Programmmanager vs. Projektmanager: Die Unterschiede im Überblick!

Vielleicht haben Sie schon einmal gehört, was Projektmanagement ist, aber haben Sie jemals den Begriff Programmmanagement gehört? Obwohl die beiden ähnlich klingen, könnten Sie überrascht darüber sein, dass es eine Menge gibt, was sie voneinander unterscheidet. 

Egal, ob Sie auf der Suche nach der richtigen Rolle für Ihr Team sind oder Ihre Work-Management-Prozesse verbessern wollen – wir helfen Ihnen, die Unterschiede zwischen einem Programmmanager und einem Projektmanager besser zu verstehen. Sie werden nicht nur die Verantwortlichkeiten der jeweiligen Tätigkeit kennenlernen, sondern auch erfahren, welche Rolle die passende für Ihr Team ist. Lassen Sie uns nun auf die Unterschiede zwischen einem Projekt und einem Programm eingehen. 

Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Programm?

Um den Unterschied zwischen einem Programmmanager und einem Projektmanager wirklich zu verstehen, ist es zunächst wichtig, den Unterschied zwischen einem Projekt und einem Programm zu kennen. Kurz gesagt sind Projekte etwas Vorübergehendes und Programme sind dahinterliegende Strategien. Aber es gibt noch ein paar andere wichtige Unterschiede und Ähnlichkeiten zu beachten. 

Einfach ausgedrückt machen mehrere Projekte die jeweiligen Programme aus. Das bedeutet, dass jedes Projekt spezifische Ziele hat, die wiederum umfassendere Programmziele darstellen. Während Projekte klare Zeitvorgaben und Ergebnisse haben, bestehen Programme aus langfristigen Geschäftszielen mit vielfältigen Abhängigkeiten 

Obwohl es viele Unterschiede zwischen den beiden gibt, weisen sie dennoch einige Gemeinsamkeiten auf. Sowohl ein Projekt als auch ein Programm bestehen aus vier Komponenten: Umfang, Schwierigkeit, Zusammenhänge und Ungewissheiten. Was sich unterscheidet, ist der Grad der Komplexität. Projekte sind in der Regel kleiner und unterliegen weniger Ungewissheiten, während Programme tendenziell größer sind, viele komplexe Zusammenhänge zwischen Abteilungen haben und mehr Ungewissheiten beinhalten.

Der Vergleich zwischen Programmmanagement und Projektmanagement

Vergleichen wir nun die Tätigkeiten eines Programmmanagers und eines Projektmanagers, um die Unterschiede besser aufzeigen zu können. Wenn Sie die Unterschiede kennen, werden Sie die jeweiligen Aufgaben innerhalb Ihres Teams besser einschätzen können.

Ein Programmmanager steuert eine langfristige Programmstrategie, die aus mehreren verschiedenen Projekten besteht, während ein Projektmanager einzelne Projekte leitet. Nachfolgend werden einige weitere Unterschiede zwischen einem Programmmanager und einem Projektmanager aufgeführt. 

• Projekte verwalten: Im Gegensatz zu einem Projektmanager, der einzelne Projekte leitet, steuert ein Programmmanager eine Gruppe von Projekten, also das gesamte Programm. Das heißt, sie konzentrieren sich auf große Programme, die eine Reihe kleinerer Projekte umfassen. Daher ist die Verwaltung mehrerer Projekte ein wichtiger Teil der Arbeit. 

• Verwaltung täglicher Aufgaben: Ein Projektmanager hingegen konzentriert sich auf die täglichen Aufgaben des Projektmanagements, zu denen die Koordination der einzelnen Aufgaben und die Nachverfolgung des Zeitplans gehören. Dies geschieht häufig mit Hilfe einer Projektmanagementsoftware. 

• Berufserfahrung: Ein Programmmanager verfügt häufig über eine größere Berufserfahrung als ein Projektmanager. Dies ist zwar nicht in jedem Fall so, aber in den meisten Fällen sind Programmmanager den Projektmanagern übergeordnet, da sie umfassendere Strategien zu leiten haben.  

• Verantwortlichkeiten: Programmmanager arbeiten mit den Projektmanagern zusammen, sind ihnen aber nicht unbedingt direkt unterstellt. Ein guter Weg, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu bestimmen, ist die Verwendung von RACI-Diagrammen. 

• Interne Rollen: Ein Projektmanager und ein Programmmanager haben sehr unterschiedliche Rollen, die jedoch beide für den Erfolg eines Unternehmens erforderlich sind. 

Was ist ein Programmmanager?

Ein Programmmanager (Englisch: program manager) kümmert sich um die langfristige Programmstrategie und die Erfolgskennzahlen. Seine Aufgaben reichen von der Erfolgsdefinition bis zur Überwachung der Zusammenarbeit und vieler anderer Dinge, die damit zusammenhängen. 

In Deutschland ist das Berufsbild des Programmmanagers noch nicht weitläufig bekannt, da allen voran internationale, und nicht deutsche Unternehmen diese Jobs anbieten.

Ein Programmmanager ist wichtig, wenn Sie Programme in Ihre bestehenden Systeme einführen wollen. Er kann auch bei der Leitung von Projektmanagern und der Verknüpfung von Tagesprojekten mit größeren Programmen hilfreich sein. 

Folgend ein Beispieltag im Leben eines Programmmanagers. 

Den Vormittag verbringen Sie mit der Fertigstellung der jährlichen Basisziele, die sich aus den unternehmensweiten OKRs ergeben. Am Nachmittag treffen Sie sich mit Projektmanagern aus verschiedenen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die Projekte nach Plan verlaufen und die Programmziele erreicht werden. Sie beenden den Tag mit einem Treffen mit der Geschäftsführung, bei dem Sie der Unternehmensleitung die monatlichen Projektkennzahlen mitteilen. Wenn Sie noch Zeit haben, können Sie sich schon einmal auf den Budgetbericht für den nächsten Monat vorbereiten. 

Was macht ein Programmmanager?

Kommen wir nun zu einer ausführlichen Beschreibung der Tätigeiten im Programmmanagement. Die Tätigkeit eines Programmmanagers ist eine sehr erfüllende Aufgabe. Ein Programmmanager ist für viele Aufgaben zuständig, darunter auch für übergreifende Vorhaben. Ein Programmmanager kümmert sich um komplexe Projekte, die sich über lange Zeiträume erstrecken und auf größere Unternehmensziele ausgerichtet sind, und koordiniert außerdem Projektteams und Budgetanforderungen. 

Der Unterschied zwischen den Aufgaben eines Programmmanagers und eines Projektmanagers ergibt sich daraus, wer sich auf die täglichen Aufgaben und wer auf die übergreifenden Projektpläne konzentriert. Dennoch arbeiten beide häufig zusammen. Im Folgenden werden einige wichtige Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Programmmanagers erläutert. 

Programmmanager: Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Aufgaben von Programmmanagern und Projektmanagern sind zwar unterschiedlich, aber sie haben einige gemeinsame Verantwortlichkeiten, wie beispielsweise die Steuerung von Projekten und die Koordinierung der Kommunikation. Die Aufgaben und Zuständigkeiten von Programmmanagern variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber zu den allgemeinen Aufgaben gehören Projektstrategie, Qualitätskontrolle, Leistungsberichte, Change Management und Risikoplanung. 

Ein guter Kandidat verfügt über all diese und weitere Fähigkeiten und ist darüber hinaus auch eine gute Führungspersönlichkeit, die sich mit mehreren Teams abstimmen kann. Hier einige weitere Rollen und Aufgaben eines Programmmanagers. 

Strategien implementieren

Programmmanager sind für die Koordinierung kleinerer Projekte mit Zielen zuständig, die zum Erreichen der strategischen Ziele führen. Das bedeutet, dass sie mit den Projektmanagern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die täglichen Projektziele erreicht werden und die übergeordneten Programme auf Kurs sind.

Programmmanager optimieren auch die internen Prozesse und definieren bewährte Methoden für eine Reihe von Projekten. Dies ermöglicht den Projektleitern eine klare Orientierung bei der Durchführung ihrer Projekte. Außerdem werden Fehler vermieden, die auf mangelnde Kommunikation und Zeitverlust bei der Arbeit zurückzuführen sind. 

Zu den weiteren strategischen Aufgaben gehört die Koordinierung von Projekten mit einem Projektmanager, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse aufeinander abgestimmt sind. 

Zusammenarbeit beaufsichtigen

Während sich Projektmanager in der Regel auf die Zusammenarbeit bei einmaligen Projekten konzentrieren, sorgen Programmmanager dafür, dass die Zusammenarbeit auch abteilungsübergreifend erfolgt. Das ist zwar eine Herausforderung, aber auch einer der bereicherndsten Aspekte der Arbeit. 

Programmmanager konzentrieren sich in der Regel auch auf die Erstellung von Programm-Roadmaps für übergeordnete Unternehmensziele. Dies unterscheidet sich geringfügig von einem Projektmanager, der individuelle Projektfahrpläne erstellt. 

Ein Programmmanager kann die Teamarbeit fördern, indem er neue Tools einführt, die die Kommunikation vereinfachen, wie beispielsweise eine Programm-Management-Software oder teambildende Spiele. Diese Methoden sind zwar ganz unterschiedlich, fördern aber die Teamarbeit und erhöhen die Transparenz.

Erfolgskennzahlen festlegen

Während sowohl ein Projektmanager als auch ein Programmmanager den ROI analysieren und darüber Bericht erstatten sollten, ist ein Programmmanager dafür zuständig, den unternehmensweiten ROI auf die übergeordneten Ziele abzustimmen. 

Das bedeutet, sich mit den Projektmanagern zu treffen, um sicherzustellen, dass einzelne Projekte die ursprünglich gesetzten Ziele erreichen. Sie sind häufig Ansprechpartner, wenn es um die Berichterstattung an die Unternehmensleitung über ROI-Kennzahlen und die Gesamtleistung des Programms geht. 

Fähigkeiten und Erfahrung

Ein Programmmanager sollte über umfassende Fähigkeiten verfügen und sowohl Erfahrung im Projektmanagement als auch im Workflow-Management haben. Auch Führungsqualitäten sollte eine Person in dieser Position besitzen. Obwohl einige Fachleute formell Programmmanagement studieren und einen entsprechenden Abschluss erhalten, ist dies nicht zwingend erforderlich.

Wenn Sie Ihr Team um einen Programm-Manager erweitern wollen, sollten Sie diese Fähigkeiten im Auge behalten.

Programmmanagement-Fähigkeiten

Zu den wichtigsten Kompetenzen, über die ein guter Programmmanager verfügen sollte, gehören Organisation, Planung, Terminierung, Programmstrategie, Berichterstattung, Ausarbeitung von Anträgen und Budgetplanung. Dies hängt letztlich von den gewünschten Funktionen ab und davon, wie sie mit den vorhandenen Teammitgliedern zusammenarbeiten sollen. 

Abgesehen von den spezifischen Fähigkeiten, die erforderlich sind, ist es für einen Programmmanager auch wichtig, über ein gewisses Maß an Menschenkenntnis zu verfügen. Dies wird sehr dabei helfen, die Zusammenarbeit zu koordinieren und die Mitarbeiter zu Bestleistungen zu inspirieren. 

Erfahrung im Programmmanagement

Ein guter Programmmanager verfügt über einschlägige Erfahrungen im Projektmanagement oder in einer anderen Funktion, die sich auf das Management und die Organisation von Projekten bezieht. 

Die Anzahl der erforderlichen Berufsjahre ist zwar unterschiedlich, aber der durchschnittliche Programmmanager verfügt über etwa fünf Jahre Vorerfahrung. Dies unterscheidet sich vom Projektmanagement, das je nach Komplexität der jeweiligen Aufgabe weniger Erfahrung erfordert. 

Allgemeine Herausforderungen

Ob es um Verzögerungen im Zeitplan oder um Budgetfragen geht, Programmmanager müssen genauso wie andere Funktionen innerhalb eines Teams mit Hindernissen fertig werden. Tatsächlich befinden sich Programmmanager in einer ganz besonderen Position, in der sie sich mit den Erwartungen von oben als auch von unten auseinandersetzen müssen.  

Im Folgenden werden einige der häufigsten Herausforderungen genannt, mit denen Programmmanager konfrontiert sind. 

• Abteilungsübergreifende Probleme wie nicht abgestimmte Ziele und mangelnde Kommunikation können sich negativ auf langfristige Ziele auswirken.   

• Ohne unmittelbare Berichterstattung sind Programmmanager oft mit Problemen bezüglich Autorität und Einflussmöglichkeiten konfrontiert. 

• Bei langfristigen Programmzeitplänen kann es schwierig sein, kurzfristige Projekte auf Kurs zu halten, um die Jahresziele zu erreichen.  

Was ist ein Projektmanager?

Ein Projektmanager hingegen arbeitet an den täglichen Projekten und Aufgaben. Sie helfen dabei, die Teams zu organisieren und auf Kurs zu halten, und tragen gleichzeitig dazu bei, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu optimieren. 

Projektmanager sind bestens dazu in der Lage, die Einhaltung von Zielen zu gewährleisten und Teammitgliedern eine klare Richtung aufzuzeigen. Sie arbeiten auch mit den Programmmanagern zusammen, um sicherzustellen, dass die Projekte die Zielvorgaben erfüllen, wenngleich sich der Großteil ihrer Arbeit auf die Projektaufgaben konzentriert. 

Nun ein Beispieltag im Leben eines Projektmanagers. 

Sie beginnen den Tag damit, den Fortschritt der beiden Projekte, an denen Ihr Team arbeitet, zu überprüfen. Eine Aufgabe scheint überfällig zu sein, also setzen Sie sich mit dem Teamleiter in Verbindung, um Unterstützung zu leisten. Am Nachmittag besprechen Sie mit dem Programmmanager die anstehenden Projekte und stellen sicher, dass die monatlichen Ziele eingehalten werden. Zum Abschluss des Tages führen Sie ein Post-Mortem-Meeting durch, um das Projekt, das Ihr Team letzte Woche abgeschlossen hat, zu überprüfen, bevor die Projektunterlagen ins Archiv wandern. 

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektmanager unterscheidet sich von einem Programmmanager durch seine täglichen Aufgaben. Die Tätigkeit ist jedoch genauso lohnend wie die eines Programmmanagers. Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers besteht darin, die Strategie des Programmmanagers innerhalb von einzelnen Projekten oder Teilprojekten umzusetzen, die den festgelegten Zielen entsprechen. Dazu gehören die Organisation, Planung, Nachverfolgung und Umsetzung der anstehenden Aufgaben.

Projektmanager arbeiten oft mit Programmmanagern zusammen oder sind diesen unterstellt. Das liegt daran, dass ein großer Teil ihrer Arbeit auf den Programmstrategien basiert, die sie eingeführt haben. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Zuweisung von Projektaufgaben, die Organisation von Projekten, die Erstellung von Zeitplänen und die Nachverfolgung des Fortschritts. All dies trägt dazu bei, dass Projekte und Teams auf Kurs bleiben, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Projektmanager: Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers besteht darin, die Teams zu strukturieren und die Kommunikation aufeinander abzustimmen. Dadurch werden Fristen und Ziele auf Programmebene eingehalten. Zu seinen weiteren Aufgaben gehören die Zuweisung von Aufgaben und die Überwachung des Projektfortschritts, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden. 

Nachfolgend sind einige zusätzliche Verantwortlichkeiten aufgeführt, die bei der Abwägung der Unterschiede zwischen einem Programmmanager und einem Projektmanager zu berücksichtigen sind.

Arbeit koordinieren

Die Projektleiter sind in ihrer Führungsposition dafür verantwortlich, dass die Projektaufgaben den richtigen Beteiligten zugewiesen werden und dass diese über alle Informationen verfügen, die sie für die Durchführung der Arbeit benötigen. Dies ist besonders wichtig, um keine Zeit mit der Suche nach Informationen zu verschwenden. Es ist auch eine der schwierigsten Aufgaben, wenn man bedenkt, dass viele Teams virtuell arbeiten und 60 % ihrer Zeit mit der Koordination der Arbeit verbringen, statt sie zu erledigen. 

Obwohl die Koordination zwischen den Teammitgliedern eine schwierige Aufgabe sein kann, kann sie die Produktivität und Effizienz des Teams erheblich steigern, wenn sie gut gemacht ist. So kann sich Ihr Team voll und ganz auf die zu erbringenden Leistungen konzentrieren.

Projekte organisieren

Projektmanager sind zudem für die Organisation von Projekten zuständig. Dazu müssen sie nicht nur mit den Teammitgliedern ins Gespräch kommen, sondern auch die Projektinformationen und die Ergebnisse für die Beteiligten verwalten.

Das mag einfach klingen, doch es gibt eine Menge zu beachten, wenn Projekte effektiv organisiert werden sollen. Zu den wichtigsten Aufgaben gehört es, die Teammitglieder mit genauen Informationen zu versorgen, den Fortgang der Arbeiten im Auge zu behalten und während der gesamten Projektlaufzeit Teamsitzungen zu leiten. 

Fortschritte mitverfolgen

Die Nachverfolgung des Projektfortschritts ist eine weitere wichtige Aufgabe, für die Projektmanager verantwortlich sind. Dazu müssen die zu erbringenden Leistungen mit den Zeitplänen der Aufgaben in Einklang gebracht werden, um sicherzustellen, dass sie mit den Projektfristen übereinstimmen. 

Bei der Fortschrittsanalyse geht es auch darum, den Fortschritt an die Teammitglieder zu kommunizieren, um die Transparenz des Projekts zu erhöhen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Dies kann schwierig sein, vor allem wenn man virtuell arbeitet, und erfordert sowohl Geduld als auch Kompetenz zur Problemlösung. 

Fähigkeiten und Erfahrung

Im Gegensatz zu einem Programmmanager, der etwa fünf Jahre Berufserfahrung benötigt, muss ein Projektmanager nicht unbedingt dieselbe Menge an Erfahrung mitbringen. Die wichtigsten Kriterien, auf die man achten sollte, sind organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsfähigkeit und Erfahrung in der Arbeitskoordination. 

Werfen wir einen Blick auf diese Projektmanagementfähigkeiten, um ein besseres Verständnis für die erforderliche Erfahrung zu bekommen.

Projektmanagement-Kompetenzen

Die Kompetenzen des Projektmanagements sind denen des Programmmanagements recht ähnlich, allerdings gibt es einige wesentliche Unterschiede. Fähigkeiten wie Organisation, Planung und Terminierung sind für beide Rollen unerlässlich. Der Unterschied besteht darin, dass Projektmanager mit straffen Fristen arbeiten und in der Lage sein müssen, in einem schnelllebigen Umfeld zu agieren. Aus diesem Grund sollte die geeignete Person ein dynamisches Arbeitsumfeld bevorzugen. 

Ähnlich wie in der Rolle des Programmmanagers ist es wichtig, sich ständig neue Methoden und Tools anzueignen, mit denen man sich von der Konkurrenz abheben kann. Unternehmen wie das Project Management Institute (PMI) bieten Tools an, mit denen Sie Ihre Kompetenzen erweitern und neue Methoden erlernen können, die Sie dann an Ihr Team weitergeben. 

Erfahrung im Projektmanagement

Die für die Tätigkeit eines Projektmanagers erforderliche Erfahrung hängt von der Komplexität der Aufgabe ab. Für die meisten Aufgaben sind etwa zwei Jahre Erfahrung erforderlich, für einige jedoch nur wenig bis gar keine Berufserfahrung. 

Genau wie bei einem Programmmanager hängt die erforderliche Erfahrung davon ab, was Ihr Unternehmen benötigt. Kleine Teams, die Hilfe bei der Projektplanung benötigen, sind möglicherweise für einen Projektmanager mit wenig Erfahrung angemessen, während große Teams mit komplexen Projektergebnissen möglicherweise von einem Projektmanager mit mehr Erfahrung profitieren werden.

Allgemeine Herausforderungen

Im Gegensatz zu einem Programmmanager, der sich strategischen Herausforderungen gegenübersieht, ist ein Projektmanager mit den alltäglichen Hürden wie Kommunikations- und Produktivitätsproblemen konfrontiert. 

Nachstehend finden Sie einige der größten Herausforderungen, denen sich Projektmanager täglich stellen müssen. 

• Wenn es an der notwendigen Abstimmung zwischen den Beteiligten mangelt, können Ergebnisse verfehlt oder schlimmer noch, falsch umgesetzt werden.

• Scope Creep kann zu einer ernst zu nehmenden Herausforderung werden, wenn ein Projekt den geplanten Zeitrahmen überschreitet. Dies kann passieren, wenn es an entsprechender Organisation mangelt oder nicht die richtigen Tools zur Verfügung stehen. 

• Mangelnde Erfolgskennzahlen können bei der Verfolgung von Zielen und Chancen problematisch werden. 

Programmmanager vs. Projektmanager: Welche Rolle benötigt Ihr Unternehmen?

Während Projektmanager für die Durchführung von Projekten und die Steuerung des Arbeitsaufkommens sowie der Kommunikation im Team unverzichtbar sind, sind Programmmanager für eine erfolgreiche Projektstrategie ebenfalls unerlässlich. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie feststellen können, welche Rolle für Ihr Team die geeignete ist. 

Überlegen Sie, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht, und wägen Sie dann ab, ob ein Projektmanager oder ein Programmmanager am besten für diese Aufgabe geeignet ist. Es ist auch hilfreich zu überlegen, ob Ihre derzeitigen Positionen richtig genutzt werden. In vielen Fällen übernehmen Projektmanager die Aufgaben eines Programmmanagers. Dies kann zu Burnout und mehr Fehlern in einzelnen Projekten führen. Sie können auch die unternehmensweiten OKRs heranziehen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Position am ehesten zum Erreichen der langfristigen Ziele benötigt wird. 

Im Folgenden sind einige Szenarien aufgeführt, mit denen Ihr Team konfrontiert sein könnte, und es wird erläutert, welche Position zur Lösung der jeweiligen Aufgabe beitragen kann. 

Szenario 1: Hält Ihr Team die Fristen ein, hat aber Schwierigkeiten, die Leistung zu messen und die Unternehmensziele zu erreichen?

• Die Lösung: Ein Programmmanager kann Leistungskennzahlen festlegen und Strategien entwickeln, wie kleinere Projektziele auf die unternehmensweiten Ziele ausgerichtet werden können. 

Szenario 2: Hat Ihr Team Schwierigkeiten, Termine einzuhalten und fühlt sich von den anstehenden Aufgaben überfordert?

• Die Lösung: Ein Projektmanager kann die Fristen und die Arbeitsbelastung des Teams überwachen, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden und die Kommunikation reibungslos verläuft. 

Szenario 3: Strebt Ihr Unternehmen ein erhebliches Wachstum an, hat aber Probleme mit der Einhaltung von Vorgaben und der Leistungsbemessung? 

• Die Lösung: Es kann von Vorteil sein, sowohl einen Programmmanager als auch einen Projektmanager in Ihr Team aufzunehmen. Der Programmmanager kann bei der strategischen Planung langfristiger Ziele helfen und die Projekte beim Erreichen dieser Ziele unterstützen. Ein Projektmanager hilft bei der täglichen Verwaltung von Zeitplänen, Leistungen und der Kommunikation zwischen und in den Teams. 

Unser Fazit

Sowohl Projektmanager als auch Programmmanager sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden leistungsstarken Teams. Während beide auf die eine oder andere Weise Projekte verwalten, bringt jeder von ihnen eine ganz eigene Perspektive in das Tagesgeschäft mit ein. Letztendlich könnten wir doch alle ein wenig mehr Hilfe bei der Verwaltung von Aufgaben und Strategien gebrauchen.

Wenn Sie weitere Informationen zum Programmmanagement suchen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema „Was ist Programmmanagement“.