So pitchen Sie Projektmanagement-Software: Ein vollständiger Leitfaden
Zusammenfassung
Wenn Sie sich mit Projektmanagement-Software beschäftigt haben, wissen Sie wahrscheinlich, wie sie die Effizienz steigern, die Zusammenarbeit verbessern und Ihrem Team die Möglichkeit geben kann, sich auf hochwertige Arbeit zu konzentrieren. Aber während es einfach ist, das Potenzial eines Tools für sich selbst zu erkennen, kann es schwierig sein, die Führungsebene zu überzeugen – vor allem, wenn die Unternehmensressourcen begrenzt sind.
Business-Führungskräfte sind von Natur aus vorsichtig, wenn es darum geht, in neue Software zu investieren. Es liegt an ihnen, die besten Entscheidungen für das gesamte Business zu treffen, daher möchten sie sicherstellen, dass jeder Kauf zu messbaren Ergebnissen führt. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, den Wert von Projektmanagement-Software zu artikulieren, damit Sie Führungskräfte nicht nur als widerwillige Stakeholder, sondern als vollwertige Partner an Bord holen können.
Projektmanagement-Software zu pitchen ist schwierig, aber es lohnt sich
Ein gut ausgearbeiteter Pitch bringt Ihnen mehr als nur die Genehmigung, eine Projektmanagement-Software zu verwenden. Es überzeugt auch die Führungsebene, dass das Tool das Business als Ganzes messbar verbessern kann – so dass sie voll und ganz in die Einführung der neuen Software involviert ist. Je mehr Unterstützung Sie von leitenden Stakeholdern im Vorfeld erhalten, desto einfacher wird es sein, das Tool später einzuführen. Wenn die Stakeholder vollständig an Bord sind, können sie dazu beitragen, den Weg für die digitale Transformation und die teamübergreifende Akzeptanz zu ebnen.
Um zu beginnen, finden Sie hier fünf wichtige Dinge, die Sie bei der Vorbereitung Ihres Projektmanagement-Pitchs beachten sollten – sowie spezifische Tipps, um den Deal abzuschließen.
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Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte für Führungskräfte
Als Teamleiter kennen Sie die Geschäftsprozesse wie Ihre Westentasche, mit all ihren Fehlern und Schwächen. Aber Verbesserungsmöglichkeiten, die Ihnen offensichtlich erscheinen, sind für Führungskräfte oft weniger offensichtlich, weil sie nicht direkt in Ihre tägliche Arbeit involviert sind. Es ist nicht so, dass es ihnen egal ist – ganz im Gegenteil. Führungskräfte möchten Ihr Team für den Erfolg rüsten, aber sie betrachten Kaufentscheidungen aus einer unternehmensspezifischen Perspektive.
Bevor Sie Ihren Elevator Pitch vorbereiten, sollten Sie sich überlegen, was den Führungskräften wichtig ist. Versetzen Sie sich in ihre Lage. Wie wird der Kauf neuer Software die Leistung und die Gewinnmargen für das gesamte Business steigern?
Hier sind fünf Dinge, auf die Sie sich konzentrieren sollten, um die Bedenken von Team-, Abteilungs- oder Unternehmensleitern auszuräumen.
1. Kapitalrendite (ROI)
Wir erledigen fünfmal mehr Arbeit pro Person als zehnmal so große Unternehmen – und das relativ stressfrei.”
Wenn Sie zeigen können, wie neue Software das Endergebnis Ihres Unternehmens verbessern wird, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie die Führung an Bord holen. Berechnen Sie, wie viel Zeit Ihr Team mit sich wiederholenden und manuellen Aufgaben verbringt und wie viele Stunden Sie mit der neuen Software sparen könnten. Recherchieren Sie auch extern. Sie können oft unabhängige Berichte finden, die Zeitersparnisse durch verschiedene Projektmanagement-Tools quantifizieren, wie dieser Bericht von Nucleus Research.
Wichtige Erkenntnisse:
Projektmanagement-Software enthält integrierte Automatisierungen, um unnötige Arbeit zu vermeiden und Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich auf umsatzsteigernde Projekte zu konzentrieren.
2. Sicherheit
Wir schätzen jedes Unternehmen, das über mehrere Sicherheitszertifikate verfügt und zeigt, dass es Sicherheit ernst nimmt.”
Da Cyberangriffe in den Nachrichten auftauchen, konzentrieren sich Unternehmensleiter zunehmend auf die Datensicherheit. Sie möchten sicherstellen, dass Unternehmensinformationen vertraulich bleiben, auch wenn Angestellte an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Laut Michael Oberlainder, Chief Information Security Officer bei LogMeIn, „wird Cybersicherheit nicht verschwinden. Sie können sie nicht ignorieren, mit einer Tastenkombination umgehen oder unterfinanzieren.“
Das bedeutet, dass Sicherheit ein Muss ist, wenn es um Projektmanagement-Software geht. Recherchieren Sie und stellen Sie sicher, dass das Tool die erforderlichen Sicherheitsstandards Ihres IT-Teams erfüllt.
Wichtige Botschaft:
Dieses Projektmanagement-Tool priorisiert Sicherheitsfunktionen und verfügt über mehrere Sicherheitszertifizierungen, sodass wir darauf vertrauen können, dass unsere Daten sicher sind.
3. Teamübergreifende Anwendungsfälle
Wir mussten unsere Arbeit in einer Plattform zentralisieren, da jedes Team unterschiedliche Tools einsetzte, was zu Fehlkommunikation und Ineffizienz führte.”
Unternehmensleiter sind oft skeptisch, wenn es um die Einführung neuer Software geht, weil sie befürchten, dass diese nur für ein bestimmtes Team verwendet wird, was die Anzahl der Anwendungen weiter erhöht und die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zwischen den verschiedenen Abteilungen erschwert. Deshalb ist es wichtig, bei der Einführung eines neuen Tools eine breite Palette von Anwendungsfällen zu demonstrieren. Dieses neue Tool wird Ihrem Team sicherlich helfen, aber auch zeigen, wie flexibel die Plattform ist, um sie in verschiedenen Abteilungen zu verwenden. Je mehr Anwendungsfälle ein Tool hat, desto verlockender wird es für die Unternehmensleitung sein.
Zeigen Sie in Ihrem Pitch, wie Projektmanagement-Software breit eingesetzt werden kann, um die teamübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. So geht's:
Veranschaulichen Sie, wie die Plattform für verschiedene Teams wie Marketing, Operations, IT und mehr verwendet werden kann.
Zeigen Sie, wie das Tool die Zusammenarbeit verbessern und teamübergreifende Workflows optimieren kann – z. B. Kampagnen- und Projektplanung, Nachverfolgung von Arbeitsanfragen oder strategische Planung. Sehen Sie, ob die Plattform vorgefertigte Vorlagen anbietet, mit denen Ihr Team funktionsübergreifende Prozesse schnell einrichten kann.
Wenn die Plattform Integrationen bietet, sollten Sie diese hervorheben. Verschiedene Teams verwenden unterschiedliche Tools – für Datenanalyse, Designs, E-Mail-Automatisierung, Lead-Tracking und mehr. Führungskräfte wünschen sich eine Projektmanagement-Software, die mit der bestehenden Technologieauswahl funktioniert, ohne zusätzliche Arbeit zu verursachen oder Prozesse zu stören, die bereits funktionieren.
Wichtige Botschaft:
Dieses Tool wird Teams miteinander verbinden und die Anzahl der Anwendungen reduzieren – und nicht noch mehr Verwirrung stiften.
4. Einfache Einführung
Führungskräfte möchten nicht für ein Tool bezahlen, das Angestellte nicht verwenden. Wenn Software nicht intuitiv ist, werden Teams sie nicht nutzen, was bedeutet, dass die anfängliche Investition in das Tool verschwendet wird. Um diese Bedenken auszuräumen, sollten Sie sich während Ihres Pitches speziell mit der einfachen Akzeptanz befassen. Hier sind ein paar Möglichkeiten, um das umzusetzen:
Sehen Sie sich Produktdemos an oder planen Sie vorher eine Sitzung mit dem Vertriebsteam des Tools, damit Sie genau sehen können, wie die Software funktioniert, wie intuitiv sie zu bedienen ist und wie sie bestimmte Probleme lösen kann.
Wenn Sie mit dem Software-Vertriebsteam sprechen, fragen Sie, welche Rolle die IT-Abteilung bei der Einführung des neuen Tools spielen muss. Wenn die Software einfacher zu implementieren ist, können IT-Teams weniger Zeit mit unnötiger Arbeit verbringen und mehr Zeit mit der strategischen Planung verbringen, um das Tool optimal zu nutzen. Zeigen Sie dann in Ihrem Pitch, wie Teams ganz einfach selbst mit dem Tool loslegen können – ohne zusätzliche Arbeit für Ihr IT-Team.
Überprüfen Sie, ob jemand in Ihrem Unternehmen bereits eine Version der Software verwendet. Dies geschieht häufiger, als Sie vielleicht denken, insbesondere wenn das Tool eine Basisversion hat. Wenn Angestellte die Software bereits selbst nutzen, ist es wahrscheinlich, dass sie einfach teamübergreifend eingeführt werden kann. Als Bonus bedeutet dies auch, dass die Einführung des Tools nicht zu einer Erweiterung der bestehenden Technologieauswahl Ihres Unternehmens führt – Sie erweitern lediglich die aktuelle Nutzung.
Wichtige Botschaft:
Projektmanagement-Software ist intuitiv und einfach zu bedienen, sodass wir keine zusätzlichen Ressourcen bereitstellen müssen, um Teams den Einstieg zu erleichtern.
5. Informationserfassung
Als Zoom wuchs, wollten wir einen Standardüberblick über alles, was vor sich geht, damit wir Prioritäten setzen und Business-Entscheidungen treffen konnten. Wir brauchten Transparenz, Verantwortlichkeit und Konsistenz in der Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, und einen Wissensaustausch zwischen den Teams.”
Führungskräfte möchten wissen, was vor sich geht, damit sie fundierte Entscheidungen für ihre Teams treffen können. Sie möchten auch, dass Angestellte die gleiche Klarheit haben, denn für eine effektive Zusammenarbeit ist es wichtig, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Aber Klarheit zu schaffen ist schwierig, besonders wenn der durchschnittliche Wissensarbeiter 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps hin und her wechselt. Wenn Informationen an verschiedenen Orten verstreut sind, ist es schwierig, zu verfolgen, was passiert, wie Projekte ablaufen und wer für was verantwortlich ist.
Und genau hier kommt Ihr Pitch ins Spiel. Projektmanagement-Software löst dieses Problem, indem sie ein einziges Dokumentationssystem für alle Arbeitsvorgänge erstellt. Sie zentralisiert Unternehmensinformationen, sodass Mitarbeiter und Führungskräfte finden können, was sie benötigen.
Kernpunkt:
Projektmanagement-Software bietet ein einziges System zur Erfassung aller Arbeitsvorgänge, sodass Sie und Ihr Team wissen, was passiert, wie Projekte ablaufen und wer wofür verantwortlich ist.
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Geben Sie Ihrem Pitch einen Vorteil
Großartige Pitches haben immer einen Vorteil – etwas, das sie hervorhebt. Sie möchten, dass Ihr Publikum einen „Aha“-Moment hat, in dem es klar erkennen kann, wie die Software dem Unternehmen zugute kommt oder wie sie auf kritische Business-Prozesse angewendet werden kann.
Probieren Sie diese Strategien aus, um Ihrem Pitch zusätzliche Wirkung zu verleihen:
1. Holen Sie sich andere Teams oder Abteilungen auf Ihre Seite
Während der Evaluierungsphase war es uns wichtig, das Produkt zu testen und intern zu erfahren, ob es den Leuten gefällt. Wenn eine Person sagt: „Das ist ein großartiges Tool“, ist das der Schlüssel, um alle anderen davon zu überzeugen.”
Dies wird mehr als alles andere zeigen, wie Sie Projektmanagement-Software teamübergreifend anwenden können. Bevor Sie sich an Führungskräfte wenden, sprechen Sie mit Stakeholdern in anderen Teams und Abteilungen und gewinnen Sie sie für sich. Wenn Sie ein breites Interesse an der Einführung des Tools nachweisen können, können Sie Ihre Zielgruppe davon überzeugen, dass teamübergreifende Anwendungsfälle und verbesserte Business-Workflows tatsächlich möglich sind.
Wichtige Botschaft:
Mehrere Teams und Stakeholder sind an diesem Tool beteiligt, sodass es für verschiedene Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann und wird.
2. Bereiten Sie eine visuelle Demo vor
Kein Pitch ist ohne ein ansprechendes visuelles Element vollständig. Eine Live-Demo hilft Ihrem Publikum, die Funktionalität des Tools zu visualisieren, wie intuitiv es zu bedienen ist und wie es auf bestimmte Business-Anwendungsfälle angewendet werden kann. Bitten Sie das Software-Vertriebsteam, an Ihrer Präsentation teilzunehmen und das Tool in Echtzeit zu demonstrieren. Oder bringen Sie ein vorgefertigtes Video mit, wenn Sie nicht mit einem Mitglied des Vertriebsteams zusammenarbeiten.
Heben Sie während der Demo wichtige Funktionen hervor, die die Projektmanagement-Software auszeichnen, wie zum Beispiel:
Funktionen zur Zielsetzung, um Teams auf die wichtigsten Business-Prioritäten auszurichten.
Dashboards, die Echtzeit-Analytik darüber bieten, wie Initiativen funktionieren.
Zeiterfassungs- und Ressourcenverwaltungsfunktionen, mit denen Teams ihre Zeit dort verbringen können, wo es darauf ankommt.
Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Kalender und Meilensteine, die Teams helfen, Roadmaps zu erstellen und die Projektplanung zu visualisieren.
Aufgabenmanagement-Funktionen, die Teams helfen, Arbeit zu sortieren und zuzuweisen, wie Automatisierungen und benutzerdefinierte Tags.
Integrationen, die es Teams ermöglichen, weiterhin andere Tools zu verwenden und gleichzeitig Informationen an einem Ort zu zentralisieren.
Wichtige Botschaft:
Dieses Projektmanagement-Tool verfügt über intuitive, nützliche Funktionen, die wir auf bestimmte Business-Anwendungsfälle anwenden können.
3. Teilen Sie Erfolgsgeschichten
Führungskräfte wünschen sich eine Projektmanagement-Lösung, die in ihrer gesamten Branche als vertrauenswürdig gilt. Eine der besten Möglichkeiten, Glaubwürdigkeit zu demonstrieren, besteht darin, Customer Success Stories zu teilen – idealerweise Geschichten von ähnlichen und bekannten Unternehmen. Schauen Sie sich die Website der Software an, um zu sehen, ob sie prominente Kunden hervorheben. Es gibt Bonuspunkte, wenn Sie Erfolgsgeschichten finden, die quantifizieren, wie viel Zeit und Aufwand Unternehmen durch die Einführung des Tools gespart haben.
Um noch mehr Vertrauen aufzubauen, überprüfen Sie, ob die Software Auszeichnungen erhalten hat. Erfahren Sie, was Analystenunternehmen wie Forrester, Gartner und IDC über das Tool zu sagen haben.
Kernpunkt der Botschaft:
Dieses Tool genießt in unserer gesamten Branche Vertrauen und wird von Analysten hoch bewertet.
Antizipieren Sie häufige Fragen
Ein Pitch ist kein einseitiges Gespräch. Vielmehr ist es ein Gespräch zwischen Ihnen und Ihrem Führungsteam. Neben der Vorbereitung von Gesprächspunkten sollten Sie auch die Fragen, die Führungskräfte stellen werden, antizipieren und Ihre Antworten im Voraus vorbereiten.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier einige häufig gestellte Fragen, auf die Sie sich vorbereiten sollten, wenn Sie Projektmanagement-Software präsentieren:
Wie viel kostet es? Gibt es verschiedene Preisoptionen?
Welche spezifischen Business-Anforderungen löst diese Plattform?
Wie fangen wir an?
Wie zeitaufwendig ist die Ersteinrichtung?
Welche Art von externer Unterstützung steht für die Einführung zur Verfügung? Gibt es professionelle Dienstleistungen, Webinare und andere Ressourcen, die wir nutzen können?
Welche internen Ressourcen benötigen wir, um das Tool einzuführen?
Was passiert, wenn das Tool nicht so funktioniert, wie wir es erwarten?
Wie viel Zeit wird es sparen?
Funktioniert diese Plattform für agiles Projektmanagement?
Verwenden andere Unternehmen dieses Tool? Wie funktioniert es für sie?
Wer ist für das Change Management verantwortlich, wenn wir diese Plattform einführen?
Wer ist für die Schulung der Angestellten im Umgang mit dem Tool verantwortlich?
Digitale Transformation, von unten nach oben
Indem Sie den Wert von Projektmanagement-Software klar demonstrieren, können Sie Führungskräfte an Bord holen und mit der digitalen Transformation beginnen. Und mit einem gut ausgearbeiteten Pitch können Sie mehr als nur grünes Licht bekommen – Sie können Führungskräfte auch von zögerlichen Stakeholdern zu vollwertigen Partnern machen.
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