Cómo evitar incumplir los plazos en el trabajo

Nadie quiere incumplir con una fecha de entrega, pero las demoras ocurren a pesar de nuestros mejores esfuerzos. Los trabajadores incumplen con el 15 % de los plazos debido a factores como una avalancha de reuniones, prioridades inciertas y procesos poco claros. Y aunque uno nunca se siente bien al retrasar las fechas de entrega, a veces es inevitable.

Incumplir con los plazos en el trabajo es estresante, pero la solución no es deshacerse de ellos por completo. Como gerente, lo mejor que puedes hacer es ayudar a tu equipo a establecer fechas de entrega que puedan cumplir de forma realista sin agotarse. Luego, si el trabajo se vuelve abrumador y es inevitable incumplir con ciertos plazos, puedes ayudar a los miembros del equipo a priorizar, dividir y conquistar sus tareas más importantes.

¿Por qué es importante cumplir con los plazos?

Los plazos existen por una razón. Ayudan a que el trabajo fluya sin problemas al establecer expectativas en torno a cuándo se deben realizar las tareas, de modo que tu equipo pueda planificar y organizar el trabajo con precisión. También motivan a las partes interesadas a finalizar las asignaciones para que el proyecto pueda seguir avanzando sin estancarse en una tarea determinada.

El incumplimiento de demasiados plazos es una de las principales causas del fracaso de los proyectos, ya que puede:

• Provocar demoras y poner los proyectos en riesgo.

• Afectar al equipo y los flujos de trabajo interdisciplinarios. 

• Causar cuellos de botella e impedir que otros equipos puedan completar su trabajo. 

• Dañar la confianza con el paso del tiempo, especialmente si las partes interesadas sienten que no pueden confiar en su equipo para finalizar las tareas. 

• Disminuir la moral del equipo. 

Cuando las fechas de entrega se vuelven tóxicas

Los plazos deben ayudar a tu equipo a tomar el control de su trabajo. No deben hacer que el trabajo se sienta abrumador o fuera de control, lo que puede ocurrir cuando las partes interesadas definen las fechas de entrega sin la participación del equipo. Por lo general, los plazos son más eficaces cuando se establecen en colaboración, especialmente cuando las partes interesadas de diferentes departamentos asignan los entregables a tu equipo. De este modo, podrás establecer plazos realistas que tu equipo pueda cumplir sin prisas.

Si no es así, o si a tu equipo se le ha asignado un proyecto específico, asegúrate de mantener a todos los participantes alineados con tu equipo y con los objetivos de la empresa. Esto permitirá a las partes interesadas priorizar las tareas más importantes para alcanzar los principales objetivos del negocio (en lugar de inundar tu bandeja de entrada con mensajes sobre tareas de “alta prioridad”).

Tener demasiados plazos irreales priva a los miembros de tu equipo de su capacidad de actuar y controlar su carga de trabajo, lo que puede conducir a una sobrecarga de trabajo y al agotamiento (burnout). De hecho, el incumplimiento frecuente de los plazos puede hacerles sentir que están fallando o decepcionando constantemente a los demás, aunque estén realizando una cantidad razonable de trabajo. A la larga, esto puede dañar la moral del equipo.

¿Por qué no se cumplen los plazos?

En contra de la creencia popular, el incumplimiento de los plazos no siempre se debe a malos hábitos de trabajo o a problemas de productividad. Hay muchos factores que pueden hacer que tú y tu equipo incumplan los plazos, entre ellos:

• Prioridades poco claras: no comprender qué es lo más importante y qué deberías hacer primero. 

• Cambios en el alcance del proyecto: agregar entregables adicionales a un proyecto o cambiar los requisitos en el transcurso de una asignación. 

• Falta de planificación: no tomarse el tiempo para trabajar en retrospectiva a partir de una fecha límite y para pensar qué es lo que tienes que lograr y para cuándo. 

• Estimación inadecuada: no comprender cuánto tiempo llevarán ciertas tareas. 

• Prioridades que compiten entre sí: que el equipo tenga que realizar demasiadas tareas de alta prioridad a la vez.

• Fechas de entrega poco realistas: solicitudes de último minuto, plazos ajustados y situaciones similares en las que tu equipo no puede completar el trabajo a tiempo de forma realista. 

• Problemas imprevistos: incidentes que te obligan a interrumpir el trabajo, como errores de software, integrantes que se van del equipo u otros inconvenientes inesperados. 

• Falta de compromiso de las partes interesadas: tener problemas para conseguir que los demás hagan las tareas a tiempo, especialmente si no puedes empezar a trabajar hasta que ellos hayan terminado.

• Falta de tiempo de concentración: tener demasiadas reuniones y no tener tiempo suficiente para hacer las cosas. 

¿Cómo evitar incumplir con los plazos establecidos?

El incumplimiento de los plazos no puede evitarse simplemente mediante la productividad intensiva. En lugar de limitarse a intentar trabajar más rápido y hacer más cosas, es aconsejable llegar al fondo de las cuestiones subyacentes que contribuyen a este problema en primer lugar. De este modo, podrás entregar el trabajo a tiempo sin sobrecargar de trabajo ni agotar a tu equipo en el proceso.

Pasos a seguir:

1. Aclara las prioridades

Las prioridades claras ayudan a tu equipo a entender qué tareas son las más importantes para poder ocuparse primero de ellas antes de pasar a otras. Esto es especialmente útil cuando el equipo tiene muchas cosas que hacer y no puede terminar todo de inmediato. En lugar de luchar por hacer absolutamente todo, comprueba si puedes retrasar las fechas de entrega de las tareas menos prioritarias, o delegarlas a otro equipo.

¿No estás seguro por dónde empezar? Aquí te explicamos cómo puedes aclarar tus prioridades:

• Conecta el trabajo diario con los objetivos: cuando comprendes cómo las tareas diarias contribuyen a los objetivos del equipo y de los objetivos del negocio, es más fácil ver lo que es importante y lo que no. Por ejemplo, tiene sentido dar prioridad a un proyecto de optimización de imágenes si contribuye al objetivo de la empresa de mejorar la velocidad de carga del sitio web. Para liberar horas de trabajo, puedes darle menos prioridad a una tarea menos importante para organizar la documentación de tu equipo interno. Esto no significa que no vayas a trabajar en tareas de menor prioridad, sino que puedes retrasar las fechas de entrega para darle a tu equipo un tiempo extra. 

• Prioriza tu lista de tareas pendientes: la priorización funciona mejor cuando se hace a diario. Intenta crear una matriz de Eisenhower para organizar las tareas según su urgencia e importancia. Esta técnica de priorización te ayuda a dividir las tareas en cuatro cuadrantes: hacer, delegar, programar y eliminar. 

2. Cuenta con un sistema para dar seguimiento a los proyectos y las fechas límite

Cumplir con los plazos de forma constante requiere planificación, y es difícil planificar si no sabes qué tareas debes hacer a continuación y cuánto tiempo te llevarán. Para obtener la claridad que necesitas, organiza todos tus proyectos y plazos en un lugar centralizado, de modo que puedas ver de un vistazo en qué estás trabajando, qué está pendiente y cuánto tiempo tiene tu equipo para producir cada entregable.

3. Asegúrate de que los plazos sean importantes

Los plazos no deben ser arbitrarios. Por el contrario, los miembros del equipo deben entender por qué has elegido fechas de entrega específicas para que tengan suficiente contexto (y motivación) para hacer las tareas a tiempo. Si tu equipo sabe que los plazos no son reales, habrá menos presión para cumplirlos y, con el tiempo, los miembros del equipo podrían empezar a ignorar las fechas de entrega por completo.

Las fechas de entrega siempre tienen un propósito, aunque no haya un plazo real que debas cumplir. También pueden ayudarte a alcanzar objetivos e hitos del equipo, como escribir un determinado número de artículos al mes. Incluso si no hay una presión externa para publicar cada artículo a tiempo, la creación de plazos ayuda a tu equipo a planificar sus propios cronogramas y a hacer avanzar el trabajo de forma constante. 

4. Establece fechas de entrega realistas

Si quieres cumplir con los plazos de forma constante, debes asegurarte de estimar el tiempo suficiente para hacer las cosas. Al establecer las fechas de entrega, es fácil ser víctima de la “falacia de la planificación”, un fenómeno psicológico en el que las personas subestiman el tiempo que tardarán en realizar una tarea, incluso si saben que tareas similares les llevaron más tiempo en el pasado. En lugar de elegir un plazo realista basado en nuestra experiencia, pensamos que “esta vez” las cosas serán diferentes y podremos trabajar más rápido. 

El primer paso para evitar la falacia de la planificación es ser consciente de ella: si sabes que existe, podrás afrontarla mejor cuando se produzca. Además, siempre es mejor planificar un poco más de tiempo del que crees que vas a necesitar.

5. Identifica las dependencias

Las dependencias del proyecto son tareas que dependen de la finalización de otra tarea. Por ejemplo, los desarrolladores de aplicaciones necesitan realizar pruebas de usuarios antes de finalizar el diseño de un producto. Una de las tareas tiene que estar terminada antes de que la otra pueda empezar, de modo que si la primera se retrasa, la segunda también se retrasará. 

Al planificar el cronograma del proyecto, es importante identificar las dependencias para asegurarte de que las tareas se realicen en el orden correcto. De ese modo, evitarás los cuellos de botella y lograrás que el trabajo siga avanzando. 

6. Deshazte de las distracciones para mejorar la concentración

En el entorno de trabajo acelerado de hoy en día, las distracciones son la norma más que la excepción. Las notificaciones de diferentes aplicaciones, como el email y Slack, dominan el día; de hecho, más de la mitad de los trabajadores sienten la obligación de responder a las notificaciones de forma inmediata y más de un tercio se siente abrumado por las constantes alertas. 

Pagamos un precio mental cada vez que revisamos las notificaciones, y se pueden demorar hasta 20 minutos en recuperar el estado de concentración después de una interrupción. Eso significa que si revisas Slack tres veces por hora, es posible que no puedas realizar ningún trabajo significativo.

Prueba estas técnicas para ayudar a tu equipo a limitar las distracciones y mejorar la concentración:

• Anima a tu equipo a que usen el modo “No molestar” en las aplicaciones de comunicación, como Slack y el email.

• Deja tu teléfono en un cajón o fuera de la vista para que no te sientas tentado de revisar los mensajes o las redes sociales. Las investigaciones han demostrado que el simple hecho de ver tu teléfono cerca puede perjudicar la concentración. 

• Planifica bloques de tiempo en el calendario para fomentar el estado de flujo y obtener tiempo para concentrarte en el trabajo, de este modo los demás sabrán que puedes tardar en responder. 

• Consolida las aplicaciones y las herramientas en una plataforma de gestión del trabajo para reducir los cambios de contexto. 

• Realiza una auditoría de reuniones para eliminar las reuniones innecesarias y liberar espacio en el calendario para dedicarlo a la concentración. 

7. Prueba una estrategia para la gestión del tiempo

Para cumplir con los plazos, hay que saber gestionar el tiempo. Si tú o alguien de tu equipo tiende a procrastinar, prueba una de estas estrategias para la gestión del tiempo para ayudarte a mantenerte al día:

• La técnica Pomodoro: programa sesiones de trabajo de 25 minutos y descansos de 5 minutos.

• Time blocking: planifica cada momento de tu día. 

• Timeboxing: crea un “bloque de tiempo”, durante el cual te propones finalizar una tarea específica dentro de un período determinado. 

• Cómete la rana: encárgate de la tarea más difícil antes de hacer cualquier otro tipo de trabajo. 

• El principio de Pareto: concéntrate en las tareas con mayor impacto para maximizar el rendimiento de tu tiempo. 

• El método “Getting Things Done” (GTD): escribe todo lo que tienes que hacer en un lugar para que puedas liberar energía mental y priorizar tu trabajo. 

Qué hacer cuando no puedes cumplir con un plazo

A todos nos pasa que no podemos cumplir con los plazos de vez en cuando. En lugar de culparte a ti mismo o a los demás, anima a los miembros del equipo a seguir estos pasos. Esto te ayudará a seguir adelante, a afrontar la situación de forma proactiva y a minimizar el impacto para las partes interesadas.

1. Avisa en cuanto te des cuenta de que no vas a poder cumplir el plazo. Cuanto antes avises, mejor. Así las partes interesadas tendrán tiempo de ajustar su cronograma para adaptarse al retraso. 

2. Explica lo que sucedió. Está bien dar una explicación cuando no se cumple un plazo, pero intenta ser breve para poder centrarte en las soluciones en lugar de echar culpas. 

3. Ofrece soluciones. Piensa en lo que puedes ofrecer para compensar el inconveniente de no cumplir con el plazo. Por ejemplo, podrías entregar una versión pasable de lo que has hecho hasta el momento o extender el plazo para ofrecer una entrega más pulida. 

4. Evalúa tus prioridades y propón un nuevo plazo (realista). Haz un balance de tus tareas pendientes. ¿Cuándo puedes esperar de forma realista finalizar la tarea teniendo en cuenta todo lo demás en lo que estás trabajando? Establecer un nuevo plazo te ayuda a ti (y a las partes interesadas) a planificar cómo avanzar, en lugar de preocuparte constantemente por una tarea atrasada o de apresurarte a terminarla lo antes posible. 

5. Actualiza el cronograma de tu proyecto y las dependencias. Si el incumplimiento del plazo forma parte de un proyecto más amplio, ajusta las otras tareas para asegurarte de que aún hay tiempo suficiente para completar todo. Por ejemplo, si alguien está esperando que termines para poder empezar una tarea, es posible que necesite más tiempo si tú no cumples con el plazo. 

6. No te castigues. Todos incumplimos algún plazo de vez en cuando. Lo importante es aprender de la experiencia y cambiar el enfoque para la próxima vez. 

Usa los plazos como una herramienta

Los plazos no son tu enemigo, sino una herramienta de organización. Establecer plazos claros y realistas puede ayudarte a controlar el trabajo de tu equipo y a que los proyectos avancen sin problemas. Eso significa que, en lugar de añadir estrés a tu vida, las fechas de entrega pueden ayudarte a aportar una estructura y mantener a todos en sintonía.