El cambio de contexto está matando tu productividad

La mayoría empezamos y terminamos los días laborales repletos de aplicaciones, herramientas y recursos. Controlamos los mensajes en Slack, revisamos los emails en nuestra bandeja de entrada, repasamos la lista digital de tareas y hacemos trabajar a nuestro sistema operativo sin parar. Y todo esto, en media hora. Esta oscilación entre diferentes tareas, herramientas y recursos se denomina cambio de contexto, y es la manera en que pasamos gran parte del tiempo.

Afortunadamente, hay formas de combatir el cambio de contexto. Observemos en profundidad de qué se trata exactamente, los verdaderos costos que conlleva y qué hacer para recuperar nuestra capacidad de atención.

¿Qué significa el cambio de contexto?

El cambio de contexto se produce cuando uno salta entre diferentes tareas, aplicaciones o proyectos. Es normal, todos lo hacemos, pero perdemos demasiado tiempo al cambiar entre las redes sociales, las aplicaciones para comunicaciones y el software para gestión de proyectos. De modo que no nos queda mucho tiempo productivo ni espacio para el trabajo profundo. La productividad es el precio que nos hace pagar la distracción; además, nos sentimos más abrumados y, a la vez, más estresados y menos productivos.

¿Por qué cambiamos de contexto?

El motivo de tantas idas y vueltas es simple: hay demasiada demanda de nuestra atención. Según el Índice de la anatomía del trabajo 2022, más de la mitad de los trabajadores, el 56 %, siente que debe responder inmediatamente a las notificaciones. A esto le sumamos que cambian entre nueve aplicaciones por día y que sienten que es algo que los abruma. Lo que tiene total sentido. Nueve aplicaciones es demasiado.

Este tipo de herramientas y tecnologías están diseñadas para hacer que el trabajo resulte más fácil, se haga más rápido y con mayor inteligencia. Pero demasiadas aplicaciones desconectadas entre sí generan el efecto contrario, ya que complican y ralentizan el trabajo.

¿Cuál es la diferencia entre el cambio de contexto y realizar varias tareas a la vez?

Tanto el cambio de contexto como realizar varias tareas a la vez pueden afectar negativamente al trabajo, pero tienen algunas diferencias. El cambio de contexto consiste en moverse rápidamente entre diferentes elementos. Por lo general, se produce antes de terminar un trabajo. Por ejemplo, estás a mitad de la redacción de un brief del proyecto cuando tu jefe te asigna una tarea nueva, crear un informe de estado. En vez de terminar el brief, cambias y empiezas a trabajar en el informe de inmediato.

Realizar varias tareas a la vez, por otra parte, es lo que sucede cuando intentas finalizar varias tareas al mismo tiempo. Siguiendo con el ejemplo anterior, si hicieras varias tareas a la vez, trabajarías con el brief y el informe de estado al mismo tiempo, yendo y viniendo entre uno y otro. Ambas metodologías pueden afectar tu trabajo de manera negativa. Según lo informado en el Índice de la anatomía del trabajo más de la mitad de los trabajadores realiza varias tareas a la vez durante las reuniones.

Lee: 5 mitos sobre hacer varias tareas a la vez y 6 consejos para aumentar la productividad

El costo: el cambio de contexto destruye tu día

El precio que se paga por cambiar de contexto todo el tiempo es muy alto. Estamos tan acostumbrados que a veces, ni siquiera nos damos cuenta de que sucede. ¿Qué problema habría con responder un email antes de trabajar de lleno en el informe con el que estaba trabajando? ¿Por qué no enviar una pregunta rápido por Slack en medio de una reunión?

En realidad, el cambio de contexto tiene un impacto negativo en cómo nos sentimos en el trabajo. Un estudio de la Universidad de California, Irvine, concluyó que después de 20 minutos de repetidas interrupciones, las personas manifestaban un aumento significativo del estrés, la frustración, la cantidad de trabajo, el esfuerzo y la presión.

Lo cual representa un problema, porque todo el tiempo se nos interrumpe. Con el Índice de la anatomía del trabajo hallamos que más de un tercio de los trabajadores se sienten abrumados por tantas notificaciones.

Incluso, según las métricas, dedicamos muchísimo tiempo al cambio de contexto:

• El 42 % dedica más tiempo a los emails que hace un año.

• El 40 % dedica el mismo tiempo a las videollamadas que hace un año.

• El 52 % realiza más tareas en paralelo durante las reuniones virtuales que hace un año.

• El 56 % siente la obligación de responder a las notificaciones inmediatamente.

Todo esto se torna más pronunciado aún cuando observas a las diferentes generaciones. La generación Y (millennials) y la generación Z se sienten mucho más abrumadas que otros trabajadores en general.

9 formas de combatir el cambio de contexto

El futuro del trabajo no tiene por qué ser el agotamiento (burnout) o los trabajadores abrumados con demasiadas aplicaciones diferentes, cambiando de tarea cada dos minutos. Puedes prepararte y preparar a tu equipo para el éxito con unos simples cambios de mentalidad y algo de estructura. A continuación, compartimos nueve consejos que te ayudarán a combatir el cambio de contexto:

1. Usa la opción ‘No molestar’: Dales permiso a los empleados para que utilicen los modos ‘No molestar’ o el bloqueo de calendario para enfocarte en el trabajo.

2. Usa las integraciones: Simplifica las herramientas de negocios de uso habitual para lograr que tu equipo centre sus esfuerzos y disminuya el tiempo necesario para el cambio de contexto.

3. Mejora la colaboración: Crea equipos interdisciplinarios diversos que puedan trabajar juntos sin que los pormenores del trabajo los detengan. Utiliza herramientas que favorezcan las comunicaciones asincrónicas, reducirás así la cantidad de tiempo que se pierde al alternar entre las diferentes plataformas de mensajería e emails.

4. Consolida herramientas: Consolida las aplicaciones y herramientas en una sola plataforma centralizada, como por ejemplo, en una plataforma de gestión del trabajo, para que resulte más sencillo acceder a la información, las comunicaciones y los flujos de trabajo desde una herramienta única.

5. Pon en práctica las técnicas de gestión del tiempo: Prueba con herramientas pensadas para mejorar la productividad como la técnica Pomodoro, con la que se determinan bloques recurrentes de trabajo separados por descansos en orden secuencial. Con estos bloques de tiempo se limitan las distracciones y se favorece la concentración plena en la tarea.

6. Establece las prioridades de las tareas: Usa un método de priorización de las tareas que permita considerar al trabajo lo suficientemente interesante como para desestimar las distracciones. Prueba diferentes técnicas para ver cuál se adapta mejor a tu trabajo. Por ejemplo, el método de fragmentación diseñado para agrupar tareas similares y mantener la concentración durante más tiempo.

7. Conecta el trabajo con los objetivos: Alinea cada tarea con iniciativas u objetivos más amplios. Este proceso sincrónico ayuda a mantener la concentración y a disminuir los cambios de contexto. Además, cuenta con el beneficio extra de que permite marcar el progreso hacia los objetivos a largo plazo y, a la vez, pone de manifiesto por qué son tan importantes tus tareas cotidianas.

8. Reserva algo de tiempo para el coworking: Usa un software para trabajo remoto con el que organices las sesiones de coworking virtuales o reúnete en forma presencial si es posible. El tiempo cara a cara reduce las distracciones porque es más difícil responder a un mensaje cuando están en medio de una conversación.

9. Termina con las reuniones innecesarias: ¿Hace falta programar una llamada o presentación de 30 minutos para compartir una actualización de estado? ¿O resulta que puedes reducir las distracciones y enviarlas como informes de estado del proyecto?

Toma el control de tus notificaciones para recuperar el tiempo perdido

El cambio de contexto se ha vuelto algo normal en el trabajo. A veces, parece que no pudieras estar más de 30 segundos sin oír una notificación. Hay una lucha constante por captar tu atención, pero con los límites claros y un gerente que te contenga, podrás disfrutar de la tranquilidad de trabajar concentrado.

¿Quieres saber más acerca de cómo trabajamos? Lee nuestro informe completo de la Anatomía del trabajo, donde te enterarás de los últimos hallazgos e investigaciones sobre el trabajo en 2022.