公關計劃範本

公關方面的投入能夠在受眾心中建立意識與信任。這就是您的公關需要維持一致且條理分明的原因，否則充其量是一團亂麻，最壞的情況則是完全混亂不堪。但是，在「三個和尚沒水喝」的這樣一個大型組織中，要如何經營這種等級的一致性？答案在於：為您的公關規劃流程建立分步指南，亦即公關規劃範本。

什麼是公關規劃範本？

公關規劃範本即將公關規劃流程儲存下來的大綱。此範本可作為分步指南，您團隊中的任何人都可以建立、組建公關計劃，而不會遺漏任何事項。

將您的公關計劃範本視為成功開展公關活動所需一切事務的行動計劃。建立範本公關計劃，您就可以確保每個媒體計劃都能包含重要細節，例如媒體保密計劃、您要聯絡的刊物和記者等。

為什麼要使用公關計劃範本？

公關工作通常需要跨部門進行。雖然您 (作為負責處理公關的人員) 負責建立媒體關係並制定溝通計劃，但可能仍要依賴其他團隊來協助完成此流程。通常，這個流程包括與您公司的行銷策略進行協調，以及針對內容行銷與公關活動結合進行規劃。或者，您可能需要與產品團隊合作檢驗技術規格。無論在哪家公司，公關工作都很少會是單打獨斗。

公關流程中的步驟也往往舉足輕重。例如，您可能希望由法務團隊負責發佈所有新聞稿，或實施在早上 6 點前有效的內容保密協定。透過在一處位置追蹤所有細微但必不可少的細節，無論由誰執行公關活動，您都能確保無一遺漏。

這就是需準備穩定不變的流程如此重要的原因。使用範本進行公關規劃有助於跨部門協調，同時確保每個關鍵步驟都囊括在內。若您在工作管理平台中建立您的公關計劃範本，您還可以直接與團隊聯絡，並以鳥瞰式檢視瞭解事情進展。這樣，您就能追蹤是否有跳過任何部分。

公關計劃範本中應包含哪些內容

公關計劃範本應納入您團隊的特定需求。建立範本時，先從這些區段著手，然後對範本進行自訂，使其符合團隊需求。

• 資源：包括您所收集到與目標受眾、市場調研及公關策略相關的所有資訊。可以實現兩點：既可以輕鬆存取您在整個公關活動中所需的文件，也能顯示這項計劃如何與更大的公關目標及計劃聯繫起來。

• 指派對象：為特定團隊成員指派相關區段和任務，這樣專案關係人就能瞭解誰負責特定行動項目。此舉有助於專案關係人將疑問傳達至適當的人員，以便更快取得答覆。

• 大眾媒體：包括您為進行外展而與之聯絡的任何平台。其中可能包括傳統出版物，但也不侷限於此。您要進行社交媒體行銷活動嗎？別忘了網紅。是否要與其他公司的行銷溝通團隊聯手？這些項目都可一併列於此處。 

• 報告：公關計劃範本中的最後一部分應展示您用以衡量成功的方式。請務必具體，您是追求排名、回報還是短期刺激？每個目標都不盡相同，因此需要有不同的報告類型。

如何使用公關計劃範本

公關計劃範本不僅僅是一份大綱，而是一份動態變化的文件，可以使您的公司免於在公眾眼中犯下嚴重錯誤。從這個意義上說，您的範本最大且最重要的用途就是作為公司公關流程分步指南使用。

依據具體情況，這些步驟包括：

• 在發佈前聯絡客戶以確定報價。

• 必要時與法務或執行團隊進行審查。

• 聯絡記者進行媒體配置。

• 協調任何新聞中的媒體保密期，以便在適當的時間發佈重要資訊。

• 使用新聞稿範本針對新公告撰寫重要訊息。

• 如有必要，將您的計劃發佈時間精確到分鐘，以確保您能夠在正確的時間與正確的人分享正確的細節。

• 在大型公告後向適當的高階主管提出後續問題。

• 收集指標以分析對活動的整體回應。

無論您是新手上路還是識途老馬，公關計劃範本每次都能協助您規劃最佳公關行銷活動。

整合功能

• 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式，可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表，清單檢視也會一次顯示您的所有任務，故您不僅可以查看任務標題和截止日期，還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作，藉此毫不費力地實現協作。

• 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視，使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織，但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示，卡片中包含各種相關資訊，包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況，並一目了然地掌握您專案所在的位置。

• 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式，以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期，還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視，您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外，由於您是在同一處查看所有工作，因此可以在衝突發生前輕鬆識別並予以處理，從而確保按時實現所有目標。 

• 目標。Asana 中的目標與您為實現目標所做的工作直接聯結，團隊成員因而能夠輕鬆瞭解其工作方向。通常情況下，我們的目標與實現這些目標的工作是分開的。透過將您的團隊和公司目標與實現目標的工作彼此聯結，團隊成員就能即時洞悉並清晰瞭解其工作如何直接為您的團隊和公司的成功做出貢獻。團隊成員也能因此做出更好的決策。如有必要，他們可以確定支持公司策略的專案，並優先安排可提供可衡量結果的工作。

推薦的應用程式

• OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具，直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

• Canva。藉助 Canva for Asana 整合，可輕鬆嵌入漂亮的 Canva 設計，讓 Asana 專案活靈活現。從投影片簡報、社交媒體資產、線框圖乃至影片，Canva 整合都能讓您將所有想法及設計統整至一處，完美溝通協作。

• Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具，直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

• Box。使用 Box 檔案選擇工具直接將檔案附加至Asana 任務，該工具內建於 Asana 的任務窗格中。

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