Plantilla de seguimiento de asignaciones

Cuando las asignaciones están dispersas en emails, notas adhesivas y hojas de cálculo, las fechas límite se pasan por alto y las personas se confunden. Los estudiantes olvidan la tarea, los editores persiguen a los redactores por los borradores y los jefes de proyecto tienen dificultades para identificar quién es responsable de qué. Sin una estructura, incluso los equipos más calificados tienen dificultades para gestionar el tiempo y la responsabilidad.

Esta plantilla de seguimiento de tareas aborda esta necesidad al establecer un centro único para las tareas, las fechas límite y la responsabilidad. Si eres un profesor que supervisa los horarios de clase, un estudiante que planifica las tareas semanales o un equipo de contenido que coordina las publicaciones en redes sociales y los emails, esta plantilla gratuita ofrece un sistema paso a paso para dar seguimiento a las tareas de principio a fin.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de seguimiento de tareas?

Un equipo editorial que coordina a redactores internos y freelancers solía gestionar las tareas a través de cadenas de emails y hojas de cálculo. Sin embargo, después de cambiar a una plantilla de seguimiento de tareas en Asana, ahora tienen un espacio de trabajo para asignar artículos, establecer fechas de entrega y dar seguimiento al progreso en tiempo real. Con resultados como estos, es fácil ver cómo los diferentes grupos pueden beneficiarse del uso de una plantilla de seguimiento de tareas en lugar de una simple Lista de pendientes.

Estudiantes

Una plantilla de seguimiento de tareas para estudiantes ayuda a los estudiantes de secundaria y universitarios a organizar las tareas, los horarios de estudio y los planes de lecciones. Pueden registrar las fechas de entrega, dar seguimiento al progreso como en un registro de tareas y organizar las tareas en una lista semanal.

Educadores

Los profesores usan una plantilla de seguimiento de tareas para compartir los horarios de las clases, gestionar las tareas de calificación y alinear los planes de lecciones. Al crear un registro digital o imprimible, los educadores simplifican la comunicación con los estudiantes y reducen el tiempo dedicado a hacer un seguimiento del trabajo atrasado.

Equipos editoriales y de contenido

Los equipos editoriales usan un sistema de seguimiento de tareas para programar publicaciones de blog, actualizaciones de redes sociales y textos de emails. En lugar de alternar entre documentos, hojas de trabajo o una plantilla de Notion, asignan tareas, establecen fechas límite y comparten actualizaciones para mantener los flujos de trabajo en movimiento.

Jefes de proyectos

Los jefes de proyecto dan seguimiento a las tareas como parte de fases más amplias de la gestión de proyectos. Con una plantilla gratuita de seguimiento de tareas, pueden asignar tareas, automatizar recordatorios y crear plantillas de planificación que se conectan a los hitos. La plantilla reduce la confusión y hace que los resultados del proyecto sean más fáciles de medir.

¿Por qué usar la plantilla de seguimiento de tareas de Asana?

Un equipo editorial reemplazó su hoja de cálculo de Excel con la plantilla de seguimiento de asignaciones de Asana y redujo el tiempo de respuesta para los borradores en un 30 %. En lugar de actualizar el estado de forma manual, dieron seguimiento a las tareas en tiempo real con notificaciones automáticas.

Con Asana, la plantilla de seguimiento de tareas es mucho más que una simple Lista de pendientes. Los equipos y los estudiantes pueden registrar las tareas, asignar responsables y establecer fechas de entrega con una clara asignación de responsabilidades. El resultado es un flujo de trabajo que agiliza el seguimiento de las asignaciones y permite un mejor rendimiento del proyecto.

Los beneficios de esta plantilla de asignación incluyen:

• Asignar tareas con responsables y fechas de entrega.

• Automatizar los recordatorios para que nada se pase por alto.

• Crear plantillas de planificación que ayuden con la gestión del tiempo.

• Dar seguimiento a los hitos, los horarios de las clases o los objetivos del proyecto en un solo espacio de trabajo.

• Compartir informes con las partes interesadas para mejorar la colaboración.

Cómo usar esta plantilla de seguimiento de tareas

La plantilla de seguimiento de tareas organiza las tareas en instrucciones paso a paso que se adaptan a cualquier flujo de trabajo. A la izquierda, las secciones te guían desde el registro de nuevas tareas hasta la revisión del trabajo finalizado. En la parte superior, los campos personalizados dan seguimiento al responsable, la fecha de entrega, la prioridad y el estado. A continuación, te mostramos cómo ponerlo en práctica.

1. Registra las tareas en un solo lugar

Comienza por crear tareas para cada asignación. Para los estudiantes, pueden ser tareas o asignaciones semanales. Para los equipos, podrían ser publicaciones de blog, contenido de redes sociales o entregables de proyectos. Registrar todo en un solo espacio de trabajo hace que la plantilla sea tu planificador de tareas todo en uno.

Por el contrario, una plantilla de seguimiento de tareas de Google Sheets requiere que ingreses y formatees la información de forma manual. Asana automatiza el proceso, agrega funciones como tareas recurrentes y evita que las tareas se pasen por alto.

2. Establece fechas de entrega y asigna responsables

Cada tarea necesita una fecha de entrega y un responsable claro. Los estudiantes pueden dar seguimiento a las fechas de entrega de las tareas para tener éxito académico, mientras que los jefes asignan tareas a los miembros del equipo con requisitos de tiempo específicos.

Usa los campos para registrar tanto la fecha de entrega como la prioridad. De esa manera, el trabajo más importante se ubica en la parte superior de la plantilla de planificación y las acciones pendientes se mantienen al día.

3. Organiza por categorías o programas

Agrupa las tareas por horarios de clase, tipos de contenido o categorías de proyectos. Los estudiantes pueden dividir las tareas por tema, mientras que los equipos editoriales dan seguimiento a formatos como publicaciones de blog o boletines informativos. Los jefes de proyecto pueden agrupar por hitos o flujos de trabajo.

Este paso convierte el seguimiento de tareas en una plantilla de planificador que se adapta a cualquier espacio de trabajo. También ayuda a agilizar las reuniones al mantener las tareas ordenadas por contexto.

4. Supervisa el progreso y automatiza los seguimientos

Supervisa el estado de las tareas con campos como “Sin iniciar”, “En progreso” y “Finalizado”. Automatiza las notificaciones para que los miembros del equipo reciban recordatorios antes de las fechas límite. La automatización reemplaza la necesidad de controles manuales y reduce el tiempo que los jefes o educadores dedican a buscar actualizaciones.

Una plantilla de seguimiento de tareas es adecuada para tareas como enviar un ensayo. Sin embargo, cuando el éxito se basa en acciones repetidas, como leer 20 páginas todas las noches o practicar un idioma a diario, una plantilla de seguimiento de hábitos es más efectiva.

5. Comparte los resultados y reflexiona sobre ellos

Al final de cada ciclo, revisa las tareas finalizadas. Los estudiantes pueden recapitular el progreso en relación con el plan de estudios, mientras que los equipos de contenido dan seguimiento a los resultados del proyecto con métricas como el tiempo de respuesta. Compartir informes garantiza que las lecciones aprendidas se trasladen a la siguiente plantilla de tareas.

Los equipos pueden exportar a Documentos, Excel o incluso crear una versión imprimible para referencia. Usar el rastreador como un informe del proyecto garantiza una mejora continua.

Funciones de asignación y seguimiento de Asana

Las funciones de Asana transforman un rastreador estático en un espacio de trabajo en vivo donde las tareas permanecen visibles y se pueden ejecutar. Explora el centro de funciones completo para obtener aún más inspiración.

Resúmenes inteligentes de IA

Usa la IA de Asana para resumir las notas de las tareas o las agendas de las reuniones en acciones pendientes claras. Por ejemplo, si los estudiantes hacen una lluvia de ideas sobre los objetivos del proyecto, los resúmenes inteligentes de IA capturan las conclusiones clave automáticamente.

Formularios

Los formularios permiten a los educadores o jefes recopilar nuevas tareas rápidamente. Los estudiantes pueden enviar tareas o los miembros del equipo pueden registrar solicitudes de contenido que se incorporan directamente a la plantilla de seguimiento de tareas.

Vista de calendario

La vista de calendario ofrece a los estudiantes y equipos una plantilla de planificador visual. Las tareas semanales, los planes de estudios o los hitos del proyecto aparecen en un calendario, lo que ayuda a gestionar el tiempo y a programar.

Campos personalizados

Los campos personalizados agregan flexibilidad al seguimiento de las tareas. Los equipos pueden registrar los requisitos de formato, los niveles de prioridad o los flujos de trabajo relacionados. Los estudiantes pueden agregar campos para la clase o la asignatura.

Paneles

Los paneles proporcionan una vista instantánea del rendimiento de las tareas. Los jefes de proyecto pueden dar seguimiento a las tareas atrasadas, mientras que los educadores pueden ver cuántas tareas quedan sin completar. Esta función hace que la plantilla sea un rastreador efectivo a escala.

Integraciones recomendadas para tu plantilla de seguimiento de tareas

Las integraciones conectan tu rastreador de tareas con las herramientas que ya usas. Mantienen el trabajo sincronizado en todas las plataformas y facilitan la colaboración. Explora la biblioteca de integraciones para encontrar las aplicaciones que usas a diario.

Slack

Envía notificaciones en tiempo real cuando los miembros del equipo registren nuevas tareas o cuando se acerquen las fechas de entrega. Los estudiantes y los miembros del equipo reciben recordatorios en los canales que ya usan.

Dropbox

Adjunta documentos, hojas de trabajo o planes de lecciones directamente a las tareas. Los equipos editoriales pueden agregar borradores y los estudiantes pueden cargar archivos de proyectos para su revisión.

Microsoft Teams

Lleva las conversaciones sobre las tareas a Teams sin perder el contexto. Los educadores o jefes pueden revisar el progreso dentro de Teams y confirmar las actualizaciones en Asana.

Outlook

Sincroniza las tareas con los calendarios de Outlook para que las fechas límite aparezcan junto con las reuniones y los eventos. Un estudiante puede ver las fechas de entrega de las tareas junto a su horario de clases, mientras que un jefe de proyecto ve los entregables junto a las llamadas de los clientes.

Google Drive

Almacena los programas, los briefs de los proyectos o las tareas finalizadas en Documentos de Google y vincúlalos directamente al rastreador para que todas las referencias permanezcan conectadas a la tarea correcta.

Calendario de Google

Integra las fechas de entrega del rastreador de tareas con el Calendario de Google para crear un programa en tiempo real. Los estudiantes pueden alinear los horarios de estudio con las fechas límite de las tareas y los equipos pueden equilibrar las tareas con las reuniones o los lanzamientos.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de seguimiento de tareas