Veckoschema

När det gäller att skapa ett veckoschema är det viktigt att spåra vad du behöver göra. Men om du inte tilldelar uppgifterna en prioritet, ett slutdatum och en beskrivning kanske de aldrig blir gjorda. 

Det är här en mall för veckoscheman kommer in i bilden.

Vad är ett veckoschema?

I grund och botten är ett veckoschema ett sätt att planera tiden för att slutföra veckans uppgifter. Men effektiva veckoscheman hjälper dig också att klargöra varje uppgifts prioritet, slutdatum, svårighetsgrad och i vilket skede arbetet befinner sig. På så sätt vet du alltid exakt vad som finns på din att göra-lista och vilka punkter du ska ta itu med först, oavsett vilken veckodag det är.

Vad är en mall för veckoscheman?

En mall för veckoscheman (ibland kallad en mall för veckoplanering eller en mall för veckokalender) är ett sätt att skapa och organisera ditt veckoschema. Genom att använda en mall för att skapa ett nytt veckoschema varje vecka kan du kickstarta dina att göra-punkter och börja arbeta direkt på måndag morgon. 

Lärare och utbildare kan göra detsamma med en strukturerad lektionsplansmall, vilket hjälper dem att spara förberedelsetid samtidigt som mål, material och aktiviteter hålls organiserade för varje lektion.

Fördelarna med en digital mall för veckoscheman

En snabb Google-sökning på ”veckoschemamall” visar dussintals utskrivbara Excel-mallar eller tomma veckoschemamallar i PDF-format. Problemet är att den här typen av veckokalendrar bara låter dig samla in ett minimum av information om varje uppgift. 

Oftast är uppgifter mer komplicerade än en mening. Du behöver spåra mer än veckans arbete – du behöver också veta när varje uppgift ska vara klar, hur viktig den är och vilka medarbetare eller vilket sammanhang som är involverat. Om du använder ett utskrivbart veckoschema går du miste om alla dessa detaljer. 

Genom att skapa ett enkelt veckoschema i ett projekthanteringsverktyg, i stället för en utskrivbar veckokalender, kan du:

• Se alla dina uppgifter på ett och samma ställe.

• växla mellan en daglig planering och en veckokalender

• Spåra prioriteringen för varje leverans.

• Omorganisera slutdatum om och när prioriteringar ändras.

• Dela sammanhang med intressenter.

• Bifoga relevanta dokument såsom Google Dokument eller Google Kalkylark till dina att göra-punkter

• Samarbeta med dina teammedlemmar

• Spåra förloppet där arbetet sker

• Granska slutförda uppgifter och uppgiftslistor

• Förbättra din tidshantering

• Se din veckovisa agenda i realtid

Vad en digital mall för veckoscheman bör innehålla

För att få det viktigaste arbetet gjort måste du veta vilket arbete som är viktigast. Det låter självklart, eller hur? Men utan rätt verktyg kan det vara svårt att göra. 

Se till att din digitala mall för veckoscheman låter dig tagga uppgifter med olika information, till exempel arbetets prioritet eller hur lång tid det kommer att ta. På så sätt minskar du tiden du lägger på att gå igenom ditt arbetsschema när du loggar in på morgonen och kan fokusera på att få saker gjorda.

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften. 

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

Rekommenderade appar

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail. 

• Outlook. När åtgärdspunkter kommer in via e-post, till exempel när din byrå ber om att granska arbete eller när en partner gör en förfrågan om designtillgångar, kan du nu skapa uppgifter för dem i Asana direkt från Outlook. Du kan sedan tilldela uppgiften till dig själv eller en teamkollega, ställa in ett slutdatum och lägga till den i ett projekt för att koppla den till annat relevant arbete.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Box. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Box-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

Vanliga frågor