Отчёт о статусе

Вспомните, когда вы в последний раз отслеживали статус проекта. Вероятно, вам пришлось вручную собирать информацию из нескольких источников, таких как электронные таблицы, цепочки электронных писем и партнёры по проекту, а затем отправлять её в длинном электронном письме в надежде, что ваши ключевые заинтересованные стороны прочитают его.

Чтобы быть эффективным, отчёт о состоянии проекта должен быть простым в составлении и быстрым для восприятия, чтобы участники команды и заинтересованные лица могли быстро увидеть, что идёт по плану, что заблокировано и что будет дальше. В этом вам помогут шаблоны отчётов о статусе в Asana. Благодаря предварительно заполненным разделам, таким как статус проекта, сводка, достижения и препятствия, заинтересованные лица могут быстро получить важную информацию о проекте. Кроме того, поскольку отчёт напрямую связан с работой вашей команды в Asana, вам не придётся тратить время на сбор данных. Попрощайтесь с ручным составлением электронных писем о статусе и поприветствуйте новый способ работы. 

Что такое отчёт о статусе проекта?

Отчёт о статусе проекта — это документ, содержащий актуальную информацию о ходе работ. Отчёты о состоянии проекта дают вашей команде и ключевым заинтересованным лицам общее представление о ходе выполнения проекта, чтобы они могли быстро увидеть, что идёт по плану, что отстаёт и что будет дальше. В них также указываются предстоящие препятствия и риски, чтобы вы могли своевременно внести коррективы и избежать разрастания объёма. 

Отчёты о статусе проекта, как правило, рассылаются еженедельно или ежемесячно, чтобы держать всех в курсе дел. Это позволяет тратить меньше времени на рассылку обновлений статуса и уделять больше внимания выполнению важной работы. 

Что такое шаблон отчёта о статусе?

Шаблон отчёта о статусе — это готовая версия отчёта о статусе проекта. Он служит фреймворком для обновлений статуса, определяя ключевые разделы и информацию, которые должен содержать каждый отчёт. Поскольку разделы в шаблоне отчёта о статусе уже заполнены, вам остаётся только внести в них необходимые данные и отправить их своей проектной команде. 

Найдите шаблон отчёта о статусе, встроенный в более крупную платформу управления работой, например Asana. В этом случае обновления статуса напрямую связаны с работой вашей команды, а значит, вы можете извлекать данные из любого проекта или команды, не переключаясь между приложениями. Вместо того чтобы вручную отслеживать информацию или собирать данные из разных источников, шаблоны отчётов о статусе проекта позволяют централизовать информацию и держать всех в курсе событий в одном месте.

Что должно быть в шаблоне отчёта о состоянии работ 

Ключ к написанию эффективного отчёта о ходе работ — это эффективное обобщение хода выполнения проекта, последних достижений, предстоящих препятствий и дальнейших шагов. Краткое обновление статуса позволяет держать в курсе основных заинтересованных лиц и участников команды проекта, предоставляя всю необходимую информацию с первого взгляда.

К счастью, шаблоны отчётов о статусе в Asana предварительно заполнены разделами, которые позволяют легко выделить важную информацию о проекте. При создании обновления статуса проекта отчёт предварительно заполняется следующими разделами:

• Название отчёта, которое должно содержать краткое описание проекта, по которому вы отчитываетесь, и любую информацию, связанную с конкретным обновлением, например даты, охватываемые отчётом о статусе.

• Конкретные детали проекта, такие как название проекта, менеджер проекта, хронология проекта и приоритет проекта. 

• Тег статуса, указывающий на состояние проекта, например «по плану», «под угрозой» или «отстаёт от графика». 

• Краткое изложение нынешнего состояния проекта, которое должно включать обзор хода его выполнения на текущий момент.

• Конкретные достижения команды с момента последнего обновления, например важные этапы проекта или статистика, которую вы хотите выделить.

• Нынешние препятствия, замедляющие ход выполнения проекта, а также любые предстоящие препятствия, которые вы хотите устранить.

• Следующие шаги, которые вы и ваша команда предпримете после обновления статуса.

Кроме того, в разделе «Ключевые события» отчёта о статусе можно продемонстрировать достижения команды с момента последнего обновления, например важные этапы, завершённые задачи или полученные подтверждения. Поскольку шаблон отчёта о статусе извлекает данные прямо из Asana, это простой способ держать заинтересованные стороны в курсе без необходимости вручную собирать данные.  

Преимущества шаблонов отчётов о статусе

Отчёты о статусе информируют участников команды и заинтересованных лиц из других отделов о ходе выполнения проекта. Используя шаблон отчёта о статусе в Asana, вы можете напрямую связать работу, выполняемую вашей командой, с обновлениями статуса, сократив ручной сбор данных и обеспечив быстрый обзор прогресса в достижении целей проекта.  

Возможности, которые даёт шаблон отчёта о статусе Asana:

• Быстро сообщать о статусе проекта участникам команды и ключевым заинтересованным сторонам. 

• Обеспечивать в режиме реального времени видимость того, что идёт по плану, а что требует внимания. 

• Обобщать статус проекта на высоком уровне, сокращая ненужное общение и обеспечивая при этом получение всеми основных моментов и ключевых показателей. 

• Следить за состоянием проекта и обеспечивать уверенность всей команды в том, как продвигается работа. 

• Заблаговременно выявлять и устранять препятствия, чтобы проект шёл по плану и был выполнен в срок. 

• Напрямую связывать обновления статуса с местом выполнения работы, сокращая переключение между приложениями и ручной сбор данных. 

• Использовать портфели для отслеживания прогресса команды в нескольких проектах.

• Согласовывать действия команды, делясь информацией о следующих шагах и задачах. 

• Сократить количество непродуктивных совещаний и электронных писем. 

Функции и приложения, используемые вместе с шаблоном отчёта о статусе от Asana

Средний работник умственного труда переключается между девятью приложениями в день, и всё это переключение приводит к отвлечению внимания и снижению производительности. Именно здесь на помощь приходят наши интеграции и приложения. Используя функции, которые позволяют отслеживать данные проекта в одном месте, и синхронизируя приложения, такие как Google Диск, вы можете создать централизованную систему учёта всей работы по проекту в Asana.

Интегрированные функции

1. Отчётность. Отчётность в Asana преобразует данные проекта в наглядные диаграммы и удобные для восприятия графики. Отчитываясь о работе там, где она ведётся, вы можете сократить дублирование и ненужное переключение между приложениями. А поскольку вся работа вашей команды уже находится в Asana, вы можете извлекать данные из любого проекта или команды, чтобы получить точную картину того, что происходит в одном месте.

2. Вехи. Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Устанавливая важные этапы в проекте, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы движетесь к своей цели. Используйте вехи как повод отпраздновать маленькие победы на пути к большой цели проекта. 

3. Подтверждения. Иногда вам нужно не просто завершенный ��езультат, а знать, одобрен он или нет. Подтверждения — это особый тип задачи в Asana с опциями «Подтвердить», «Запросить изменения» или «Отклонить». Таким образом, исполнители задачи получают чёткие инструкции о том, какие действия они должны предпринять и была ли их работа одобрена или нет. 

4. Обновления текущего статуса проекта. Забудьте о необходимости переключаться между несколькими инструментами, чтобы найти информацию о статусе проекта, или сидеть на очередном совещании, которое можно было бы провести по электронной почте. Обновления текущего статуса проекта в Asana не только просты в использовании, но и напрямую связаны с работой вашей команды. Это упрощает доступ к дополнительным сведениям о проекте, включая план проекта, план обмена информацией, цели и важные этапы проекта, ожидаемые результаты и многое другое. В конечном итоге отчёты о статусе проекта сокращают объём ручной работы, централизуют информацию и держат всех в курсе событий. 

Рекомендуемые приложения

1. Dropbox. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

2. Box. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Box, встроенной в панель задач Asana.

3. Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов из Google Диска, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

4. OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенной в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

Вопросы и ответы