政策與程序計畫

試圖在沒有計劃的情況下撰寫或更新政策，感覺就像沒有地圖的情況下走進迷宮。 任務可能會重複，步驟可能會被忽略，而且確定哪個版本是最新版本可能具有挑戰性。 這就是政策和流程計劃範本派上用場之處。 它為您的團隊提供了一個結構化的流程，用於撰寫、修訂和實施有效的政策和程序。

此範本是 Asana工作管理平台的一部分，可更輕鬆地重複用於新政策、組織相關工作，以及跨團隊指派任務。 與其使用靜態的 PDF 和孤立的 Google 文件，不如從草稿到推出，逐步獲得協作指引。 無論您是記錄社交媒體工作流程、修訂騷擾政策，還是制定到職流程，此政策和流程範本都能幫助您建立可重複且可共用的流程。

誰能從政策和流程計劃範本中受益？

在 Asana 中，我們已經瞭解為團隊提供管理政策建立的簡單方法的重要性。 沒有它，政策文件最終會分散在各個硬碟和電子郵件中，沒有人知道誰負責更新。

此政策範本適用於負責撰寫或管理內部程序的任何人：

• 人力資源團隊將工作描述、辦公室安全政策或績效審查流程標準化。

• 營運團隊記錄工作空間的工作時間、服裝規定或標準作業程序 (SOP)。

• 法律與合規團隊起草或更新安全政策和紀律處分。

• 小型企業組織其第一套公司政策和工作流程。

• 非營利組織為變更管理、利益衝突或員工行為制定指南。

• 部門主管與新進員工和長期員工分享期望。

為什麼要使用 Asana 的政策和程序計劃範本？

實施政策不僅僅是撰寫文件。 您需要一種方法來收集回饋、標記草稿以供審查、追蹤修訂並指派後續步驟。 此範本可協助您在一個共享工作空間中完成所有這些工作。

使用此政策和程序範本來：

• 將團隊撰寫和更新政策的方式標準化。

• 從撰寫到核准，為流程的每個部分指派所有權。

• 記錄每項政策的版本歷史記錄和生效日期。

• 透過整合的工作流程和流程，讓新員工和目前的員工隨時掌握最新資訊。

• 連結相關政策或程序手冊，以便不遺漏任何內容。

如何使用此政策和程序計劃範本

政策和程序計劃範本可幫助您的團隊以一致的流程建立、修訂和推出政策。 請參考以下步驟：

1. 複製範本

在 Asana 中按一下「使用範本」，即可建立您的政策專案。 請依據您正在制定的政策命名，例如「遠端工作政策」或「工作空間安全更新」。

2. 定義政策範疇和所有者

在「概觀」標籤頁中，說明政策的適用範圍、適用對象以及何時需要。 指派所有者管理草稿並推動實施。

3. 將工作分解為步驟

將任務用於關鍵階段：研究、擬稿、法律審查、專案關係人回饋、格式化、核准和發佈。 新增子任務以取得詳細資料，例如撰寫政策聲明、列出適用法律或設定生效日期。

4. 在同一處進行協作

使用評論收集專案關係人的回饋，並使用標籤功能標記隊友，以便提出需要他們關注的問題。 附加背景文件、流程圖或過去的版本，以便提供情境資訊。

5. 追蹤修訂與核准

將「法務審核已完成」或「已由看板核准」等任務標記為里程碑。 使用自訂欄位顯示政策狀態 (草稿、審核中、最終版)。

6. 發佈並通知

確定後，請上傳政策文件或透過 Google 雲端硬碟嵌入。 建立任務以通知團隊、更新手冊或新增到上線引導材料中。

7. 安排定期審查

設定週期性任務，以便根據 Business 版需求、法律變更或不斷演變的公司文化重新審視政策。

Asana 的政策和程序功能

Asana 包含內建工具，可更輕鬆地管理政策工作流程的每個步驟，從草稿和回饋到核准和發佈。 您可以瀏覽Asana 功能的完整清單，以查看可用的內容。

任務和子任務：將政策分解為更小的部分，以便單獨指派任務，例如撰寫、審查和發佈。

自訂欄位：使用下拉式選單或文字欄位追蹤政策類型、修訂日期或狀態 (草稿、審核中、最終版)。

專案檢視：從多個版面配置選項中進行選擇，以規劃和追蹤政策開發工作，包括用於任務詳細資料的清單檢視、用於工作流程階段的看板檢視、用於關鍵期限的行事曆檢視，以及用於排序步驟的時間軸檢視。

核准：將核准欄位新增至任務，以便審查者在發佈前正式簽核草稿。

表單：以結構化的格式收集員工的新政策請求或修訂建議，並將其納入工作流程。

附件：將相關文件、流程圖或先前版本直接儲存在任務卡中，以便集中管理您的政策歷史記錄。

推薦的 Asana 整合

Asana 可與您的日常工具連結，簡化您撰寫、審核和分享政策的方式。 探索完整的整合清單，尋找從儲存到溝通等支援您政策流程的應用程式。

Google 雲端硬碟：附加即時政策文件，以便您的團隊隨時存取最新版本。

Slack ：發佈新政策或請求回饋時，將自動 Asana 更新傳送至 Slack 頻道。

Dropbox ：分享並組織程序文件和相關資產，以便輕鬆參考。

Microsoft Teams ：透過將 Asana 任務與 Teams 對話同步，針對政策規劃進行協作。

Gmail ：將有關政策變更的電子郵件轉換為 Asana 任務，以便持續推進工作。

關於政策和程序計劃範本的常見問答