Mall för en mötesagenda

När kom du senast ut från ett möte och undrade: ”Vad var meningen med det här?". Om du är som många andra anställda – som i genomsnitt förlorar tre timmar i veckan på onödiga möten – är svaret förmodligen att det händer oftare än du skulle vilja. 

Ibland känns det nog som att ofokuserade, improduktiva möten är en oundviklig del av arbetslivet, men det behöver inte vara så. Att tydligt definiera mötets syfte och mål, fastställa teammedlemmarnas förväntningar och klargöra vem som är ansvarig för vad, kan göra möten meningsfulla igen. Det är här en mall för mötesagenda kommer in i bilden. 

Vad är en mötesagenda?

I sin enklaste form är en mötesagenda en översikt över olika ämnen och samtalspunkter som teamet kan förvänta sig att ni tar upp under ett specifikt möte. En väl utformad mötesagenda hjälper till med att skapa effektiva möten genom att informera teammedlemmarna om syftet med mötet och fastställa förväntningar på mötet. När du tydligt identifierar vem i teamet som är ansvarig för vilka ämnen, prioriteringen av ämnena och tiden som har avsatts för varje diskussionspunkt, kan du se till att mötet är i fas och har ett syfte. 

Vad är en mall för en mötesagenda?

En mall för en mötesagenda är en återanvändbar resurs som presenterar de grundläggande delarna i ett möte. För att ett möte ska vara effektivt måste det ha ett syfte och tydligt definierade förväntningar. En mall för mötesagenda är utformad för att göra det här enklare genom att tydliggöra mötets omfattning, varje teammedlems roll och ansvar och eventuella åtgärdspunkter. Till exempel kan en mall för mötesagenda innehålla olika diskussionsämnen, vilken teammedlem som ansvarar för varje ämne och hur mycket tid de har för att diskutera ämnet under mötet.

Med vår kostnadsfria mall för mötesagendor kan du ta bort det förberedande arbetet med att skapa en mötesagenda för varje möte, och i stället låta teamet börja samarbeta – och slutföra viktiga uppgifter – snabbare. Om du dessutom använder mallen i en arbetshanteringsplattform kan du organisera information från tidigare möten (till exempel mötesinspelningar och anteckningar) på ett ställe. Det här kan du göra med en mall för en mötesagenda:

• Standardisera genomförandet av möten. 

• Informera alla om mötets syfte, mål och ansvar. 

• Använda mötestiden effektivt.  

• Hålla fokuserade och produktiva möten med utvalda ämnen, tid för varje ämne och ämnesprioritering. 

• Identifiera åtgärdspunkter när de dyker upp och tilldela dem till rätt teammedlemmar. 

• Samordna arbetet och samarbeta på en plats som är lätt att komma åt.

Olika mallar för mötesagendor 

Även om vår grundläggande mall för mötesagendor är användbar för allt från enstaka synkmöten till veckovisa teammöten, kräver vissa möten en mer specifik struktur. Att till exempel genomföra ett individuellt möte med en medarbetare skiljer sig mycket från ett styrelsemöte med externa intressenter. 

Oavsett vilken typ av möte du håller finns det förmodligen en mall för att hjälpa dig. Ta en titt på våra olika mötesmallar. Det finns säkert en som passar dina behov. 

• Kickoff-möten för projekt: Starta ditt projekt på rätt sätt och informera teamet med ett kickoff-möte för projekt. Använd den här mallen för kickoff-möten för att organisera och standardisera kickoff-möten i olika projekt.

• Individuella möten: En mall för individuella möten hjälper dig att få till lyckade individuella möten. Mallen ger dig och dina närmaste medarbetare möjlighet att planera diskussionspunkter, och spåra åtgärdspunkter och karriärutveckling. 

• Team-brainstormingmöten: Få kreativiteten att flöda och se till att du aldrig glömmer en idé med en mall för team-brainstormingmöten. Organisera och spåra idéer under mötets gång och tilldela uppföljningsuppgifter för att omvandla idéer till åtgärder. 

• Företagsomfattande möten: Effektivisera dina företagsomfattande möten och få med dig organisationen med den här företagsomfattande mötesmallen. Den är utformad för att hjälpa dig att planera och hantera logistiken runt verksamhetens stora informationsmöten och liknande evenemang. 

• Styrelsemöten: Gör dina styrelsemöten effektiva genom att tydliggöra mötesmål och prioriteringar med en mall för styrelsemötesagenda. 

• Sprintplaneringsmöten: Håll ditt tvärfunktionella team informerat och din sprint i fas med en mall för sprintplanering. 

• Standup-möten: Standup-möten gör det möjligt för teammedlemmar att snabbt få en inblick varandras arbete, dela uppdateringar och säkerställa att projektet går smidigt. Effektivisera den här processen och ta bort hinder med en mall för dagliga standup-möten. 

• Utvärderingsmöten: Ett framgångsrikt utvärderingsmöte bör utvärdera framgångar och förbättringsområden för projektet. Använd den här mallen för utvärdering som en struktur för dina möten i slutet av projektet. 

• Försäljningsmöten: Spåra försäljningsvinster, kommande initiativ, pipelineuppdateringar och mycket mer med en mall för försäljningsmöten. 

• Prestationsbedömningsmöten: Effektivisera prestationsbedömningar med en mall för prestationsbedömningsmöten som gör det enkelt att samla in feedback och omvandla den till genomförbara åtgärder.

Vad en mall för en mötesagenda bör innehålla 

En grundläggande mall för en mötesagenda bör innehålla de delar som gör det möjligt att definiera mötets mål och hålla igång mötet smidigt, till exempel:

• En mötesöversikt för att hålla reda på mötets mål, arrangören och deltagarna.

• Ett avsnitt för ämnesförslag som även innehåller diskussionspunkterna för varje möte och vem i teamet som äger varje ämne.

• Ett avsnitt för de åtgärdspunkter som kommer upp vid varje möte, samt ägaren till varje uppgift och dess slutdatum. 

• Ett avsnitt för referenser där du kan lägga in användbara resurser, såsom tidigare mötesinspelningar, bildspel och mötesanteckningar. 

Så här använder man vår kostnadsfria mall för en mötesagenda

Oavsett om du använder vår kostnadsfria mall för en mötesagenda eller skapar din egen, är den enkel att använda. För att komma igång kan du ställa dig själv följande frågor:

• Vad är syftet med mötet? Vad är det vi vill uppnå? 

• Vilka beslut behöver teamet fatta under mötet? Vilka ämnen kommer teamet att behandla och vilka frågor har högsta prioritet? 

• Vilka kommer att vara involverade i mötet och varför? Vilka är deras ansvarsområden?

• Hur långt ska mötet vara? 

När du har svarat på frågorna gör du en kopia av mallen för mötesagendan och följer de här stegen:

1. Fyll i mötesöversikten. Lägg till viktig mötesinformation, såsom mötets syfte, deltagarna och arrangören.

2. Lista vilka ämnen som det ska diskuteras och samtalas om. I avsnittet för ämnesförslag listar du de ämnen som du planerar att ta upp under mötet. Säkerställ att ämnena är relaterade till mötets övergripande mål och att mötets längd är anpassad så att ni får ut det mesta av mötet. 

3. Ordna ämnena efter prioritet så att mötesdeltagarna vet vilka ämnen de måste hantera först och vilka som är mindre viktiga, om tiden skulle ta slut. 

4. Tilldela samtalsämnen till deltagarna. När du har bestämt vilka ämnen teamet behöver diskutera kan du tilldela en ägare till varje ämne så att teammedlemmarna kan förbereda sig för diskussionen.

5. Tilldela en realistisk tid för varje ämne genom att uppskatta den tid som behövs för varje diskussion och sedan lägga till några minuter för säkerhets skull. 

6. Skicka agendan till teammedlemmarna i god tid så att varje deltagare har tid att förbereda sig för och förstå syftet med mötet. 

7. Lägg till ett avsnitt för referenser med användbara resurser, till exempel slutsatser från tidigare möten, dokument, inspelningar och annan relevant information. 

8. Använd mötesagendan för att spåra de åtgärdspunkter som kommit fram under mötet, samt uppgifternas ägare och slutdatum, så att alla mötesdeltagare vet vad de är ansvariga för och när.

Integreringar och appar som du kan använda med din Asana-mall 

Samla allt ditt arbete på ett ställe genom att koppla din mall för mötesagendor till dina favoritappar, och använda våra inbyggda funktioner.

Integrerade funktioner

1. Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgifternas titlar och förfallodatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

2. Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

3. Underuppgifter. Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna innan publiceringen, kan du använda underuppgifter för att spåra det arbetet. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter. 

4. Lägga till uppgifter i flera projekt. Det ligger i arbetets natur att vara tvärfunktionellt, och team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan team, det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

1. Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa teamen att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och åtgärdspunkter inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

2. Clockwise. Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Integreringen mellan Clockwise och Asana gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet och när de ska slutföras, och om Clockwise automatiskt kan omplanera dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för arbete.

3. Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina Teams-konversationer till genomförbara åtgärder i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

4. Vimeo. En text kan få fram vad du vill säga, men skrivna ord saknar ton, känslor och uttryck. Med videomeddelanden i Asana, som drivs av Vimeo, kan du ge ditt team all den kontext de behöver utan att behöva boka in ett nytt möte. Spela in korta videomeddelanden av dig själv, av din skärm – eller både och – och bädda sedan in videorna i uppgifter, projekt, meddelanden och kommentarer när du vill ge ytterligare tydlighet och sammanhang. En utskrift av inspelningen skapas automatiskt av Asana, vilket gör den läsbar och sökbar. Ge feedback, ställ frågor och tilldela uppgifter – allt utan att lämna Asana.

Vanliga frågor