Wie (und wann) Sie im Beruf nein sagen können

Es kann aufregend sein, ja zu neuen Erfahrungen zu sagen. Wenn Sie reisen, auf der Suche nach dem perfekten Job sind oder Ihnen auf der Arbeit eine lohnenswerte Herausforderung geboten wurde, eröffnet Ihr Ja Ihnen eine komplett neue und inspirierende Welt. Aber wenn Sie während Ihrer alltäglichen Arbeit zu allem ja sagen, sind Hektik und verpasste Fristen vorprogrammiert.

Es kann sich merkwürdig anfühlen, aber es ist normal, auf der Arbeit sowohl ja als auch nein zu sagen. Und es gibt Skills, mit denen Sie sich mit Ihrem Nein etwas wohler fühlen. Erfahren Sie hier, wie Sie auf der Arbeit freundlich nein sagen können.

Warum ist es wichtig, zu wissen, wie man professionell nein sagt?

Das Wichtigste zuerst: Sie fragen sich vielleicht, warum das überhaupt wichtig ist und warum Sie nicht einfach ja sagen können, damit alle zufrieden sind. Bis zu einem gewissen Grad macht das auch Sinn, denn es ist ganz natürlich, dass wir unsere Kollegen auf der Arbeit zufriedenstellen möchten. Das gilt sogar noch mehr, wenn es der Chef ist, der um etwas bittet, denn es gehört oftmals zu unseren Aufgaben, die Arbeit des Teams und des Chefs zu unterstützen.

Aber die Fähigkeit, nein zu sagen, ist gleichermaßen die Fähigkeit, Grenzen zu setzen. Wenn Sie ja sagen, fühlt sich das vielleicht im ersten Moment gut an, aber indem Sie Grenzen setzen, können Sie eine glücklichere und produktivere Arbeitsumgebung für sich selbst und alle anderen schaffen. Und es gibt noch weitere Gründe, die über Ihre persönlichen Vorteile hinausgehen:

• Wenn etwas unnötig ist. Sie kennen Ihre Arbeit besser als die meisten anderen. Es gibt Tage, an denen Ihre Vorgesetzten Sie um Dinge bitten, von denen Sie genau wissen, dass sie entweder unnötig oder sogar schädlich für den Erfolg Ihres Teams sind. In solchen Situationen ist es besser für Ihre Arbeit und Ihr Team, nein zu sagen. Damit zeigen Sie außerdem, dass Sie Ihre Arbeit vollständig verstehen.

• Um Scope Creep zu vermeiden. Wenn Sie den Projektumfang ausgearbeitet haben, entscheiden Sie und die anderen Stakeholder, welche Ergebnisse Sie bis wann produzieren müssen. Wenn Sie nun damit anfangen, zu neuen Anforderungen ja zu sagen, überschreiten Sie irgendwann Ihr zeitliches Budget, was zu Scope Creep führt.

• Um Ihre Fähigkeiten als Führungskraft zu demonstrieren. Die Fähigkeit, akkurat zu kommunizieren, ist eine begehrte Fähigkeit unter Führungskräften. Indem Sie nein sagen, können Sie offener über Ihre Kapazitäten sprechen und Ihr Arbeitspensum so strukturieren, dass Sie mit Ihrer Arbeit wirklich etwas bewegen. Auf der anderen Seite kann die Fähigkeit, nein zu sagen, Ihnen Möglichkeiten eröffnen, in die Führungsebene aufzusteigen.

• Um zu zeigen, dass Sie zuverlässig sind. Auf den ersten Blick mag das vielleicht widersprüchlich wirken, aber indem Sie nein sagen, bauen Sie Vertrauen auf. Wenn Sie zum Beispiel nein zu Aufgaben sagen, für die Sie zurzeit keine Kapazitäten haben, zeigen Sie damit Ihrem Chef und Ihren Kollegen, dass Sie organisiert genug sind, um Ihr Arbeitspensum richtig einschätzen zu können. Und wenn Sie sich dann einer Aufgabe widmen, können sie sich darauf verlassen, dass Sie diese Aufgabe auch erledigen. 

• Um Burnout vorzubeugen. Burnout und Überforderung werden immer häufiger. Untersuchungen zeigen, dass fast einer von vier Arbeiten viermal pro Jahr oder noch öfter von Burnout betroffen ist und dass 40 % denken, Burnout wäre ein unvermeidlicher Teil des Erfolgs. Wenn Sie ja sagen, obwohl Sie eigentlich nein sagen möchten, kann das zu Überarbeitung, Unmut und (falls das ignoriert wird) zu Burnout führen.

Wenn Sie ja sagen, geht das auf Kosten Ihrer Produktivität

Auch dies mag sich erst einmal widersprüchlich anhören, aber wenn Sie ja sagen, könnte es passieren, dass Ihre Produktivität sinkt. Das liegt daran, dass es immer schwieriger wird, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren, je mehr Arbeit Sie auf Ihrem Schreibtisch haben. Folgende (negativen) Auswirkungen sind zu erwarten:

• Sie werden weniger produktiv und sind eher überfordert, weil Sie zu viel auf Ihrem Schreibtisch haben .

• Wenn Sie immer wieder ja sagen, obwohl Sie wissen, dass Sie eigentlich nein sagen sollten, kann das mit der Zeit zu Bitterkeit und Unmut führen.

• Indem Sie zu einer Sache ja sagen, sagen Sie quasi nein zu allen anderen Aufgaben, die Sie in dieser Zeit erledigen könnten, auch wenn diese Aufgaben wichtiger sind.

• Sie arbeiten nach der Priorität anderer: Solche Aufgaben mögen vielleicht wichtig sein, müssen aber nicht zwangsläufig auch die Aufgaben sein, die zuerst erledigt werden sollten.

Wann sollten Sie nein sagen?

Es ist ganz natürlich, dass Menschen ja sagen, um sich auf der Arbeit wie ein Teamplayer zu fühlen. Allerdings gibt es durchaus Situationen, in denen Sie nein sagen sollten zum Beispiel:

• Wenn Sie beschäftigt sind. Manchmal ist der Stress auf der Arbeit so groß, dass man selbst gar nicht mitbekommt, wie beschäftigt man eigentlich ist. Versuchen Sie, nein zu sagen, bevor Sie diesen Punkt erreichen, und bewahren Sie sich selbst vor zu großer Überarbeitung.

• Wenn es eine bessere Lösung gibt. Delegieren Sie Aufgaben an andere Beteiligte oder Teamkollegen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, nein zu sagen und trotzdem dafür zu sorgen, dass die Arbeit erledigt wird.

• Wenn die Aufgabe nicht zu Ihrer Arbeit gehört. Man muss sich nicht immer dafür rechtfertigen, nein zu sagen. Manchmal passt das Projekt oder die Aufgabe einfach nicht zu den eigenen Interessen bzw. dem eigenen Arbeitspensum und man möchte diese Arbeit einfach nicht ausführen. Sofern es sich nicht um eine wichtige Aufgabe handelt, ist das Grund genug, nein zu sagen.

• Wenn die Aufgabe nicht zum Projekt passt. Sie sind in Ihrem Spezialgebiet ausgebildet und verstehen sich darauf wahrscheinlich besser als Ihr Manager. Wenn die Aufgabe nichts mit Ihrer eigentlichen Arbeit zu tun hat, sagen Sie nein.

• Wenn Sie sich ärgerlich oder wütend fühlen. Möglicherweise sagen Sie zu oft ja, und dies ist ein Zeichen dafür, dass Sie allmählich anfangen sollten, nein zu sagen.

7 Tipps für ein höfliches (und professionelles) Nein

Viele wissen, dass es hilfreich sein kann, nein zu sagen. Doch das macht die Sache nicht zwingend leichter. Es ist völlig normal, dass es uns schwerfällt, Menschen abzuweisen – besonders dann, wenn es sich um einen Vorgesetzten handelt. Dennoch gibt es Möglichkeiten, wie wir besser darin werden können, nein zu sagen. Befolgen Sie diese bewährten Vorgehensweisen und es wird Ihnen künftig leichter fallen, nein zu sagen.

1. Kennen Sie Ihr Arbeitspensum

Bevor Sie entscheiden können, ob Sie ja oder nein sagen, sollten Sie Ihr aktuelles Arbeitspensum kennen. Damit können Sie bestimmen, was Sie noch an zusätzlicher Arbeit (falls überhaupt) annehmen können, und sich an Ihre aktuellen Prioritäten erinnern. Auf diese Weise wissen Sie für gewöhnlich, ob Sie noch Kapazitäten haben, bevor jemand fragt.

Wenn Sie all Ihre Informationen an einem zentralen Ort haben, können Sie Ihr aktuelles Arbeitspensum und Ihre Kapazitäten für zusätzliche Projekte schnell und einfach bestimmen. Mit einer Projektmanagement-Software lässt sich Ihre eigene Arbeit sowohl nachverfolgen als auch mit anderen Stakeholdern teilen, damit sie schnell und unkompliziert prüfen können, ob Sie noch Kapazitäten für weitere Projekte haben. Indem Sie Fristen basierend auf Priorität zuweisen, sehen Sie, was gerade passiert (und was noch ansteht), und Sie können in Ihren Tagesplan schauen, um zu sehen, ob Sie noch etwas Zeit für zusätzliche Arbeiten haben.

2. Seien Sie positiv

Wenn Sie nein sagen, sollten Sie das auf eine positive Weise tun. Beginnen Sie Ihre Sätze mit „Vielen Dank“ oder „Sie sind immer so großartig darin, neue Möglichkeiten zu erkennen“ und zeigen Sie Ihrem Gegenüber damit, dass Sie seine Bitte wertschätzen, auch wenn Sie sie gerade nicht erfüllen können. Seien Sie ehrlich. Denken Sie darüber nach, warum Sie es schätzen, gefragt worden zu sein. Vielleicht kommen Ihre Kollegen zu Ihnen, weil Sie die oder der Beste in dem sind, was Sie tun, oder weil sie Ihnen vertrauen. Nehmen Sie sich also, bevor Sie antworten, einen Moment Zeit und denken Sie über die Gründe nach, warum man sich zuerst an Sie gewandt hat, und nutzen Sie sie dann, um eine positive Antwort zu geben.

3. Sagen Sie höflich und deutlich nein

Auch wenn es hilfreich ist, positiv zu bleiben, müssen Sie Ihr Nein nicht in Zuckerwatte packen. Je mehrdeutiger Sie sind, desto größer ist der Raum für Missverständnisse. Stellen Sie sicher, dass Ihr Nein klar und deutlich ist, damit es nicht zu Missverständnissen kommt, die am Ende zu Konflikten führen.

4. Erklären Sie das Warum

Seien Sie transparent mit Ihrem Nein, damit Ihre Kollegen oder Ihr Teamleiter weiß, dass es nichts Persönliches ist. Sie sagen nein, weil Sie einen echten Grund dazu haben, und wenn Sie diesen Grund mit Ihrem Gegenüber teilen, bauen Sie Vertrauen auf. Wenn Sie mit Ihrem Manager sprechen, erklären Sie genau, was Sie gerade alles auf dem Schreibtisch haben. Manchmal reicht das schon aus, damit Ihr Gegenüber versteht, warum Sie seiner Bitte gerade nicht nachkommen können. Oder Sie geben Ihrem Manager damit die Möglichkeit, andere Arbeiten zugunsten dieser neuen Aufgabe hintenanzustellen. All das hilft dabei, mögliche Missverständnisse sofort im Keim zu ersticken.

5. Bieten Sie eine alternative Lösung an

Manchmal sagt man auch nein mit Vorbehalt. Vielleicht können Sie die aktuelle Frist nicht einhalten, aber Sie hätten die Kapazität, um dieses Projekt in einem Monat abzuschließen. Oder Sie erkennen, dass Sie nicht die beste Person für diese Aufgabe sind, also empfehlen Sie einen Kollegen, der in diesem Bereich erfahrener ist. Selbst wenn Sie keine Lösung zur Hand haben, können Sie anbieten, bei der Suche danach zu helfen. Es kommt nicht so sehr darauf an, was Sie anbieten, sondern vielmehr darauf, dass Sie Ihr Gegenüber unterstützen.

6. Bleiben Sie konsequent

In vielerlei Hinsicht ist dies der schwerste Teil: Es ist ganz natürlich, dass man sich schlecht fühlt, wenn man nein sagt – besonders dann, wenn man sich wünscht, man könnte ja sagen. Aber auch wenn es auf den ersten Blick verführerisch sein mag, ein Hin und Her hilft niemandem. Versuchen Sie stattdessen, vor Ihrem Nein über alle Faktoren im Bilde zu sein, damit Sie selbstbewusst zu Ihrer Entscheidung stehen können. Und dann halten Sie sich so gut wie möglich daran.

7. Seien Sie empathisch

Es kann frustrierend sein, wenn ein Kollege Sie ständig um etwas bittet, was Sie nicht tun können oder wollen, oder wenn Sie einen Chef haben, der immer in letzter Minute mit neuen Aufgaben ankommt. Es kann hilfreich sein, diese Frustration zu kommunizieren, aber es kann auch hilfreich sein, empathisch zu sein. Vielleicht ist dieser Kollege ja überarbeitet und weiß nicht, wie er um Hilfe bitten soll. Wenn alle Beteiligten auf empathische Weise darauf achten, wie Arbeit jeden beeinflusst, können sie einander besser verstehen, ihre Kommunikation verbessern und, falls nötig, leichter nein (und ja) sagen.

So sagen Sie nein (mit Beispielen)

Wenn Sie bei irgendetwas nervös sind, kann eine Struktur hilfreich sein. In diesem Fall suchen Sie vielleicht nach einem schnellen und leichten Patentrezept für ein erfolgreiches Nein. Die folgenden Beispielszenarien unterstützen Sie dabei, genau zu bestimmen, was Sie sagen sollten, wenn Sie eine Bitte ablehnen müssen.

Und wenn Sie einmal wirklich nicht mehr weiterwissen, können Sie für ein höfliches Nein die folgende Formel anwenden:

Positive Antwort + Ablehnung + alternative Lösung

Oftmals handelt es sich um Variationen von „Nein, aber ...“ oder „Vielen Dank, dass Sie an mich gedacht haben“. Wie Sie gleich sehen werden, sind diese Sätze anpassbar. Sie können einzelne Schnipsel also zu einer perfekten Antwort zusammenfügen – und zwar egal, wer fragt.

So sagen Sie nein zu Ihrem Chef

Das fällt vielen Menschen am schwersten. Sie sind vielleicht gut darin, nein zu sagen, es sei denn, es ist Ihr Chef, der Sie um etwas bittet. Das ist völlig normal und wird ehrlich gesagt auch erwartet. Dennoch können Sie lernen, wie Sie antworten sollten, wenn Sie Ihren Chef doch einmal zurückweisen müssen.

Bedenken Sie zunächst, dass Ihr Chef nicht zwingend weiß, woran genau Sie gerade arbeiten. Wenn Sie also um etwas gebeten werden, heißt das nicht, dass diese neue Aufgabe wichtiger ist als Ihre anderen Aufgaben. Gehen wir zum Beispiel einmal davon aus, Sie arbeiten an einem Projekt-Briefing, das nächste Woche fertig sein muss. Sie haben eine enge Frist und am Projekt sind noch andere funktionsübergreifende Stakeholder beteiligt, die sich auf Sie verlassen. Ihr Chef weiß nicht, wie viel Sie gerade auf dem Schreibtisch haben, und bittet Sie darum, ein paar neue Vorlagen zu korrigieren. In diesem Fall können Sie mit einer kurzen Erklärung reagieren, dass Sie diese Woche nicht genügend Zeit haben, die Vorlagen aber sehr gerne korrigieren, nachdem Ihr Projekt-Briefing beendet ist.

„Das sind wirklich interessante Vorlagen! Im Moment muss ich mich voll darauf konzentrieren, dieses Projekt-Briefing fertigzubekommen, aber danach arbeite ich gerne an diesen Vorlagen. Können wir nach der Präsentation nächsten Mittwoch noch einmal über eine neue Frist dafür sprechen?“

Natürlich kann Ihr Chef nun seinerseits mit einem Nein reagieren. Wenn er die Vorlagen schnell benötigt, gibt er diese Aufgabe vielleicht einem der anderen Teammitglieder.

So sagen Sie nein zu Ihren Kollegen

Auch zu seinen Kollegen nein zu sagen, kann schwierig sein. Schließlich sind Sie ein Team und in manchen Fällen sogar Freunde. Aber wenn an einem hektischen Tag das gefürchtete „Hey, hast du mal kurz Zeit?“ kommt, sollten Sie wissen, wie Sie höflich nein sagen können.

Versuchen Sie es mit folgenden Sätzen:

„Hey (Name), ich würde wirklich gerne weiter mit dir darüber reden, wenn meine To-do-Liste heute nicht so voll wäre. Aber wir können morgen als Erstes darüber sprechen. Wäre das okay für dich? Oder ist es etwas, das ich in einer schnellen E-Mail beantworten kann?“

So sagen Sie nein zu Ihren Kunden

Selbst wenn Sie ein gutes Verhältnis zu Ihren Kunden haben, kann es manchmal schwer sein, mit ihnen offen und ehrlich über Grenzen zu sprechen. Aber das ist besonders wichtig für Personen, die viel im Kundenkontakt stehen und die ganze Zeit über erreichbar sein müssen. Stellen Sie sich zum Beispiel einmal vor, sie versuchen, eine bessere Work-Life-Balance für sich zu schaffen. Nach mehreren Stunden Arbeit schreibt einer Ihrer Kunden Ihnen eine E-Mail mit einer „kurzen Frage“, von der Sie beide wissen, dass Sie fünf Minuten bräuchten, um diese Frage zu beantworten. In dieser Situation könnten Sie Folgendes erwidern:

„Vielen Dank, (Name). Ich weiß es wirklich zu schätzen, dass Sie sich damit an mich wenden. Ich schaue mir das morgen früh als Erstes an, sobald ich mich für die Arbeit eingeloggt habe.“

Auf diese Weise setzen Sie eine Grenze: Sie können nicht außerhalb Ihrer Arbeitszeiten mit Ihrem Kunden arbeiten. Dennoch zeigen Sie, dass Sie ihn immer noch unterstützen und so schnell wie möglich helfen werden. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie eine automatische Antwort erstellen, um sicherzustellen, dass Ihr Kunde informiert wird, während Sie Ihre Auszeit von der Arbeit nehmen.

So sagen Sie nein in Ihrem Privatleben

Damit Sie wirklich lernen, Grenzen zu setzen und nein zu sagen, sollten Sie diese Praxis auch in Ihrem Privatleben anwenden. Auch das kann durchaus herausfordernd sein, denn von Natur aus möchten wir Menschen, um die wir uns sorgen, glücklich machen. Und da kann es sich äußerst unangenehm anfühlen, nein zu sagen. Sagen wir zum Beispiel, Ihr Freund bittet Sie, nach Stuttgart zu seiner Geburtstagsparty zu kommen. Aber während Sie sich auf der einen Seite wünschten, Sie könnten fahren, ist es von Ihrem Wohnort aus eine Menge Zeit und Geld für einen einfachen Geburtstag. In dieser Situation könnten Sie dann Folgendes erwidern:

„Das hört sich nach einer Menge Spaß an! Ich glaube nicht, dass ich es zur Party schaffen werde, aber ich würde gerne an einem anderen Tag mit dir feiern. Hast du nächstes Wochenende vielleicht Zeit?"

„Nein“ bedeutet „Nein, danke“

Schlussendlich fühlen Sie sich auf der Arbeit etwas selbstbewusster und weniger überfordert, wenn Sie erst einmal gelernt haben, nein zu sagen. Sie zeigen Ihren Vorgesetzten damit, dass Sie ehrlich sind, und auch Ihr Team weiß, warum es diese Bitte überhaupt geäußert hat. Indem Sie eine Struktur befolgen und diese Tipps anwenden, können Sie lernen, auf professionelle Weise nein zu sagen.