Eventplanung und -management

So erstellen Sie ein Projekt zur Eventplanung in Asana

Es gibt einige Möglichkeiten, einen Projektplan für Ihren Event zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

  1. Beginnen Sie mit unserer Vorlage zur Eventplanung und passen Sie diese an die Anforderungen Ihres Teams an.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie derzeit Eventpläne verfolgen.

So greifen Sie auf alle Asana-Vorlagen zu

GIF zur Veranschaulichung, wie Sie auf Vorlagen in Asana über den + Button in der Startleiste zugreifen können

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Eventplanungsprojekt von Grund auf neu zu erstellen, oder an allgemeinen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen zur Projekterstellung.

Laden Sie Anbieter und Auftragnehmer als Gäste zu Ihrem Eventprojekt ein

Sie können die Zusammenarbeit mit Anbietern per E-Mail beginnen, sollten aber wichtige Lieferanten oder Auftragnehmer als Gäste einladen und in Ihr Eventprojekt aufnehmen. Dadurch ist es für jeden einfach, Fristen, To-dos und Anhänge zu sehen, was dazu beiträgt, dass alle Arbeiten pünktlich erledigt werden. Es vereinfacht auch die Nachverfolgung wichtiger Dateien wie Verträge und Rechnungen.

Tipps zur Verwaltung und Durchführung von Events

Nachdem Sie nun Ihr Eventplanungsprojekt erstellt haben, helfen Ihnen diese Tipps, jedes Detail des Arbeitsablaufs zu verwalten und zu erfassen.

1. Planen Sie Ihren Eventplan mit der Zeitleiste (und passen Sie ihn bei Bedarf an)

Die meisten Eventpläne beinhalten bis zum großen Tag wichtige Fristen und Abhängigkeiten. Die Zeitleiste hilft Ihnen, diese in Ihrem Plan darzustellen, bevor Sie beginnen. So können Sie immer darauf achten, dass alle Elemente des Events aufeinander abgestimmt sind.

GIF zur Projektplanerstellung mit der Zeitleisten-Funktion von Asana

So erstellen Sie Ihren Plan mit der Zeitleiste:

  1. Erstellen Sie Aufgaben für Ihre gesamte Eventarbeit in der Listenansicht.
  2. Klicken Sie oben in Ihrem Projekt auf den Tab Zeitleiste, um in die Zeitleistenansicht zu wechseln.
  3. Planen Sie Aufgaben, indem Sie sie per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen. Wenn Sie Konflikte in der Zeitplanung bemerken, verschieben Sie Aufgaben auf dieselbe Weise, um sie neu zu planen.
  4. Verlängern Sie die Datumsbereiche für Aufgaben, damit Verantwortliche die Zeit für die Arbeit an der Aufgabe, bis zur Frist, besser einteilen können.
  5. Wenn Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, können Sie Abhängigkeiten zwischen ihnen erstellen. Fahren Sie dazu mit der Maus über eine Aufgabe und ziehen Sie dann den Punkt auf eine zugehörige Aufgabe, um die beiden miteinander zu verknüpfen.

Sobald die Arbeit im Gange ist, können Sie mit der Zeitleiste außerdem schnell Konflikte lösen, bevor diese Ihren Plan zunichte machen. Wenn beispielsweise die Reservierung des Veranstaltungsortes länger als erwartet dauert, können Sie abhängige Aufgaben in der Zeitleiste verschieben. Die Verantwortlichen für die Aufgabe werden automatisch über die Anpassung ihrer Fristen informiert. So können alle Arbeitsvorgänge zur richtigen Zeit beginnen – ohne Verwirrung, zusätzliche Meetings oder ein wütendes Durcheinander zu verursachen, nachdem es bereits zu spät ist.

2. Behalten Sie den Überblick über wichtige E-Mails (und verbringen Sie weniger Zeit in Ihrem Posteingang)

SCREENSHOT von den Asana-Integrationen für Outlook und Gmail für E-Mails und den Posteingang

Sie können jederzeit Anbieter zu Ihrem Event-Projekt einladen, aber wenn Sie per E-Mail kommunizieren, probieren Sie die Asana-Integrationen für Gmail, Outlook, oder andere E-Mail-Anbieter aus. Wenn Sie E-Mails mit wichtigen Dokumenten oder verfolgbaren Aufgaben erhalten, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang zu Asana hinzufügen, um sie als Aufgabe zuzuweisen, Ihrem Eventprojekt hinzuzufügen und vieles mehr. Wichtige Planungsdetails und To-dos gehen nicht mehr in E-Mails verloren (und Sie müssen weniger Zeit mit der Organisation Ihres Posteingangs verbringen).

3. Sparen Sie Zeit bei jedem Eventplan und verpassen Sie mithilfe von Vorlagen keine wichtigen Schritte mehr

Jedes Event ist anders, aber in der Regel gibt es eine Checkliste mit Aufgaben, die für alle Events gleich ist. Anstatt damit Zeit zu verlieren, diese für jedes Event neu zu erstellen oder als Dokument aufzubewahren, das nicht mit Ihren Plänen verknüpft ist, können Sie Ihre Eventvorlagen in Asana erstellen und speichern.

Dieses GIF zeigt das Speichern eines Asana-Projekts als Vorlage zur Wiederverwendung

  1. Erstellen Sie eine Haupt-Checkliste für Events in einem Projekt. Wenn die gleiche Aufgabe nicht jedes Mal von derselben Person erledigt wird, weisen Sie keine Aufgaben zu und fügen Sie keine Fälligkeitsangaben hinzu.
  2. Klicken Sie auf ... in der Projektkopfzeile und wählen Sie Als Vorlage speichern.
  3. Verhindern Sie, dass die Vorlage von jemandem bearbeitet oder gänzlich geändert wird, indem Sie sie in ein Projekt mit Kommentarzugriff umwandeln
  4. Für jede nachfolgende Veranstaltung kopieren Sie einfach die Vorlage, indem Sie auf den orangen + Button klicken, dann das Projekt auswählen und dann den Tab für die gespeicherten Vorlagen Ihres Unternehmens öffnen.
  5. Während Sie Ihre Event-Checkliste weiter verfeinern, können Sie Ihre Vorlage aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie keine Fehler wiederholen oder veraltete Taktiken verwenden.

Tipps zur Verwaltung der Arbeit am Tag des Events

1. Arbeiten Sie unterwegs und offline mit der mobilen Asana-App

In den Tagen vor Ihrem Event und am Tag des Events selbst wird Ihr Team wahrscheinlich vor Ort sein, was die Koordinierung der Arbeit und den schnellen Zugriff auf wichtige Details schwierig macht. Mit der mobilen App von Asana kann Ihr Team stets auf den Eventplan zugreifen (auch wenn Sie auf iOS oder Android offline sind), vor, während und nach dem Event.

SCREENSHOT der Asana-Aufgabe zur Eventplanung in der mobilen App

So können Sie beispielsweise ein Veranstaltungsfoto mit Feedback versehen, bevor Sie es mit anderen teilen oder mit einem Klick bestätigen, dass der Eventplan allen Teilnehmern pünktlich per E-Mail zugesandt wurde. Das alles ist von unterwegs aus möglich. Dies stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Event-Teams, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden.

2. Führen Sie produktive Echtzeit-Gespräche mithilfe der Slack-Integration durch

Viele Teams verwenden sowohl Asana als auch Slack, um die Arbeit zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren – besonders wenn der Termin für das Event unmittelbar bevorsteht. Anstatt das eine oder andere Tool auszuwählen, können Teams die beiden zusammen mit der Asana für Slack-Iintegration verwenden.

GIF zeigt die Erstellung einer Asana-Aufgabe in einer Slack-Nachricht mithilfe der Integration

Wenn ein Teamkollege um Feedback zu seiner Keynote-Präsentation bittet, Sie aber etwas anderes für das Event besorgen müssen, können Sie direkt in der Slack-Konversation eine Asana-Aufgabe erstellen, damit Sie den ursprünglichen Kontext nicht vergessen.

Tipps für die Berichterstattung über die Arbeit und Fortschritte von Events

Um zu erfahren, wie Berichte zur Analyse Ihrer Fortschritte in Zusammenhang mit Event-Vorbereitungen erstellt werden, klicken Sie bitte hier. Um zu lernen, wie Statusaktualisierungen des Eventplans veröffentlicht und verfolgt werden, lesen Sie bitte diesen Artikel.

Überwachen Sie den Fortschritt und verwalten Sie die Personalbelegung mehrerer Veranstaltungen mit Portfolios und Workload

Um den Fortschritt der Eventplanung und das Arbeitspensum des Teams einzuschätzen, tragen Veranstaltungsplaner in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit all Ihren Veranstaltungsplänen, um Fortschritte, Event-Termine und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams für mehrere Events basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für ein ausgewogenes Arbeitspensum zu sorgen und Events auf Kurs zu halten.

SCREENSHOT der Nutzung von Workload, um Teamkollegen zu sehen, die zu viel Arbeit haben, und um einen Teil der Arbeit neu zuzuweisen

Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten. Damit erhalten Sie einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe.

Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Events in Asana

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden ihre Events mit Asana planen? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

Hilfsmaterialien Link
Vorlage zur Eventplanung Vorlage verwenden
Video-Tutorial „So funktioniert Asana“
Online-Kurs Bei der Asana Academy registrieren
Fallstudien Lesen Sie, wie Autodesk, G2 und DMEXCO ihre Events mit Asana planen.
E-Book-Leitfaden zur Produktivität für Event-Profis E-Book lesen
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