Weniger, dafür aber effizientere Meetings? Das ist möglich! Versuchen Sie es mit Meeting-Management!

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sitzen gerade in einem Meeting ohne Aktionspunkte und klares Ziel vor Augen. Die Teilnehmer unterhalten sich, aber niemand schreibt ein Protokoll. Als das Meeting endlich vorbei ist, fühlen Sie sich erschöpft, emotional ausgelaugt und sind richtig schlecht gelaunt. 

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. 

Arbeitnehmer verlieren durch unnötige Meetings fast drei Stunden pro Woche. Die Unmenge an Besprechungen führt dazu, dass man regelrecht abschaltet. Und Zahlen zeigen auch, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeiter während Besprechungen an mehreren anderen Aufgaben arbeiten und sich nur 43 % bei kleineren virtuellen Meetings auch aktiv einbringen. Kurz gesagt: Viele von uns sitzen ihre Zeit in Meetings ab, die unproduktiv, unnötig oder einfach langweilig sind. 

Natürlich sind Meetings aber nicht generell zu verteufeln. Die Frage ist immer, ob wir unsere Zeit sinnvoll nutzen. Es reicht nicht aus, die Anzahl der Meetings zu reduzieren. Wir benötigen konstruktivere Besprechungen, die für alle Beteiligten einen Mehrwert bringen. Schließlich bedeuten effiziente Meetings auch, dass weniger individuelle Absprachen nötig sind, um die Arbeit zu erledigen. 

Und genau an diesem Punkt kommt Meeting-Management ins Spiel. 

Was ist Meeting-Management?

Der Prozess der Koordination und Durchführung von Meetings mit dem Ziel, die Zeit optimal zu nutzen, wird Meeting-Management genannt. Dazu zählen alle Maßnahmen, die Sie vor, während und nach einer Besprechung durchführen, damit die Besprechung reibungslos abläuft. Solche Maßnahmen sind zum Beispiel die Erstellung eines Besprechungsplans und die Zuweisung von Aktionspunkten. 

Wenn Sie durchdacht an Ihre Besprechungen herangehen, werden sie effizient und produktiv ablaufen. Das bedeutet auch, dass die Teilnehmenden das Ziel des Meetings kennen und nötige Unterlagen vorbereitet haben. Dadurch können Sie sich konzentrieren und dazu beitragen, dass Ihre gemeinsame Zeit so konstruktiv wie möglich ist. Durch die effiziente Gestaltung von Meetings müssen Sie sich auch nicht so häufig zusammensetzen, um voranzukommen. So können Sie Ihren Zeitplan optimieren und allen wieder mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten ermöglichen. 

Ist ein Meeting überhaupt nötig? 

Es braucht nicht immer ein Meeting. Wenn Sie häufig in unnötigen Besprechungen sitzen, könnte eine ganzheitliche Herangehensweise Abhilfe schaffen. Es ist an der Zeit, Ihre Meetings genauer unter die Lupe zu nehmen. Im ersten Moment mag das abschreckend wirken, aber eine genaue Überprüfung ist ein wesentlicher Schritt hin zu mehr Produktivität. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder dazu, alle wiederkehrenden Meetings aus ihren Kalendern zu löschen und sie mit einer überarbeiteten Teilnehmerliste neu einzutragen. Auch wir bei Asana haben erst kürzlich unsere Meetings komplett überdacht. Federführend dabei war Rebecca Hinds, Organisationsberaterin und Unternehmerin. Dank ihrem Audit sparen die Teilnehmer durchschnittlich 11 Stunden pro Monat ein. 

In 9 einfachen Schritten zu einem effizienten Meeting-Management

Ein wenig zusätzliche Arbeit, zahlt sich langfristig gesehen aus. Befolgen Sie diese neun Schritte, um effektive Besprechungen zu planen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten davon profitieren. 

1. Vor dem Meeting: Welchen Zweck soll die Besprechung erfüllen?

Zuallererst ist es wichtig festzulegen, was die Besprechung bezwecken soll. Der Zweck Ihres Meetings ist das, was Ihre Beteiligten und Sie beim Meeting gemeinsam erreichen wollen, sozusagen Ihr Ziel. Daran können Sie später auch erkennen, ob die Besprechung erfolgreich war. Klären Sie dafür unbedingt, welche Themen besprochen und welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Bei der Klärung des Zwecks können Sie auch gleich überprüfen, ob die Besprechung wirklich notwendig ist. Wenn es Ihnen beispielsweise schwer fällt, ausreichend Besprechungsthemen zu finden oder wenn Sie Fragen auch ganz einfach offline beantworten können, sollten Sie asynchrone Kommunikation anstelle eines direkten Meetings in Betracht ziehen. 

Gehen Sie bei der Definition des Zwecks wie folgt vor: 

1. Legen Sie ein erreichbares Ziel fest, damit sich Ihr Team darauf konzentrieren und zielgerichtet arbeiten kann.

2. Erstellen Sie eine Liste mit allen Themen, die zu besprechen sind, um das Ziel des Meetings zu erreichen.

3. Markieren Sie Themen, die eine Entscheidung erfordern, die für das Erreichen des Meetingziels wichtig ist. 

Nehmen wir an, Ihr Team hält eine Besprechung ab, um das Budget für die Neugestaltung des Blogs festzulegen. Um den Zweck des Meetings zu definieren, würden Sie wie folgt vorgehen: 

Zweck des Meetings: Das Projektbudget für die Neugestaltung des Blogs festlegen. 

Erforderliche Themen und Entscheidungen: 

• Veranschlagte Ausgaben für andere Teamprojekte und verbleibende Gelder ermitteln. 

• Priorität der Neugestaltung des Blogs im Vergleich zu anderen Projekten. Entscheidung erforderlich: Sollten wir die Neugestaltung des Blogs priorisieren und Gelder von anderen Projekten abziehen oder reichen die restlichen Mittel für das Budget aus? 

• Prüfung von zwei möglichen Budgets für die Neugestaltung. Entscheidung erforderlich: Sollten wir eine günstigere MVP-Version (Minimum Viable Product) erstellen oder eine umfassende Neugestaltung vornehmen? 

• Genehmigung des Budgets. Entscheidung erforderlich: Wer muss unseren fertigen Budgetvorschlag genehmigen? 

2. Vor dem Meeting: Wer nimmt am Meeting teil?

Nachdem Sie nun den Zweck Ihres Meetings definiert haben, überlegen Sie, wer daran teilnehmen soll (und wer nicht). Damit die Besprechung konstruktiv verläuft, empfiehlt es sich, nur die absolut notwendigsten Teilnehmer einzuladen. Bei den Teilnehmern sollte es sich um Beteiligte handeln, deren Inputs Sie benötigen, um die erforderlichen Entscheidungen treffen und das Ziel Ihres Meetings erreichen zu können. Nach der Besprechung können Sie dann die Besprechungsnotizen an alle weiteren Beteiligten senden, die zwar über die Inhalte informiert werden müssen, aber nicht am Entscheidungsprozess beteiligt sind.

3. Vor dem Meeting: Welche Rollen und Verantwortlichkeiten gibt es?

Jeder Teilnehmer sollte im Meeting eine bestimmte Aufgabe erfüllen. Klären Sie daher bereits vor dem Meeting die Rollen und Verantwortlichkeiten, damit jeder den eigenen Zuständigkeitsbereich kennt und sich entsprechend vorbereiten kann. Erfassen Sie diese Informationen dann auch in Ihrem Besprechungsplan, damit alle schon vorab darauf zugreifen können.

Wenn Sie noch unsicher sind, wo Sie beginnen sollen, können Ihnen diese häufigen Rollen Orientierung bieten: 

• Moderator: Der Moderator führt durch das Meeting, er stellt die Themen des Besprechungsplans vor und sorgt dafür, dass alle Beteiligten bei der Sache bleiben. In vielen Fällen ist der Moderator auch der Organisator des Meetings. 

• Protokollant: Der Protokollant macht Notizen bzw. erstellt das Besprechungsprotokoll, um die Inhalte des Meetings zu dokumentieren. Bei sich wiederholenden Besprechungen, sollten Sie diese Aufgabe immer einer anderen Person zuweisen, damit nicht immer dieselbe dafür verantwortlich ist. 

• Entscheidungsträger: Diese Personen müssen jene wichtigen Entscheidungen treffen, die für das Erreichen des Besprechungsziels notwendig sind. 

• Mitwirkende: Mitwirkende Personen informieren über Updates und tragen Informationen bei, die für das Erreichen des Besprechungsziels notwendig sind. Dafür nutzen sie Präsentationen, stellen Projekt-Updates vor oder bringen ihre Meinung zum Thema ein. 

4. Vor dem Meeting: Erstellen Sie einen Besprechungsplan und teilen Sie ihn mit den Teilnehmern

Ein strukturierter Besprechungsplan bringt gleich zwei Vorteile. Einerseits hilft er Ihnen bei der Planung und Durchführung Ihrer Meetings, andererseits bietet er Beteiligten alle Informationen, damit sie sich vorbereiten und dann informierte Entscheidungen treffen können. Teilen Sie Ihren Besprechungsplan unbedingt vorab mit allen Teilnehmern; idealerweise mindestens 24 Stunden bevor die Besprechung beginnt. 

Ihr Besprechungsplan sollte Teilnehmer über die Ziele, die Besprechungsthemen und die zu treffenden Entscheidungen informieren. Wenn Sie den Zweck Ihres Meetings bereits definiert haben, steht Ihnen nichts mehr im Weg. 

Diese Punkte sollte Ihr Besprechungsplan beinhalten:

• Das Ziel des Meetings.

• Die Teilnehmer und ihre Rollen.

• Eine Übersicht über alle Besprechungsthemen samt aller zu treffenden Entscheidungen. 

• Zeitpunkt und Dauer eines jeden Besprechungspunktes.

• Alle Unterlagen, die die Teilnehmer vor dem Meeting lesen sollen. 

5. Vor dem Meeting: Wie lange soll die Besprechung dauern?

Die Dauer hat erheblichen Einfluss darauf, ob eine Besprechung produktiv ablaufen wird; und das gilt vor allem für virtuelle Meetings. Laut Dr. Sahar Yousef, kognitive Neurowissenschaftlerin, „braucht es einen wirklich guten Grund, um ein Meeting anzusetzen, das länger als eine halbe Stunde dauern soll“. Eine Studie von Microsoft aus dem Jahr 2020 kam zu dem Ergebnis, dass die Teilnehmer einer Videokonferenz schon nach 30 Minuten ermüden, wodurch es schwieriger wird, weiter fokussiert bei der Sache zu bleiben. Auf der anderen Seite können wir unsere Konzentrationsfähigkeit bei einem persönlichen Gespräch für gewöhnlich 45-60 Minuten aufrechterhalten. 

Bei längeren Meetings empfiehlt Dr. Yousef, nach jeder halben Stunde eine einminütige Pause einzuplanen. Auf diese Weise können sich alle kurz erholen und Energie für den nächsten Teil sammeln. 

6. Vor dem Meeting: Schicken Sie Kalendereinladungen an die Teilnehmer

Die Planung eines Meetings kann eine knifflige Angelegenheit sein, vor allem, wenn Sie mit einem virtuellen Team arbeiten, dessen Mitglieder sich in verschiedenen Zeitzonen befinden. Folgende Überlegungen können bei der Suche nach dem richtigen Zeitpunkt Ihres Meetings hilfreich sein: 

• Müssen Sie zusätzliche Zeit für die Anreise oder den Aufbau von Equipment einkalkulieren?

• Wo findet das Meeting statt? Müssen Sie einen Raum dafür reservieren, virtuelle Einladungen aussenden, oder vielleicht sogar beides erledigen?

• In welchen Zeitzonen befinden sich die Teilnehmer? Haben Sie einen Zeitpunkt gewählt, der für alle während der üblichen Geschäftszeiten (oder zumindest nicht allzu weit davon entfernt) liegt? 

7. Während des Meetings: Erfassen Sie Besprechungsnotizen

Besprechungsnotizen sind eine nützliche Erinnerungshilfe für wichtige Details, wie zum Beispiel Entscheidungen, die getroffen wurden, Projekt-Updates und nächste Schritte. Außerdem dienen sie auch dazu, Beteiligte über Ihr Projekt auf dem Laufenden zu halten. Anstatt als reine Beobachter am Meeting teilzunehmen, können sie im Nachhinein einfach die Notizen lesen und sich über die Inhalte des Meetings informieren. 

Es kann etwas ungewohnt sein, wenn man das erste Mal für die Besprechungsnotizen verantwortlich ist, aber mit ein paar Tipps können Sie (oder Ihr Protokollant) entspannt an diese Aufgabe herangehen: 

• Verwenden Sie den Besprechungsplan als Grundlage für Ihre Notizen. Auf diese Weise haben Sie von Beginn an eine Struktur und müssen sich nicht erst überlegen, wie Sie die Informationen organisieren.

• Es ist nicht notwendig, alles wortwörtlich niederzuschreiben. Konzentrieren Sie sich stattdessen besser auf wichtige Details wie Aktionspunkte, Projekt-Updates und Entscheidungen. 

• Bei virtuellen Meetings ohne Präsentation teilen Sie am besten Ihren Bildschirm mit den Teilnehmern, damit alle sehen können, welche Punkte Sie festhalten. Sollten Sie etwas Wichtiges übersehen, können Ihre Kollegen einspringen und Sie darauf hinweisen. 

8. Am Ende des Meetings: Klären Sie, welche Aktionspunkte es gibt und wer dafür zuständig ist

Kennen Sie das? Die Besprechung ist vorbei und Sie wissen nicht, was als Nächstes zu tun ist? Solche Unklarheiten können Sie einfach verhindern, indem Sie bereits während des Meetings konkrete Aktionspunkte zuweisen. Mit Aktionspunkten wird erfasst, wer nach dem Meeting wofür zuständig ist – und Sie schlagen damit gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: 

1. Mithilfe von Aktionspunkten kennt jeder die nächsten Schritte und kann dafür sorgen, dass Sie gemeinsam mit der Arbeit vorankommen.

2. Aktionspunkte stellen einen Ankerpunkt für Ihr Meeting dar. Sie gewährleisten, dass sich alle auf konkrete Handlungen und nicht nur auf wage Ideen konzentrieren. 

Damit alle auf demselben Stand sind, ist es sinnvoll, Aktionspunkte gleich in Echtzeit während der Besprechung zuzuweisen. Achten Sie darauf, sie auch in Ihren Besprechungsnotizen zu erfassen, damit Sie später genau nachvollziehen können, wer wofür verantwortlich ist. Wenn Ihr Team ein Projektmanagement-Tool wie Asana verwendet, können Sie Aufgaben direkt ausgehend vom Besprechungsplan zuweisen. 

9. Nach dem Meeting: Teilen und archivieren Sie die Besprechungsnotizen

Ihre Besprechungsnotizen dienen allen Beteiligten als Zusammenfassung der besprochenen Inhalte. Sie sind eine Erinnerungshilfe für wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte und sorgen dafür, dass alle bis zum nächsten Meeting an einem Strang ziehen. Außerdem können Sie die Besprechungsnotizen auch asynchron mit allen teilen, also nach dem Meeting versenden, um Stakeholder, die über den Projektfortschritt informiert werden aber nicht selbst am Meeting teilnehmen wollen, auf dem Laufenden zu halten. 

Vergessen Sie nicht, Ihre Besprechungsnotizen an einem Ort zu speichern, auf den alle schnell und einfach zugreifen können. In Asana ist es zum Beispiel möglich, Notizen an einem zentralen Ort zu erfassen, zu teilen und zu speichern. Stakeholder können sie dort sogar kommentieren und die Zusammenarbeit organisieren. Dadurch finden wichtige Gespräche genau dort statt, wo auch die Arbeit selbst erfasst ist. 

8 Tipps für ein effektives Meeting-Management

Meeting-Management ist relativ einfach, verlangt aber etwas Übung. Verbessern Sie mit den folgenden 8 Tipps Ihr Meeting-Management und ersparen Sie sich einige Probleme: 

1. Stellen Sie vorab einen Besprechungsplan zur Verfügung: Teilen Sie Ihren Plan vorab mit allen Beteiligten, damit sie sich auf das Meeting vorbereiten und Ideen einbringen können. Dadurch verlieren Sie zu Beginn keine Zeit damit, alle auf denselben Stand zu bringen und können sich direkt den wichtigen Besprechungsthemen widmen. 

2. Halten Sie sich an Ihren Besprechungsplan: Ihr Besprechungsplan ist Ihr ultimativer Meeting-Leitfaden. Er beinhaltet alles, von den Besprechungsthemen, über zu treffende Entscheidungen bis hin zum Zeitrahmen, der für jedes Thema zur Verfügung steht. Behalten Sie Ihren Plan während des gesamten Meetings stets im Blick, um die geplanten Zeiten einzuhalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Wenn zusätzliche Themen aufkommen, erfassen Sie diese, um sie später asynchron zu besprechen oder um sie auf ein anderes Meeting zu vertagen. 

3. Achten Sie auf eine kurze Meetingdauer: Je länger ein Meeting dauert, desto schwieriger wird es für alle, sich zu konzentrieren und einzubringen. Richten Sie sich bei der notwendigen Dauer nach Ihrem Besprechungsplan und behalten Sie auch stets im Hinterkopf, dass nicht jedes Meeting 30 oder 60 Minuten dauern muss; oft reichen 15 Minuten oder 40 Minuten aus – je nachdem, wie lange Sie tatsächlich brauchen. Besonders für ortsunabhängige Teams sind kürzere Meetings zentral, da nach rund 30 Minuten erste Erschöpfungsanzeichen durch das Video-Setting eintreten. Im Vergleich dazu hält unsere Aufmerksamkeitsspanne bei persönlichen Meetings für gewöhnlich zwischen 45 und 60 Minuten. 

4. Laden Sie weniger Teilnehmer zum Meeting ein: Je kleiner das Besprechungsteam ist, desto effizienter können Sie arbeiten. Durch die geringere Anzahl an Personen wird Ihre Besprechung produktiver und die einzelnen Teilnehmer bekommen die Möglichkeit, sich stärker einzubringen. Zudem ersparen Sie anderen Beteiligten viel Zeit, die sie in einem Meeting absitzen würden, das für Sie keine Relevanz hat. Bei der Erstellung der Teilnehmerliste denken Sie am besten daran, dass es bei erfolgreichen Meetings um das Treffen von Entscheidungen geht – nicht um einen reinen Informationsaustausch. Den Beteiligten, die informiert werden möchten, lassen Sie nach dem Meeting einfach die Besprechungsnotizen zukommen. 

5. Beginnen Sie pünktlich: Natürlich können Sie am Anfang ein paar extra Minuten einplanen, um allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, in Ruhe einzutreffen. Alles was darüber hinausgeht kann aber die Produktivität Ihres Meetings beeinträchtigen. Versuchen Sie immer pünktlich zu beginnen, selbst wenn noch jemand fehlt. Wenn es Personen gibt, die immer zu spät kommen, können Sie am Anfang eine 5-minütige Runde mit Aufwärmfragen machen, bis auch Ihre Nachzügler da sind. 

6. Gestalten Sie Ihre Besprechungen interaktiv: Die besten Meetings sprühen nur so vor Kreativität und Energie. Ihr Mitarbeiter sollen nicht nur teilnehmen und passiv zuhören – Ziel ist es, dass sie sich aktiv am Gespräch beteiligen. Damit Ihre Meetings aktiver werden, können Sie direkt nach Input Ihrer Mitarbeiter fragen oder ein Zeitfenster für eine Brainstorming-Runde einplanen.

7. Berechnen Sie zusätzliche Zeit für Fragen mit ein: Es ist wichtig, an Ihrem Besprechungsplan festzuhalten. Gehen Sie aber dennoch flexibel vor und geben Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, relevante Fragen zu stellen. Es ist nicht notwendig, alle Fragen bis an das Ende der Besprechung zu verschieben. Laden Sie Ihre Teilnehmer dazu ein, Fragen gleich während des Meetings zu stellen. Dadurch werden sie nicht so leicht vergessen und können gleich im Bezug zum jeweiligen Thema beantwortet werden. 

8. Führen Sie die Nachbereitung direkt nach der Besprechung durch: Lassen Sie keine Zeit vergehen, sondern erledigen Sie alle Folgeschritte gleich nach dem Meeting, wenn alle Beteiligten die Inhalte noch in frischer Erinnerung haben. Denken Sie dabei an die Besprechungsnotizen, die Planung weiterer Meetings und die Zuweisung von Aktionspunkten. 

So werden Ihre Meetings wieder konstruktiv

Besprechungen müssen keine Zeitverschwendung sein. Damit Sie von Meetings profitieren, behalten Sie am besten einen zentralen Punkt im Hinterkopf: Es ist immer besser, ein produktives Meeting abzuhalten, als mehrere unproduktive. Mit ein wenig Planung im Vorhinein können Sie in kürzerer Zeit genauso viel (wenn nicht sogar mehr) schaffen. Und sich dabei sogar noch besser auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren. 

Haben Sie jetzt Lust bekommen, sich weiter mit dem Thema Meetings zu beschäftigen? In diesen Artikeln erhalten Sie zusätzliche Informationen: Standup-Meetings, Sprint-Retrospektiven, Sprint-Planungsmeetings, Kick-Off-Meetings für Projekte und Projektnachbesprechungen.