Vorlage für den Einstellungsprozess von der Stadt Providence

Vorlage erstellt von the City of Providence

City of Providence – Logo

Die Stadt Providence in Rhode Island verwendet Asana, um die Bewerber im Zuge des Einstellungsprozesses zu verfolgen. Nutzen Sie ihre Vorlage, damit Ihr Team die richtigen Schritte zur richtigen Zeit erledigt – von der ersten Stellenausschreibung bis hin zur Einarbeitung der Mitarbeiter.

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Die Personalbeschaffung ist schwierig, vor allem, wenn der Einstellungsprozess viele Bewerber, Beteiligte und Schritte umfasst. Wenn ein Unternehmen viel in die Suche nach neuen Mitarbeitern investiert, lohnt es sich, den Auswahlprozess zu optimieren. Somit verbringt das Team weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und hat mehr Zeit für die Suche nach den besten Mitarbeitern für die Stelle.

Aus diesem Grund haben wir mit der Stadt Providence zusammengearbeitet, um eine maßgeschneiderte Vorlage für den Einstellungsprozess zu erstellen. Erfahren Sie, wie diese moderne Stadt Asana verwendet, um Bewerber von der Sichtung des Lebenslaufs bis zum Onboarding durch den Einstellungsprozess zu begleiten. Nutzen Sie ihre Vorlage, um Ihrem Team zu helfen, die Zusammenarbeit zu vereinfachen und ein reibungsloses Bewerbererlebnis zu gewährleisten.

Vorlage für die Personalbeschaffung in der City of Providence – Screenshot

Warum ist die Vorlage für den Einstellungsprozess der Stadt Providence sinnvoll?

Eine Vorlage für den Einstellungsprozess beschreibt eine Vorgehensweise, die Ihnen hilft, Ihre Rekrutierungs- und Einstellungsabläufe zu organisieren. Das System ermöglicht die Zusammenarbeit mit den Beteiligten und die Nachverfolgung der Bewerber in allen Phasen des Prozesses – von der ersten Stellenausschreibung bis hin zur Einarbeitung der neuen Mitarbeiter.  

Reibungslose Arbeitsabläufe zwischen den Abteilungen

Die Einstellung von Mitarbeitern ist ein funktionsübergreifender Prozess, an dem Personalvermittler, Personalabteilung, Einstellungsleiter und ein Auswahlgremium beteiligt sind. Da verschiedene Beteiligte an verschiedenen Stellen des Prozesses eingeschaltet werden müssen, ist es mitunter schwierig, alle entsprechend zu koordinieren. Die Vorlage für die Personalbeschaffung der Stadt Providence löst dieses Problem, indem sie dem Personalteam einen strukturierten Arbeitsablauf an die Hand gibt. Darin ist eindeutig festgelegt, wie die funktionsübergreifenden Beteiligten zusammenarbeiten und wer wann eingebunden werden sollte.

Ein positives Umfeld für Bewerber

Beim Bewerbungsgespräch beurteilen die Bewerber auch Sie. Mit dieser Vorlage für die Personalbeschaffung kann das Personalteam jedes einzelne Kästchen im Einstellungsprozess abhaken, wodurch alle Schritte eingehalten werden und die Bewerber den Prozess als angenehm empfinden. Erste Kontaktaufnahme? Check. Follow-up-E-Mail? Check. Erstes Telefongespräch? Natürlich. 

Bewerbermanagement – und Zusammenarbeit mit allen Beteiligten – an einem Ort

Anhand dieser Vorlage behalten Sie den Überblick über alle Bewerber und wissen genau, in welcher Phase des Einstellungsprozesses sie sich befinden. Mit dieser Übersicht kann das Team die Personalbeschaffung planen, beurteilen, ob für eine bestimmte Stelle mehr Bewerber benötigt werden, und sicherstellen, dass ein qualifizierter Bewerber im Einstellungsprozess vorankommt. 

Mit dieser Vorlage lassen sich nicht nur Bewerber erfassen, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Beteiligten während des gesamten Prozesses koordinieren. Sie können Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen, Genehmigungen beantragen und Kommentare hinzufügen – und das alles an einem zentralen Ort. Somit verschwendet das Team keine Zeit mit der Suche nach Informationen, dem Wechsel zwischen verschiedenen Tools oder der Suche nach Statusaktualisierungen. Jeder hat jederzeit vollen Einblick in den Einstellungsprozess. 

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Wir verfolgen jeden Schritt des Einstellungsprozesses in Asana, um sicherzustellen, dass wir in jeder Phase – von der Durchsicht der Lebensläufe bis hin zur Unterbreitung eines Angebots – auf dem Laufenden sind. So stellen wir sicher, dass wir allen Bewerbern ein tolles Erlebnis bieten und die Stellen letztlich schneller besetzen.”
Ashley Fioravanti, Human Resources Manager

So verwenden Sie die Vorlage für den Personalbeschaffungsprozess

Der Einstellungsprozess verläuft bei jedem Unternehmen anders. Diese Vorlage bietet Ihnen ein Gerüst, mit dem Sie Ihren eigenen Einstellungsworkflow erstellen und anpassen können. Bei der Erstellung Ihrer Vorlage sollten Sie einige Dinge beachten:

  • Ermitteln Sie auf einen Blick Informationen, die Ihr Team benötigt, um Kandidaten zu verfolgen. Müssen Sie zum Beispiel den Status des Kandidaten, die Stellenbezeichnung, Empfehlungen oder den für die Stelle zuständigen Personalmanager sehen? In Asana können Sie farbcodierte benutzerdefinierte Tags für jede Informationskategorie erstellen, die Sie verfolgen möchten. 

  • Listen Sie die Schritte auf, die für die Einstellung in Ihrem Unternehmen erforderlich sind. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise die Genehmigung der Abteilung einholen, offene Stellen veröffentlichen, Lebensläufe überprüfen, Anrufe durchführen und so weiter. Jeder Schritt in Ihrem Rekrutierungsprozess kann ein anderer Abschnitt in Ihrer Vorlage sein – so können Sie visuell verfolgen, wie Beteiligte und Kandidaten von einem Schritt zum anderen vorankommen.

  • Legen Sie fest, welche Beteiligte wann eingebunden werden müssen. Durchdenken Sie Ihren Recruiting-Workflow. Wenn Stellenausschreibungen und Kandidaten von einer Phase zur nächsten übergehen, richten Sie Automatisierungen ein, um die richtigen Stakeholder zur richtigen Zeit reibungslos einzubeziehen. Senden Sie beispielsweise automatisch eine Nachricht an den einstellenden Manager, wenn die Stelle genehmigt wurde, oder weisen Sie den Gesprächspartnern Vorbereitungsaufgaben zu, bevor ein Bewerber vor Ort ist. 

  • Binden Sie die Richtlinien für Einstellungsmanager, Personalvermittler und Interviewer ein. Welche Informationen benötigen die Stakeholder während des gesamten Einstellungsprozesses? Fügen Sie diese Angaben den Aufgaben in Ihrer Vorlage hinzu. Fügen Sie z. B. Anforderungen an die Stellenbeschreibung, Richtlinien für Vorstellungsgespräche, Rubriken für die Bewerberbewertung und Ähnliches hinzu.

Enthaltene Funktionen

  • Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt die Spaltentitel entsprechend anpassen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

  • Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

  • Automatisierung. Automatisieren Sie manuelle Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringt, für die Sie sie eingestellt haben. Regeln in Asana funktionieren auf der Grundlage von Auslösern und Aktionen°– im Wesentlichen „Wenn X geschieht, mache Y.“ Mit Regeln können Sie automatisch Arbeiten zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Stakeholder benachrichtigen und weitere Aktionen durchführen. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – Regeln geben Ihrem Team Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit zurück.

  • Workflow Builder. Visualisieren Sie den Workflow Ihres Teams, und vereinfachen Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit mit unserem Workflow Builder. Hierbei handelt es sich um ein neues Tool, mit dem Sie per Mausklick effektive automatisierte Workflows visualisieren und erstellen können – ganz ohne Programmierkenntnisse. Entwickeln Sie ganz einfach effektive Prozesse, die Teams auf allen Ebenen und in allen Bereichen Ihres Unternehmens miteinander vernetzen. Darüber hinaus können Sie Aufgaben optimieren und Ihre Teamkollegen auf dem Laufenden halten, indem Sie die von Ihnen bevorzugten Apps wie Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom und viele weitere direkt in Ihre Workflows integrieren. 

Empfohlene Apps

  • Zoom. Asana und Zoom arbeiten zusammen, um Teams zu helfen, zielgerichtete und fokussierte Meetings abzuhalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, produktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald das Meeting beendet ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsam genutzte Tagesordnungen einen Überblick über die zu besprechenden Themen sowie Kontext bieten. Während des Meetings können die Teammitglieder Aufgaben direkt in Zoom erstellen, so dass Details und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und wenn das Meeting vorbei ist, überträgt die Integration von Zoom und Asana Meeting-Transkripte und -Aufzeichnungen zu Asana, so dass alle Mitarbeiter und wichtigen Beteiligten die Inhalte des Meetings bei Bedarf noch einmal nachschlagen können.

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass keine Informationen ausgelassen werden. Möchten Sie beim Schreiben einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, verwenden Sie die Asana for Gmail-Erweiterung, um einfach direkt in Ihrem Gmail-Posteingang nach der Aufgabe zu suchen. 

  • Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanforderungen und Aktionspunkte aus Slack in verfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. So werden aus kurzen Fragen und Aktionspunkten im Handumdrehen Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen. Erfassen Sie Arbeit einfach, damit Anfragen und Aufgaben nicht in Slack verloren gehen. 

FAQs

Welche Vorteile bringt der Einsatz einer digitalen Vorlage für den Personalbeschaffungsprozess?

Statische Excel-Vorlagen verlieren schnell an Aktualität und bieten keine Möglichkeit, mit den Beteiligten während des gesamten Einstellungsprozesses in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Auf der anderen Seite können Sie mit einer Vorlage für den Einstellungsprozess in einer Work-Management-Plattform die Kandidaten verfolgen und mit den Beteiligten zusammenarbeiten – alles in einem zentralen System. Verteilen Sie Aufgaben bequem und effizient an verschiedene Teams mithilfe von Automatisierungen, weisen Sie Aufgaben mit klaren Fälligkeitsdaten zu, und beobachten Sie in Echtzeit, wie Bewerber den Einstellungsprozess durchlaufen.

Machen Sie mehr aus Ihren Vorlagen

Eine Vorlage ist ein guter Anfang, aber die kostenlose Testversion von Asana bringt Sie wirklich voran.

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