y el progreso actual hacia esos objetivos.

Crea las siguientes columnas en tu plantilla de informe de proyecto para dar seguimiento a la información: 

• Objetivo: una meta general que deseas alcanzar. Por ejemplo, “aumentar el tráfico de la página de inicio”.

• KPI: una métrica para dar seguimiento al progreso hacia tu objetivo. Por ejemplo, podrías medir el tráfico de la página de inicio mediante el seguimiento de los visitantes del sitio. 

• Rendimiento actual: la medida actual del KPI elegido. Por ejemplo: “1.2 millones de visitantes web”.

• Rendimiento deseado: la medida deseada del KPI elegido, necesaria para lograr el objetivo del proyecto. Por ejemplo: “2 millones de visitantes web”.

• Fecha de entrega: el cronograma planificado para cada objetivo. 

• Responsable: la persona encargada de supervisar y cumplir con cada objetivo.

Tareas que actualmente tienen prioridad

Ver las tareas que quedan por hacer puede ayudarte a eliminar de manera proactiva los obstáculos que pueden comprometer los próximos trabajos. Además, al tener una visión general de las tareas que estás priorizando, tendrás una mejor idea de cómo avanza el proyecto a lo largo del tiempo. Esta sección de tu plantilla de informe de proyecto puede variar dependiendo de las necesidades específicas de cada proyecto. Por ejemplo, si estás creando una plantilla de informe de estado semanal, esta sección podría incluir tareas de la lista de tareas pendientes de tu equipo para esta semana.

Tareas o hitos finalizados

Esta sección te ayuda a visualizar lo que has logrado hasta ahora. Muestra el progreso concreto hacia cada entregable y también te ayuda a organizar las próximas tareas. Además, puedes adaptar esta sección a las necesidades específicas del proyecto, por ejemplo, las tareas que se completaron la semana pasada o una lista de todos los hitos finalizados a lo largo del proyecto.

Problemas u obstáculos

Finalmente, crea una sección en tu plantilla de informe de proyecto para seguimiento de proyectos y para documentar cualquier obstáculo o cuello de botella que podrían afectar los próximos trabajos. Esto te permite solucionar pequeñas dificultades de forma proactiva antes de que se transformen en grandes problemas. También puede ayudar a las partes interesadas a comprender por qué algunos entregables tardan más de lo esperado.

Funciones y aplicaciones que puedes probar

Prueba estas funciones e integraciones de aplicaciones para aprovechar al máximo la plantilla de informe de proyecto:

Funciones integradas

• Informes. La función Informes en Asana traslada los datos del proyecto a gráficos visuales y fáciles de procesar. Al generar informes sobre el trabajo donde reside el trabajo, puedes reducir el trabajo duplicado y los cambios innecesarios entre diferentes aplicaciones. Y, como todo el trabajo de tu equipo ya se encuentra en Asana, puedes extraer los datos de cualquier proyecto o equipo para obtener un panorama preciso de lo que está ocurriendo, todo en un solo lugar.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo en tu plantilla de informe de proyecto. 

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio en la plantilla de informe de proyecto para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

Preguntas frecuentes