Eventplanung: Ablauf, Beispiele und Tools!

Eventplanung ist mit Stress verbunden. Der Job eines Eventkoordinators steht auf der Jahresliste der stressigsten Jobs von CareerCast direkt hinter dem Berufsfeld von Polizisten, Piloten und Feuerwehrleuten. Vor allem im Jahr 2020, in dem viele Eventplaner ihre Veranstaltungen aufgrund der Pandemie virtuell durchführen müssen, ist die Planung von Events eine echte Herausforderung.

Um ein Event erfolgreich (virtuell) durchzuführen sind ein ausgeprägtes Multitasking und ein hohes Maß an Organisationsfähigkeiten erforderlich. Deshalb existieren heute auf dem Markt viele entsprechende Apps – also Tools, die Sie bei fast allen Aspekten der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Events unterstützen können.

Zu viele!

Sie möchten sich ja darauf konzentrieren, gute Arbeit zu leisten, und Ihre Zeit nicht mit Arbeit rund um die Arbeit vergeuden und eine Vielzahl von umständlichen Tools verwalten oder Informationen nachlaufen müssen. Unser Ziel ist also, den Kern des Problems zu erfassen, das man gerade lösen möchte, und dafür genau die richtigen Tools (und nur diese Tools) zu finden.

Die folgenden sieben Tools werden Ihre Eventplanung vereinfachen und Ihre Produktivität steigern.

Wie plant man ein Event richtig?

Eine gute Eventplanung sollte sowohl strategisch als auch operativ richtig durchgeplant werden. Egal ob Firmenevent, Weihnachtsfeier, Firmenfeier oder Kundenevent. Eine professionelle Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung ist unumgänglich. In den nächsten Abschnitten möchten wir auf die wichtigsten Punkte bei der Eventplanung eingehen und was Sie dabei berücksichtigen sollten.

Analyse

In der Vorbereitungsphase der Eventplanung ist es wichtig, dass Sie zunächst eine Analyse durchführen. Dazu sollten Sie mehr recherchieren über die Zielgruppe, die Ziele, die wichtigsten Eckdaten, die Budgetplanung, das Eventmarketing, etc. Dies ist wichtig, damit Sie eine gute Basis legen für das weitere Eventmanagement.

Organisation

Nun müssen Sie für eine erfolgreiche Eventplanung auch einen reibungslosen Ablauf planen. Dazu gehört die Entwicklung des Eventkonzepts, die Planung des Veranstaltungsort, des Equipments, des Caterer, etc. Die Planungsphase gehört wohl zu den wichtigsten Schritten in der Eventplanung, denn dies beeinflusst maßgelbich den Erfolg des Events.

Durchführung und Nachbereitung

Währen dem Event sollten Sie darauf achten, dass alle Abläufe richtig und vor allem auch koordiniert ablaufen. Kurz vor dem Event sollten Sie auch mit allen Teilnehmern das Rahmenprogramm und die Aufgabenverteilung noch einmal abklären, damit alles reibungslos ablaufen kann.

Nach dem Events sollte eine Nachbereitung stattfinden. Was ist gut gelaufen? Was könnte noch verbessert werden? Wie war das Zeitmanagement? Auch Follow-Ups an die Eventteilnehmer finden hier in der Nachbereitung statt.

Gibt es Tools für die Eventplanung?

Für jedes Unternehmen, bei dem der Kunde im Vordergrund steht – also jede Eventagentur – gibt es kein wichtigeres Tool als ein CRM (Customer Relationship Management Tool). Ein CRM unterstützt Sie bei der Organisation der Teilnehmerinformationen und hilft Ihnen, vor und nach dem Event in engem Kontakt mit den Teilnehmern zu bleiben.

Die einfache und methodische Erfassung von Teilnehmerinformationen ist von großer Bedeutung. Sobald Sie die Details von Teilnehmern, potenziellen oder bestehenden Kunden in Ihrem CRM gespeichert haben, können Sie die Entwicklung jeder Person über einen Zeitraum erfassen und verwalten – hoffentlich bis zum erfolgreichen Abschlusses Ihres Vorhabens. Die Erfassung dieser Entwicklung ist essenziell, um festzustellen, wie rentabel Ihre Veranstaltung war und welchen Beitrag Ihr Team zum Umsatz geleistet hat.

Hier sind zwei großartige Optionen:

• Salesforce: Salesforce ist ein leistungsstarkes CRM, das Integrationen mit unzähligen weiteren Tools bietet. Es unterstützt Sie bei der reibungslosen Erstellung, Nachverfolgung und Stärkung von Leads vor und nach Ihrer Veranstaltung.

• Hubspot: Obwohl Hubspot kein Technologie-Riese wie Salesforce ist, bietet Ihnen die Anwendung einen starken CRM, viele Integrationsmöglichkeiten und die Hubspot Academy. Außerdem gibt es eine kostenlose Testversion, die Ihr Budget nicht belastet.

H2: Die Verwaltung der Teilnehmerregistrierung

Hier müssen zwei Dinge berücksichtigt werden: die Position der Teilnehmer und Ihre Position als Eventmanager.

Damit sich möglichst viele Teilnehmer registrieren, sollten Sie den Registrierungsprozess für Ihre Nutzer möglichst reibungslos gestalten. Dazu benötigen Sie eine Software mit einem Back-End, über das Sie die Registrierung verwalten können – ganz ohne Stress oder unangenehme Überraschungen. Außerdem muss diese Software all die von Ihnen erhobenen Daten auf nützliche und sinnvolle Weise organisieren.

Das Tool, für das Sie sich entscheiden, sollte Ihnen mehr bieten als einfache Transaktionen und Hilfe bei der End-to-End-Verwaltung von Veranstaltungen. Es sollte Ihnen wertvolle Daten und Berichte als Grundlage für strategisch wichtige Entscheidungen bieten. Wir können Ihnen dafür folgende zwei Tools empfehlen:

• Eventbrite: Mit Eventbrite erhalten Sie detaillierte Informationen über die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung in Form von visuellen Analysen, Grafiken und Berichten. Außerdem hilft Ihnen die Eventbrite Organizer App, den Ticketverkauf auf Ihrem Handy in Echtzeit nachzuverfolgen, das mobile Check-in bei Events zu erleichtern und mit der Echtzeiterfassung der Besucher stets informiert zu bleiben.

• Bevy: Bevy ist ein Tool, das Ihnen die Durchführung von Präsenz- oder virtuellen Community-Events ermöglicht. Es handelt sich um eine All-in-one-Plattform, die Sie bei der Planung, Bewerbung und Durchführung unterschiedlichster Veranstaltungstypen unterstützt. Es bietet Ihnen zudem Analysen und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools, die Sie vielleicht schon nutzen.

Der Kontakt mit Teilnehmern via E-Mail

73 % der Fachleute sagten, dass E-Mails eine der wichtigsten Marketingstrategien des Jahres 2019 seien, so eine neue Umfrage von Eventbrite. Um mit potenziellen Teilnehmern in Kontakt zu treten (und zu bleiben), gibt es keinen besseren Kanal.

Gleichzeitig gaben 52 % an, dass es 2019 schwieriger sein würde, den Umsatz per E-Mail zu steigern. Aus diesem Grund ist eine E-Mail-Marketing-Plattform entscheidend, um Ihre Aktivitäten zu erfassen und Ihren Umsatz zu steigern.

Hier sind zwei leistungsstarke Tools für den Kontakt mit Ihren Teilnehmern via E-Mails:

• Marketo: Marketo ist ein ein ernstzunehmender Mitspieler in der Welt des E-Mail-Marketings. Der entscheidende Vorteil von Marketo liegt in der Erkennung von Verhaltensweisen und der gezielten Vermarktung von Kampagnen an ein ganz bestimmtes Publikum. Marketo eignet sich bestens, wenn Sie eine Veranstaltung für künftige potenzielle Kunden planen, deren Interesse Sie wecken und sie zum Vertragsabschluss motivieren wollen.

• Iterable: Iterable ist ein tolles Tool für das E-Mail-Marketing, wenn Sie viele Personen erreichen wollen, die Ihr Produkt bereits verwenden. Wenn Sie beispielsweise die Eventplanung für einen Kunden durchführen, könnte Iterable genau das Richtige für Sie sein.

Die Eventplanung - mit Asana

Wenn Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft, können sich Ihre Teilnehmer zurücklehnen und sie einfach genießen – sei es im Ballsaal eines Kongresszentrums oder auf ihrer Couch beim Webinar. Damit dies geschieht, müssen Eventplaner eine Strategie auf die Beine gestellt haben, mit der sie jedes Detail und jede Frist im Blick haben.

Und hier können Work-Management-Plattformen wie Asana helfen

Von der ersten Ideensammlung, über die Zuweisung von Aufgaben an Beteiligte bis hin zur Nachverfolgung von Meilensteinen: Mit einer Work-Management-Plattform behalten Sie alle Informationen an einem Ort im Blick. Dank verschiedener Visualisierungsmöglichkeiten Ihrer Arbeit können Sie zwischen Listen-, Kalender- und Zeitleistenansichten wechseln, um sicherzustellen, dass keine To-Dos vergessen werden und der Zeitplan stimmt.

Mit Asana können Sie für jedes Event, das Sie organisieren, ein Projekt erstellen und darin alle Arbeitsschritte Ihres Workback-Zeitplans anlegen. Anschließend teilen Sie das Projekt (und seine Workflows, Rollen und Fristen) mit allen Personen in Ihrem Unternehmen, die an dem Event beteiligt sind. Auf diese Weise wissen alle, wer was bis wann zu erledigen hat und können jederzeit den Fortschritt Ihrer Planung mitverfolgen.

Unabhängig davon, ob Sie Teil eines großen Unternehmens oder ein Einzelunternehmer sind – Sie können die individuell anpassbare Vorlage zur Eventplanung von Asana verwenden, um To-dos und den Fortschritt speziell von Events nachzuverfolgen. Oder Sie erstellen Ihre eigene Vorlage zur Eventplanung, damit Sie bei neuen Veranstaltungen in Zukunft sofort durchstarten können.

Tools zur Eventplanung sind nur der Anfang

Wenn Sie Ihre Events mit handverlesenen Tools planen, die sich sinnvoll integrieren lassen, bekommen Sie viel mehr, als Sie an Geld in die einzelnen Anwendungen investiert haben. Je weniger Sorgen Sie sich um Ihre Tools und Technologien machen müssen, desto mehr Zeit haben Sie, um sich auf die Planung wirklich erstklassiger Events zu konzentrieren.