Sprint-Backlog-Vorlage

Mithilfe von Sprints können Sie den Workflow Ihres Teams optimieren. Diese können bisweilen jedoch unübersichtlich werden, wenn sich Prioritäten und Zeitpläne ändern. Falls Sie über keine effektiven Strategien zur Organisation und Zuordnung von Aufgaben verfügen, ist es schwer, den Überblick über das Arbeitspensum Ihres Teams zu behalten und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. 

Und genau hier kommt eine Sprint-Backlog-Vorlage ins Spiel.

Was ist eine Sprint-Backlog-Vorlage?

Eine Sprint-Backlog-Vorlage unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeit für jeden Sprint zu planen und zu organisieren. Sämtliche wichtigen Informationen zu Ihren Aufgaben werden dokumentiert (z. B. geschätzter Aufwand, Priorität und Status). Ein großer Vorteil einer solchen Vorlage liegt darin, dass sie immer wieder verwendet werden kann. Sie müssen also nicht bei jedem Sprint wieder ganz von vorne anfangen, sondern haben mit Ihrer Sprint-Backlog-Vorlage ein vorgefertigten Leitfadem, an dem Sie und Ihr Team sich orientieren können. Sie müssen Ihre Vorlage einfach nur kopieren, Ihrem Backlog Aufgaben hinzufügen und können sofort mit der Arbeit beginnen.

Was sind die Vorteile einer digitalen Sprint-Backlog-Vorlage?

Sprints sind ein lebendiger Prozess. Ihr Team beginnt mit einer Liste aus nicht abgeschlossenen Aufgaben und arbeitet gemeinsam daran, sie im Laufe des Sprints zu erledigen. Ihre Sprint-Backlog-Vorlage sollte also mehr enthalten als nur eine statische Liste mit Aufgaben – sie sollte den Fortschritt Ihres Teams in Echtzeit sichtbar machen. 

Eine digitale Sprint-Backlog-Vorlage aktualisiert die abgeschlossene Arbeit Ihres Teams automatisch, sodass Sie stets einen Überblick über den Fortschritt haben. Auf diese Weise können Sie das Arbeitspensum Ihres Teams effektiv verwalten und falls erforderlich Änderungen vornehmen. 

Folgendes können Sie erreichen, wenn Sie mit einem Projektmanagement-Tool eine Sprint-Backlog-Vorlage erstellen: 

• Sie planen und arbeiten gemeinsam an Ihrem Sprint-Backlog – und zwar an einem zentralen Ort 

• Sie haben einen Gesamtüberblick darüber, welche Aufgaben Ihr Team im aktuellen Sprint zu erledigen hat

• Sie können Aufgaben abhängig vom Fortschritt Ihres Teams nach ihrem Status ordnen, um allen Beteiligten einen Überblick über den jeweils aktuellen Aufgaben- und Projektstatus zu ermöglichen

• Sie können Aufgaben von Ihrem Product Backlog ganz einfach und ohne Doppelarbeit in Ihren Sprint Backlog übertragen 

• Sie können zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herwechseln: Betrachten Sie Ihr Sprint-Backlog ohne weiteren Aufwand als Liste, Kanban-Board oder Gantt-Diagramm 

• Sie können jeder Aufgabe eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum zuweisen, sodass jeder immer weiß, wer gerade bis wann an welcher Aufgabe arbeitet 

• Sie können Dokumente, Links oder Bilder als Kontextinformationen an Ihre Aufgaben anhängen 

• Wenn Prioritäten sich ändern, können Sie ganz einfach Fristen und verantwortliche Personen anpassen 

Was sollte in Ihrer Sprint-Backlog-Vorlage enthalten sein?

In Ihrer Sprint-Backlog-Vorlage werden alle Aufgaben nachverfolgt, die Ihr Team während eines Sprints zu erledigen hat. Dies unterscheidet sich von einem Product Backlog, in dem die gesamte anstehende Arbeit für Ihre Team verwaltet wird. Wenn Sie eine Sprint-Backlog-Vorlage erstellen, müssen Sie nur die Ziele berücksichtigen, die Ihr Team während des nächsten Sprints erreichen soll. 

Die folgenden Informationen sollten auf jeden Fall in Ihrer Vorlage enthalten sein, damit Sie stets den Überblick über Ihre Aufgaben behalten: 

• Aufgabenname: Eine kurze Beschreibung der Aufgabe

• Aufgabentyp: Die Aufgabenkategorie (z. B. „Bug“ oder „Funktion“) 

• Aufwand: Die geschätzte Zeit bzw. der geschätzte Aufwand für die Aufgabe (oftmals in Form von Story Points) 

• Priorität: Die Wichtigkeit der Aufgabe für Ihre Team- und Unternehmensziele

• User Story: Eine informelle Erklärung zu jeder Aufgabe aus der Sicht eines Endnutzers, die Ihrem Team Kontext liefert und für gewöhnlich dem Format „Als [Persona] erwarte ich [Softwareziel], um [Ergebnis] zu erreichen“ folgt 

• Agile Epic: Der Hintergrund, vor dem jede Aufgabe steht (Beispiel: die Aufgabe, Bilder für Mobilgeräte zu aktualisieren, als Teil eines größeren Epics, das Benutzererlebnis auf Mobilgeräten zu überarbeiten) 

Wenn Sie den Status Ihrer Arbeit nachverfolgen möchten, können Sie in Ihrer Vorlage auch Abschnitte erstellen, in die Sie die Fortschritte Ihrer Aufgaben eintragen. Ihre Abschnitte könnten zum Beispiel folgendermaßen heißen: „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Testphase“ oder „Abgeschlossen“. Während Ihr Team an den Aufgaben arbeitet, können Sie sie entweder manuell oder per Drag & Drop in die entsprechenden Abschnitte verschieben oder Automatisierungen einrichten, damit sie sich selbst verschieben. 

Integrationen und Funktionen, die Sie kennen sollten

Möchten Sie Ihre Sprints weiter optimieren? Dann fügen Sie noch weitere Funktionalitäten hinzu und sparen Sie Zeit für die Arbeit ein, die wirklich wichtig ist. 

Enthaltene Funktionen

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe kennzeichnen, die auf die Fertigstellung einer anderen Aufgabe wartet. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Teil der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können.

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln Ihren Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele Ihres Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden.

• Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und Handlungsanweisungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

FAQs