Eventplanung und -management

So erstellen Sie ein Projekt zur Eventplanung in Asana

Es gibt einige Möglichkeiten, einen Projektplan für Ihren Event zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

  1. Beginnen Sie mit unserer Vorlage zur Eventplanung und passen Sie diese an die Anforderungen Ihres Teams an.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie derzeit Eventpläne verfolgen.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

GIF zur Veranschaulichung, wie Sie auf Vorlagen in Asana über den + Button in der oberen Leiste zugreifen können.

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Eventplanungsprojekt von Grund auf neu zu erstellen, oder an allgemeinen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen zur Projekterstellung.

Laden Sie Anbieter und Auftragnehmer als Gäste zu Ihrem Eventprojekt ein

Sie können die Zusammenarbeit mit Anbietern per E-Mail beginnen, sollten aber wichtige Lieferanten oder Auftragnehmer als Gäste einladen und in Ihr Eventprojekt aufnehmen. Dadurch ist es für jeden einfach, Fristen, To-dos und Anhänge zu sehen, was dazu beiträgt, dass alle Arbeiten pünktlich erledigt werden. Es vereinfacht auch die Nachverfolgung wichtiger Dateien wie Verträge und Rechnungen.

Tipps zur Verwaltung und Durchführung von Events

Nachdem Sie nun Ihr Eventplanungsprojekt erstellt haben, helfen Ihnen diese Tipps, jedes Detail während der Arbeit zu verwalten und zu verfolgen.

1. Planen Sie Ihren Eventplan mit der Zeitleiste (und passen Sie ihn bei Bedarf an)

Die meisten Eventpläne beinhalten bis zum großen Tag wichtige Fristen und Abhängigkeiten. Die Zeitleiste hilft Ihnen, diese in Ihrem Plan abzubilden, bevor Sie beginnen. So können Sie sicherstellen, dass alle Elemente des Events aufeinander abgestimmt sind.

GIF zur Projektplanerstellung mit der Zeitleisten-Funktion von Asana

So erstellen Sie Ihren Plan mit der Zeitleiste:

  1. Erstellen Sie Aufgaben für Ihre gesamte Eventarbeit in der Listen-Ansicht.
  2. Klicken Sie oben in Ihrem Projekt auf den Tab Zeitleiste, um in die Zeitleisten-Ansicht zu wechseln.
  3. Planen Sie Aufgaben, indem Sie sie per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen. Wenn Sie Konflikte in der Zeitplanung bemerken, verschieben Sie Aufgaben auf dieselbe Weise, um sie neu zu planen.
  4. Verlängern Sie die Datumsbereiche für Aufgaben, damit Verantwortliche die Zeit für die Arbeit an der Aufgabe, bis zur Frist, besser einteilen können.
  5. Wenn Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, erstellen Sie Abhängigkeiten zwischen ihnen, indem Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren und dann den Punkt auf eine zugehörige Aufgabe ziehen. So können Sie Verbindungen zwischen einzelnen Aufgaben herstellen.

Sobald die Arbeit läuft, kann die Zeitleiste Ihnen außerdem helfen, Konflikte schnell zu lösen, bevor sie Ihren Plan zunichte machen. Wenn beispielsweise die Reservierung des Veranstaltungsorts länger dauert als erwartet, können Sie abhängige Aufgaben in der Zeitleiste verschieben. Die Verantwortlichen für die Aufgabe werden automatisch über die Anpassung ihrer Fristen informiert. Die Arbeit kann damit zur richtigen Zeit beginnen – ohne Verwirrung, zusätzliche Besprechungen oder ein wütendes Durcheinander zu verursachen, nachdem es bereits zu spät ist.

2. Behalten Sie den Überblick über wichtige E-Mails (und verbringen Sie weniger Zeit in Ihrem Posteingang)

SCREENSHOT von den Asana-Integrationen für Outlook und Gmail für E-Mails und den Posteingang

Sie können jederzeit Anbieter zu Ihrem Event-Projekt einladen, aber wenn Sie per E-Mail kommunizieren, probieren Sie die Asana-Integrationen für Gmail, Outlook, oder andere E-Mail-Anbieter aus. Wenn Sie E-Mails mit wichtigen Dokumenten oder verfolgbaren Aufgaben erhalten, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang zu Asana hinzufügen, um sie als Aufgabe zuzuweisen, Ihrem Eventprojekt hinzuzufügen und vieles mehr. Wichtige Planungsdetails und To-dos gehen nicht mehr in E-Mails verloren (und Sie müssen weniger Zeit mit der Organisation Ihres Posteingangs verbringen).

3. Sparen Sie Zeit bei jedem Eventplan und verpassen Sie mithilfe von Vorlagen keine wichtigen Schritte mehr

Jedes Event ist anders, aber in der Regel gibt es eine Checkliste mit Aufgaben, die für alle Events gleich ist. Anstatt Zeit dabei zu verlieren, diese für jedes Event neu zu erstellen oder als Dokument aufzubewahren, das nicht mit dem Ort der Umsetzung Ihrer Pläne verknüpft ist, können Sie Ihre Eventvorlagen in Asana erstellen und speichern.

Dieses GIF zeigt das Speichern eines Asana-Projekts als Vorlage zur Wiederverwendung

  1. Erstellen Sie eine Haupt-Checkliste für Events in einem Projekt. Wenn die gleiche Aufgabe nicht jedes Mal von derselben Person erledigt wird, weisen Sie keine Aufgaben zu und fügen Sie keine Fälligkeitsangaben hinzu.
  2. Klicken Sie auf in der Projektkopfzeile und wählen Sie Als Vorlage speichern.
  3. Verhindern Sie, dass die Vorlage von jemandem bearbeitet oder gänzlich geändert wird, indem Sie sie in ein Projekt mit Kommentarzugriff umwandeln.
  4. Kopieren Sie Ihre Vorlage für jedes Event, indem Sie auf den Button + Neu, Projekt und dann auf den Tab für die gespeicherten Vorlagen Ihres Unternehmens klicken.
  5. Während Sie Ihre Event-Checkliste weiter verfeinern, können Sie Ihre Vorlage aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie keine Fehler wiederholen oder veraltete Taktiken verwenden.

Tipps zur Verwaltung der Arbeit am Tag des Events

1. Arbeiten Sie unterwegs und offline mit der mobilen Asana-App

In den Tagen vor Ihrem Event und am Tag des Events selbst wird Ihr Team wahrscheinlich vor Ort sein, was die Koordinierung der Arbeit und den schnellen Zugriff auf wichtige Details schwierig macht. Mit der mobilen App von Asana kann Ihr Team stets auf den Eventplan zugreifen (auch wenn Sie auf iOS oder Android offline sind), vor, während und nach dem Event.

SCREENSHOT der Asana-Aufgabe zur Eventplanung in der mobilen App

So können Sie beispielsweise Feedback in direktem Zusammenhang mit einem Event-Foto geben, bevor Sie es weitergeben, oder bestätigen, dass der Eventplan allen Teilnehmern pünktlich per E-Mail zugesandt wurde – alles von unterwegs. Dies stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Event-Teams, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden.

2. Führen Sie produktive Echtzeit-Gespräche mithilfe der Slack-Integration durch

Viele Teams verwenden sowohl Asana als auch Slack, um die Arbeit zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren – besonders wenn der Termin für das Event unmittelbar bevorsteht. Anstatt das eine oder andere Tool auszuwählen, können Teams die beiden zusammen mit der Asana für Slack-Iintegration verwenden.

GIF zeigt die Erstellung einer Asana-Aufgabe in einer Slack-Nachricht mithilfe der Integration

Wenn ein Teamkollege um Feedback zu seiner Keynote-Präsentation bittet, Sie aber etwas anderes für das Event besorgen müssen, können Sie direkt in der Slack-Konversation eine Asana-Aufgabe erstellen, damit Sie den ursprünglichen Kontext nicht vergessen.

Tipps für die Berichterstattung über die Arbeit und Fortschritte von Events

Um zu erfahren, wie Berichte zur Analyse Ihrer Fortschritte in Zusammenhang mit Event-Vorbereitungen erstellt werden, klicken Sie bitte hier. Um zu lernen, wie Statusaktualisierungen des Eventplans veröffentlicht und verfolgt werden, lesen Sie bitte diesen Artikel.

Überwachen Sie den Fortschritt und verwalten Sie die Personalbelegung mehrerer Veranstaltungen mit Portfolios und Workload

Um den Fortschritt der Eventplanung einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen Veranstaltungsplaner in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit all Ihren Veranstaltungsplänen, um Fortschritte, Event-Termine und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams für mehrere Events basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für ein ausgewogenes Arbeitspensum zu sorgen und Events auf Kurs zu halten.

SCREENSHOT der Nutzung von Workload, um Teamkollegen zu sehen, die zu viel Arbeit haben, und um einen Teil der Arbeit neu zuzuweisen

Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten. Damit erhalten Sie einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe.

Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Events in Asana

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden ihre Events mit Asana planen? Schauen Sie sich diese Ressourcen an:

Ressourcen Link
Vorlage zur Eventplanung Vorlage verwenden
Video-Tutorial „So funktioniert Asana” ansehen
On-Demand-Kurs Bei der Asana Academy registrieren
Fallstudien Erfahren Sie, wie [Sophos](/case study/sophos-event-management), G2 und World Press Photo ihre Events mit Asana planen.
E-Book-Leitfaden zur Produktivität für Event-Profis E-Book lesen
Treten Sie mit der Community in Kontakt [Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil](https://events.asana.com) oder starten Sie ein Thema in unserem Community-Forum.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Kürzlich zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N am Ende eines Aufgabentitels ein, um diesen in einen Abschnitt umzuwandeln.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.