¿Te sientes abrumado por el trabajo? Prueba nuestros consejos y repunta

Todos nos sentimos abrumados a veces. Hoy en día, el trabajo puede ser agobiante e intenso, con plazos ajustados, reuniones y notificaciones que te llegan desde todos los ángulos. Con todo eso es difícil concentrarse y hacer las cosas, sobre todo cuando también tienes que lidiar con el estrés de tu carga de trabajo.

Pero el trabajo no tiene por qué estar fuera de control. Si te cuesta mantener el ritmo, hay medidas concretas que puedes tomar para sentirte mejor y mejorar tu equilibrio laboral.

¿Qué significa sentirse abrumado en el trabajo?

Sentirse abrumado en el trabajo es una sensación de ansiedad debido a la cantidad o dificultad del trabajo que te asignaron. Cuando estás abrumado, por lo general sientes que no puedes seguir el ritmo de tu carga de trabajo, o que no tienes las habilidades o el apoyo que necesitas para hacer un buen trabajo.

Si te sientes abrumado en el trabajo, debes saber que no eres el único. Las investigaciones demuestran que el 80 % de los trabajadores del conocimiento a nivel global afirman sentirse sobrecargados de trabajo y próximos al agotamiento o burnout, mientras que el 62 % padece el síndrome del impostor: una sensación de inseguridad relacionada con los logros laborales. Eso significa que la mayoría de los trabajadores sienten que tienen más responsabilidades de las que pueden abordar y que no están rindiendo lo suficiente. En otras palabras, se sienten abrumados. 

Causas comunes de sentirse abrumado en el trabajo

Si te sientes abrumado en el trabajo, seguro hay una razón. Estas son algunas causas comunes para este tipo de estrés laboral:

• Tener demasiado para hacer y no tener tiempo suficiente.

• Tener demasiados plazos a la vez.

• Decir que “sí” a demasiadas solicitudes. 

• Sentirse presionado para realizar tareas fuera de la descripción de tu puesto de trabajo. 

• No contar con las habilidades o las herramientas que necesitas para hacer bien tu trabajo. 

• Falta de apoyo de los gerentes o compañeros de trabajo. 

• No saber qué tareas son las más importantes.

• Muchas tareas “urgentes”, de último momento.

• Procesos y roles poco claros, por lo que siempre estás inseguro de qué hacer y con quién hablar. 

Cómo saber si te sientes abrumado en el trabajo

A veces está bien claro cuando te sientes abrumado, pero otras veces puede ser difícil precisar por qué estás teniendo dificultades. Si estás pasando por un mal momento, estas son algunas señales comunes a las que debes prestar atención:

• Sentir una ansiedad constante por las tareas, las reuniones y los plazos. 

• Pensar en el trabajo todo el tiempo, incluso por las noches y los fines de semana. 

• Sentir que tienes que trabajar horas extra para ponerte al día. 

• Sentir pavor al ir a trabajar. 

• Sentirte pesimista sobre el futuro y tu capacidad para realizar las tareas. 

• Procrastinar las tareas. 

• Sentirte agotado física, mental o emocionalmente.

• Tener dificultades para sobrellevar el día. 

• Sentir que estás solo y nadie puede ayudarte.

Sentirse abrumado es duro y puede afectar todas las áreas de tu vida. Si experimentas alguno de estos sentimientos, es importante que reconozcas y abordes tus emociones en lugar de seguir como si nada pasara. Aunque es tentador ignorar las emociones negativas y lanzarse a la siguiente tarea, eso puede llevar al agotamiento y afectar tu trabajo a largo plazo. En su lugar, da un paso atrás y reconoce tus sentimientos para poder actuar y abordar las razones subyacentes por las que te sientes abrumado.

Qué hacer si te sientes abrumado en el trabajo

Cuando te sientes abrumado, es difícil pensar con claridad o lograr tu mejor desempeño, y eso es totalmente normal. No podemos simplemente presionar un botón y hacer que los malos sentimientos desaparezcan, pero podemos dar un paso atrás, observar el panorama completo y tomar medidas concretas para mejorar nuestra vida laboral. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

1. Identifica el pensamiento subyacente que tienes

Cuando te sientes estresado o ansioso sobre el trabajo, suele haber un pensamiento subyacente detrás de esa ansiedad: algo que crees o una historia que te cuentas a ti mismo que refuerza esos sentimientos. Eso no significa que no exista una razón válida para que te sientas abrumado, como tener demasiadas responsabilidades o no contar con el apoyo necesario. Pero para poder buscar una solución, debes identificar el pensamiento subyacente que está reforzando tu estrés.

Por ejemplo, podrías tener uno o más de estos pensamientos como respuesta a tu situación laboral:

• “Me estoy atrasando en el trabajo y nunca podré ponerme al día”.

• “Tengo que decir que sí a todo o de lo contrario soy un fracaso”.

• “Si no cumplo con este plazo significa que fracasé”.

• “Si no hago un buen trabajo, me despedirán”.

• “Pedir ayuda me expondrá como un fraude”.

2. Observa el panorama completo 

Es normal tener pensamientos negativos algunas veces. Pero cuando suceda, recuerda que esos pensamientos no siempre son verdaderos, y que probablemente haya otras partes de la historia que no estás considerando. Para comprender plenamente lo que está ocurriendo y tomar medidas, tienes que dar un paso atrás y considerar el panorama completo.

Empieza escribiendo las respuestas a las siguientes preguntas. El objetivo de estas preguntas es expandir tu perspectiva y considerar tanto los aspectos positivos como los negativos de tu situación. No se trata de pintar las malas emociones como positivas; sino que es una forma de obtener la información imparcial que necesitas para elegir un curso de acción eficaz.

• ¿Cuál es la evidencia de que mi pensamiento subyacente es verdadero o no? 

• ¿Hay alguna explicación alternativa? 

• ¿Qué es lo peor que podría pasar? ¿Cómo me las arreglaría? ¿Qué es lo mejor que podría pasar? ¿Cuál es el resultado más realista? 

• ¿Qué debería hacer al respecto? 

• Si mi mejor amigo estuviera en la misma situación, ¿qué le diría? 

Ejemplo 

Este es un ejemplo de la vida real de cómo alguien podría responder cada una de estas preguntas.

Pensamiento subyacente: me estoy atrasando en el trabajo y nunca podré ponerme al día.

¿Cuál es la evidencia de que ese pensamiento automático es verdadero o no?

Evidencia a favor:

• No cumplí con un plazo hoy.

• Tengo que presentar dos propuestas de proyectos el viernes.

• Nunca he escrito una propuesta de proyecto y no sé cómo hacerlo.

• No tengo tiempo para hacer las cosas debido a todas mis reuniones. 

Evidencia en contra:

• El último plazo que no cumplí fue hace más de dos meses. 

• Mis compañeros de trabajo han incumplido con plazos antes y todo estuvo bien. 

• He tenido éxito en el trabajo en el pasado; incluso si algunas veces me sentí abrumado.

• En el pasado, he podido aprender nuevas habilidades en el trabajo. 

• Puedo pedir ayuda sobre mis propuestas de proyectos.

• Puedo pedirle a mi gerente que me ayude a delegar y priorizar las tareas. 

• Puedo posponer o cancelar algunas de mis reuniones no esenciales de esta semana. 

• No he recibido ningún comentario negativo sobre mi desempeño. 

¿Hay alguna explicación alternativa?

Quizás me estoy exigiendo más de lo que debería. Quiero hacer todo a la perfección y tal vez eso me esté impidiendo ver que realmente estoy haciendo un buen trabajo.

¿Qué es lo peor que podría pasar? ¿Cómo me las arreglaría? ¿Qué es lo mejor que podría pasar? ¿Cuál es el resultado más realista?

El peor escenario posible: me sigo retrasando todo el tiempo y finalmente me despiden.

Cómo me las arreglaría: he podido encontrar un nuevo empleo en el pasado y podría hacerlo de nuevo.

El mejor escenario posible: después de esta semana mi carga de trabajo se aligera y puedo ponerme al día fácilmente.

El resultado más realista: me llevará un tiempo sentirme cómodo en mi rol porque tengo que aprender nuevas habilidades y pedir ayuda. Pero con el tiempo me sentiré más seguro de mis capacidades.

¿Qué debería hacer al respecto?

• Informarle a mi gerente que me siento abrumado. Preguntarle si puedo retrasar un par de plazos para ponerme al día y aprender las habilidades que necesito. 

• Pedirle ayuda con mis propuestas de proyectos. 

• Priorizar mis tareas y trabajar primero con las más importantes. 

• Delegar las tareas que pueda. 

• Posponer o cancelar algunas de mis reuniones no esenciales de esta semana. 

Si mi mejor amigo estuviera en la misma situación, ¿qué le diría? 

Quizás te lleve mucho tiempo y tengas que pedir ayuda, pero eres capaz de ponerte al día y aprender las habilidades que necesitas para sentirte seguro en el trabajo.

3. Ponte en acción 

Ahora que ya te tomaste el tiempo para analizar tus sentimientos y considerar el panorama completo, es momento de ponerte en acción. Ya enumeraste los pasos a seguir en la pregunta “¿Qué debería hacer al respecto?” que está más arriba; así que ahora solo necesitas seguir esos pasos.

Las medidas que tomes dependerán de tu situación laboral en particular. Pero si no sabes cómo continuar, te presentamos algunas soluciones comunes para evitar sentirte abrumado en el trabajo:

• Habla con tu gerente: Cuando te sientes abrumado, la comunicación es clave. Conversa con tu gerente y sé honesto con respecto a tu carga laboral. Infórmale si te estás retrasando y necesitas ayuda para priorizar el trabajo y ajustar los plazos. La función de los gerentes es ayudar, y lo más probable es que hayan sentido lo mismo antes. 

• Pide ayuda o delega: El impulso de ayudar a los demás está grabado en nuestro genoma; esto significa que las personas están más dispuestas a ayudar de lo que te imaginas. Pedir ayuda es realmente una excelente forma de construir relaciones significativas con los colegas. Al delegar, simplemente asegúrate de ofrecer suficiente información del contexto, aclarar la prioridad de la tarea y darle a tu compañero de equipo el crédito que se merece. 

• Prioriza: La priorización es la mejor manera de asegurarte de trabajar primero con las tareas más importantes. Intenta crear una matriz de Eisenhower para dividir las tareas en cuatro cuadrantes: las tareas de alta prioridad que son las que realizarás primero, las tareas que programarás para más tarde, las tareas que delegarás y las tareas que eliminarás.

• Divide las tareas más grandes: Si te sientes intimidado por un proyecto grande, intenta dividirlo en tareas más pequeñas. Esto hace que sea más fácil ver cómo vas a completar tu iniciativa. Además, crear objetivos a corto plazo más accesibles te ayuda a ponerte en marcha, a luchar contra el perfeccionismo y a conseguir victorias rápidas de inmediato.

• Empieza a decir que “no”: Si decir que sí a demasiadas solicitudes es lo que está haciendo que te sientas abrumado, es momento de empezar a decir que no. Rechazar o posponer las solicitudes de las partes interesadas puede ser difícil, pero a menudo es fundamental para mantener una carga de trabajo razonable. Sé transparente con ellos sobre tu disponibilidad y pídele a tu gerente que intervenga y te apoye si es necesario. 

• Ajusta los plazos: Todos hemos incumplido algún plazo alguna vez. Cuando esto sucede, lo más importante es actualizarlo a una fecha en la que puedas completar la tarea de forma realista. De ese modo, tendrás un plan concreto que puedes compartir con las partes interesadas, en lugar de una tarea atrasada dando vueltas y estresándote. 

• Define los límites: Cuando te sientes abrumado, es tentador redoblar la apuesta y trabajar más horas para ponerte al día. Sin embargo, eso puede llevarte rápidamente al agotamiento y terminar costándote más tiempo a la larga. En su lugar, define los límites para garantizar que tu vida laboral no interfiera con tu vida personal; y recuerda que el equilibrio entre la vida y el trabajo, y el tiempo libre son esenciales para recargar tu energía. 

• Enfócate en una cosa a la vez: Es igualmente tentador hacer varias tareas a la vez (multitasking) con la esperanza de hacer más en menos tiempo. Pero, en realidad, esta práctica implica desperdiciar más tiempo que ahorrar, ya que el cerebro necesita un esfuerzo considerable para cambiar entre tareas. En lugar de hacer varias tareas a la vez, separa bloques de tiempo de concentración sin distracciones para una sola tarea. Mientras trabajes, recuerda hacer pequeños descansos para recargar tu energía. 

4. Date un respiro

Cuando te sientes abrumado, suele ser una señal de que necesitas hacer una pausa y enfocarte en ti mismo. Tu salud física y mental debe ser siempre tu prioridad, así que tómate el tiempo que necesites para recargar energías y restablecerte. Tómate un descanso, respira profundamente, sal a la calle o habla con un amigo. Y recuerda que, aunque sigas sintiéndote abrumado o ansioso después de seguir estos pasos, eso no significa que no estés manejando bien la situación. Estás haciendo todo lo necesario para reconocer y afrontar tu situación laboral, y no siempre te sentirás tan abrumado como ahora.

Consejo para gerentes: qué hacer si tu subordinado directo se siente abrumado

Como gerente, puede ser decepcionante descubrir que un subordinado directo se siente abrumado. Seguramente te preguntes si hay algo que puedas hacer al respecto. Pero como su jefe, estás en la mejor posición para ayudar.

Esto es lo que puedes hacer:

Escucha

Es difícil para una persona admitir que se siente desbordada, así que escucha de manera activa las preocupaciones de tu empleado. Es decir, evita interrumpir, escucha sin emitir juicio y exhibe un comportamiento no verbal positivo, como mantener el contacto visual y asentir con la cabeza. Una vez que tu empleado haya terminado de hablar, parafrasea lo que escuchaste con tus propias palabras para asegurarte de haber entendido. 

Sé compasivo

Es común sentirse solo cuando estás desbordado, especialmente si trabajas desde casa. De hecho, las investigaciones sugieren que el 41 % de los trabajadores se sienten más aislados cuando trabajan de forma remota. 

Para que tu empleado se sienta menos solo, afirma su perspectiva. Si te sientes cómodo, también puedes compartir que tú también has pasado por ese problema antes. Haz hincapié en que estás incondicionalmente de su lado. Tu objetivo no es que sean hiperproductivos y eficientes a expensas de su bienestar, sino que debes priorizar su bienestar para que se sientan comprometidos y capacitados.

Recuerda que el rendimiento de cada empleado es diferente. Si un miembro del equipo te dice que está desbordado, no está siendo simplemente perezoso: es una preocupación seria que debes abordar. Evita compararlo contigo o con otros empleados. En su lugar, concéntrate en darle las herramientas que necesita para tener éxito.

Ofrece ayuda

Como gerente, tienes muchas maneras de ayudar a tu empleado a gestionar su carga de trabajo. Puedes priorizar las tareas, ajustar su carga de trabajo para que no tenga tantas responsabilidades y decir que no a los colaboradores de otros sectores en su nombre. 

Dicho esto, a veces no podrás eliminar totalmente las responsabilidades de tu empleado porque tienes que finalizar una entrega importante. En esa situación, comprueba si hay algo más que puedas hacer. ¿Hay tareas menos importantes a las que puedas dar menos prioridad, u otros colaboradores que puedan ayudar a aligerar la carga? También puedes ayudar a tu empleado a auditar su agenda de reuniones y determinar si puede sustituir alguna sincronización presencial por actualizaciones asincrónicas. Y si tu empleado necesita aprender nuevas habilidades, ofrécete a enseñarle tú mismo o a ponerlo en contacto con las personas o los recursos que necesite para aprender. 

Deja en claro las responsabilidades

Las responsibilidades claras garantizan que tu empleado no tenga que perder el tiempo averiguando quién debe hacer qué. Ayudan a que tu subordinado directo se mantenga dentro del alcance de su función en lugar de hacer trabajo extra, lo que puede protegerlo del agobio y el agotamiento. Por ejemplo, en Asana asignamos a los miembros del equipo áreas de responsabilidad (AoR) claramente definidas. Cada AoR enumera específicamente de qué es responsable esa persona. Además, todo está documentado y cualquier persona de la empresa puede consultarlo fácilmente. 

Brinda comentarios

Cuando los empleados se sienten abrumados, por lo general tienen la sensación de estar fallando o de estar haciendo un mal trabajo. Para combatir esta situación, destaca sus fortalezas ofreciéndoles comentarios positivos. Comparte cómo sus contribuciones únicas benefician al equipo y muestra tu agradecimiento por todo el trabajo que ha realizado hasta ahora. Enumera logros específicos para proporcionar evidencia concreta de que tu empleado está haciendo bien su trabajo. 

A veces, los empleados abrumados pueden tener un bajo rendimiento en el trabajo. Esto puede ser por un millón de razones. Estos son algunos ejemplos:

1. Están estresados por hacer un mal trabajo y esto hace que su rendimiento sea aún peor.

2. No cuentan con las herramientas y las habilidades necesarias para desempeñarse bien, o con el apoyo que necesitan para mejorar.

3. Básicamente, cualquier otra cosa: preocupaciones en su vida personal, problemas de salud, etc. 

Si es necesario, trabaja con tu empleado para elaborar un plan de mejora del rendimiento (PIP) para crear pasos concretos, objetivos y métricas de apoyo factibles para ayudarlo a retomar el rumbo. 

Realiza seguimientos con frecuencia

Los empleados pueden tardar en recuperarse y retomar el rumbo cuando se sienten abrumados, así que reserva un tiempo en la reunión individual semanal o quincenal para hacer un seguimiento de la situación. Pregúntale cómo se siente con su carga de trabajo, cómo van sus proyectos y qué puedes hacer para ayudarlo. Si sigue teniendo dificultades, continúa trabajando con él para ajustar su carga de trabajo, priorizar sus tareas y mejorar su gestión del tiempo. 

Simplifica tu lista de tareas con un software de gestión de proyectos

Un software de gestión de proyectos como Asana puede ayudar a tu equipo a simplificar su colaboración, organizar el trabajo y sentirse menos abrumados. En lugar de cambiar constantemente de una aplicación a otra a lo largo de tu jornada laboral, puedes almacenar todo y comunicarte con tu equipo en un lugar centralizado. Eso se traduce en menos confusión, menos pérdida de tiempo y más claridad para tu equipo.