Plantilla para calendario de marketing por email

El momento oportuno lo es todo, especialmente cuando se trata de contenido de marketing, como emails. Cuándo envías un email puede ser tan importante como el propio contenido del email en sí. Si envías un email demasiado pronto, corres el riesgo de alejar a un posible cliente o compartir un anuncio de la empresa antes de que esté listo. Si lo envías demasiado tarde, quizás pierdas una oportunidad.

Ese es el motivo por el que tu estrategia de marketing por email debe incluir un programa organizado. Con un calendario de marketing por email, puedes planificar tus emails por adelantado. En las organizaciones más grandes, donde muchos equipos envían emails, necesitas algo para asegurarte de que todos los emails, de toda la empresa, estén programados de la misma manera. Para esto es muy útil contar con una plantilla para calendario de marketing por email.

¿Qué es una plantilla para calendario de marketing por email?

Es un calendario reutilizable donde se organizan y programan los próximos emails de marketing. Muchas empresas tienen equipos dedicados exclusivamente al marketing por email que usan un calendario, pero no son los únicos que envían emails de marketing. Los equipos de redes sociales, marketing de contenido y productos también crean sus propias campañas de marketing por email. Es recomendable asegurarse de que independientemente de quién envíe los emails, la persona responsable contará con un calendario que indique qué es lo que debe enviar y cuándo. Esto ayuda a detectar posibles dificultades y a coordinar los envíos de toda la empresa para que los emails no salgan demasiado temprano ni demasiado tarde.

El uso de una plantilla te garantiza que tu calendario de marketing por email esté planificado de la misma manera, independientemente de qué equipo lo utilice. Además, si cuentas con una plantilla que es fácil de compartir entre los departamentos, cualquiera podrá ver fácilmente las próximas campañas por email. Esto facilita la coordinación de contenidos, temas y lanzamientos para no cometer el error de enviar una tonelada de emails de diferentes equipos a la vez y, posiblemente, molestar a tus clientes.

Por ejemplo, digamos que tienes una empresa de eCommerce y estás planificando los emails promocionales para una venta de Black Friday. Puedes usar una plantilla para calendario de marketing por email para coordinar todos los emails de Black Friday de todos los equipos y, así, asegurarte de que cada email se envíe en el momento oportuno y que tu mensaje sea coherente.

¿Realmente necesitas una plantilla para calendario de marketing por email?

¿Envías emails? Si la respuesta es sí, entonces necesitas una plantilla para calendario de marketing por email. Casi todos los programas de marketing digital actualmente usan el marketing por email como parte de su estrategia general de marketing, por eso es tan importante tener un plan coherente para cuando vayas a enviar emails. En general, la plantilla debería mostrar a cualquier persona de la empresa cómo crear su propio calendario de marketing por email.

Los calendarios estandarizados son realmente útiles cuando varios equipos y personas envían emails al mismo tiempo, y a los mismos destinatarios. Incluso si modificas el tipo de contenido que envías a las diferentes listas, sin un calendario de referencia, corres el riesgo de enviar emails duplicado y de molestar a tus clientes con correo no deseado: nadie quiere recibir tres emails de la misma empresa sobre el mismo tema. Una plantilla para calendario de marketing por email anima a todos los equipos que envían emails a crear su propio calendario, para que puedan saber rápida y fácilmente quién envía qué y cuándo.

Una vez que hayas creado tu plantilla, úsala para:

• Estandarizar y optimizar el flujo de trabajo de programación de emails: crea tu plantilla como una guía paso a paso para que los miembros del equipo sepan exactamente cómo deben crear sus calendarios de marketing por email.

• Compartir información con otros miembros del equipo: comparte la plantilla con todas las personas responsables de enviar emails para garantizar que los contenidos y temas no se repitan, lo que tu público puede percibir como correo no deseado.

• Estructurar un tipo específico de campaña por email: describe cómo se deberían programar tipos específicos de campañas, por ejemplo, creando una plantilla para calendario de marketing por email específica de un producto para los lanzamientos de nuevos productos. 

Los beneficios de contar con una plantilla para calendario de marketing por email

Según el software que uses para crear tu plantilla, esta puede convertirse en una herramienta flexible y adaptable. Por ejemplo:

En una herramienta dinámica, como un software de gestión de proyectos, tu plantilla para calendario de marketing por email puede…

• Organizar el cronograma de gestión de contenido por email para que nunca olvides una campaña.

• Dar a las partes interesadas una vista general de tu calendario de marketing por email actual.

• Almacenar métricas cruciales para determinar el éxito de tus emails, como las tasas de apertura y las tasas de clics (CTR).

En una herramienta estática, como Excel o en Hojas de cálculo de Google, tu plantilla para calendario de marketing por email no puede...

• Usar automatizaciones ni conectarse fácilmente con otros equipos. 

• Actualizar a las partes interesadas en tiempo real acerca de las métricas importantes, como las tasas de conversión o las tasas de cancelación de suscripción.

Qué incluir en tu plantilla para calendario de marketing por email

Al igual que otras plantillas, como una plantilla para calendarios de contenido o plantilla para marketing de redes sociales, tu plantilla para calendario de marketing por email es otra herramienta de marketing en tu kit. Un calendario de marketing por email exitoso no tiene por qué ser complejo, pero sí tiene que funcionar para tu equipo. Estos son algunos detalles básicos que deberías incluir:

• Campaña: es especialmente importante si quieres conectar campañas específicas con esfuerzos de marketing más generales.

• Responsable: muestra quién es responsable de cada email, campaña o tarea directamente en el calendario.

• Fechas importantes: aquí puedes incluir las fechas de entrega para las tareas (por ejemplo, cuándo se debe entregar el contenido escrito para los emails) y la fecha en la que se enviará cada email.

• Lista de email: si segmentaste las listas de emails, muestra cuál va a recibir el email masivo.

• Contenido: si quieres, aquí puedes incluir todo el contenido para tus emails, incluyendo los asuntos y el cuerpo del texto. O para mantener el calendario de emails un poco más ordenado, puedes incluir enlaces a los documentos con el contenido.

• Prueba A/B: revisa el desempeño de tus emails dando seguimiento a las pruebas A/B en tu calendario.

• Métricas: controla los tiempos de entrega, las tasas de apertura, las tasas de clics y cualquier otro análisis importante para las métricas de los informes de tus emails. 

• Objetivos: menciona el objetivo de marketing específico, iniciativa de negocios o estrategia de marketing de contenido a los que contribuye cada email. 

Integraciones y aplicaciones para usar con tu plantilla

Aprovecha Asana al máximo con funciones innovadoras e integraciones con aplicaciones para tus proyectos.

Funciones integradas

• Vista de Calendario. La vista de calendario es una vista del proyecto en la que puedes ver todo el trabajo anterior y próximo en un formato de calendario. Haz un seguimiento claro de lo que se está haciendo y de los plazos que se avecinan. Brinda a las partes interesadas información sobre la fecha de entrega individual de cada tarea, así como sobre el ritmo general del proyecto. Además, puedes hacer clic en una tarea para ver más información, como los campos personalizados asociados, las dependencias, las subtareas y más.

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para poder alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo puedan ver fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Pero si conectas los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Salesforce. Deshazte de los obstáculos. Facilita las comunicaciones de los equipos de ventas, éxito del cliente y servicios para que se contacten directamente en Asana con los equipos de asistencia. Comparte archivos y convierte las necesidades de preventa en tareas concretas a las que los equipos puedan darles seguimiento. Gracias a Service Cloud, puedes conectar a tus equipos de implementaciones y servicios con los de asistencia en Asana para entregar experiencias increíbles a los usuarios.

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes. 

Preguntas frecuentes