Vorlage für ein Kanban-Board

Was ist ein Kanban-Board?

Mit einem Kanban-Board können Sie die Arbeit über verschiedene Phasen hinweg visualisieren. In der Regel hat jedes Board eine Reihe von Spalten wie „To do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. In jeder Spalte werden die einzelnen anstehenden Tätigkeiten durch Projektaufgaben – sogenannte Karten – erfasst. Während die Arbeit erledigt wird, durchläuft sie die verschiedenen Phasen, bis sie in der letzten Spalte landet. Kanban-Boards werden häufig von Entwicklerteams verwendet, die agiles Projektmanagement einsetzen. Aber auch andere Teams, die ein Tool für die visuelle Darstellung der Zusammenarbeit benötigen, können von Kanban-Boards profitieren.

Was ist eine Vorlage für Kanban-Boards?

Mit einer Kanban-Board-Vorlage können Sie den Prozess der Kanban-Erstellung beschleunigen, indem Sie die Spalten und Karteninformationen vordefinieren, die Ihr Kanban-Board-Projekt enthalten soll. Vielleicht haben Sie schon einmal ein Kanban-Board gesehen, das auf einem Whiteboard oder mit Haftnotizen auf einem Blatt Papier erstellt wurde. Das sind zwar auch hilfreiche visuelle Tools, aber sie bieten nicht die Flexibilität eines digitalen Kanban-Boards. Wenn Sie Ihr Board mit einer Projektmanagement-Software entwickeln, ist es einfach, Vorlagen zu erstellen und hilfreiche Board-Layouts wiederzuverwenden. Außerdem sind digitale Vorlagen für Teammitglieder leichter zugänglich, die damit ihre eigene Arbeit und ihre Projekte verwalten können.

So erstellen Sie eine Vorlage für ein Kanban-Board

Bei der Erstellung einer Vorlage für ein Kanban-Board geht es vor allem darum, die von Ihnen benötigten Spalten zu definieren und zu entscheiden, welche Informationen auf jeder Karte erfasst werden sollen. Im Folgenden sehen wir uns an, was Sie in jede dieser Spalten aufnehmen sollten.

Tipps zur Erstellung von Spalten für Ihre Kanban-Board-Vorlage

Ihr Kanban-Board sollte die Phasen widerspiegeln, die Ihr Team durchläuft, um ein Projekt durchzuführen. Diese Phasen stehen für die einzelnen Arbeitsphasen und werden als Spalten auf einem Kanban-Board angezeigt. Die Titel dieser Spalten könnten zum Beispiel wie folgt lauten:

• Backlog, Neu, oder Anstehend: Das ist Ihre To-do-Liste und sollte der erste Abschnitt auf Ihrem Kanban-Board sein. Hier finden Sie alle Aufgaben, die zu erledigen sind, aber noch nicht begonnen wurden.

• In Arbeit, Laufend oder In Bearbeitung: Hier sehen Sie in Echtzeit, woran aktuell gearbeitet wird.

• Abgeschlossene Arbeit: Für alle Arbeiten, die abgeschlossen sind. Wenn Sie abgeschlossene Aufgaben auf Ihrem Kanban-Board behalten, schaffen Sie damit eine zentrale Informationsquelle für die gesamte Projektarbeit. Außerdem können die Beteiligten auf diese Weise leicht sehen, was bereits erledigt wurde. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wissen Sie genau, wo Sie alle Aufgaben finden, die mit Ihrem Vorhaben zusammenhängen.

• Optionale Spalten: Sie können Ihr Kanban-Board ganz einfach gestalten und nur die drei oben erwähnten Abschnitte verwenden, oder es aber durch weitere Spalten ergänzen. Einige Beispiele sind ein Abschnitt „Referenzen“ (der Ihre Projekt-Roadmaps und zugehörige Metriken enthält), ein Abschnitt „Zurückgestellt“ für Aufgaben, die Sie begonnen haben, aber auf ein späteres oder unbestimmtes Fälligkeitsdatum verschieben müssen, oder ein Abschnitt „Abgebrochen“ für Arbeiten, die Sie nicht mehr benötigen.

Was Ihre Kanban-Karten beinhalten sollten

Sie müssen auch entscheiden, welche Informationen auf Kartenebene erfasst werden sollen. Da Vorlagen für Kanban-Boards visuelle Tools sind, sollten Ihre Kanban-Kartenvorlagen genügend Informationen enthalten, damit Ihr Team auf einen Blick den Status einer Aufgabe erkennt.

Dazu kann Folgendes gehören:

• Kurze, prägnante Titel. Wir empfehlen Ihnen, die Kartentitel immer so zu formulieren, dass Ihr Team genau weiß, was es zu tun hat (am besten mit einem eindeutigen Verb).

• Fälligkeitsdatum. Egal, ob es sich um eine Zeitspanne oder ein konkretes Datum handelt: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team genau weiß, wann der Arbeitsvorgang fällig ist.

• Aufgabenstatus. Verläuft die Arbeit nach Plan? Gibt es Probleme oder Hindernisse?

• Geschätzte Arbeitsstunden. Ob Sie nun Stunden, Story Points oder T-Shirt-Größen zur Nachverfolgung der Arbeit verwenden: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wieviel Zeit diese spezielle Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

• Priorität. Damit kennzeichnen Sie, welche Arbeit dringend erledigt werden muss.

Anwendungsbeispiel für eine Kanban-Vorlage

Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Vorlage für ein Kanban-Board zur Sprintplanung für Ihr agiles Team. In diesem Fall sollte Ihre erste Spalte Ihren Backlog für Aufgaben enthalten. Das ist die To-do-Liste, auf die Ihr Team zurückgreifen wird. Die nächste Spalte könnte ein „In Bearbeitung“-Abschnitt sein, der alle Aufgaben enthält, die Sie bereits begonnen haben. Erstellen Sie weitere Spalten für jeden Schritt Ihres Arbeitsprozesses bis zum Abschluss des Workflows.

Je nach den Bedürfnissen Ihres Teams könnte Ihre Vorlage auch Beispiel-Kanban-Karten enthalten, auf die Sie sich beziehen können, wenn Sie auf bestimmte Tätigkeiten in speziellen Boards hinweisen möchten. Die meisten Kanban-Boards sind jedoch ziemlich selbsterklärend und verwenden eindeutige Abschnitte wie „Abgeschlossen“, um Verwirrung zu vermeiden.

Warum ist die Verwendung einer Kanban-Board-Vorlage sinnvoll?

Kanban-Board-Vorlagen sind einfache Tools zur Verwaltung von Workflows. Der Hauptvorteil bei der Verwendung einer Vorlage für Ihr Kanban-Board besteht darin, dass Sie Ihre Aufgabenliste für das Projekt schnell einrichten können, vor allem wenn Sie Ihre Vorlage in einer Projektmanagement-Software erstellen. Von dort aus können Sie und Ihr Team die Projektarbeit in Echtzeit verfolgen und sehen, wie andere Teammitglieder Aufgaben von „To do“ auf „In Bearbeitung“ setzen.

Sie können Ihr Projekt auch automatisieren, um Aufgaben automatisch von einer Spalte in eine andere zu verschieben, wenn sich der Status ändert. Wenn ein Teammitglied beispielsweise angibt, dass es gerade an einer Karte arbeitet, können Sie veranlassen, dass die Karte sofort in den Abschnitt „In Bearbeitung“ verschoben wird.

Beispiele für Kanban-Board-Vorlagen

Kanban-Board-Vorlagen werden traditionell von Entwicklungs- und Produktteams verwendet, aber sie eignen sich für jedes Team, das ein einfaches, aber vielseitiges Projektmanagement-Tool benötigt. Zum Beispiel:

• Softwareentwicklungsteams, die ein Produkt-Backlog abarbeiten.

• Startups, die eine klare und einfache Möglichkeit zur Koordination der Arbeit mit wenigen Teammitgliedern oder Ressourcen benötigen.

• Content-Marketing-Teams, die Artikel an verschiedene Autoren zuweisen müssen. Die Artikel können verschiedene Stadien durchlaufen. In diesem Beispiel könnten die Spalten lauten: „To do“, „Zugewiesen“, „Entwurf“, „Überarbeitung“ und „Veröffentlicht“.

Enthaltene Funktionen

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt die Spaltentitel entsprechend anpassen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Projektübersicht. Die Projektübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektzusammenhänge. Verschaffen Sie Ihrem Team einen Überblick über das Was, Warum und Wie Ihrer Projektarbeit aus der Vogelperspektive. Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu, um die Zusammenarbeit in Asana zu definieren. Teilen Sie dann alle wichtigen Ressourcen und Zusammenhänge wie Meeting-Details, Kommunikationskanäle und Projektbriefings an einem Ort.

• Nachrichten. Müssen Sie Informationen ohne konkreten Handlungsbedarf weitergeben? Versuchen Sie es mit Asana-Nachrichten. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Kommunikation über Arbeit, für die kein akuter Handlungsbedarf besteht. Sie können Nachrichten an eine beliebige Auswahl an Einzelpersonen, Teams und Projekten senden, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Verknüpfen Sie die Nachrichten mit Aufgaben, Projekten und Zielen in Asana, damit die Empfänger Ihrer Nachrichten den Kontext erkennen und sich die Details ansehen können.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

• Figma: Viele Teams nutzen Figma zur Erstellung von User Flows, Wireframes, UI Mocks, Prototypen und vielem mehr. Jetzt können Sie diese Designs in Asana einbetten, damit Ihr Team die aktuellen Designarbeiten stets in Verbindung mit den dazugehörigen Projektdokumenten einsehen kann. Und im Gegensatz zu Screenshots werden Live-Einbettungen in Echtzeit aktualisiert und reflektieren immer die letzten Änderungen, die an einer Design-Datei vorgenommen wurden. So vermeiden Sie den Aufwand für die Suche nach den richtigen Dateien und die erforderliche Änderung der Bilder.

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