Sie sind mitten in der Arbeit, als jemand fragt: „Wer ist für die Frühschicht am Freitag bereit?“ Sie halten inne. Sie sind sich nicht sicher. War es Janine? Oder hat Priya die Schicht übernommen? Sie öffnen eine Tabelle. Dann Ihre E-Mails. Dann Slack. Die Antwort ist wahrscheinlich irgendwo da drin, aber sie zu finden, verlangsamt alles.

Und genau dabei kann Ihnen die Arbeitsplanvorlage von Asana helfen. Weisen Sie Schichten nach Namen zu. Sehen Sie, wer wann und wo verfügbar ist. Erkennen Sie Lücken, bevor sie zu Problemen führen. Sie können diese Vorlage sogar mit anderen Tools wie Slack oder Gmail integrieren. Egal, ob Sie einen Tagesplan erstellen oder den kommenden Monat planen, alles befindet sich an einem Ort und ist immer auf dem neuesten Stand.

Wer profitiert von dieser Arbeitsplanvorlage?

Wir haben gesehen, wie Teams jede Woche Stunden damit verschwenden, herauszufinden, wer wann arbeitet. Deshalb haben wir diese Arbeitsplanvorlage erstellt, um den Prozess zu vereinfachen. Egal, ob Sie stündliche Schichten in einem lokalen Café verwalten oder Projektzeitpläne in einer Marketingabteilung koordinieren – mit einem intelligenten Planer, der Aufgaben automatisiert und sofort synchronisiert, wird die Arbeit effizienter.

Diese Arbeitsplanvorlage ist ideal für:

• Schichtmanager, die wöchentliche Dienstpläne für Angestellte mit definierten Start- und Endzeiten planen.

• HR-Teams, die abteilungsübergreifend Freistellungen, Verfügbarkeit und Arbeitskosten nachverfolgen.

• Freiberufliche Koordinatoren oder Agenturen, die mehrere Auftragnehmer und Zeitzonen verwalten.

• Operations-Leads, die tägliche und monatliche Arbeitspläne erstellen, um die Abdeckung sicherzustellen.

• Teams, die wechselnde Schichten, ortsunabhängige Mitarbeitende oder flexible Arbeitsregelungen verwalten.

Durch die Zentralisierung von Arbeitszeiten, täglichen Aufgaben und Verfügbarkeit in einer einzigen Vorlage erhalten Teams ein klareres Bild von ihrer Woche.

Warum sollten Sie die Arbeitsplanvorlage von Asana verwenden?

Ein Einzelhandelskunde wechselte von einer druckbaren Arbeitszeitplanvorlage für Angestellte zur digitalen Version von Asana. Sie verfolgen jetzt Schichten, Urlaubsanträge und die Rollenabdeckung in einem Arbeitsbereich. Dadurch wurde die wöchentliche Planungszeit halbiert und die Arbeitsüberschneidungen reduziert.

Mit der Arbeitsplanvorlage von Asana können Sie:

• Manuelle Eingaben reduzieren, indem Sie Schichtzuweisungen und -aktualisierungen automatisieren.

• Wöchentliche, tägliche oder monatliche Zeitpläne mithilfe der Zeitleistenansicht oder des Kalenders visualisieren.

• Die Verfügbarkeit von Angestellten, die Gesamtstunden und Planungskonflikte in Echtzeit verfolgen.

• Die Schichtplanung mithilfe von Vorlagen mit wiederholbaren Wochenplänen standardisieren.

• Zeiterfassungs- und Kommunikationstools integrieren, um einen kollaborativen Planungsprozess zu erstellen.

So verwenden Sie die Vorlage für Arbeitspläne

Jede Asana-Vorlage wurde entwickelt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Diese Vorlage enthält Felder und Ansichten, die die Planung über Teams, Funktionen und Zeitzonen hinweg vereinfachen. Verwenden Sie die Vorlage so, wie sie ist, oder passen Sie sie an Ihren spezifischen Workflow an.

Sie möchten mehr Optionen? Entdecken Sie die vollständige Sammlung von Vorlagen von Asana, um Lösungen für jeden Aspekt des Work Management zu finden.

1. Duplizieren Sie die Arbeitsplanvorlage.

Klicken Sie auf „Vorlage verwenden“, um Ihren Zeitplan zu erstellen. Benennen Sie es basierend auf Ihrem Team oder Zeitrahmen um, z. B. „Schichtplan Juli 2025“.

2. Fügen Sie Namen und Rollen von Angestellten hinzu.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um die Abteilung, den Standort oder die Position anzugeben. Weisen Sie jede Aufgabe (Schicht) dem entsprechenden Angestellten zu.

3. Legen Sie Tage und Zeiten fest.

Definieren Sie die Wochentage, an denen jeder Angestellte arbeitet. Fügen Sie Start- und Endzeiten als Fälligkeitsdaten und -zeiten hinzu.

4. Erfassen Sie Freizeit und Verfügbarkeit.

Verwenden Sie Tags oder Abschnitte, um Urlaubsanträge, Schulungen oder Gleittage zu kennzeichnen.

5. Visualisieren und anpassen.

Verwenden Sie die Kalender- oder Zeitleistenansicht, um schnell Lücken, Konflikte oder Überschreitungen in Ihrem Wochenplan zu erkennen.

Zeitmanagement-Funktionen von Asana

Die Funktionen von Asana vereinfachen komplexe Workflows mit Tools, die die Automatisierung und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier sind unsere bevorzugten Zeitmanagement-Funktionen, die Ihren Planungsprozess beschleunigen und skalieren können.

Um alle Funktionen von Asana zu erkunden, besuchen Sie die Funktionsseite von Asana.

Zeitleistenansicht: Planen und visualisieren Sie den Wochenplan Ihres Teams in einem Gantt-Layout. Erkennen Sie Überschneidungen oder Lücken auf einen Blick.

Benutzerdefinierte Felder: Verfolgen Sie die Rollen, Schichtarten oder Standorte von Angestellten direkt in jeder Aufgabe. So können Sie Ihren Zeitplan ganz einfach sortieren oder filtern.

Automatisierungsregeln: Weisen Sie Schichten automatisch zu, benachrichtigen Sie Angestellte über Änderungen oder kennzeichnen Sie Überstunden mithilfe einfacher Automatisierungsregeln.

Kalenderansicht: Sehen Sie Zeitpläne Tag für Tag, sehen Sie die Abdeckung pro Schicht und nehmen Sie einfach Drag-and-Drop-Anpassungen vor.

Formulare: Standardisieren Sie den Prozess für die Einreichung und Weiterleitung von Urlaubsanträgen und Verfügbarkeitsaktualisierungen.

Empfohlene Integrationen

Asana lässt sich mit Ihren bestehenden Tools integrieren, sodass Sie nicht zwischen Plattformen wechseln, um eine Aufgabe zu erledigen. Hier sind einige unserer Top-Integrationen, mit denen Teams die Arbeitszeitpläne von Angestellten in dieser Vorlage verwalten können.

Möchten Sie sehen, welche weiteren Tools sich mit Asana verknüpfen lassen? Sehen Sie sich die vollständige Liste der Integrationen an, um Tools zu entdecken, mit denen Sie Ihren Workflow noch weiter optimieren können.

Google Kalender: Synchronisieren Sie Ihren Asana-Zeitplan mit Ihrer Kalender-App, um den Überblick über Schichten und Meetings zu behalten.

Slack: Senden Sie automatische Erinnerungen an Schichten oder planen Sie Updates für Team-Channels.

Harvest: Verfolgen Sie die geleisteten Arbeitsstunden direkt aus Ihren Asana-Aufgaben heraus, um die Gehaltsabrechnung oder die Projektbudgetierung zu unterstützen.

Google Drive: Speichern und teilen Sie Dokumente von Angestellten, Schulungsunterlagen oder Planungsrichtlinien zusammen mit Ihrer Vorlage.

Timely: Protokollieren Sie Arbeitszeiten automatisch und erhalten Sie visuelle Übersichten darüber, wie Teammitglieder ihre Zeit verbringen.

Time Doctor: Überwachen Sie die Produktivität, erfassen Sie die Zeit pro Aufgabe und erstellen Sie detaillierte Arbeitsberichte.

Everhour: Behalten Sie Zeit und Budgets direkt von Ihrer Arbeitsplanvorlage aus im Auge.

TimeCamp: Kombinieren Sie Aufgaben- und Zeitmanagement mit Analytik zu abrechenbaren Stunden und Leistung.

Zapier: Automatisieren Sie sich wiederholende Planungsschritte wie das Versenden von E-Mails oder die manuelle Erfassung von Arbeitszeitnachweisen in umständlichen Tools wie Google Sheets.

Häufig gestellte Fragen zu Arbeitsplanvorlagen