Cómo automatizar las tareas repetitivas en 5 pasos

Tu equipo está en un ciclo implacable y repetitivo: actualizar manualmente los estados de los proyectos, ordenar las solicitudes de trabajo y lidiar con interminables cadenas de emails. Son tareas que exigen atención, pero que aportan poco a los objetivos estratégicos de tu organización. Este escenario es muy común en las empresas de hoy en día, donde las tareas manuales consumen recursos valiosos y dejan de lado los objetivos centrales. 

Ahí es donde entra en juego la automatización. Al automatizar las tareas repetitivas, puedes mejorar la productividad y redirigir el enfoque hacia el trabajo estratégico de alto impacto. En esta guía, te mostraremos cómo identificar y transformar tareas repetitivas en procesos automatizados, para que tu equipo pueda centrarse en el trabajo que realmente importa.

El proceso de 5 pasos para identificar y automatizar las tareas repetitivas

Dividimos el proceso de automatización de tareas en cinco pasos completos, para que puedas iniciar el recorrido de tu organización. 

Paso 1: identificar las tareas

Comienza por concentrarte en las actividades que requieren mucho tiempo, son manuales o propensas a errores. Por lo general, son tareas que no requieren mucha toma de decisiones, pero que se realizan con la frecuencia suficiente para consumir mucho tiempo, como configurar calendarios inversos de proyectos, supervisar el estado del trabajo o enviar actualizaciones de proyectos. Estas tareas sencillas son las principales candidatas para la automatización, ya que automatizarlas puede generar beneficios inmediatos en precisión y eficiencia. 

Identifica estas tareas consultando a la fuente: tu equipo. Usa estrategias como encuestas, entrevistas informales y observación directa para comprender los desafíos de su flujo de trabajo diario e identificar patrones. ¿Qué tareas se repiten con una frecuencia predecible? ¿Qué procesos causan cuellos de botella o consumen tiempo? Responder estas preguntas te ayudará a tener una idea de por dónde empezar, e involucrar a tu Equipo asegurará su aceptación de los próximos cambios.

Además, evalúa el potencial de automatización en áreas clave, como las siguientes:

• Delegación y priorización de tareas: la automatización puede reducir las tareas que requieren mucho tiempo, como asignar trabajo a los miembros adecuados del equipo, estandarizar las solicitudes de trabajo y mover las tareas de una etapa a la siguiente. 

• Planificación y ejecución de proyectos: la automatización agiliza los esfuerzos de planificación mediante la creación de flujos de trabajo confiables y escalables para diferentes procesos, para que puedas dedicarte de lleno al trabajo. 

• Colaboración y comunicación del equipo: las funciones como las actualizaciones de estado automatizadas y la IA que genera resúmenes de conversaciones, tareas y comentarios garantizan una comunicación clara y mantienen a todos en sintonía. 

• Supervisión del rendimiento: con los paneles de informes predefinidos, puedes agregar gráficos y dar seguimiento al progreso con un clic, e implementar cambios en toda la organización.

Paso 2: evaluar el potencial de automatización

Automatizar las tareas repetitivas no se trata solo de identificar el trabajo rutinario, sino de elegir estratégicamente las tareas donde la automatización tendrá el mayor impacto. Al decidir qué tareas automatizar, ten en cuenta criterios como la frecuencia y la regularidad de la tarea, su complejidad y la cantidad de tiempo y recursos que puedes ahorrar.

La automatización de tareas se trata de lograr un equilibrio: encontrar el punto óptimo donde la automatización maximiza la eficiencia sin sacrificar la necesidad de análisis de datos y toma de decisiones humanas. Cuando se hace correctamente, no solo te ayuda a trabajar más rápido, sino que también agiliza los procesos en todas las funciones y crea flujos de trabajo coherentes y eficientes.

Paso 3: Explora las soluciones de automatización

Al automatizar las tareas repetitivas, las plataformas de gestión del trabajo permiten que tus equipos se centren en el trabajo más estratégico e importante. Al buscar la plataforma adecuada, prioriza la compatibilidad con tu oferta tecnológica existente, así como las plataformas que sean escalables y fáciles de usar. Las funciones esenciales de automatización que debes buscar incluyen:

• La capacidad de crear flujos de trabajo personalizados y optimizados que se adapten a los procesos específicos de tu empresa. 

• Formularios que estandarizan las solicitudes, asignan y programan tareas automáticamente y facilitan el inicio del trabajo. 

• Estandarización simple que te permite editar y actualizar los procesos de toda la organización con solo unos clics, como los paquetes de flujo de trabajo. 

• Reglas que automatizan las tareas repetitivas, como asignar trabajo, enviar recordatorios de fechas de entrega y actualizar los estados de las tareas. 

• Integraciones de aplicaciones que simplifican los flujos de trabajo al reunir todas las herramientas esenciales de tus equipos en un solo lugar.

• La capacidad de agregar etiquetas personalizadas a tus tareas para que puedas ordenar, filtrar y generar informes automáticos sobre el trabajo en función de métricas específicas. 

• Funciones de automatización con IA para trabajar y tomar decisiones de forma más inteligente, como proporcionar actualizaciones prácticas a partir de datos de trabajo en tiempo real y optimizar los flujos de trabajo en toda la organización. 

• Plantillas que te ayudan a estandarizar y poner en marcha el trabajo para proyectos y tipos de tareas comunes. 

Paso 4: implementar la automatización

Una vez que hayas elegido una plataforma de gestión del trabajo, la implementación de automatizaciones implica colaborar con el equipo de TI para obtener las aprobaciones y el soporte necesarios, así como incorporar a tu equipo a la plataforma y capacitarlo en los nuevos procesos.

Comenzar con un pequeño proyecto piloto, como automatizar el calendario inverso de una tarea o iniciativa común, puede ayudarte a probar y refinar el proceso de automatización antes de escalar ampliamente en toda la organización. 

Paso 5: medir el impacto 

Hay varias métricas clave que puedes usar para medir la efectividad de tus esfuerzos de automatización, como las siguientes:

• Aumento del trabajo de alto impacto: usa paneles de informes para evaluar cómo cambió el enfoque de tu equipo hacia actividades más estratégicas y de alto valor como resultado de la automatización del trabajo. 

• Ahorro de tiempo: las herramientas de seguimiento del tiempo y el análisis de datos pueden ayudarte a medir el tiempo dedicado a las tareas e iniciativas antes y después de la automatización.

• Ahorro de costos: utiliza herramientas de seguimiento financiero o informes de análisis presupuestario para evaluar la reducción de los costos operativos asociados con los procesos automatizados. No olvides tener en cuenta también el ahorro de costos indirectos, como los asociados con el tiempo ahorrado, el aumento de la productividad y la reducción de errores.

• Satisfacción de los empleados: las encuestas de toda la organización y específicas del equipo te ayudarán a comprender el impacto de la automatización en la moral del equipo y la satisfacción laboral.

• Reducción de errores: puedes usar registros de errores manuales o autoinformes de los empleados para comparar la frecuencia de los errores antes y después de implementar procesos automatizados. 

• Mayor productividad: no pierdas de vista cómo han cambiado la producción y la eficiencia generales para medir las ganancias de productividad. 

• Menos trabajo manual: evalúa la disminución de las tareas manuales rutinarias en los equipos y departamentos. 

• Aumento de la producción: las herramientas de informes y análisis pueden ayudarte a supervisar el aumento en la producción o los entregables para tener una mejor idea del impacto en la producción. 

• Tasa de adopción de la plataforma: usa los análisis de la plataforma para realizar un seguimiento de la amplitud y eficacia con que se utilizan las nuevas herramientas de automatización en toda la organización. 

• Menos reuniones y tiempos de reunión: realiza encuestas en todo el equipo y el departamento o analiza los datos del calendario para determinar si hubo una reducción notable en la cantidad o la duración de las reuniones desde la automatización de los procesos. 

Recuerda que estos datos no son solo para la evaluación, sino también para la mejora continua. Usa las métricas y los comentarios para ajustar y refinar tus estrategias de automatización. En última instancia, la automatización debería liberar a tu equipo para que se centre en el trabajo estratégico de alto impacto que impulsa los resultados de Business. 

Trabaja de forma más inteligente con la automatización

La automatización de tareas repetitivas puede transformar la forma en que operan las empresas. Si sigues estos cinco pasos, puedes transformar el trabajo manual en procesos automatizados, reducir los errores, aumentar la productividad y liberar a tu equipo para que se centre en el trabajo de alto impacto. ¿Todo listo para comenzar? Descubre cómo Asana puede ayudarte a empezar tu proceso de automatización. 

¿Tienes más preguntas sobre la automatización de tareas? Consulta nuestras preguntas frecuentes.

¿Qué es la automatización de tareas?

La automatización de tareas es el proceso de usar la tecnología para automatizar tareas repetitivas, rutinarias y, a menudo, manuales. Por lo general, implica el uso de tecnología, como una plataforma de gestión del trabajo, para automatizar los flujos de trabajo y estandarizar procesos como la entrada de datos, la programación, la creación de cronogramas y más, sin intervención manual. 

¿Qué tipos de tareas repetitivas puedo automatizar?

La automatización del trabajo y las tareas se puede utilizar para automatizar una variedad de tareas manuales, desde tareas rutinarias y cotidianas hasta iniciativas más complejas, que incluyen:

• Gestión de la entrada de datos

• Programación y gestión de calendarios

• Optimización de las respuestas de email y comunicación

• Automatizar la generación de informes

• Crear y escalar flujos de trabajo personalizados  

• Coordinar la asignación de tareas 

• Estandarizar la recepción de trabajo 

¿Cuáles son los beneficios de automatizar las tareas repetitivas? 

La automatización de tareas repetitivas reduce el trabajo de bajo valor y permite que tu equipo se centre en iniciativas de alto impacto, lo que genera ahorros de costos, entre otros beneficios, como los siguientes:

• Mayor eficiencia

• Mejor productividad

• Menos errores

• Ahorro de tiempo

• Mayor satisfacción de los empleados

¿En qué se diferencia la automatización de tareas de la gestión tradicional de tareas? 

La gestión de tareas tradicional implica el seguimiento y la ejecución manuales de las tareas. Por el contrario, la automatización de tareas utiliza la tecnología para gestionar y finalizar automáticamente las tareas sin intervención manual. 

¿La automatización de tareas es escalable para grandes empresas? 

Por supuesto, la automatización de tareas es altamente escalable para grandes empresas y organizaciones en crecimiento. Busca una plataforma de gestión del trabajo con soluciones escalables y personalizables, como la capacidad de incorporar una gran cantidad de cupos de usuarios y automatizar flujos de trabajo más complejos. 

¿Para qué sectores es adecuada la automatización de tareas? 

Varias industrias versátiles pueden usar y beneficiarse de la automatización de tareas, incluidas las siguientes:

• TI: solicitudes de servicio, organización de datos, copias de seguridad de datos. 

• Marketing: gestión de campañas, creación de contenido, publicaciones en redes sociales, seguimiento de embudos. 

• Operaciones: gestión de recursos, estandarización de procesos, definición de objetivos. 

• Ventas: prospección, seguimiento y fidelización de clientes potenciales, programación. 

• Atención médica: ingreso y gestión de datos de pacientes, programación de citas, gráficos.  

• Ventas minoristas: seguimiento de inventario, Atención al Cliente, procesamiento de facturas. 

• Finanzas: procesamiento de transacciones, generación de órdenes de compra, informes. 

• Recursos humanos: publicación de ofertas de trabajo, incorporación de empleados, administración de beneficios, gestión de solicitudes de tiempo libre pagado.