Effective one-on-one meetings: Free template and agenda

Individuella möten är vanliga i många nystartade företag, inklusive vårt. Men det finns en bra anledning till att vi prioriterar dem i våra kalendrar (trots våra bästa försök att minska antalet möten). Individuella möten är det bästa sättet för ledare och deras underordnade att ta upp viktiga frågor, utveckla en stark relation och se till att de anställda känner att de arbetar mot sina mål – på jobbet och i övrigt. Men utan ett ordentligt ramverk, en agenda och rätt tankesätt kan det individuella mötet bli bara ännu ett möte i din dag. Här är vår taktiska plan för att göra det individuella mötet till ditt viktigaste möte, oavsett om du är en ledare eller en medarbetare.

Vad är ett individuellt möte?

Ett individuellt möte är en dedikerad plats i kalendern och i din mentala karta för öppna och förväntade konversationer mellan en ledare och en anställd. Till skillnad från statusrapporter eller taktiska möten är det individuella mötet en plats för coachning, mentorskap, kontext eller till och med för att ventilera. Ett individuellt möte går längre än en öppen dörr-policy och avsätter tid regelbundet för att teamkollegor och ledare ska kunna få kontakt och kommunicera.

Du lägger ner så mycket tid på att hitta bra medarbetare att det är värt att hjälpa dem att bli så bra som möjligt.”

Vad är syftet med ett individuellt möte?

Individuella möten är en hörnsten för direkt och öppen kommunikation mellan ledare och deras teammedlemmar. De bidrar till att bygga förtroende och är avgörande för att förstå personliga mål, ta itu med problem och främja en kultur av förtroende och öppenhet inom teamet. 

En projektledare kan till exempel använda ett individuellt möte för att ge personlig feedback till en anställd, vilket hjälper hen att navigera i sin karriär och anpassa sina personliga mål till företagets mål. För att se till att varje teammedlem känner sig stöttad och uppskattad är den här tiden avsedd för varje individs utveckling och eventuella utmaningar.

Fördelar med individuella möten

Individuella möten har tydliga fördelar jämfört med teammöten. De fokuserar på den enskilda anställdes prestationer och karriärutvecklingsmål, och erbjuder en möjlighet att ta itu med specifika hinder och framgångar. 

Till skillnad från teammöten, där diskussionspunkterna är breda och inriktade på teamets mål, stärker individuella möten arbetsrelationerna och ger ett privat utrymme för att diskutera dagliga utmaningar och framgångar. Det här ansikte-mot-ansikte-formatet är perfekt för att ge konstruktiv feedback och anpassa individuella insatser till teamets prestationer.

Öka de anställdas engagemang

Individuella möten ökar avsevärt de anställdas engagemang genom att visa teammedlemmarna att deras åsikter och bidrag värdesätts. Regelbundna, dedikerade diskussioner om deras arbete och karriärambitioner får de anställda att känna sig mer engagerade i sina roller och organisationen.

Personlig feedback och utveckling

Dessa återkommande möten erbjuder en unik möjlighet till personlig feedback och professionell utveckling. Ledare kan fokusera på en teammedlems styrkor och områden för förbättring, sätta tydliga förväntningar och bestämma personliga utvecklingsplaner. Den här strategin förbättrar den anställdes välbefinnande samtidigt som den främjar den professionella utvecklingen.

Förbättrad resultatspårning

Individuella möten underlättar den löpande utvärderingen av en anställds prestationer i förhållande till deras mål. Den här kontinuerliga feedbackcykeln möjliggör justeringar i realtid av strategier eller fokus för att säkerställa att teammedlemmarna är i fas för att nå eller överträffa sina mål.

Bygga samverkan mellan ledare och anställda

Regelbundna individuella samtal hjälper till att bygga en starkare relation med mer förtroende mellan ledare och deras närmaste medarbetare. Dessa möten skapar en trygg plats för öppen dialog där den anställda kan dela idéer, uttrycka oro och söka vägledning utan rädsla för att bli dömd. Individuella konversationer leder ofta till en mer sammanhållen och stödjande teammiljö.

Så genomför du ett individuellt möte

Ett organiserat tillvägagångssätt kan göra stor skillnad när det gäller att hålla effektiva individuella möten. Här är en steg-för-steg-guide som beskriver hur man genomför ett individuellt möte så att det blir både produktivt och meningsfullt.

Steg 1: Förbered dig i förväg

Att förbereda en agenda för ett individuellt möte är viktigt. Båda parter bör komma med ämnen att diskutera, frågor och uppdateringar om tidigare punkter att göra. Om det här är ert första individuella möte kan du överväga att skapa en välkomnande ton som uppmuntrar till öppen dialog och ömsesidig respekt. Annars kan du granska mötesanteckningar från den senaste veckan för att identifiera framsteg när det gäller saker att göra och säkerställa en fokuserad och produktiv diskussion.

En ledare på personalavdelningen kan till exempel granska den anställdes senaste prestationsmått, anteckna eventuella områden för diskussion och uppmuntra människor att tänka på sina senaste utmaningar och prestationer.

Steg 2: Skapa en bekväm miljö

Inställningen för ditt möte kan påverka dess effektivitet avsevärt. Välj ett lugnt, privat utrymme för att säkerställa sekretess och minimera avbrott. 

En arbetsledare kan till exempel boka ett konferensrum eller föreslå att ni tar en promenad utomhus för att skapa en trygg miljö för uppriktig kommunikation.

Steg 3: Diskutera och lyssna

Börja med att gå igenom agendan och fördjupa dig sedan i samtalspunkterna. Uppmuntra öppen kommunikation genom att ställa öppna frågor och lyssna aktivt på svaren. 

Ett exempel kan vara att en ledare frågar: ”Vilket stöd behöver du för att uppnå dina nuvarande mål?” Det främjar tvåvägskommunikation och visar ett äkta intresse för den anställdes perspektiv.

Steg 4: Kom överens om åtgärdspunkter och följ upp

Avsluta mötet med en sammanfattning av diskussionen, kom överens om nästa steg och sätt en deadline för eventuella åtgärdspunkter. 

Om en anställd till exempel uttrycker intresse för möjligheter till professionell utveckling kan ledaren be hen att undersöka potentiella kurser, och boka in ett uppföljningsmöte för att besluta om kursdeltagande.

Agenda för individuella möten

En välstrukturerad agenda är avgörande för att maximera effektiviteten i dina individuella möten. Det säkerställer att båda parter är förberedda och att konversationerna är fokuserade. 

Här är några viktiga punkter som bör ingå i din agenda för individuella möten:

• Granska tidigare punkter att göra: börja med att utvärdera framstegen för uppgifter och mål som fastställts under den senaste veckan eller det senaste mötet.

• Diskussion om nuvarande projekt och uppgifter: undersök den anställdes nuvarande arbetsbelastning, eventuella svårigheter och den hjälp som behövs.

• Feedback och erkännande: avsätt tid för båda parter att dela feedback. Bekräfta prestationer och ta itu med förbättringsområden.

• Karriärutveckling och mål: diskutera den anställdes karriärambitioner och planera steg för tillväxt och utveckling.

• Nästa steg och åtgärdspunkter: sammanfatta mötets viktigaste punkter, kom överens om vad ni ska göra och sätt upp mål för nästa möte.

Frågor för individuella möten för ledare och anställda

Effektiva individuella möten handlar om att ställa rätt frågor. De här frågorna kan ge värdefull feedback i realtid, främja öppen kommunikation och hjälpa både ledare och anställda att skapa högpresterande team. 

För att hjälpa till att starta givande konversationer har vi inkluderat några specifika frågor för individuella möten.

Frågor för ledare

I din roll som ledare innebär det mer än att erbjuda vägledning för att förbättra medarbetarupplevelsen genom individuella möten – det handlar om att använda en ledarstil som prioriterar att lyssna aktivt på dina närmaste medarbetare. 

De här frågorna är utformade för att bedöma den anställdes behov och tillfredsställelse, identifiera eventuella problem och främja en positiv atmosfär:

• ”Vad tycker du om dina nuvarande projekt? Finns det några områden där du står inför utmaningar?"

• "Hur kan jag hjälpa dig att nå dina mål?"

•  ”Finns det några färdigheter du vill utveckla eller möjligheter du är intresserad av att utforska?”

• ”Hur föredrar du att få feedback, och hur ofta skulle du vilja få den?”

• "Vilka prestationer är du mest stolt över sedan vårt senaste möte?"

• "Har du stött på några hinder nyligen som har hindrat ditt arbete, och hur kan vi ta itu med dem tillsammans?"

• "Finns det någon feedback eller något erkännande som du känner att du saknar i din roll?"

• ”Hur ser du att din roll utvecklas i teamet, och vad kan vi göra för att underlätta den utvecklingen?”

• "Finns det någon teamdynamik eller process som du tror att vi kan förbättra?"

• ”Vad kan vi förändra i våra individuella möten för att göra dem mer värdefulla för dig?”

Frågor för anställda

Som anställd är individuella möten din chans att ta kontroll över din karriärutveckling och kommunicera direkt med din ledare om dina behov och ambitioner. Överväg att ställa följande frågor för att få ut det mesta av de återkommande mötena:

• "Vad är de viktigaste prioriteringarna för vårt team det här kvartalet, och hur kan jag anpassa mitt arbete för att stödja dessa mål?"

• "Baserat på mina senaste resultat, vad är de områden där jag kan förbättra mig?"

• ”Kan du ge exempel på beteenden eller åtgärder som kan hjälpa mig att göra framsteg mot mina karriärmål?”

• "Finns det några kommande projekt eller roller som du tror skulle passa bra för mina färdigheter och karriärmål?"

• "Hur bedömer du mitt bidrag till teamet jämfört med de förväntningar som ställts?"

• "Vad är de största utmaningarna som vårt team står inför just nu, och hur kan jag bidra till att lösa dem?"

• "Kan du dela med dig av feedback från kollegor om mitt senaste arbete eller projekt?"

• "Vad är de viktigaste egenskaperna du letar efter hos någon som avancerar till nästa nivå i min roll?"

• ”Finns det några företagsresurser eller utbildningar som du rekommenderar för att hjälpa mig att vidareutveckla mina färdigheter?”

• "Hur kan jag bättre anpassa mitt arbete till företagets övergripande mål eller initiativ?"

Genom att ställa de här frågorna kan anställda få värdefull feedback, förtydliga förväntningar och anpassa sin insats till teamets mål och sina egna karriärmål.

Bästa praxis för effektiva individuella möten

Många ledare tycker att individuella möten är utmanande och har ofta svårt att göra dem effektiva. Den här bästa praxisen erbjuder enkla strategier för att förvandla individuella möten till viktiga tillfällen för teamengagemang och individuell utveckling. 

Med tydliga, genomförbara tips kan ledare och anställda förvandla dessa konversationer till möjligheter till öppen kommunikation, målinriktning och ökad produktivitet.

Avsätt tid i din kalender

Individuella möten är en möjlighet att se till att du och ditt team är på samma sida. Regelbundna avstämningar hindrar större problem från att förvärras, möjliggör omedelbar och regelbunden feedback och främjar öppen kommunikation. Men ledarnas scheman är ofta fulla av möten, så det kan vara svårt att hitta en dedikerad tid och plats för individuella samtal.

Effektiv prestationshantering kräver regelbundna uppföljningar med teammedlemmarna, men den optimala frekvensen kan variera. Även om möten varannan vecka kan vara överväldigande för vissa, ger ett återkommande möte varje månad ofta den rätta balansen mellan att hålla sig informerad och respektera allas arbetsbelastning. 

Ställer du in ett schema för individuella möten för första gången? Håll fast vid det – att undvika frestelsen att boka om understryker den vikt du lägger vid dessa interaktioner. 

Att välja en miljö utanför det traditionella mötesrummet kan också uppmuntra till mer naturliga och produktiva individuella konversationer. Bestäm om du vill avsätta en dag för att ha alla individuella möten i rad för att få en helhetsbild av teamdynamiken eller om du vill sprida ut dem under hela månaden.

Var flexibel när det gäller strukturen

Det finns inget enda sätt att organisera ett individuellt möte. Faktum är att många faktorer avgör det bästa sättet att strukturera dina möten för att lyckas, inklusive de känslomässiga behoven hos dem du leder, din relation och teammedlemmarnas erfarenhetsnivå.

Det viktigaste i ett framgångsrikt individuellt möte är att skapa ett utrymme där individer känner sig bekväma med att diskutera de problem och frågor de har. De här mötena är i första hand till för den anställde, och det är viktigt att hen deltar.

Genom att förbereda agendan ser du till att ni tar upp de viktigaste ämnena. Skapa en gemensam agenda, inte bara för att ge kontext inför mötet utan också för att låta båda parter ta ägarskap över mötet. Tidsbegränsa de ämnen som du vet att du behöver gå igenom.

Genom att förbereda mötet i förväg slipper du lägga tid på bakgrundsinformation och kan omedelbart ta itu med de saker som verkligen är viktiga.

Ställ rätt frågor

Börja ditt individuella möte med en öppen fråga. Det gör att de viktigaste och mest angelägna ämnena kommer upp till ytan. Här är några frågor som du kan prova:

• Hur mår du?

• Vad tänker du på?

• Vad är du mest entusiastisk över?

• Vad är du mest orolig för?

Den viktigaste utmaningen för coachen är att lyssna utan ett filter. Ett filter är en viss attityd eller förspänning som lyssnaren tar på sig och som hämmar hans eller hennes förmåga att vara närvarande med talarens autentiska upplevelse.”

Viktigast av allt, öva på aktivt lyssnande. En viktig aspekt av att vara ledare är att se till att dina anställda känner sig hörda, trygga och stärkta. När du har lyssnat på dem kan du hjälpa till att hitta lösningar. Ta reda på vad de är entusiastiska över, hur du kan vägleda dem för att nå framgång och hjälpa dem att göra sitt bästa. Här är några taktiker som hjälper dig att skapa ett förtroendeingivande utrymme:

• Bekräfta deras perspektiv först

• Berätta om dina svagheter, områden där du har stött på problem

• Var på deras sida/team, även (och särskilt) när du ger dem feedback om möjligheter till utveckling

• Respektera dem som en person, inte bara som en utövare av uppgifter; behandla dem som en kollega.

Kontrollera dina resultat och dig själv med några veckors mellanrum för att se hur det går med dina individuella samtal. Känner du att du gör framsteg under de här tidsblocken? Om inte, upprepa processen efter behov.

Så kan anställda få ut så mycket som möjligt av sitt första individuella möte

Individuella möten är din möjlighet att berätta för din ledare vad du tänker på, brainstorma idéer och kommunicera dina framtida mål. Använd din tid klokt:

• Avsätt tid före mötet för att organisera vilka ämnen du vill diskutera och lägg till dem i mötesagendan.

• Känner du dig frustrerad, överväldigad, blockerad eller exalterad? Fundera på varför du känner så och beskriv eventuella specifika lösningar som du vill arbeta igenom med din ledare.

• Var öppen för att diskutera vad som verkligen går bra och var du behöver din ledares stöd.

• Be om det du vill ha på ett enkelt sätt. Kom ihåg att ingen kan läsa dina tankar. Är det mer ansvar? En möjlighet att leda en junior teammedlem? Diskutera dessa saker i detalj.

Långsiktiga mål vs kortsiktiga mål

Om du inte kan ta dig ur det oönskade under ert individuella möte kan du schemalägga ett separat möte för att diskutera taktiska frågor eller statusuppdateringar. Eller försök att växla mellan möten som täcker taktiska frågor och långsiktiga ämnen.

Med några veckors mellanrum bör du prioritera tid för att gå igenom långsiktiga mål utanför dina vanliga utvärderingssystem för att ta itu med resultat. Individuella samtal bör fokusera på långsiktiga mål och ambitioner. Det bör också säkerställa att inget i en prestationsmätning kommer som en överraskning.

Här är några ämnen som du bör ta upp och några effektiva frågor som du kan ställa under individuella möten:

Rollfrågor:

• Vad är ditt cirkeldiagram över vad du arbetar med? Hur vill du att det ska se ut?

• Hur ser du dig själv i din roll?

Karriärreflektion:

• Om du hade den bästa arbetsdagen någonsin i din ideala roll, hur skulle ditt schema se ut?

• Varifrån får du din arbetsglädje?

• Vad har du lyckats bäst med tidigare?

Långsiktiga mål:

• Vad är dina långsiktiga mål? Vilka färdigheter behöver du för att uppnå dem?

• Vilka hinder måste du övervinna för att uppnå dessa mål?

Det finns oändliga fördelar med den kontinuerliga och ärliga feedbacken i ett individuellt sammanträde, både för ledaren och teammedlemmarna. Att få fram det bästa hos dina anställda, eliminera onödiga spänningar, förbättra arbetsflödet, öka teamets energinivå och få dina anställda att känna sig uppskattade är bara några anledningar att ta dig tid i kalendern för nästa individuella konversation om du har en ledarroll. Som teammedlem är individuella samtal en plats där du kan dela öppen och ärlig feedback med en ledare för att bygga din drömkarriär.