Theresa Agonia, Leiterin der Abteilung für Außenbeziehungen, ist für die Kommunikation, die Bürgerdienste und die Beziehungen zur Gemeinde der Verwaltung zuständig und leitet ein engagiertes Team von 18 Mitarbeitenden. Sie arbeitet auch mit anderen Städten im ganzen Land an einigen der wichtigsten Strategien von Bürgermeister Elorza zusammen und gibt Wissen und Erkenntnisse zu Themen wie Wohnraum, Einwanderung und Reformen im Bereich der sozialen Gerechtigkeit weiter.

Aber die Verwaltung einer Stadt mit 180.000 Einwohnern ist keine einfache Aufgabe, und die Verwaltung sah von Anfang an Möglichkeiten, isolierte Organisationsstrukturen aufzubrechen:

• Da 40 Abteilungen an Initiativen – von der Reform der sozialen Gerechtigkeit bis hin zu Jugendhilfeeinrichtungen – zusammenarbeiteten, war es schwierig, alle auf dem Laufenden zu halten und die Fristen für zahlreiche Personen und Projekte im Blick zu behalten.

• Die Gebäude der Abteilungen waren räumlich über die ganze Stadt verteilt, was zu isolierten Arbeitsbereichen führte, die die Zusammenarbeit erschwerten.

• Wichtige E-Mails gingen unten im Posteingang unter, da es keine gute Möglichkeit gab, Nachrichten zu priorisieren.

Sobald Bürgermeister Elorza 2015 sein Amt antrat, begannen er und seine Führungskräfte damit, die gesamte Verwaltung des Rathauses auf Asana umzustellen – und brachten so die verschiedenen Abteilungen näher zusammen.

In der Verwaltung mangelt es uns nicht an Herausforderungen, aber es gibt auch viele Dinge, die sich kontrollieren lassen. Es gibt Prozesse, die wir verbessern und verfeinern können. Dank Tools wie Asana können wir mehr erreichen.

Bürgermeister Jorge Elorza

Die 40 Abteilungen des Rathauses in Asana einbinden

Bürgermeister Elorza hatte Asana bereits in anderen Organisationen eingesetzt, und sein Team hatte sogar seine Wahlkampagne mit der Plattform verwaltet. Nach seinem Amtsantritt führten der Bürgermeister und Theresa die übrigen Angestellten des Rathauses in Asana ein.

Jahrelang hatten alle Telefonanrufe und E-Mails genutzt, um ihre Arbeit zu erledigen. Theresa betonte, wie Asana ihnen helfen würde, intelligenter zu arbeiten und in ihren jeweiligen Positionen hervorragende Leistungen zu erbringen – wie es ihnen das Leben leichter machen würde. Bei der Gestaltung der Asana-Schulung wurde auch auf die unterschiedlichen technischen Kenntnisse der Angestellten Rücksicht genommen, und es wurde darauf geachtet, die Fragen der einzelnen Personen zu beantworten, damit sie sich sicher fühlten, wenn sie sich ihren Kolleg*innen auf der Plattform anschlossen.

Heute werden neue Angestellte von Anfang an in Asana eingewiesen, gleichzeitig mit der Schulung in den Bereichen HR und Ethik.

Theresa gibt Tipps und Tricks, damit die Angestellten Asana bestmöglich nutzen können:

• Verwenden Sie Asana für die gesamte Kommunikation und ersetzen Sie damit E-Mails und Telefonate, sodass eine durchsuchbare Dokumentation der Zusammenarbeit für die spätere Verwendung vorhanden ist. Das Team hat bestimmte Konventionen und eine interne Fachsprache, z. B. das Hinzufügen von „FYI:“ am Anfang von Informationsaufgaben und „Q:“ zur Kennzeichnung einer Frage.

• Verwenden Sie Asana, um persönliche Notizen festzuhalten, damit Sie sich auch Jahre später noch leicht an alte Projekte erinnern können.

• Gestalten Sie Asana-Aufgaben handlungsorientiert und weisen Sie Fälligkeitsdaten zu, um das Verantwortungsbewusstsein zu fördern.

• Laden Sie die mobile App herunter (insbesondere für Angestellte, die im Außendienst arbeiten), damit Sie den Arbeitsfortschritt auch dann überprüfen können, wenn Sie nicht an Ihrem Computer sitzen.

Nachdem alle auf dem neuesten Stand waren, wurde Asana zu einer gut gepflegten Aufzeichnung früherer Arbeitsvorgänge und zu einer strukturierten Roadmap für zukünftige Projekte.

Als wir unser Amt antraten, war uns sofort klar, wie viel in der Gemeindeverwaltung los war. Es gab viele informelle Besprechungen und abteilungsübergreifende Projekte. Mit Asana können wir uns gegenseitig auf dem Laufenden halten und effizient arbeiten.

Theresa Agonia, Chief of External Affairs

Zugängliche Informationen machen eine Stadt bürgernah

Die Stadt Providence nutzt Asana seit 2015, um alle Projekte zu kommunizieren und zu verfolgen. Jetzt, da die Teams so gut organisiert sind, geht nichts mehr in digitalen E-Mail-Stapeln unter – die gesamte Kommunikation erfolgt über Asana, wodurch schätzungsweise 295 Arbeitstage pro Jahr eingespart werden. Diese 295 Arbeitstage waren zuvor mit „Arbeit rund um die Arbeit“ gefüllt, die laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 61 % des Arbeitstages eines US-Wissensarbeiters in Anspruch nimmt.

Mit Asana erhalten jetzt die richtigen Personen die richtigen Nachrichten, es gibt einen effizienten Weg, um Projekte zu erledigen, und alles wird zur späteren Verwendung archiviert, wodurch eine durchsuchbare Fülle an Informationen entsteht.

Asana war auch während der COVID-19-Pandemie von entscheidender Bedeutung und half dabei, die Herausforderungen der ortsunabhängigen Arbeit und der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zu bewältigen. Hier sind einige Beispiele für Projekte, die die Stadt Providence in Asana verwaltet:

Arbeitspläne. Arbeitspläne sind die interne Bezeichnung der Stadt für abteilungsübergreifende Initiativen, die mehrere Programme und Richtlinien umfassen, wie z. B. die Reform der sozialen Gerechtigkeit. Ein Arbeitsplan befindet sich in einem Asana-Projekt mit Abschnitten, um die Arbeit nach Schwerpunktbereichen zu organisieren. Alle arbeiten mit denselben Informationen, wodurch Verantwortlichkeiten und Fristen klar werden. So umfasst der Arbeitsplan für die Reform der sozialen Gerechtigkeit beispielsweise Initiativen zur Polizeireform und einen neuen Prozess zur Aufarbeitung der Vergangenheit und zur Entschädigung, an dem mehr als 35 Personen aus verschiedenen Abteilungen beteiligt sind. Mit Asana ist es einfacher, die Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen für ihren Teil des Zeitplans festzulegen. Das ist wichtig, wenn eine neue Richtlinie eingeführt wird und verschiedene Abteilungen für die Öffentlichkeitsarbeit, die Durchsetzung und die Kommunikation zuständig sind. Wenn alle den gesamten Arbeitsplan in Asana sehen können – und nicht nur ihren spezifischen Bereich –, ist es einfach, über Fortschrittsberichte, Risiken, nächste Schritte und mehr auf dem Laufenden zu bleiben.

1 Mio. $ COVID-19-Fonds für Rechtsberatung im Wohnungsbereich. Während der COVID-19-Pandemie erhielt die Stadt zusätzliche Fördermittel der Bundesregierung, um Organisationen bei der COVID-Hilfe und dem Wiederaufbau zu unterstützen. Um Einwohner zu unterstützen, die mit Wohnungsunsicherheit konfrontiert waren, hat die Stadtverwaltung kürzlich eine Investition in Höhe von 1 Million US-Dollar getätigt, um den erweiterten Zugang zu Rechtsbeistand bei Räumungsklagen und Notfallunterkünften für von der COVID-19-Krise betroffene Einwohner von Providence zu finanzieren. Die Verwaltung dieses komplexen abteilungsübergreifenden Projekts und aller Organisationen, die Fördermittel erhalten haben, in Asana war ein großer Gewinn. Rechtliche Unterstützung kann den Unterschied ausmachen, ob ein Einwohner aus seiner Wohnung zwangsgeräumt wird oder noch einen weiteren Monat ein Dach über dem Kopf hat.

Nachverfolgung von Anfragen und Anrufen von Bürgerinnen und Bürgern im Rathaus. Wenn ein Bürger anruft, um ein Meeting zu vereinbaren oder ein Schlagloch zu melden, verfolgt das Bürgerberatungsteam die Interaktion in Asana. Da alles protokolliert wird, werden Probleme nicht übersehen. Und wenn der Bürger das nächste Mal anruft, kann der Angestellte im Rathaus die Suchfunktion von Asana nutzen, um den gesamten Verlauf und den Kontext aufzurufen. Das Ergebnis? Sorgfältige Weiterverfolgung und mehr Vertrauen zwischen dem Rathaus und den Bürgerinnen und Bürgern – ein großer Gewinn für jede Verwaltung. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Trends bei den Anfragen erkannt werden können. Wenn fünf Personen aus der Gemeinde wegen desselben Problems angerufen haben, kann Theresas Team damit beginnen, einen Zusammenhang herzustellen und einen neuen Bedarf zu identifizieren.

Ernennung von Mitgliedern der Community-Boards. Asana hat sich bei der Ernennung von über 300 Vorstandsmitgliedern in über 40 Vorständen als unverzichtbar erwiesen, was in der Regel ein 45-tägiger Prozess ist. Dieser Zeitraum wurde von 45 auf 30 Tage reduziert – eine Zeitersparnis von 30 % –, indem Fristen, Status-Updates und Nachverfolgungsaufgaben in einem Asana-Projekt für Boards und Kommissionen verwaltet wurden.

Asana ist inzwischen so weit verbreitet, dass es alle Bereiche der Verwaltung betrifft. Asana-Vorlagen helfen, gängige Projekte wie Stellenausschreibungen, Eventplanung und Pressekonferenzen zu optimieren, mit einer umfassenden Liste von Schritten, um sicherzustellen, dass niemand das Podium vergisst.

Theresa schätzt die Möglichkeit von Asana, Aufgaben zu mehreren Projekten hinzuzufügen. Sie arbeitet mit so vielen Abteilungen zusammen, dass es eine enorme Zeitersparnis bedeutet, wenn sie Personen Aufgaben zuweisen kann, die dann in den Asana-Projekten verschiedener Abteilungen angezeigt werden. Dies hat ihr geholfen, doppelte Arbeit zu reduzieren, die US-Wissensarbeitern jede Woche 6,5 Stunden kostet (Bericht zur Anatomie der Arbeit).

Wir verwenden Asana, um das gesamte Spektrum eines Projekts oder einer Richtlinie, an dem/der wir arbeiten, zu überblicken. Wir nutzen es auch für die Kommunikation und die Erstellung von Tagesordnungen für Besprechungen.

Theresa Agonia, Leiterin der Abteilung für Außenbeziehungen

Providence: Eine Stadt der Führung

Die Mitarbeiter der Stadt sind entschlossen, den Einwohnern von Providence weiterhin eine gute Verwaltung und einen guten Service zu bieten. Die Arbeit im Bereich der sozialen Gerechtigkeit stand während der Amtszeit von Bürgermeister Elorza im Mittelpunkt. Mit Asana als Werkzeug sind die Mitarbeiter nun in der Lage, größere und mutigere Ideen zu priorisieren und mit den Herausforderungen der Pandemie Schritt zu halten, indem sie sich mit der durch COVID-19 verursachten Unsicherheit im Wohnungsmarkt befassen.

Mit Blick auf die Zukunft werden Theresa und die Teams, die zum reibungslosen Funktionieren der Stadt Providence beitragen, weiterhin Pionierarbeit leisten und ihr Wissen und ihre zukunftsweisende Vision mit anderen Bürgermeisterämtern im ganzen Land teilen.

Jedes Unternehmen sollte mit einer Plattform wie Asana arbeiten. Sie steigert die Produktivität, Verantwortlichkeit und Organisation innerhalb einer dynamischen Belegschaft, wie bei der Stadt Providence. So können wir verhindern, dass Aufgaben übersehen werden, und unsere Kapazität steigern, um effizienter zu arbeiten.

Bürgermeister Jorge Elorza

Bildnachweis: David Santilli