Selbstmanagement lernen: 7 wichtige Kompetenzen!

Emotionale Intelligenz, Selbstkontrolle, gutes Zeitmanagement: Dies sind nur einige der vielen wichtigen Kompetenzen, die Mitarbeiter in Führungsrollen mitbringen sollten. Ein effektives Selbstmanagement macht Sie zu einer besseren Führungskraft für Ihr Team.

In diesem Artikel behandeln wir die wichtigsten Projektmanagement-Kompetenzen, sprechen über das Know-how, das Sie mitbringen sollten und erläutern Ihnen sieben Soft-Skills, von denen jede Führungskraft profitiert.

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Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement beschreibt die Fähigkeit, Ihre Verhaltensweisen, Gedanken und Emotionen auf eine Weise zu kontrollieren, die Sie produktiver macht. Dazu zählt das Übernehmen von Verantwortung sowohl im persönlichen als auch im professionellen Umfeld, damit Sie zu einem besseren Teamleiter werden und auch als Person über sich selbst hinauswachsen.

Effektives Selbstmanagement sorgt für eine gesteigerte emotionale Intelligenz, fördert Ihre Selbstwahrnehmung und führt zu einem verbesserten Allgemeinbefinden. Dazu gehört nicht nur das Verfeinern Ihrer zwischenmenschlichen Kompetenzen, sondern auch ein klares Bewusstsein für Ihre eigenen Bedürfnisse.

Selbstmanagement ist eine Qualität, die jede Führungspersönlichkeit besitzen sollte, doch es dauert eine Weile, bis man diese Fähigkeit erlernt. Übung macht den Meister, aber mit den richtigen Tipps werden Sie schnell zum Selbstmanagement-Profi. Im Folgenden stellen wir Ihnen die sieben wichtigsten Selbstmanagement-Kompetenzen vor, die Sie beherrschen sollten.

Kompetenz 1: Zeitmanagement

Zeitmanagement ist die Fähigkeit, darüber bestimmen zu können, wie Sie Ihre Zeit einsetzen. Dazu gehört auch, wichtige Aufgaben zu priorisieren und Ihre täglichen To-dos zu verwalten. Eine Führungsperson mit guten Zeitmanagement-Fähigkeiten kann ihre Zeit ohne Hilfe von außen effektiv einteilen.

Gute Zeitmanagement-Kompetenzen sorgen für mehr Motivation und helfen Ihnen, dem Prokrastinieren ein Ende zu bereiten. Diese Fähigkeit ist für jede Führungsperson wichtig, denn nur so können Sie Ihre Aufgaben bestmöglich erledigen und gleichzeitig Ihre Mitmenschen dazu ermutigen, Ihrem Beispiel zu folgen.

Um Ihnen einen besseren Überblick über verschiedene Zeitmanagement-Methoden geben zu können, möchten wir einige davon hier anführen. Diese sollen Ihnen bei einem besseren Selbstmanagement helfen:

1. Eisenhower-Matrix: Eine der wohl bekanntesten Selbstmanagement-Methoden stammt von Eisenhower. Bei der Eisenhower-Methode erfolgt eine Priorisierung von Aufgaben in vier verschiedene Kategorien. Die A-Aufgaben sind wichtig und dringend, diese sollten schnellstmöglich erledigt werden. B-Aufgaben sind dringend aber unwichtig, diese werden terminiert. C-Aufgaben sind laut dem Eisenhower-Prinzip wichtig aber nicht dringend, diese sollten abdelegiert werden. D-Aufgaben sind unwichtig und nicht dringend, diese sollten Sie verwerfen.

2. Getting Things Done: Die GTD-Methode von David Allen besagt, dass Menschen nicht produktiv sein können, wenn Sie zu viele Informationen im Kopf haben. Um dem entgegenzuwirken, werden Informationen und wichtige Details in To-do-Listen aufgeschrieben.

3. Pomodoro-Methode: Diese Technik zielt darauf hinaus, Arbeiten in kurzen Zeitfenstern zu erledigen und gezielt Pausen bzw. Pufferzeiten einzubauen. Diese Technik zielt darauf hinab, dass man mental immer bei der Arbeit bleiben kann. Durch das Abschalten von Smartphones und anderen Geräten oder Benachrichtigungen können Sie in den produktiven Phasen Ablenkungen vermeiden. Damit können Sie erfolgreiches Selbstmanagement durchführen.

4. ABC-Methode: Mit der ABC-Analyse werden Aufgaben und die eigenen Ziele nach Ihrer Wichtigkeit eingeordnet und priorisiert. Somit lässt sich gutes Selbstmanagement durchführen. A-Aufgaben machen nur einen kleinen Bestandteil der gesamten Aufgaben aus, sie haben jedoch einen Großteil des Umsatzes. Diese haben dementsprechend eine hohe Priorität. B-Aufgaben haben infolge eine mittlere Priorität und C-Aufgaben eine geringe Priotität.

Kompetenz 2: Eigenmotivation

Eigenmotivation beschreibt Ihre Fähigkeit, sich selbst zu motivieren und Ihre täglichen Aufgaben mit Freude zu erfüllen. Eigenmotivation fällt oft nicht leicht, doch wenn Sie sich diese Kompetenz aneignen, sorgen Sie für eine bessere Eigenwahrnehmung, die Ihnen hilft, die für Sie wichtigen Dinge zu priorisieren.

Eigenmotivation ist der intrinsischen Motivation, also dem Verhalten, das durch innere Anreize gesteuert wird, nicht unähnlich. Der Unterschied liegt darin, dass Eigenmotivation oft durch persönliche Faktoren bedingt wird, während intrinsische Motivation aus einer Vielzahl von Faktoren hervorgeht. Zu diesen internen Motivationsfaktoren zählt etwa die Selbstverbesserung oder die freiwillige Teilnahme an beruflichen Veranstaltungen, weil Sie sich dadurch erfüllt fühlen. Ein externer Motivationsfaktor hingegen kann jedoch das Gefühl sein, schneller arbeiten zu müssen, da Sie sonst die Konsequenzen fürchten, wenn Sie zu langsam sind.

Wenn Sie Spaß bei Ihrer Arbeit haben, ist dies bereits die halbe Miete, denn dies sorgt für höhere Motivation und Begeisterung für Ihre Aufgaben. Wenn Sie Ihre Aufgaben mit Freude erfüllen, treten Sie als ein Vorbild für Ihr Team auf und inspirieren Ihre Kollegen, Ihrem Beispiel zu folgen.

Um interne Motivation zu erreichen, sollten Sie an inspirierenden Zielen arbeiten und verstehen, welchen Sinn Ihre Arbeit hat. Dies sollte Sie dazu motivieren, Ihre persönliche Entwicklung und auch berufliche Entwicklung voranzutreiben. Dafür kann es sinnvoll sein, die SMART-Methode zur Setzung von Zielen anzuwenden. Die SMART-Methode steht für

• Spezifisch

• Messbar

• Attraktiv

• Terminierbar

• Relevant

Die Methode beschreibt, wie Sie am besten Ziele setzen können. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Kompetenz 3: Stressmanagement

Führungskräfte leiden oft unter Stress. Damit Sie nicht auch in diese Falle treten, sollten Sie ein erfolgreiches Stressmanagement erlernen. Ohne Stressmanagement laufen Sie Gefahr, sich zu überarbeiten oder gar unter Burnout zu leiden.

Führungskräfte mit guten Stressbewältigungsstrategien haben einen klareren Bezug zu ihrer Arbeit, da sie ihre Arbeit mit den übergeordneten Zielen verknüpfen können. Wenn Sie verstehen, welche Aufgabe am wichtigsten ist und welcher Arbeitsschritt direkt mit einem Teamziel verknüpft ist, können Sie Ihre Arbeit effektiv priorisieren und die bestmöglichen Ergebnisse erzielen. Gleichzeitig können Sie so Ihren Stress reduzieren und einen klaren Kopf bewahren.

Kompetenz 4: Anpassungsfähigkeit

Anpassungsfähig zu sein, bedeutet, dass Sie die nötige Zuversicht und Fähigkeit besitzen, Ihre Ziele auch unter sich ändernden Bedingungen zu erreichen. Dies ist besonders für das Selbstmanagement von Führungskräften wichtig, die in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld arbeiten, in dem es ständig zu Änderungen an Projekten kommt.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem neuen Projekt, das eine höhere Priorität besitzt als die, an denen Sie in den letzten Wochen gearbeitet haben. Statt gestresst oder gar frustriert zu sein, stehen Sie dieser Änderung offen gegenüber und freuen sich auf die Herausforderung. Wenn Sie Ihre Arbeit aus dieser Sichtweise betrachten, bleiben Sie stehts flexibel und anpassungsfähig.

Anpassungsfähigkeit mag vielleicht nicht immer erstrebenswert erscheinen, doch Sie werden mit dieser Eigenschaft zu einer besseren Führungsperson, da Sie sich auf alle Eventualitäten einstellen können – dasselbe gilt auch für Ihr Team.

Kompetenz 5: Entscheidungsfähigkeit

Um wirklich effektiv zu handeln, müssen Führungskräfte stets entscheidungsfähig sein. So vermeiden Sie Unklarheiten und sorgen für mehr Zuversicht unter Ihren Teammitgliedern. Mit jedem neu auftretenden Problem wächst Ihre Fähigkeit, gute Entscheidungen zu treffen.

Genau wie die meisten Kompetenzen im Selbstmanagement, die wir bereits behandelt haben, ist eine gute Entscheidungsfähigkeit erlernbar. Eine gute Gelegenheit, Ihr kritisches Denken zu verbessern, bietet sich, wenn Probleme auftauchen und Sie Informationen nach Wichtigkeit einordnen müssen.

Des Weiteren sollten Sie datenbasierte Entscheidungen treffen, damit Ihre Entscheidungen fundiert sind und nicht wie Willkür erscheinen. So treten in Zukunft weniger Probleme auf.

Kompetenz 6: Zielgerichtetheit

Das Setzen von Zielen bedeutet, wichtige Projekte priorisieren zu können, die den höchsten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

Zielgerichtet sein bedeutet, das große Ganze sehen zu können und am Ende des Tages zu wissen, was für Ihre Teamkollegen und Ihr Unternehmen am besten ist. Langfristig erhalten Sie so bessere Ergebnisse und sorgen für mehr Motivation im Team.

Zielgerichtetheit setzt sich aus drei wichtigen Unterkompetenzen zusammen:

• Setzen von Zielen. Beim Zielsetzungsprozess sollten Sie Risiken vorab identifizieren, Wachstumsziele im Voraus festlegen und Ihre aktuellen Pläne zur Ressourcenzuweisung analysieren, damit Sie klare Ziele festlegen können. 

• Kommunizieren von Zielen. Dazu gehört nicht nur, die Ziele Ihres Teams zu verwalten, sondern auch diese mit den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens zu verknüpfen. So verstehen die Teammitglieder, wie ihre Arbeit zu den größeren Zielen beiträgt. Dies ist nur mit transparenter Kommunikation und Teamwork im Sinne der Unternehmensmission möglich .  

• Nachverfolgung von Zielen. Es ist nicht nur wichtig, Ziele zu setzen und zu kommunizieren, sondern auch, sie nachzuverfolgen. Nur so kann die tägliche Arbeit mit den umfassenden Zielen verknüpft werden, damit der Fortschritt Ihres Teams im zeitlichen Verlauf ersichtlich wird. 

Kompetenz 7: Persönlichkeitsentwicklung

Persönlichkeitsentwicklung ist für alle Teammitglieder, und besonders für Führungskräfte, von größter Wichtigkeit. Um den Wissensstand Ihres Teams zu erhöhen, müssen Sie zunächst Ihr eigenes Wissen auf ein hohes Niveau bringen.

Dazu zählt die Teilnahme an Workshops, Schulungen und der Austausch mit Branchenexperten, die allesamt zur Verbesserung Ihrer Management-Kompetenzen beitragen.

Indem Sie Ihre Fähigkeiten ständig weiterentwickeln, gehen Sie als gutes Beispiel für Ihr Team voran. Dies bringt nicht nur Ihre persönliche Karriere voran, sondern ist auch ein wichtiger Schritt zum Wohle Ihres Unternehmens.

Welche Beispiele für erfolgreiches Selbstmanagement gibt es?

Wenn Sie praxisbezogene Beispiele für das Selbstmanagement kennenlernen, können Sie erkennen, welche Fähigkeiten Sie weiterentwickeln müssen, um bestmöglich vom Selbstmanagement profitieren zu können.

Diese Beispiele sollen dabei helfen, sich selbst in einem neuen Licht zu sehen, um mehr Selbstbewusstsein zu entwickeln. Im Folgenden erfahren Sie anhand von Beispielen, wie Sie eigeninitiativ zu einer besseren Führungskraft werden:

Beispiel 1: Zielsetzung und Verknüpfung der Ziele mit dem großen Ganzen. 

Die Teamleiterin Daniela Vargas möchte die Anzahl der wiederkehrenden Kunden in diesem Jahr um 10 % steigern, um die Wachstumsziele ihres Unternehmens zu erreichen. Zu diesem Zweck erstellt sie zunächst einen Business Case und plant ein Meeting mit dem Head of Operations und der für die Produktentwicklung verantwortlichen Person. Während des Meetings stellt Daniela den beiden ihren Plan für die Neugestaltung einer Produktlinie vor, die in der Vergangenheit nicht die gewünschten Verkaufsergebnisse einfahren konnte. Die beiden Verantwortlichen sind von ihrem Plan begeistert. Daniela macht sich direkt an die Arbeit und erstellt einen detaillierten Projektstrukturplan. 

Beispiel 2: Stress- und Zeitmanagement.

Ralf Brooks wirft am Anfang seines Arbeitstages zunächst einen Blick auf seine To-do-Liste. Dabei stellt er fest, dass die Liste mit vielen Aufgaben gefüllt ist und bemerkt eine Aufgabe, die er gestern nicht erledigen konnte. Darüber hinaus erhält er eine Einladung für ein Meeting zu einem neuen Projekt, das eine besonders hohe Priorität hat. Statt frustriert zu werden und in Panik zu verfallen, organisiert Ralf seinen Zeitplan für den heutigen Tag stattdessen neu. Da ihm schnell klar wird, dass er heute nicht alle Aufgaben erledigen können wird, legt er seine Prioritäten neu fest. Oberste Priorität hat das Meeting zum neuen Projekt. Den Rest des Tages verbringt er damit, die nächstwichtigsten Aufgaben abzuarbeiten, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität seiner Arbeit einzugehen. Statt die Nacht durchzuarbeiten, was ihm nur zusätzlichen Stress beschert und ihm die Zeit mit seiner Familie verwehrt, entscheidet er stattdessen, die Aufgaben mit niedrigerer Priorität auf den nächsten Tag zu verschieben.

In beiden Situationen hat die Führungsperson rationale Entscheidungen auf Basis dessen getroffen, was sie für das Beste für sie und ihr Team hielt. Sie haben beide intelligente Entscheidungen unter Berücksichtigung ihres eigenen Wohlbefindens getroffen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Achten Sie auf Ihr Verhalten und Ihre Emotionen

Wenn Sie es schaffen, Ihre Gedanken und Verhaltensweisen möglichst produktiv auszurichten, fällt Ihnen das Selbstmanagement leichter und sie werden zu einer besseren Führungskraft.

Wenn Sie Ihre Eigenorganisation und Zeitmanagement-Fähigkeiten bei der Arbeit verbessern und es Ihnen darüber hinaus gelingt, erfolgreich mit Stress umzugehen, schöpfen Sie Ihr Potenzial als Führungspersönlichkeit voll und ganz aus.

Mit unserer Work-Management-Software können Sie Ihr Team zusätzlich unterstützen. Höhere Produktivität und Transparenz im Team sind nur ein geringer Teil dessen, was Sie mit einer Plattform wie Asana erreichen können.