Plantilla de programación semanal

Al momento de crear un programa semanal, es importante realizar un seguimiento de lo que debes hacer. Si no le asignas una prioridad, una fecha de entrega y una descripción a las tareas, es posible que estas tareas nunca se realicen.

Ahí es donde entra en juego la plantilla de programación semanal.

¿Qué es la programación semanal?

En su forma más básica, la programación semanal es una forma de organizar tu tiempo para trabajar en las tareas pendientes de la semana. Sin embargo, las programaciones semanales efectivas también te ayudan a aclarar las prioridades de las tareas, las fechas de entrega, la dificultad y la etapa en la que se encuentra el trabajo. De esa manera, sin importar qué día de la semana sea, sabrás con exactitud qué hay en tu lista de tareas pendientes y qué elementos debes abordar primero.

¿Qué es una plantilla de programación semanal?

Una plantilla de programación semanal (a veces llamada plantilla de planificador semanal o plantilla de calendario semanal) es una herramienta diseñada para crear y organizar tu agenda semanal. Si usas una plantilla para crear un cronograma nuevo cada semana, puedes empezar a trabajar el lunes por la mañana centrándote directamente en tus tareas pendientes.

Ventajas de una plantilla digital de programación semanal

Si realizas una búsqueda rápida de “plantilla de programación semanal” en Google, encontrarás decenas de plantillas de Excel imprimibles o archivos en formato PDF con cronogramas semanales en blanco. El problema es que ese tipo de programaciones semanales solo te permiten ingresar muy poca información sobre cada tarea.

La mayoría de las veces, las tareas pendientes son muy complejas como para detallar toda la información en una sola oración. Necesitas más que un seguimiento del trabajo de la semana, también debes conocer el contexto, cuándo vence cada tarea, cuán importante es y qué colaboradores están involucrados. Si usas un cronograma semanal en papel, no podrás incluir todos estos detalles.

Si creas una programación semanal simple en una herramienta de gestión de proyectos, en lugar de una programación semanal impresa, podrás:

• Ver todas tus tareas pendientes en un solo lugar

• Cambiar entre un planificador diario y un calendario semanal

• Dar seguimiento a la prioridad de cada entregable

• Modificar las fechas de entrega cuando cambien las prioridades

• Compartir el contexto con las partes interesadas

• Adjuntar documentos relevantes, como documentos u hojas de cálculo de Google, a tus tareas pendientes

• Colaborar con los miembros de tu equipo

• Realizar un seguimiento del progreso en la misma herramienta donde se lleva a cabo el trabajo

• Revisar las tareas finalizadas y las listas de tareas

• Mejorar la gestión de tu tiempo

• Ver tu agenda semanal en tiempo real

Qué debes incluir en una plantilla digital de programación semanal

Para poder realizar el trabajo más importante, necesitas saber cuáles son tus tareas más importantes. Parece obvio, ¿no? Pero sin las herramientas adecuadas, esto puede ser difícil de lograr. 

Asegúrate de que tu plantilla digital de programación semanal te permita agregar todo tipo de información a tus tareas pendientes, como la prioridad del trabajo o cuánto tiempo llevará. De esa manera, cuando inicies sesión por la mañana, dedicarás menos tiempo a revisar tu cronograma de trabajo y podrás centrarte por completo en hacer el trabajo.

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Dependencias. Usa las dependencias para indicar que para iniciar una tarea se debe finalizar otra antes. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del proyecto. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente. 

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

• Vista de tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

Aplicaciones recomendadas

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes.

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

• Box. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Box, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

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