Einführung neuer Kund*innen

Wenn Sie neue Kundengewinnen, haben Sie nur eine Chance, einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen. Aber wenn Ihr Onboardingprozess verwirrend oder inkonsistent ist, kann dieser erste Eindruck schnell zunichte gemacht werden. Vielleicht haben Sie sich bemüht, Kickoff-Dokumente zu senden. Vielleicht haben Sie vergessen, die richtigen Teammitglieder vorzustellen. Oder vielleicht hat sich Ihr Kunde nach dem Gespräch immer noch gefragt, was als Nächstes passiert.

Egal, ob Sie Freiberufler, Agenturleiter oder Betriebsleiter in einem wachsenden Unternehmen sind – das Onboarding sollte ein sicherer, wiederholbarer Prozess sein und keine Notfallübung. Aus diesem Grund haben wir diese Vorlage für den Kundenonboardingprozess in Asana entwickelt.

Diese kostenlose Vorlage hilft Ihnen, jede Phase des Kundenonboardings zu organisieren, von der internen Vorbereitung bis hin zu Begrüßungs-E-Mails, rechtlichen Unterlagen, Schulungen und Follow-up-Touchpoints. Anstatt das Rad jedes Mal neu zu erfinden, können Sie Vertrauen aufbauen, Zeit sparen und konsistente Kundenerlebnisse bieten, die sich mit Ihrem Team vergrößern.

Wer profitiert von Vorlagen für den Kundenonboardingprozess?

Wir haben gesehen, wie Teams während des Kundenonboardings mit unorganisierten Übergaben, vergessenen Schritten und isolierter Kommunikation zu kämpfen hatten. Selbst kleinere Probleme, wie fehlende Zugangsdaten oder unklare Verantwortlichkeiten, können das Vertrauen untergraben und die Erfahrung Ihrer Kunden beeinträchtigen.

Diese Vorlage für das Kundenonboarding eignet sich besonders gut für:

• Freiberufler und Consultants, die das Onboarding von Kunden optimieren und ein professionelleres Image vermitteln möchten.

• Kundenerfolgs- und Account Manager, die eine konsistente Checkliste für das Kundenonboarding benötigen, um sicherzustellen, dass jeder Schritt für neue Kundinnen und Kunden abgehakt wird.

• Agenturen und Dienstleister, die mehrere Onboardingflows, Social-Media-Konten und Projektergebnisse für verschiedene Kunden verwalten.

• Betriebsleiter, die für die Schaffung skalierbarer, wiederholbarer Onboardingerfahrungen verantwortlich sind, die die Abwanderung verringern und die Kundenbindung verbessern.

• Marketing- und Vertriebsteams, die die Übergabe und Implementierung nach dem Abschluss von Geschäften mithilfe gemeinsamer CRM- und Projektmanagement-Tools verbessern möchten.

Wenn Sie jemals ein Kickoff-Meeting verpatzt oder sich bemüht haben, die richtigen Vorlagen für Onboarding-E-Mails zu finden, ist diese Vorlage für Workflow-Diagramm-Prozesse für das Kundenonboarding genau das Richtige für Sie. Es ist von unschätzbarem Wert, neue Kunden und Nutzer so willkommen zu heißen, dass dauerhafte Kundenbeziehungen aufgebaut werden.

Warum sollten Sie die Vorlage für den Kundenonboardingprozess von Asana verwenden?

Wir haben mit einem mittelständischen B2B-Vertriebsteam zusammengearbeitet, das nach dem Vertragsabschluss mit neuen Kunden mit inkonsistenten Übergaben konfrontiert war. Nachdem sie diese Vorlage übernommen hatten, standardisierten sie die wichtigsten Schritte vom Kickoff-Meeting bis zu den CRM-Updates und verkürzten die Onboardingzeit um 40 %. Auch die Kundenbindungsrate stieg.

Verwenden Sie diese Vorlage für das Onboarding neuer Kunden, um:

• Ihre Onboardingcheckliste zu standardisieren, damit nichts übersehen wird.

• Jedem Teammitglied Klarheit über Verantwortlichkeiten, Fristen und nächste Schritte zu geben.

• Wiederholbare Workflows zu erstellen, die für alle Kunden und Konten skalierbar sind.

• Konsistente, hochwertige Onboardingerfahrungen zu bieten, die Ihre Marke widerspiegeln und den langfristigen Kundenerfolg fördern.

• Bauen Sie von Anfang an starke Kundenbeziehungen auf, indem Sie proaktiv kommunizieren, klare Anleitungen geben und transparente Preise festlegen.

• Unterstützen Sie Ihre Kundenservice-Teams mit der nötigen Struktur, um Kunden durch ein nahtloses Onboardingerlebnis zu führen.

So verwenden Sie diese Vorlage für den Kundenonboardingprozess

Sind Sie bereit, eine bessere Customer Journey zu schaffen? Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Handbuch, das Ihnen hilft, diese Vorlage für das Kundenonboarding effektiv zu verwenden. Noch hilfreichere Projektmanagement-Tools finden Sie in unserem umfassenden Vorlagenhub.

1. Richten Sie Ihr internes Kickoff ein und weisen Sie Rollen zu

Bevor Ihr Kunde eine Willkommensnachricht sieht, sollten Sie Ihr internes Team aufeinander abstimmen. Fügen Sie Aufgaben für Teamleiter*innen hinzu, um die Ziele des Kunden zu überprüfen, Rollen zuzuweisen (z. B. projektverantwortliche Personen oder Hauptansprechpartner) und die Verfügbarkeit von Ressourcen zu überprüfen.

Für eine Marketingagentur könnte dies bedeuten, dass dem Arbeitsbereich des Kunden eine Kreativleitung, ein Stratege/eine Strategin und ein*e Kundenbetreuer*in zugewiesen werden.

2. Passen Sie das Kunden-Willkommenspaket an und senden Sie es

Erstellen Sie einen Abschnitt für Ihre kundenorientierten Materialien. Fügen Sie bearbeitbare Vorlagen für Begrüßungs-E-Mails, Markenumfragen oder eine Projektübersicht hinzu. Weisen Sie Aufgaben zum Personalisieren und Senden dieser Ressourcen zu.

Beispielsweise kann Ihre Kickoff-E-Mail die Teameinführung, einen Link zum Formular der Kundenaufname sowie eine Zeitleisten-Vorschau enthalten.

3. Verwalten Sie Verträge, Rechnungsstellung und Berechtigungen

Verfolgen Sie rechtliche Dokumente, Rechnungen, den Zahlungsstatus und den Kontozugriff an einem Ort. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um den Status zu kennzeichnen und das Finanz- oder Rechtsteam zu benachrichtigen, wenn eine Nachverfolgung erforderlich ist. Fügen Sie Aufgaben wie „DocuSign-Vertrag senden“, „Erste bezahlte Rechnung überprüfen“ und „Gewährten Zugriff auf das Tool bestätigen“ hinzu.

4. Ziele und Erfolgsmetriken erfassen

Verwenden Sie ein Asana-Formular, um die Ziele, Zielmetriken und Präferenzen Ihres Kunden zu erfassen. Ordnen Sie diese Projektmeilensteinen zu, damit Ihr Team versteht, wie ein Erfolg für jeden Kunden aussieht. Ein SaaS-Implementierungsteam könnte das angestrebte Go-Live-Datum des Kunden, die wichtigsten Key-Performance-Indikatoren (KPIs) und alle zusätzlichen Funktionen erfassen, die zum Erreichen der Ziele erforderlich sind (z. B. Automatisierungs- oder KI-Tools).

5. Planen Sie die Implementierungs- oder Servicebereitstellungsphasen

Unterteilen Sie das Onboarding in Phasen. Erstellen Sie eine Zeitleistenansicht oder verwenden Sie Spalten, um Planung, Einrichtung, Schulung und Go-Live darzustellen. Fügen Sie Aufgaben und verantwortliche Personen für jede Phase hinzu. Für eine Agentur für digitales Marketing könnte dies Folgendes umfassen: „SEO-Audit“, „Google-Ads-Einrichtung“, „Präsentation der Social-Media-Strategie“.

6. Planen Sie Schulungen, Check-ins und Support

Fügen Sie wiederkehrende Aufgaben hinzu, um während und nach dem Onboarding in Kontakt zu bleiben. Fügen Sie Schulungen, Check-ins und Feedback-Umfragen hinzu. Weisen Sie verantwortliche Personen und Termine zu, damit nichts übersehen wird.

Legen Sie beispielsweise eine wiederkehrende Aufgabe für einen 2-wöchigen Check-in fest, um zu fragen, wie das Onboarding läuft und ob der Kunde/die Kundin Fragen hat.

Features für das Kundenonboarding in Asana

Die integrierten Features von Asana machen es einfach, diese Flow-Vorlage für den Kundenonboardingprozess anzupassen, nachzuverfolgen und zu skalieren. Während die Work-Management-Plattform von Asana viele Features bietet, sind hier einige unserer Favoriten, um das Onboardingerlebnis Ihrer Kunden zu verbessern.

Formulare: Standardisieren Sie Ihre Kundenaufnahme mithilfe von eingebetteten Formularen, die Daten direkt an Asana senden.

Benutzerdefinierte Felder: Verfolgen Sie wichtige Informationen wie die Onboardingphase, den Vertragsstatus oder den Hauptkontakt, damit wichtige Details immer auf einen Blick sichtbar sind.

Zeitleistenansicht: Visualisieren Sie das gesamte Onboarding mit einem Gantt-Diagramm, das jede Phase und Abhängigkeit zeigt.

Aufgabenabhängigkeiten: Stellen Sie sicher, dass nichts beginnt, bevor es sollte, indem Sie klar bestimmen, wann eine Aufgabe von einer anderen abhängt.

Automatisierungsregeln: Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, indem Sie wiederkehrende Schritte wie die Zuweisung von Aufgaben oder die Aktualisierung der Status automatisieren.

Empfohlene Onboardingintegrationen

Verbinden Sie Asana mit Ihren bevorzugten Tools, um die Kommunikation zu vereinfachen, Aktualisierungen zu automatisieren und Ihren Kundenonboardingprozess zu verbessern. Möchten Sie weitere Asana-App-Integrationen entdecken? Sehen Sie sich unser vollständiges Integrationsverzeichnis an.

Slack: Erhalten Sie sofortige Aufgabenaktualisierungen oder teilen Sie den Onboardingfortschritt in Echtzeit mit Ihrem Team.

Gmail: Wandeln Sie Kunden-E-Mails mit einem einzigen Klick in umsetzbare Onboardingaufgaben um.

Google Drive: Hängen Sie freigegebene Dokumente wie Begrüßungspräsentationen oder Onboardingchecklisten an Asana-Aufgaben an.

HubSpot: Verbinden Sie Ihr CRM direkt mit Asana, um Kontaktinformationen zu synchronisieren und die Erstellung von Onboardingaufgaben zu automatisieren.

Pipedrive: Lösen Sie Onboarding-Workflows in Asana sofort aus, nachdem Deals in Pipedrive abgeschlossen wurden. Sorgen Sie für einen nahtlosen Übergang vom Vertrieb zum Service.

Salesforce: Generieren Sie automatisch Onboardingaufgaben, wenn Deals abgeschlossen werden. Halten Sie Vertriebs- und Erfolgsteams auf dem Laufenden.

FAQs zu den Vorlagen für den Kundenonboardingprozess