Was ist ein Sprint Backlog und wie können Sie ihn selbst erstellen? (Mit Beispielen)

Wenn Sie an einem komplexen Vorhaben arbeiten, kann das Arbeitsvolumen schnell ein Gefühl der Überforderung hervorrufen. Wenn dieser Fall eintritt, leidet jeder Aspekt des Projektes, sei es die Qualität der Ergebnisse oder die Produktivität Ihres Teams.

Wenn Sie sich jemals in einer solchen Situation befunden haben, stellen Sie sich vielleicht die Frage, ob Sprints überhaupt der richtige Ansatz für Sie sind. Sprints sind kurze Arbeitsdurchläufe, mit denen mehrere Projekte in umsetzbare Aufgaben unterteilt werden können.

Die Arbeit in Sprints verbessert die Organisationsfähigkeit und Effizienz Ihres Teams, doch der Einstieg kann sich unter Umständen schwierig gestalten  – schließlich kann man nicht immer im Voraus planen, welche Arbeitsvorgänge Priorität haben sollten.

Hier kommt der Sprint Backlog ins Spiel. Ein Sprint Backlog ist eine gute Möglichkeit, um Ihrem Team zu vermitteln, welche Aktionspunkte während eines Sprints abgearbeitet werden müssen. Er schafft außerdem eine zentrale Informationsquelle, die alle Teammitglieder auf dem aktuellen Stand hält. In diesem Artikel erklären wir, was ein Sprint Backlog ist und zeigen Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie ganz einfach Ihren eigenen Backlog erstellen können.

Was ist ein Sprint Backlog?

Ein Sprint Backlog ist eine Liste von Arbeitsschritten, die während eines Projekt-Sprints auf der Grundlage der im Product Backlog festgelegten Aufgaben erledigt werden müssen. Ein gut organisierter Sprint Backlog beugt ungeplantem Arbeitsaufwand (Scope Creep) vor, da Ihr Team während eines Sprints eine klare Vorstellung von seinen Aufgaben hat.

Wann ist der Einsatz eines Sprint Backlogs sinnvoll?

Ein Sprint Backlog wird üblicherweise gemeinsam mit Ihrem Team in einem Sprint Planning Meeting erstellt. Wie oft dies geschieht, hängt davon ab, wie lang Ihre Sprints sind, doch üblicherweise passiert dies in einem Abstand von zwei Wochen oder einmal monatlich. Wenn Sie die Agile-Methode Scrum nutzen, entscheidet der Scrum Master gemeinsam mit dem Scrum-Team, welche Punkte aus dem Backlog diese Woche abgearbeitet werden. Wenn Sie eine andere Form von Agile nutzen, könnte in diesem Fall auch der Product Owner oder Produktmanager diese Rolle übernehmen.

Als Scrum Master beziehungsweise Product Owner ist es Ihre Aufgabe, den Sprint Backlog zu erstellen und ihn mit allen Projektbeteiligten zu teilen. Mit der Unterstützung des Product Owners entscheiden Sie, je nach Priorität, welche Punkte aus dem Backlog Sie in Angriff nehmen werden. Danach erfassen Sie die Anforderungen jeder einzelnen dieser Aufgaben als User Stories, also aus der Perspektive des Endnutzers beschriebene Softwarefunktionen in einem Workflow.

Product Backlog vs. Sprint Backlog

Ein Product Backlog unterscheidet sich deutlich vom Sprint Backlog, obwohl beide ihren Ausgangspunkt auf Produktebene haben.

In einem Product Backlog wird alles nachverfolgt, woran das Produktteam arbeitet. Je nach Unternehmensgröße haben Sie entweder einen zentralen Product Backlog oder mehrere Product Backlogs für verschiedene Teams. Der Product Owner aktualisiert den Product Backlog regelmäßig, damit die wichtigsten Vorhaben an oberster Stelle stehen und alle dafür notwendigen Informationen vorhanden sind.

Ein Sprint Backlog ist eine Unterkategorie des Product Backlogs und führt die Arbeitsvorgänge auf, die innerhalb eines konkreten Sprints in Angriff genommen werden sollen. In einem Sprint Backlog werden alle Punkte aus dem Product Backlog aufgenommen, an denen das Team im Sprint arbeiten wird. Um welche Punkte es sich handelt, wird beim Sprint Planning festgelegt. Sie werden dann vom Product Backlog in den Sprint Backlog verschoben und sollten nach Beginn des Sprints nicht mehr verändert werden.

Welche Vorteile bietet ein Sprint Backlog?

Der Zweck eines Sprint Backlogs besteht darin, alle Arbeitsvorgänge innerhalb eines Sprints aufzulisten. Dadurch sind sämtliche Daten an einem Ort verfügbar, wodurch die Kommunikation verbessert und eine zentrale Informationsquelle für alle für den Sprint relevanten Inhalte geschaffen wird.

Nur die Punkte, die auch Teil des Backlogs sind, sind im Arbeitsumfang enthalten. Dadurch entsteht eine klare Struktur, anhand derer sich Teammitglieder auf die vor ihnen liegenden Aufgaben konzentrieren und Scope Creep vermeiden können.

Wann wird ein Sprint Backlog erstellt?

Einen Sprint Backlog sollten Sie während der Planungsphase eines neuen Projekt-Sprints erstellen. Sie können zwar einzelnen Aufgaben mehr Details hinzufügen oder Status-Updates teilen, doch der Backlog selbst sollte nach Auftakt des Sprints nicht mehr verändert werden.

Der Backlog wird dann in einem für die Beteiligten und Scrum Master zugänglichen Bereich gespeichert, wo er im Rahmen einer Retrospektive überprüft werden kann. So kann festgestellt werden, was im Sprint gut und was weniger gut lief.

Ein Sprint Backlog dient als Informationsquelle für sämtliche sprintbezogenen Informationen und ist daher ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Sprint-Strategie. Betrachten Sie einen Sprint Backlog als eine Art Roadmap, in der Sie sämtliche Scrum-Artefakte erfassen können.

Was wird in einem Sprint Backlog erfasst?

Ein Sprint Backlog sollte wichtige Elemente wie die User Stories und Aufgabenbeschreibungen enthalten.

Ihr Backlog sollte unter anderem spezifische Komponenten wie den Namen Ihres aktuellen Sprints, die Beschreibungen, die User Stories für sämtliche Vorhaben, die Prioritäten der einzelnen Aufgaben, relevante Echtzeit-Anpassungen und Tagesordnungen für Sprint Planning Meetings oder tägliche Standups enthalten. Für Ihren eigenen Backlog sollten Sie zunächst folgende Angaben zusammenstellen:

• User Story: Eine User Story ist eine aus der Perspektive des Endnutzers beschriebene Softwarefunktion. Sie ist ein wichtiger Orientierungspunkt für die Wirkung, die die einzelnen Funktionen auf den Endnutzer haben werden.

• Aufgabenname: Es mag offensichtlich klingen, doch wichtig ist es trotzdem – in einem gut organisierten Backlog besitzt jede Aufgabe einen klaren, handlungsorientierten Namen. Jeder Aufgabenname sollte deshalb ein Verb enthalten. Hier ein Beispiel: „Neue Mobil-Komponente für die Web-App erstellen“ ist wesentlich eindeutiger als „Neue Mobil-Komponente“. Durch diesen kleinen Trick erhalten Beteiligte sofort einen besseren Überblick über den Backlog und die gewünschten Ergebnisse, an denen die einzelnen Teammitglieder arbeiten.

• Aufgabenbeschreibung: Nicht nur ein handlungsorientierter Name, sondern auch eine kurze, aussagekräftige Beschreibung der Aufgabe ist sinnvoll. So erhalten alle Beteiligten ein Bewusstsein für bevorstehende Maßnahmen.

• Aufgabenpriorisierung: Bei der Arbeit an Projekten muss eine Vielzahl von Aufgaben erledigt werden, weshalb Sie die wichtigsten Ziele priorisieren sollten. So können Sie Fristen einhalten und dafür sorgen, dass Ihr Sprint planmäßig verläuft.

• Sprint Burndown Chart: Ein Diagramm, das die noch zu erledigende Arbeit im Verhältnis zu der Zeit darstellt, die dafür benötigt wird. Während eines Sprints nutzt Ihr Team dieses Diagramm, um festzustellen, wie lang die jeweilige Iteration dauern wird.

• Tägliche Zeitaufteilung: Um die geschätzte Zeit mit der tatsächlichen Zeit in Ihrem Burndown Chart in ein Verhältnis zu setzen, müssen Sie die tägliche Zeitaufteilung nachverfolgen. Dazu analysieren Sie, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen. Nach Ende der Woche addieren Sie die wöchentliche Zeitaufteilung für die Aufgaben und vervollständigen Ihr Burnout Chart.

Jeder Sprint Backlog unterscheidet sich vom nächsten, doch die genannten Informationen sollten in Ihrem eigenen Backlog unbedingt enthalten sein.

So erstellen Sie einen Sprint Backlog

Jetzt, da Sie wissen, welche Komponenten ein Sprint Backlog enthält, müssen Sie nur noch erfahren, wie sie selbst einen solchen erstellen. Scrum Master nutzen für jeden Sprint einen neuen Backlog, weshalb eine gute Ausgangsbasis wichtig ist.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Erstellung eines Backlogs liegt darin, zu Beginn jedes Sprints eine gute Vorlage zu besitzen. Ihre Vorlage sollte Spalten für jede einzelne der oben aufgeführten Funktionen erhalten.

Hier ist ein Beispiel für ein Sprint Planning- und Backlog-Projekt, das Ihnen dabei helfen soll, Ihre eigene Vorlage zu erstellen:

Sie können verschiedene Tools zur Erstellung eines Sprint Backlogs nutzen. Wir legen Ihnen jedoch ein digitales Produkt wie etwa ein Workflow-Management-Tool ans Herz. Mit einer solchen Software können Sie alle Informationen an einem Ort speichern und so die Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern vereinfachen.

Arbeiten Sie in Sprints, um Ihre Ziele zu erreichen

Wenn Sie an komplexen Projekten mit mehreren Beteiligten arbeiten, kann die Koordinierung der Arbeit sich wie ein Puzzle anfühlen. Jedes Stück muss genau in das andere passen. Aus diesem Grund kann die Arbeit in Sprints die Effizienz erhöhen, Zusammenarbeit fördern und das Erreichen Ihrer Ziele vereinfachen.

Sprint Backlogs helfen Ihnen, die Projektkomponenten perfekt aufeinander abzustimmen und alle Aspekte von Agile-Projekten, wie die Planung, Organisation und Verwaltung, zu optimieren. Nutzen Sie Kanban-Boards, um Projekte zu vereinfachen und dank Agile-Management-Software effektiver zu kommunizieren.