Diese 4 Tools zur Eventplanung sind ein Muss für jeden Eventmanager

Tools zur Eventplanung
  • In diesem Artikel lernen Sie:
    • Vier verlässliche Tools zur Vereinfachung des Eventmanagements
    • Wie Sie Ihre Events organisieren, vereinfachen und verwalten können.
    • Wie Sie Teilnehmer motivieren und Beziehungen aufbauen können.

Dies ist ein Gastbeitrag von Rachel Grate, Content-Strategin und Redakteurin bei Eventbrite.

Eventplanung ist ein stressiges Geschäft. Der Job eines Eventkoordinators steht auf der Jahresliste der stressigsten Jobs von CareerCast direkt hinter den Berufen Polizist, Pilot und Feuerwehrmann. Zwar müssen sie keine Menschenleben retten oder Verbrechen bekämpfen – aber es fühlt sich manchmal so an.

Um ein Event erfolgreich durchzuführen, sind ein ausgeprägtes Multitasking und ein hohes Maß an Ninja-Organisationsfähigkeiten erforderlich. Deshalb existieren heute auf dem Markt so viele Apps, also Tools, die Ihnen bei fast allen Aspekten der Eventorganisation helfen können.

Zu viele!

Man möchte sich ja darauf konzentrieren, gute Arbeit zu leisten, statt irgendwelche Tools zu verwalten. Unser Ziel ist also, den Kern des Problems zu erfassen, das man gerade lösen möchte und dafür genau die richtigen Tools (und nur diese Tools) zu finden.

Bei diesen vier Tools können Sie sich darauf verlassen, dass sie Ihre Arbeit vereinfachen und Ihre Produktivität steigern. Man kann sie einzeln benutzen, aber zusammen sind sie sogar noch besser.

Salesforce & Hubspot: Zur besseren Organisation der Teilnehmerinformationen und zur Pflege wichtiger Geschäftsbeziehungen.

Für jedes Unternehmen, bei dem der Kunde im Vordergrund steht – also jede Eventagentur – gibt es kein wichtigeres Tool als ein CRM (Customer Relationship Management Tool). Mit einem erstklassigen CRM wie Salesforce oder HubSpot lassen sich alle Teilnehmerinformationen übersichtlich verwalten.

Ihr CRM ist besonders wichtig, wenn eines der Ziele Ihrer Veranstaltung darin besteht, Verkäufe oder Spenden zu generieren. Sobald Sie die Kundeninformationen in Ihrem CRM gespeichert haben, können Sie die Aktivitäten jedes Kunden im Laufe der Zeit nachverfolgen und verwalten.

Aber ein gutes CRM hilft Ihnen auch bei der Verwaltung von Lieferanten-, Sponsoren- und Partnerbeziehungen. So kann dieses Tool Ihre zentrale Anlaufstelle für die Organisation aller zwischenmenschlichen Aspekte Ihrer Veranstaltung sein.

Eventbrite: Für ein unkompliziertes Ticketing- und Registrierungsverfahren und eine höhere Besucherzahl

Sie benutzen wahrscheinlich bereits eine Online-Plattform, um Tickets zu verkaufen oder Registrierungen zu erfassen – aber nicht alle Anwendungen sind gleich.

Eine Online-Ticketing-Plattform sollte viel mehr können, als einfach nur die Transaktionen zu erfassen. Sie sollte Ihnen auch bei der Abwicklung Ihrer Veranstaltung helfen und Ihnen wertvolle Daten und Berichte bereitstellen, die Sie für strategische Entscheidungen benötigen. Des Weiteren sollte ein solches Tool Ihnen helfen, die Besucherzahlen zu steigern, indem es die bevorzugten Apps der Teilnehmer wie Facebook und Instagram integriert.

Mit Eventbrite erhalten Sie detaillierte Informationen über die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung in Form von visuellen Analysen, Grafiken und Berichten. Außerdem hilft Ihnen die Eventbrite Organizer App, den Ticketverkauf auf Ihrem Handy in Echtzeit nachzuverfolgen, das mobile Check-in bei Events zu erleichtern und mit der Echtzeiterfassung der Besucher stets informiert zu bleiben.

Technologie, die Sie zum Eventmanagement einsetzen, sollte sich außerdem automatisch mit Ihrem gesamten Toolkit für die Eventplanung synchronisieren, einschließlich…

Emma & Mailchimp: Für die Ansprache potenzieller Teilnehmer per E-Mail

73 % der Fachleute sagen, dass E-Mail eine der wichtigsten Marketingstrategien des Jahres 2019 ist, so eine neue Umfrage von Eventbrite. Um mit potenziellen Teilnehmern in Kontakt zu treten (und zu bleiben), gibt es keinen besseren Kanal.

Gleichzeitig geben 52 % an, dass es 2019 schwieriger sein wird, den Umsatz per E-Mail zu steigern. Aus diesem Grund ist eine E-Mail-Marketing-Plattform entscheidend, um Ihre Aktivitäten zu erfassen und Ihren Umsatz zu steigern.

Emma und MailChimp sind zwei der besten Anbieter für E-Mail-Marketing, die es gibt. Damit können Sie:

  • Markenorientierte, durchdachte E-Mail-Kampagnen erstellen
  • Ihre E-Mail-Kontaktlisten nach Kategorien organisieren (z. B. potenzielle Teilnehmer vs. registrierte Teilnehmer vs. regelmäßige Teilnehmer) und maßgeschneiderte Nachrichten an jede Gruppe richten
  • Den Versand von E-Mails planen und automatisieren

Ein Pluspunkt ist, wenn Ihre E-Mail-Plattform mit Ihrer Event-Ticket-Plattform synchronisiert werden kann, was sowohl bei Mailchimp als auch bei Emma mit Eventbrite der Fall ist. Auf diese Weise werden Tickets für Ihre Veranstaltung automatisch in Ihre E-Mail-Listen aufgenommen, was Ihnen einen wichtigen manuellen Schritt erspart. Damit werden Fehler und das Risiko verhindert, etwas zu vergessen.

Asana: Für die detaillierte Planung Ihres Events

Zu guter Letzt gehört auf diese Liste unser bewährtes Tool zum Nachverfolgen aller laufenden Vorgänge der Eventplanung – Asana. Asana ist ein Arbeitsverwaltungstool, das seinen Nutzern hilft, bessere Projekte zu planen, die wichtigsten Abläufe im Team nachzuverfolgen und schneller bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Mit Asana können Sie für jedes Event, das Sie organisieren, ein Projekt erstellen und darin alle Arbeitsschritte Ihres Ablaufplans anlegen. Anschließend teilen Sie das Projekt (und seine Workflows, Rollen und Fristen) mit allen Personen in Ihrem Unternehmen, die an dem Event beteiligt sind. Auf diese Weise wissen alle, wer was bis wann zu erledigen hat und können jederzeit den Fortschritt Ihrer Planung mitverfolgen.

Unabhängig davon, ob Sie Teil eines großen Unternehmens oder ein Einzelunternehmer sind – Asana verfügt über eine benutzerdefinierbare Vorlage zur Eventplanung, um To-Dos und den Fortschritt speziell von Events nachzuverfolgen. Außerdem lassen sich die Daten aus Ihren anderen bewährten Tools wie MailChimp und Salesforce in Asana integrieren.

Tools zur Eventplanung sind nur der Anfang

Wenn Sie Ihre Tools zur Eventplanung sorgfältig aufeinander abstimmen, erhalten Sie weit mehr als den finanziellen Wert von jedem einzelnen zurück. Weitere Ideen, wie Sie in diesem Jahr produktiv und fokussiert bleiben können, finden Sie hier: The Event Professional’s Ultimate Guide to Productivity: 2019 Edition.

Beginnen Sie noch heute, Projekte in Asana zu managen