Energie schonen: 9 Strategien gegen mentale Erschöpfung

Studien legen nahe (auf Englisch), dass wir nur über eine begrenzte Menge an geistiger Energie verfügen. Immer wenn das Gehirn Energie für Konzentration und Entscheidungen aufwendet, erschöpfen sich die täglich zur Verfügung stehenden geistigen Reserven ein wenig mehr und im weiteren Verlauf neigen wir dazu, die Kontrolle zu verlieren. Wer also Energie für weniger wichtige Entscheidungen und Aufgaben verschwendet, dem fällt es schwer, sich später auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Die eigene Energie zu schonen bedeutet, wertvolle geistige Ressourcen gezielt zu bewahren, damit Sie sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren können.

Was bedeutet es, die eigene Energie zu schonen?

Energie schonen bedeutet, Ihre geistigen und emotionalen Ressourcen bewusst zu schützen, damit Sie langfristig konzentriert und motiviert bleiben. Konkret heißt das: Ablenkungen reduzieren, Prioritäten setzen und negative Einflüsse aus dem Arbeitsalltag minimieren.

Warum ist es wichtig, seine Energie zu schonen?

Vierzig Prozent aller Arbeitnehmer halten Burnout für einen unvermeidlichen Bestandteil des Erfolgs. Doch wir sind Menschen, keine Roboter. Niemand kann 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche schuften – wir alle brauchen unsere Ruhephasen, die vermeiden, dass wir uns verausgaben und uns ausgebrannt fühlen.

Wer proaktiv vorgeht, um seine Energie zu schonen, kann nachhaltiger arbeiten und mit der Zeit mehr erreichen. Anstatt in einen Kreislauf der Überlastung zu geraten, sollten Sie mit Ihren Kräften haushalten und weiterhin mit Elan die Projekte umsetzen, für die Sie verantwortlich sind. Arbeit ist ein Marathon, kein Sprint.

Anzeichen dafür, dass Ihre Energie dauerhaft erschöpft ist

Energieerschöpfung schleicht sich oft unbemerkt ein. Wenn Sie mehrere der folgenden Anzeichen bei sich beobachten, ist es an der Zeit, aktiv gegenzusteuern:

• Konzentrationsschwierigkeiten: Sie brauchen deutlich länger für Aufgaben, die Ihnen früher leichtfielen.

• Entscheidungsmüdigkeit: Selbst kleine Entscheidungen kosten Sie unverhältnismäßig viel Kraft.

• Emotionale Erschöpfung: Sie reagieren gereizt auf Anfragen oder fühlen sich innerlich leer.

• Motivationsverlust: Aufgaben, die Sie früher begeistert haben, fühlen sich wie eine Belastung an.

• Körperliche Symptome: Kopfschmerzen, Schlafprobleme oder Muskelverspannungen treten regelmäßig auf.

Wichtig: Diese Anzeichen sind noch kein Burnout, aber sie signalisieren, dass Ihre Energiereserven aufgebraucht sind. Handeln Sie frühzeitig, bevor sich die Erschöpfung verfestigt.

Was raubt Ihnen am Arbeitsplatz die meiste Energie?

Bevor Sie Ihre Energie gezielt schonen können, sollten Sie verstehen, wodurch sie verbraucht wird. Die häufigsten Energieräuber am Arbeitsplatz sind:

• Ständiger Kontextwechsel: Wer zwischen E-Mails, Meetings und Projektarbeit hin und her springt, verliert bei jedem Wechsel mentale Energie.

• Unklare Prioritäten: Wenn nicht feststeht, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, verschwenden Sie Entscheidungsenergie für Nebensächliches.

• Überflüssige Meetings: Studien zeigen, dass ein großer Teil der Arbeitszeit in Besprechungen fließt, die keine klaren Ergebnisse liefern.

• Arbeit rund um die Arbeit: Statusupdates, Informationssuche und Koordinationsaufwand binden Energie, die für strategische Arbeit fehlt.

Wenn Sie Ihre persönlichen Energieräuber identifiziert haben, können Sie gezielt Gegenmaßnahmen ergreifen.

Grenzen setzen und Ablenkungen reduzieren

Fühlen Sie sich ausgelaugt, niedergeschlagen oder gar unmotiviert? Testen Sie diese Strategien. Damit gelingt es Ihnen, Ihre Energie zu schonen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Reduzieren Sie Ablenkungen

Der moderne Arbeitsplatz ist geprägt von Ablenkungen. 80 % der Wissensarbeiter behalten ständig ihren Posteingang und andere Kommunikations-Apps im Auge, während sie gleichzeitig versuchen, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Bei all diesen Ablenkungen ist es fast unmöglich, Aufgaben zuverlässig zu erledigen. Zudem kann es nach dem Checken der Benachrichtigungen bis zu 20 Minuten (auf Englisch) dauern, bis man wieder bei der Sache ist.

Ablenkungen zehren stark an der geistigen Energie, doch es gibt Abhilfe. Hier erfahren Sie, wie Sie die ständigen Störungen in den Griff bekommen:

• Deaktivieren Sie Benachrichtigungen für Apps wie E-Mail, Slack, Social Media oder Projektmanagement-Software.

• Schließen Sie Browser-Tabs, Fenster oder Anwendungen, die Sie für die anstehende Aufgabe nicht benötigen.

• Versetzen Sie Ihr Smartphone in den „Bitte nicht stören"-Modus. Oder noch besser: Legen Sie es in eine Schublade oder außer Sichtweite – Untersuchungen haben ergeben (auf Englisch), dass allein der Anblick des Smartphones eine Ablenkung darstellen kann, selbst wenn es ausgeschaltet ist.

• Reservieren Sie bestimmte Zeiträume im Kalender, um sich jeweils auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Legen Sie einen Status fest (z. B. „Bitte nicht stören" oder „in einer Konzentrationsphase"), damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie gerade in Klausur sind.

Setzen Sie Grenzen

Um Ihre Energie zu schonen, sollten Sie klare Grenzen setzen und entscheiden, was Sie tun und lassen wollen. Studien zeigen (auf Englisch), dass Stress am Arbeitsplatz die Hauptursache für Angstzustände ist – vor allem, weil moderne Technologien uns rund um die Uhr mit der Arbeitswelt verbinden. Bestehen Sie auf arbeitsfreie Zeit und vermeiden Sie es, unüberlegt „Ja" zu allem zu sagen.

So setzen Sie Grenzen:

• Üben Sie, „Nein" zu sagen. Bei der Arbeit „Nein" zu sagen, fällt zwar schwer, manchmal ist es jedoch die richtige Reaktion. Anstatt bei jeder Anfrage automatisch „Ja" zu sagen, sollten Sie innehalten und ernsthaft überlegen, ob Sie genug Zeit und Energie haben, um gute Arbeit zu leisten.

• Legen Sie klare Uhrzeiten für Beginn und Ende Ihres Arbeitstages fest. Anstatt rund um die Uhr zu arbeiten, sollten Sie eine feste Zeit festlegen, zu der Sie Ihre Tätigkeit abschließen und den Feierabend einläuten. Es mag widersprüchlich erscheinen, aber konsequente Arbeitszeiten tragen zu einer höheren Produktivität bei. Denn so wird das Parkinsonsche Gesetzausgehebelt, nach dem sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie die zur Fertigstellung vorgesehene Zeit verstreicht.

• Versenden und beantworten Sie keine Nachrichten außerhalb der Arbeitszeiten. Halten Sie sich an die Regel: Offline heißt wirklich offline. In den meisten Fällen reicht es durchaus, sich erst am nächsten Tag wieder einzuloggen.

• Längere Reaktionszeiten zur Normalität machen. Fünfzig Prozent der der Vorgesetzten und 42 Prozent der Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie auf Benachrichtigungen sofort reagieren müssen. Sorgen Sie stattdessen dafür, dass andere keine unrealistischen Erwartungen an die Reaktionszeit haben. Teilen Sie dem Team einfach mit, dass Sie sich gerade auf etwas anderes konzentrieren, wenn Sie nicht sofort antworten.

Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Termine

Wenn der Terminkalender mit Besprechungen gespickt ist und zwischen den einzelnen Terminen nur 15 oder 30 Minuten Zeit bleiben, um etwas zu erledigen, fällt es schwer, seine Energie zu schonen. Ein derartig fragmentierter Arbeitstag kann Ihre Energie und Konzentration schnell erschöpfen.

• Nehmen Sie Ihre Meetings unter die Lupe (auf Englisch). Dabei handelt es sich nicht nur um eine einfache Prüfung von Besprechungen. Bei diesem Verfahren löschen die Teammitglieder alle wiederkehrenden Besprechungen 48 Stunden lang aus ihrem Terminkalender – und planen dann die Abstimmung von Grund auf neu. Nach der Umsetzung dieser Methode bei Asana konnten die Teilnehmer im Durchschnitt sage und schreibe 11 Stunden pro Monat einsparen.

• Sorgen Sie für kurze Besprechungen (insbesondere virtuelle). Nicht alle Abstimmungen müssen genau 30 oder 60 Minuten dauern. Die zu besprechenden Themen bestimmen die Gesprächsdauer, nicht Ihr Eintrag in den Terminkalender. Kürzere Besprechungen sind fast immer besser – denn je länger die Besprechung dauert, desto schwerer fällt es allen, konzentriert bei der Sache zu bleiben. Dieser Aspekt gilt insbesondere für ortsungebundene Teams, da die Ermüdung bei Videokonferenzen bereits nach etwa 30 Minuten (auf Englisch) einsetzt.

• Versuchen Sie es mit Meeting-Management. Der Prozess der Koordination und Durchführung von Meetings mit dem Ziel, die Zeit optimal zu nutzen, wird Meeting-Management genannt. Wenn Ihre Besprechungen gut vorbereitet sind, verlaufen sie effizient und machen weitere Besprechungen zum gleichen Thema überflüssig.

Alltagsgewohnheiten, die Ihre Energie schützen

Legen Sie Pausen ein

Regelmäßige Pausen gehören zu den besten Methoden, um Burnout zu vermeiden und die eigene Energie auf Dauer zu schonen. Gerade in hektischen Zeiten hat man leicht das Gefühl, Pausen seien Zeitverschwendung. Dabei steigern sie auf lange Sicht sogar die Produktivität (auf Englisch), denn sie helfen Ihnen, sich zu konzentrieren und kreativer zu denken.

Anstatt zu versuchen, wie am Fließband eine Aufgabe nach der anderen zu bewältigen, sollten Sie Pausen in Ihren Zeitplan einbauen. Dazu empfiehlt Dr. Sahar Yousef, Wissenschaftlerin für kognitive Neurowissenschaften, das 3M-System, das Pausen in drei Kategorien unterteilt:

• Mikro-Pausen:: Ein paar Minuten mehrmals am Tag, etwa für Dehnübungen, zum Meditieren oder für einen kurzen Spaziergang.

• Meso-Pausen: 1-2 Stunden pro Woche, z. B. kreative Entfaltung, Sport oder ein langer Spaziergang.

• Makro-Pausen: Ein halber oder ganzer Tag pro Monat – etwa ein Tagesausflug oder ein Familienbesuch.

Um dieses System optimal nutzen zu können, sollten Sie in den Pausen komplett von der Arbeit abschalten. Also keine Nachrichten abrufen, E-Mails im Kopf verfassen oder die To-do-Liste für den nächsten Tag durchgehen. Durch das Abschalten wird dem Gehirn signalisiert, dass in puncto Aufgaben alles im grünen Bereich und Arbeit nicht alles ist – egal, welches Chaos gerade herrscht.

Achten Sie auf Ihre Gefühle

Negative Gefühle lassen sich nicht einfach per Schalter abstellen, so sehr man es sich manchmal auch wünscht. Stattdessen ist es wichtig, Gefühle anzuerkennen und anzusprechen, vor allem, wenn sie an Ihrer Lebenskraft zehren und den Alltag beeinträchtigen.

Hier einige Hinweise, wie Sie Ihre Gefühle wahrnehmen und Ihre Energie bei negativen Emotionen schonen können:

• Leben Sie emotionale Intelligenz. Emotionale Intelligenz ist die Fähigkeit, die eigenen Emotionen zu verstehen und die Emotionen anderer wahrnehmen zu können. Wer diese Kompetenz verbessert, kann sich in Selbstliebe üben und erkennen, wann negative Emotionen an der eigenen Energie zehren.

• Handeln Sie, wenn Sie sich bei der Arbeit überfordert fühlen. Wer sich überfordert fühlt, weiß, dass etwas nicht stimmt. Anstatt das Problem zu ignorieren oder einfach zu versuchen, es zu verdrängen, sollte man sich mit seinen Gefühlen auseinandersetzen, mit jemandem sprechen und bei Bedarf um Hilfe bitten.

• Lernen Sie, mit der Angst am Arbeitsplatz umzugehen. Ein gewisses Maß an Angst in Bezug auf die Arbeit ist durchaus normal. Problematisch ist allerdings, wenn diese Angst chronisch über einen längeren Zeitraum auftritt. Dann sollten Sie auf jeden Fall Maßnahmen ergreifen, um die eigentliche Ursache für Ihre Ängste herauszufinden und zu beseitigen. Häufige Ursachen sind beispielsweise eine schlechte Work-Life-Balance, unrealistische Abgabefristen und unklare Ziele oder Erwartungen. Auch wenn es nicht immer möglich ist, die Ursache der Ängste vollständig zu beseitigen, können Sie dennoch Schritte unternehmen, um eine neue Perspektive zu gewinnen und Ihr Wohlbefinden in den Vordergrund zu stellen.

• Meditation. In hektischen Zeiten neigt man dazu, die Achtsamkeit gegenüber sich selbst zu vernachlässigen und vergisst, sich auf die eigenen Gefühle zu besinnen. Mit Meditation können Sie Ihre Aufmerksamkeit nach innen lenken – atmen Sie einfach einige Male tief durch, lauschen Sie einer geführten Meditation oder nutzen Sie Visualisierungstechniken.

Erkennen Sie, was Ihnen Energie raubt

Wer seine Energie schonen will, muss zunächst wissen, wodurch sie verbraucht wird. Jeder Mensch ist anders: Eine eher introvertierte Person fühlt sich nach intensiven sozialen Kontakten erschöpft, während ein extrovertierter Mensch nach einem Tag allein ausgelaugt sein kann.

Wenn Sie Ihre persönlichen Energieräuber kennen, können Sie gezielt Pausen einplanen und Ihre Energie klug einteilen.

Angenommen, Sie sind wegen einer wichtigen Präsentation aufgeregt. Anstatt gleich nach der Präsentation an einem komplexen Projekt zu arbeiten, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um in Ruhe zu Mittag zu essen, spazieren zu gehen oder etwas Entspannendes zu tun.

Streben Sie nicht nach Perfektion

Der Wunsch nach Perfektion ist normal, doch der ständige Versuch, perfekt zu sein, raubt mit der Zeit eine Menge Energie. Perfektionismus macht es schwer, Aufgaben abzuschließen, vor allem wenn man das Gefühl hat, alles selbst machen oder ständig nachkontrollieren zu müssen. Studien (auf Englisch) bestätigen, dass extremer Perfektionismus das Risiko für Burnout, Unzufriedenheit im Beruf und Depressionen erhöht.

Gerade unsere Unvollkommenheit macht uns interessant, und wenn wir bei der Arbeit Fehler machen, lernen wir daraus und werden mit der Zeit immer geschickter. Anstatt zu versuchen, perfekt zu sein, sollten Sie Prozesse einführen, mit denen Sie Ihre Aufgaben mit der Zeit verbessern können, z. B indem Sie um Feedback zu einem ersten Entwurf bitten oder eine Testphase in den Produktentwicklungsprozess einbauen.

Üben Sie sich in Dankbarkeit

Den meisten Menschen fällt es leichter, sich auf das zu konzentrieren, was sie wollen, als auf das, was sie bereits haben. Dieses Muster ist evolutionär bedingt, kann aber im modernen Arbeitsalltag Ihrem Wohlbefinden schaden.

Konzentrieren Sie sich nicht auf das, was Sie nicht haben, sondern zählen Sie alles auf, wofür Sie dankbar sind – wie Ihre Lieben und Familienmitglieder, Ihre Gesundheit oder sogar das Wasser aus dem Wasserhahn und das Dach über dem Kopf. Wer dankbar ist, erzeugt positive Energie, anstatt sich auf das Negative zu konzentrieren.

Arbeitsumgebung und Systeme optimieren

Räumen Sie Ihren Arbeitsbereich auf

Das physische Umfeld beeinflusst, wie wir uns fühlen und wie wir uns verhalten. Untersuchungen zeigen (auf Englisch), dass sich ein unordentliches Umfeld negativ auf unseren Stresspegel und das Ausmaß unserer Ängste auswirkt. Das gilt auch für die Fähigkeit, sich zu konzentrieren. Eine Princeton-Studie (auf Englisch) ergab sogar, dass Teilnehmer, die ihr Arbeitsumfeld von Unordnung befreiten, sich besser konzentrieren und Informationen besser verarbeiten konnten.

Lassen Sie sich nicht von Chaos und Unordnung mit negativer Energie überfluten. Lesen Sie stattdessen diese Tipps, um sich inspirieren zu lassen, wie Sie Ihren Arbeitsbereich gestalten können:

• Lassen Sie sich inspirieren von diesen 31 Ideen für die perfekte Ordnung im Heimbüro.

• Arbeiten Sie im Homeoffice? Organisieren Sie Ihr Arbeitszimmer mit diesen sechs Tipps neu.

Digitalen Arbeitsbereich entrümpeln

Was für den physischen Schreibtisch gilt, trifft ebenso auf Ihre digitale Arbeitsumgebung zu. Ein überquellender Posteingang, unzählige offene Browser-Tabs und verstreute Dokumente in verschiedenen Tools erzeugen das gleiche Gefühl von Überforderung wie ein unaufgeräumter Schreibtisch. Digitale Unordnung zwingt Ihr Gehirn dazu, ständig zwischen Informationsquellen zu wechseln, und verbraucht so wertvolle Entscheidungsenergie.

So schaffen Sie Ordnung in Ihrer digitalen Arbeitsumgebung:

• Zentralisieren Sie Ihre Arbeit: Nutzen Sie eine zentrale Plattform, in der Aufgaben, Projekte und Kommunikation gebündelt sind, anstatt Informationen über mehrere Tools zu verteilen.

• Reduzieren Sie die Tool-Vielfalt: Jedes zusätzliche Tool erfordert Kontextwechsel. Prüfen Sie regelmäßig, welche Anwendungen Sie tatsächlich benötigen, und konsolidieren Sie, wo möglich.

• Strukturieren Sie Ihre Projekte: Klare Ordnerstrukturen, einheitliche Benennungen und definierte Ablageorte sparen die Zeit und Energie, die Sie sonst mit Suchen verbringen.

Wie Technologie und KI helfen, Energie zu sparen

Technologie kann ein wesentlicher Verbündeter sein, wenn es darum geht, mentale Energie zu schonen. Moderne Work-Management-Plattformen übernehmen einen Großteil der koordinativen Arbeit, die sonst Ihre kognitiven Ressourcen beansprucht.

Routineaufgaben automatisieren

Statusberichte erstellen, Aufgaben zuweisen, Erinnerungen versenden: Wiederkehrende Tätigkeiten wie diese binden täglich wertvolle Energie, die für strategische Arbeit fehlt. Wenn Workflows und Automatisierungen diese Routinearbeit übernehmen, reduziert sich die kognitive Belastung spürbar. Asana bietet dafür vorkonfigurierte Regeln und Workflow-Automatisierungen, die sich ohne Programmierkenntnisse einrichten lassen.

AI-Teammates für komplexe Aufgaben einsetzen

Unsere AI Teammates von Asana arbeiten direkt in Ihren bestehenden Workflows und übernehmen spezialisierte Aufgaben. Asana bietet 30 vorkonfigurierte AI Teammates in drei Kategorien:

• Marketing: Campaign Brief Writer, Brand Checker, Texter und weitere Agents erstellen Inhalte, prüfen Markenrichtlinien und fassen Rechercheergebnisse zusammen.

• Operations: Status Report Creator, Workflow Optimizer und andere Agents identifizieren Prozessengpässe und erstellen automatisch Fortschrittsberichte.

• IT: IT Support Specialist, Compliance Specialist und weitere Agents bearbeiten Support-Anfragen und unterstützen bei der Einhaltung von Richtlinien.

Diese AI Teammates teilen sich den Kontext über den Enterprise Work Graph und arbeiten mit denselben Governance-Regeln wie Ihr Team:

• Gemeinsames Gedächtnis: Alle AI Teammates greifen auf denselben Projektkontext zu.

• Volle Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion wird protokolliert und ist bei Bedarf rückgängig zu machen.

• Identität und Berechtigungen: AI Teammates unterliegen denselben Zugriffsregeln wie menschliche Teammitglieder.

Wer darüber hinaus eigene AI Teammates benötigt, kann diese im AI Studio ohne Code erstellen.

Klarheit schaffen, Entscheidungsmüdigkeit reduzieren

Wenn alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen an einem zentralen Ort sichtbar sind, entfällt die energieintensive Suche nach Informationen. Work-Management-Software verbindet strategische Ziele mit der täglichen Arbeit und zeigt auf einen Blick, was Priorität hat. Das Ergebnis: Ihr Team trifft schnellere Entscheidungen und spart die mentale Energie, die sonst für Abstimmungen und Nachfragen draufgeht.

Energie schonen im Team: Strategien für Führungskräfte

Energie schonen ist nicht nur eine individuelle Aufgabe. Führungskräfte können die Rahmenbedingungen schaffen, damit das gesamte Team nachhaltig arbeitet.

Asynchrone Kommunikation fördern

Nicht jede Frage erfordert ein Meeting oder eine sofortige Antwort. Wenn Teams klare Regeln für asynchrone Kommunikation etablieren, können alle konzentrierter arbeiten und sich ihre Energie besser einteilen.

Arbeitsbelastung sichtbar machen

Oft ist die Erschöpfung einzelner Teammitglieder für Führungskräfte nicht sichtbar. Work-Management-Tools zeigen die tatsächliche Auslastung jedes Teammitglieds und helfen, Arbeit gleichmäßig zu verteilen, bevor Überlastung entsteht. In Asana können Führungskräfte über die Workload-Ansicht die Kapazität ihres Teams in Echtzeit einsehen und bei Bedarf Aufgaben umverteilen.

Pausen und Erholung als Teamkultur verankern

Wenn Führungskräfte selbst Pausen einlegen und Grenzen respektieren, signalisieren sie dem Team, dass nachhaltige Arbeitsweisen erwünscht und unterstützt werden. Etablieren Sie feste besprechungsfreie Zeiten, fördern Sie regelmäßige Erholungsphasen und machen Sie deutlich, dass Produktivität nicht an der Anzahl der Arbeitsstunden gemessen wird.

Schonen Sie Ihre Energie – und starten Sie noch heute

Ihre mentale Energie ist Ihre wertvollste Ressource im Arbeitsalltag. Indem Sie Ihre persönlichen Energieräuber identifizieren, bewusst Grenzen setzen und die richtigen Werkzeuge einsetzen, können Sie nachhaltig arbeiten und langfristig motiviert bleiben. Beginnen Sie mit einer kleinen Veränderung – sei es ein Meeting weniger pro Woche, bewusste Pausen oder die Automatisierung einer wiederkehrenden Aufgabe. Testen Sie Asana kostenlos und entdecken Sie, wie eine zentrale Plattform Ihrem Team hilft, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die wirklich zählt.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Energie schonen