Agenda för individuella möten

För att vara en bra chef måste du främja en kultur av förtroende i ditt team. Men för att skapa en kultur där teammedlemmarna känner sig bekväma med att vara öppna och dela med sig av sina tankar behöver du en trygg plats som uppmuntrar till sådana konversationer. Det bästa sättet att göra det är att använda individuellt möte.

Vad är ett individuellt möte?

Ett individuellt möte är ett privat möte mellan två teammedlemmar, vanligtvis mellan en chef och den anställde, där den anställde kan uppdatera dig om projektstatus, kontrollera yrkesmål och dela feedback eller diskutera frågor. 

Om du inte redan har gjort det kan du planera in återkommande individuella möten med var och en av dina närmaste medarbetare för att sammanfatta vad som hände förra veckan och vad som kommer att hända nästa vecka. Helst bör du sträva efter att schemalägga de här mötena varje vecka eller varannan vecka så att dina anställda vet att de har en bestämd tid i din kalender. 

Du lägger så mycket tid på att hitta bra medarbetare att det är värt att hjälpa dem att utvecklas till sitt bästa jag.”

Vad är en mall för individuellt möte?

Individuella möten är viktiga, men utan en tydlig struktur och agenda kan de ibland kännas meningslösa. För att hålla ett produktivt möte och se till att du och din närmaste medarbetare får ut så mycket som möjligt av er tid tillsammans behöver du en plats där du kan dela agendor och spåra saker att göra. 

Det är här en mall för individuellt möte kommer in i bilden. Vår mall gör det enkelt för dig att organisera och spåra vad du och din anställda vill diskutera, följa upp eventuella åtgärdspunkter och övervaka långsiktig karriärutveckling eller professionella mål. Du kan kopiera mallen för att skapa ett dedikerat utrymme för individuella möten med varje närmaste medarbetare.

Med en mall för individuellt möte kan du göra följande: 

• Spåra punkter att göra med tilldelade personer och slutdatum.

• Spåra långsiktiga karriärmål.

• Utbyta asynkron feedback för att hjälpa din anställd att agera snabbare.

• Snabbt ge nyanställda en startsida.

• Planera diskussionspunkterna för mötet innan ni pratar.

• Effektivisera samarbetet, särskilt för distansteam.

• Följa upp eventuella frågor från mötet.

Tips för att använda ett projekt för individuellt möte

Din mall för individuellt möte är bara början. När du har uppdaterat mallen med de avsnitt och kategorier du vill diskutera kan du kopiera mallen för varje närmaste medarbetare. 

Så här använder du ditt projekt för individuellt möte: 

• Lägg till ämnen i projektet under veckan och uppmuntra din anställd att göra detsamma. Det hjälper dig att definiera agendan för det individuella mötet i förväg och se till att du inte glömmer att diskutera några av dina viktigaste prioriteringar.

• Håll projektet öppet under mötet så att du kan hålla dig på rätt spår och registrera eventuella punkter att göra. Se till att dina veckomöten känns genomförbara, viktiga och fördelaktiga för både dig och dina närmaste medarbetare.

• Skapa en startsida för dina närmaste medarbetares frågor, mål och arbetsflöden. Ditt projekt för individuella möten bör vara ett privat utrymme där du och din anställda kan samarbeta. 

• Dela statusuppdateringar och hinder i realtid och asynkront. Det kan hjälpa dig att hålla koll på den anställdes initiativ utan att detaljstyra. Granska vad din anställd har gjort under den senaste veckan för att hjälpa hen att förstå var hen kan förbättra sig.

• Dela konstruktiv feedback regelbundet så att det inte blir några överraskningar under större granskningar. Se till att den anställda får tillräckligt med feedback – både positiv och konstruktiv – så att hen kan växa och förbättra sig i sin roll.

• Använd projektet för att spåra långsiktiga karriärmål. Det fungerar inte bara som ett sätt att påminna dig och din närmaste medarbetare om vad deras karriärmål är, det är också en referens för när prestationsutvärderingar ska göras.

• Spara referensinformation, dokument och mål på ett och samma ställe. 

Vad som bör ingå i mallen för individuellt möte

Din mall för individuellt möte bör innehålla:

• Ett avsnitt för diskussionsämnen som tas upp under mötet.

• Ett avsnitt för asynkrona frågor.

• Ett sätt att fånga upp punkter att göra.

• Ett sätt att spåra långsiktig karriärtillväxt.

• Ett ställe för att lagra resurser och referenser.

Du kan skapa en statisk att göra-lista i ett verktyg som Google Dokument eller Microsoft Word, men om du skapar en mall för individuella möten i ett projekthanteringsverktyg som Asana kan du snabbt samla in och spåra information där arbetet sker. 

Integrerade funktioner

• Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga kontrollpunkter i projektet. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig ditt mål. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet. 

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Mål. Mål i Asana kopplas direkt till det arbete du utför för att nå dem, vilket gör det enkelt för teammedlemmar att se vad de arbetar för. Mål är ofta separerade från arbetet som görs för att uppnå dem. Genom att koppla teamet och företagets mål till arbetet som krävs för att uppnå dem, får teammedlemmarna i realtid insikter och klarhet i hur deras arbete direkt bidrar till teamets och företagets framgång. På så sätt kan teammedlemmarna fatta bättre beslut. De kan vid behov identifiera de projekt som stödjer företagets strategi och prioritera de uppgifter som ger mätbara resultat. 

• Lägga till uppgifter i flera projekt. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• Vimeo. En text kan förmedla vad du vill säga, men skrivna ord saknar ton, känslor och uttryck. Med videomeddelanden i Asana, som drivs av Vimeo, kan du ge ditt team all den kontext de behöver utan att behöva boka in ett nytt möte. Spela in korta videomeddelanden av dig själv, av din skärm – eller både och – och bädda sedan in videorna i uppgifter, projekt, meddelanden och kommentarer när du vill ge ytterligare klarhet och sammanhang. En utskrift av inspelningen skapas automatiskt av Asana, vilket gör den läsbar och sökbar. Ge feedback, ställ frågor och tilldela uppgifter – allt utan att lämna Asana.

• Loom. Loom-videor hjälper dig att ge dina projektöversikter personlighet, sammanhang och klarhet. Du kan enkelt bädda in Loom-videor för att förklara dina projekt, skapa förväntningar och lyfta fram viktiga milstolpar. Ett videomeddelande från Loom tillför nyanser och sammanhang för att få teamet att komma igång snabbare med projektet. Det bästa är att ditt team kan titta på videorna utan att lämna Asana.

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina Teams-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

Vanliga frågor